Technik-Tipps für kleine Unternehmen: Ein Leitfaden, um mit Zoom Workplace mehr zu erreichen

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens warten immer neue Herausforderungen auf Sie. Sie müssen Wege finden, um auf dem heutigen überfüllten Markt herauszustechen: neue Zielgruppen erreichen, Prozesse automatisieren, Effizienzsteigerungen erzielen, mit weniger mehr erreichen – ohne dabei Ihr Team zu überlasten. Mit der richtigen Technologie lässt sich das – und noch einiges mehr – bewerkstelligen. 

Eine 2024 durchgeführte Studie des US Chamber of Commerce ergab, dass 99 % der Inhaber kleiner Unternehmen mindestens eine Technologieplattform oder ein Tool zur Geschäftsführung nutzen, wobei 47 % von ihnen vier oder mehr Plattformen verwenden. Zwei von fünf Inhabern kleiner Unternehmen (40 %) gaben an, generative KI zu nutzen, fast doppelt so viele wie im Jahr 2023 (23 %).

Manchen ist jedoch möglicherweise nicht bewusst, dass sie für ihre Kommunikations- und Kooperationsanforderungen nur eine Plattform mit integrierter generativer und agentischer KI benötigen. Zoom Workplace mit AI Companion bietet Anruffunktionen, Team Chat, Whiteboard, Meetings, intelligente Dokumente und unterstützte Drittanbieter-Integrationen in einer einzigen Benutzererfahrung. 

Egal, ob Sie mehr für Ihren aktuellen Kundenstamm erledigen oder Ihren Zoom Workplace aktiv ausbauen möchten, die folgenden Tipps verraten Ihnen, wie Zoom Workplace dabei helfen kann, mehr Zeit zu sparen und gleichzeitig den optimalen Gewinn zu machen.

Laut einer Umfrage der US-Handelskammer unter kleinen Unternehmen äußerten sich 91 % der Unternehmen optimistisch, dass KI ihrem Unternehmen in Zukunft beim Wachstum helfen werde. Allerdings geben 22 % der Unternehmen, die keine KI nutzen, Kostenbedenken als Hindernis für deren Einführung an.

Während einige Unternehmen für KI-Funktionen einen Aufpreis pro Benutzer verlangen, ist Zoom AI Companion ohne zusätzliche Kosten in Ihrem entsprechenden kostenpflichtigen Zoom-Abo enthalten.* 

Klicken Sie einfach auf das funkelnde Symbol von AI Companion, wenn Sie ein Zoom-Meeting veranstalten. Hierüber können Sie automatische Meeting-Zusammenfassungen aktivieren und Befehle wie „Bring mich auf den neusten Stand“ geben, um Einzelheiten zu den bisher besprochenen Themen zu erfahren. 

Neben der Zusammenfassung von Meetings kann AI Companion Ihnen auch beim Verfassen von E-Mails und Chat-Nachrichten helfen, beim Brainstorming und Organisieren von Inhalten auf einem Whiteboard, beim Priorisieren Ihrer Voicemails und bei der Zusammenfassung von Telefongesprächen über Zoom Phone. Sie können AI Companion bitten, Erkenntnisse aus Ihren Meeting-Transkripten zu ziehen, um ein Projektbriefing, einen Blogbeitrag oder andere Inhalte in Zoom Docs zu starten. Sie müssen nicht die Kalender Ihrer Kollegen durchforsten, um Ihren nächsten Check-in zu planen – AI Companion kann die Verfügbarkeit prüfen und das Meeting für Sie planen.

Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, effizienter zu arbeiten, sodass Sie Ihre wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben nutzen können. Besuchen Sie unsere AI Companion Seite, um mehr darüber zu erfahren, wie Ihr kleines Unternehmen die KI nutzen kann, um Ihren Arbeitsalltag zu verbessern.

