Maximice la eficacia del equipo con la colaboración en documentos

¿Qué es la colaboración en documentos?

La colaboración en documentos es un proceso en el que varias personas trabajan juntas en un solo documento vivo para organizar proyectos y colaborar entre compañeros del equipo. Al permitir que todos los miembros escriban, editen y comenten en el mismo documento, el software de colaboración en documentos facilita el trabajo en equipo, mejora la productividad y permite crear y compartir contenidos entre colaboradores, ya sea que trabajen en la misma oficina o en un entorno de trabajo híbrido.

A diferencia de otras herramientas de colaboración de documentos compartidos, Zoom Docs lleva la colaboración de archivos un paso más allá. Como parte de los planes de pago de Zoom Workplace, incorpora las funciones de Zoom AI Companion para ayudarle a impulsar la creación de documentos. Zoom AI Companion puede extraer contenido de las reuniones e introducirlo en Zoom Docs, lo que le permite crear sin problemas documentos que resuman los puntos clave y los elementos de acción de una conversación. También proporciona plantillas precargadas y bloques de contenido de arrastrar y soltar para tablas, gráficos e imágenes que transforman simples documentos de texto en atractivas herramientas de colaboración que apoyan el trabajo de su equipo.

Cómo la colaboración en documentos mejora la eficacia del equipo

Al utilizar las características de colaboración de Zoom Docs, los equipos pueden trabajar juntos en tiempo real. Además, elimina el problema común de tener múltiples versiones de un documento enviadas por correo electrónico. Zoom Docs está integrado en la experiencia de Zoom Workplace, lo que significa que los equipos pueden:

Iniciar y programar rápidamente reuniones de Zoom o crear eventos desde Docs.
Crear, compartir y coeditar documentos directamente en reuniones o en la aplicación, trabajando en tiempo real para mantener a todos alineados.
Mantener la información organizada incrustando una pizarra de Zoom en un documento.
Mantenerse al día de las tareas y reducir la sobrecarga de información con un solo lugar para documentos, wikis y rastreadores de proyectos.
Compartir documentos en Team Chat con unos pocos clics para informar a colaboradores y partes interesadas, mejorando la visibilidad y reduciendo los silos.
Utilizar Zoom AI Companion para resumir reuniones, generar borradores de documentos, realizar lluvias de ideas, ajustar la longitud de los textos y mucho más.

Cómo la colaboración en documentos mejora la eficacia del equipo

Ventajas de la colaboración en documento con Zoom Docs

Los documentos de Zoom Docs son flexibles y basados en IA, diseñados para adaptarse a las necesidades de diferentes equipos y proyectos para aumentar la productividad. Permiten al los miembros del equipo crear y editar documentos compartidos con facilidad y mejorar la colaboración entre equipos, ubicaciones y zonas horarias. La colaboración en documentos en Zoom Docs le ayuda a:

Durante una reunión, logre la alineación en tiempo real compartiendo un documento existente (o creando uno nuevo) mientras los participantes siguen la vista de su documento y coeditan al mismo tiempo. Ver y trabajar en el mismo documento vivo mejora la colaboración durante la reunión.

Ahorrar tiempo comunicándose en el documento

Etiquete a los colaboradores y partes interesadas en su documento con menciones @ y reacciones, y comparta los documentos directamente en Team Chat para mantener la conversación en marcha y en un solo lugar. Asigne tareas y fechas de entrega para mantener al los miembros del equipo responsables.

Hacer que las reuniones sean más orientadas a la acción

Aproveche la funcionalidad basada en IA de Zoom Docs para rellenar documentos con elementos de discusión de Zoom Meetings y crear nuevos documentos rápidamente. Incorpore su pizarra de Zoom Whiteboard para mantener organizadas las notas y los planes de la tormenta de ideas con la información de la reunión.

Establecer un estándar para la colaboración en archivos

Manténgase al día de los proyectos y reduzca la sobrecarga de información con un solo lugar para sus documentos, archivos, carpetas, listas de tareas, tableros, calendarios, resúmenes de proyectos, wikis y mucho más, todo en su aplicación de escritorio o móvil de Zoom Workplace.

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Las características de colaboración en documentos y el contenido personalizable fáciles de usar de Zoom Docs

Inicie y programe reuniones directamente dentro de un documento. Haga clic en el icono de vídeo para «Reunirse ahora» y añadir participantes, o «Programar reunión» para encontrar una hora.

Añadir bloques de contenido personalizables

Inserte texto, listas de control, tablas, citas, columnas y mucho más para aumentar la funcionalidad y la diversión.

Incorpore imágenes, audio, vídeo (incluido YouTube) y tarjetas web para crear un espacio atractivo e interactivo.

Mejore la visibilidad agregando comentarios en el documento, etiquetando a los colaboradores con menciones @ para notificar a los canales y a las personas por correo electrónico o Zoom Team Chat, y viendo las ediciones en tiempo real de otros colaboradores en el documento.

Acelere la creación de documentos y obtenga contenido en el formato adecuado, seleccionando entre las opciones de plantillas predefinidas, como agendas de reunión y documentos de propuesta.

Utilice un formato de documento al estilo de gestión de proyectos para uso personal y en equipo, facilitando el seguimiento de tareas y fechas, incluidos tableros Kanban, tableros de calendario y cronograma, y mucho más.

Utilice Zoom AI Companion para traducir texto en hasta 16 idiomas compatibles sin salir del documento (olvídese de copiar y pegar en otra aplicación).