Möglicherweise kennen Sie Zoom Workplace als die App, mit der Sie an Zoom Meetings teilnehmen. Tatsächlich bietet die Zoom Workplace-Desktop-App noch viele weitere Funktionen:

• Chatten Sie mit Ihren Teamkollegen im Zoom Team Chat, der in allen Zoom-Konten enthalten ist. Sie können Kanäle mit Personengruppen erstellen oder direkte Einzelgespräche führen. Es ist sogar möglich, externe Kontakte hinzuzufügen und mit ihnen zu chatten, für eine Kommunikation, die einfacher, schneller und organisierter als E-Mail-Verkehr ist.
• Sie können Ihren Google- oder Microsoft-Kalender mit Ihrem Zoom Konto verbinden, sodass alle Ihre Meetings in der Registerkarte „Kalender“ angezeigt werden. Sie können Zoom-Meetings mit wenigen Klicks beitreten (und müssen nicht mehr nach dem Meeting-Link suchen) und Meetings direkt in der Zoom Workplace-Anwendung mit AI Companion planen.
• Sie können Ihr Google- oder Microsoft-E-Mail-Konto mit Ihrem Zoom-Konto verbinden (oder mit Zoom Mail eine kostenlose E-Mail-Adresse einrichten). So können Sie problemlos auf Ihre E-Mails zugreifen, ohne zu einer anderen App wechseln zu müssen. Sie können AI Companion sogar zum Verfassen von E-Mails verwenden!
• Wenn Sie über Zoom Phone verfügen, können Sie über die Softphone-Schnittstelle in der Zoom Workplace-Anwendung Anrufe tätigen, Voicemails anzeigen und anhören, Textnachrichten senden und vieles mehr. AI Companion kann auch hier mit Anrufzusammenfassungen und der Möglichkeit, Aufgaben aus Ihrer Mailbox zu priorisieren und zu extrahieren, helfen.
• Ihnen stehen verschiedene integrierte Produktivitätstools zur Verfügung, um Notizen, Videoclips und Whiteboards zu erstellen, die Sie problemlos Ihren Kollegen freigeben können.
• Wenn Sie mit Workvivo arbeiten, können Sie direkt in der Anwendung die Beiträge von Kollegen lesen, Teammitgliedern Lob aussprechen, Unternehmensnachrichten durchsehen und verschiedene Abteilungsbereiche erkunden.

Laden Sie sich jetzt die neueste Version der Zoom Workplace-Anwendung herunter und erkunden Sie die Registerkarten in der oberen Navigationsleiste, um zu sehen, wie Sie Zoom noch besser für Ihre Arbeit nutzen können. 

Mit Apps zur Terminplanung kann Ihr Team den Zeitaufwand für die Terminfindung mit Interessenten, Kunden und Klienten deutlich reduzieren. Anstatt E-Mails hin- und herzuschicken, muss Ihr Kunde nur auf einen Terminplanungslink klicken und ein ihm passendes Datum und eine Uhrzeit auswählen, um einen Termin in Ihrem Kalender zu buchen. 

Wenn Sie über ein Zoom Workplace Business- oder Business Plus-Konto verfügen, erhalten Sie ohne Zusatzkosten direkt in Ihrer Desktopanwendung und mobilen App Zugriff auf Zoom Scheduler. Zoom Scheduler wird mit Ihrem Google-Kalender, Microsoft-Kalender oder Zoom Calendar synchronisiert, um die Buchung zu vereinfachen. Sie müssen nicht einmal mehr die E-Mail mit dem Zoom-Meeting-Link versenden – das wird alles automatisch erledigt.

Wenn Ihr Zoom Workplace-Abonnement Scheduler nicht enthält, können Sie ihn günstiger als andere Planungs-Apps wie Calendly hinzufügen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Zoom Scheduler im Vergleich zu Calendly abschneidet.

Wichtige Gespräche enden nicht, nur weil das Zoom-Meeting vorbei ist. Tatsächlich werden viele wichtige Maßnahmen, Diskussionen und Entscheidungen erst nach dem entsprechenden Zoom-Anruf getroffen. Wenn Sie wissen, wie Sie Zoom Workplace während des gesamten Meeting-Lebenszyklus verwenden (also vor, während und nach Ihren Meetings), können Sie Ihre Zeit deutlich effektiver nutzen.

Wenn Sie ein Meeting in der Zoom Workplace-Anwendung planen, aktivieren Sie in den Optionen den kontinuierlichen Meeting-Chat. Auf diese Weise können Sie vor dem Meeting einen Gruppenchat mit den Teilnehmern starten, um sich etwa über Tagesordnungspunkte abzustimmen oder Materialien vorab freizugeben. Im eigentlichen Meeting können Sie auf diese Nachrichten zurückgreifen und weiter chatten. Und auch nachdem das Meeting beendet ist, können Sie den Team-Chat an derselben Stelle weiterführen. Sie können darin die von AI Companion erstellte Meeting-Zusammenfassung freigeben und Diskussionsthreads erneut aufrufen, um noch offene Punkte abzuschließen.

Laut einer von Zoom in Auftrag gegebenen Morning Consult-Umfrage aus dem Jahr 2024 gaben 82 % der befragten Kleinunternehmer an, vor allem das Telefon als Kommunikationsweg zu nutzen, im Vergleich zu 70 % der Befragten in Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern. Selbst im digitalen Zeitalter ist die Telefonkommunikation nach wie vor von entscheidender Bedeutung – sie muss jedoch zum mobilen oder hybriden Arbeitsstil Ihres Unternehmens passen.

Zoom Phone bringt Ihre Telefonkommunikation in die Cloud. Das bedeutet, Sie und Ihre Mitarbeiter können Ihren dienstlichen Telefonanschluss sowohl die Desktop-Anwendung als auch die mobile App von Zoom Workplace verwenden. Sie können von jedem kompatiblen Gerät aus Anrufe tätigen und empfangen – ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Wenn Sie möchten, können Sie Ihre vorhandenen kompatiblen Tischtelefone beibehalten, oder Sie entscheiden sich für kompatible Tisch- und Konferenztelefone unserer führenden Hardwarepartner.

Dies sind einige der vielen Möglichkeiten, wie Zoom Phone die Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern und Kunden verbessern kann:

• Mitarbeiter können Zeit sparen, indem sie AI Companion für Zoom Phone nutzen, um Anrufe und Textnachrichten zusammenzufassen, Voicemails zu priorisieren und vieles mehr.
• Sie können Ihre bestehenden Business-Tools zusammen mit Zoom Phone verwenden. Unsere Telefonlösung lässt sich in beliebte Anwendungen wie Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow und HubSpot einbinden.
• Das Hinzufügen und Verwalten von Benutzern in Zoom Phone geht schnell und einfach. Das ist besonders für Inhaber kleiner Unternehmen von Vorteil, die viele verschiedene Aufgaben und keine IT-Abteilung haben, die eine komplexere Lösung für sie verwaltet.
• Sie können Anrufwarteschleifen einrichten, um die Reaktionszeit zu verkürzen. Teilen Sie Kundenanfragen auf, indem Sie Anrufe an eine spezielle Benutzergruppe – etwa Vertrieb oder Support – weiterleiten, sodass die erste verfügbare Person den Anruf annehmen kann.
• Mitarbeiter möchten in einem Anruf vielleicht einen schnellen Entwurf zeichnen oder ein Dokument zeigen und es mit ihren Gesprächspartnern besprechen. In Zoom Workplace können sie jederzeit aus einem Anruf ein Videomeeting machen, wenn die Situation es erfordert. So haben sie mehr Möglichkeiten für produktive Gespräche.

Wenn Sie weitere Tipps für die Führung Ihres kleinen Unternehmens mit Zoom wünschen, sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an. Es erklärt die 10 zeitsparendsten Funktionen von Zoom Workplace, die kleinen Unternehmern wie Ihnen helfen, ihre Arbeitsweise zu verbessern.