Administre el acceso a los documentos invitando a canales de Zoom Team Chat o seleccionando contactos individuales, y configure permisos de colaboración con opciones para ver, comentar y editar.

Habilite flujos de trabajo más fluidos y reduzca la necesidad de cambiar entre aplicaciones con documentos que extraen contenido de Zoom Meetings, Zoom Team Chat y Zoom Whiteboard.

Cómo colaborar en un documento

Ya sea que su equipo necesite planificar el lanzamiento de un nuevo producto o preparar una propuesta de negocio, es posible que se pregunte, ¿cómo puedo colaborar en un documento? Siga estos pasos para empezar:

Abra un nuevo documento

Empiece con un documento en blanco, elija una plantilla, utilice Zoom AI Companion para generar uno a partir de una reunión o importe un archivo de una aplicación de terceros.
Comparta el documento

Invite a colaboradores a ver, editar, comentar o ser copropietarios de su documento. Notifíqueles por correo electrónico, Zoom Team Chat, o compartiendo un enlace.
Edite el documento

¡Empiece a crear! Hasta 100 colaboradores pueden añadir contenidos y comentar directamente en documentos simultáneamente.

Preguntas frecuentes

El software de colaboración en documentos permite que varias personas trabajen juntas en documentos digitales en tiempo real o de forma asíncrona. Entre los aspectos clave del software de colaboración de documentos se incluyen:

Edición en tiempo real en la que varias personas pueden trabajar simultáneamente
Historial de versiones
Comentarios y notas
Control de acceso y permisos
Almacenamiento en la nube y sincronización

Al evaluar el software de colaboración en documentos, elija una aplicación que le permita crear documentos que ayuden a su equipo a ahorrar tiempo y ser más productivo. Por ejemplo, Zoom Docs ofrece herramientas de colaboración integradas, plantillas rellenadas previamente y bloques de contenido que pueden insertarse en el documento. También le permite utilizar Zoom AI Companion para extraer resúmenes e información de sus reuniones de Zoom Meetings y agregarlos a un documento.

Cuando la gente se refiere a la colaboración en documentos o dice que está colaborando en un documento, significa que varias personas están trabajando juntas en el mismo documento, presentación u hoja de cálculo al mismo tiempo. La colaboración en documentos facilita que los grupos creen, revisen y perfeccionen documentos de manera conjunta, sin preocuparse de cuestiones como el control de versiones (utilizar una versión anticuada del documento) o tener que compartir comentarios sobre el contenido por correo electrónico u otros medios de comunicación. El proceso de colaboración en documentos mejora la comunicación y la eficacia, y ayuda a garantizar que se tenga en cuenta la contribución de todos.

La colaboración en archivos es otro término para la colaboración en documentos y se refiere a un proceso o solución que permite a varias personas trabajar juntas en un archivo o documento para crear una única versión final. Debido a que los documentos vivos se acceden a través de Internet y se guardan en la nube, se puede hacer en tiempo real desde distintas ubicaciones y zonas horarias. El uso de procesos de colaboración e intercambio de archivos ayuda a mantener a los equipos alineados en los proyectos, ya que facilita la comunicación asíncrona y aumenta la visibilidad.

Muchas herramientas de colaboración en documentos permiten a los miembros del equipo compartir un documento desde el documento mediante el botón «Compartir» o directamente desde una lista de títulos de documentos. Para compartir un documento que todos puedan editar en Zoom Docs, haga clic en «Compartir» en la esquina superior derecha del documento abierto, introduzca los nombres de los contactos con los que desea compartirlo y asígneles el rol de editor en la configuración de permisos.

En Zoom Docs, puede elegir notificar a los colaboradores del documento por correo electrónico, Team Chat o copiando y pegando el enlace en otra aplicación.

La colaboración en documentos en línea en tiempo real ocurre cuando varias personas trabajan al mismo tiempo en un documento digital. La colaboración en documentos en línea se utiliza comúnmente en entornos empresariales donde los miembros del equipo están distribuidos en diferentes ubicaciones pero necesitan preparar un documento juntos. El uso de un documento vivo (siempre actualizado y guardado automáticamente) permite a los colaboradores trabajar simultáneamente, estén donde estén.

Por ejemplo, un equipo de marketing con varios teletrabajadores en distintas zonas horarias puede preparar conjuntamente un documento de planificación de campaña en el que cada miembro sea responsable de una parte distinta del plan. A lo largo del día, puede escribir texto y añadir gráficos, tablas, imágenes, cronogramas y fechas de entrega, mientras otros compañeros están también en el mismo documento escribiendo y añadiendo contenidos.

La edición colaborativa de documentos es más fácil y eficaz cuando se utilizan Zoom Docs y Zoom Meetings en conjunto. Mientras trabaja en un documento, puede reunirse rápidamente con sus colaboradores para hablar del trabajo que hay que hacer. Cuando comparte un documento directamente en una reunión, los asistentes pueden ver, editar y añadir contenido al mismo tiempo (dependiendo de la configuración de permisos individuales).

Aquí hay algunas formas de utilizar Zoom Docs y Zoom Meetings en conjunto para una colaboración más eficaz en los documentos.

Antes de una reunión: cree una agenda de reunión en Zoom Docs. Luego, inicie o programe una reunión desde Zoom Docs.

Durante una reunión: cree, comparta y coedite documentos directamente en la reunión o en la aplicación de Zoom Workplace, trabajando en tiempo real para mantener a todos alineados.

Después de una reunión: edite y comparta un resumen de la reunión generado por Zoom AI Companion en Docs.