全体会议将为您提供难得的机会，与整个组织分享有价值的信息和更新内容。互动式集会可以吸引和激励员工，下面介绍它的举办方式。
关于举办虚拟全体会议的最佳实践
混合型挑战
随着各家公司向混合型工作制转型，保持远程办公人员和现场办公人员的参与度并促进他们之间的联系已成为头等大事。伴随着这种转型，各组织需要适应不断变化的动态情况，这包括如何与混合型员工有效分享信息并与之进行互动。
根据 Gartner 的研究，预计到 2022 年底，远程工作人员的混合型工作制份额将达到远程员工总数的 70%。
那么，组织将如何调整才能使分散的员工队伍了解关键公司信息并与远程团队互动呢？
HR 以及内部交流专家应考虑以下问题：
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注重传达公司范围内的重要更新信息
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通过公司全体会议进行开放式交流，帮助员工感受到公司与员工之间的联系
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与分散在全球各地的员工进行有效互动
本指南提供了举办公司全体会议的专家技巧，可帮助您在整个公司中营造社区意识，并向员工传达重要的内部更新信息。
选择合适的技术
无论您是要构建人际关系还是要宣布最新的公司新闻，选择合适的技术有助于您传递有价值的员工体验。
Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 提供的功能支持各种规模的企业成功举办富有吸引力的全体会议，而 Zoom Events 支持您创建一个适用于往期和当前员工活动的中心。
Meetings、Webinars 与 Events 的区别
Zoom Meetings
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主持人认识参会者。
- 最多 1000 名参会者
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参会者可以使用视频、音频、屏幕共享、注释、聊天和分组讨论进行互动。
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最适合群组协作
- 团队同步
- 销售演示
- 线上课程和办公时间
Zoom Webinars
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主持人不认识大量观众。
- 最多 100,000 名观众。
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观众可以查看、收听和使用问答功能。
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最适合举办公开活动
- 理事会会议
- 虚拟会议和研讨会
- 娱乐活动
Zoom Events
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在 Zoom Meetings 与 Zoom Webinars 之间灵活选择
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在活动中心内组织录制，可在此处播放过去的全体员工会议
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为每个观众分配单独的门票
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最适合举办以下活动：
- 周期性会议活动
- 设有多个系列的活动
- 持续多日的活动
如何决定
有多少员工可以参加？您需要多大程度的互动？您是否主持多场会议？以下是有关何时使用每个 Zoom 解决方案的一些建议。
考虑观众体验
决定所选技术的关键在于观众体验类型和员工互动级别。
Zoom Meetings 是专为联系而设计的。员工不仅可以访问音频和视频，还可以更灵活地使用聊天、滤镜、回应、问卷、数字白板和举手等功能进行交互和互动。他们还可以共享屏幕和加入分组讨论（前提是主持人已启用上述功能）。
Zoom Webinars 加强了主持人对观众体验的控制权。观众无法使用音频或视频或者共享其屏幕，因此可避免潜在的干扰。员工仍有机会通过问答面板、网络研讨会聊天、问卷、回应和网络研讨会后调查等方式进行互动。这使得 Zoom Webinars 可用于传达公司范围内的更新信息、举办管理人员小组讨论以及进行大规模培训。主持人还可以使用会议品牌化功能自定义每个全体会议的外观。
借助 Zoom Events，您可以选择通过 Zoom Meetings 或 Zoom Webinars 举办单独的会议，并使用上面列出的交互式功能以及社交和展览会等附加功能。您还可以从中心（数字内容目录）轻松存储、管理和共享录制文件。
技巧和最佳实践
举办的全体会议必须充分利用员工时间并吸引他们参与进来。以下最佳实践有助于您充满信心地举办专业且影响深远的全体会议。
团队合作
举办虚拟活动时有很多情况会发生变化，即使是内部活动也不例外。向团队成员委派工作任务，清晰阐述他们的角色和职责，以便您协同工作，从而打造无缝体验。
分配角色
举办预演
熟能生巧！在活动开始之前，安排所有演讲者进行预演，测试其音频、视频、灯光以及互联网连接情况。对于技术团队而言，此时您应该练习共享幻灯片和视频、启动问卷调查以及在实时活动期间可能会执行的其他任何操作。
以下清单可帮助您实现预演中的所有基本内容，并确保您已为重要的会议日做好准备：
预演清单
列表内容应包括：
简介和角色/职责
- 主持人将管理全体会议技术问题
- 主讲人/嘉宾角色
快速浏览全体会议功能和控件
使用 Zoom Webinars 时：
- 管理“问答”并作出回复
- 在聊天中共享消息和链接
- 启动问卷调查
- 嘉宾
使用 Zoom Meetings 时：
- 在聊天中管理并回复
- 启动问卷调查
- 管理参会者
查看内务管理项目
- 在欢迎消息和内务管理消息之后，主持人将会议转交给谁负责？
- 提醒嘉宾提前 15 分钟加入实时会议
- 确认全体会议的开始时间和结束时间
- 确定“问答”的管理方式（即，在最后回答）
- 除非另有指定，否则将关闭与会者的聊天和举手功能
- 应通过聊天向观众发送哪些链接或消息（如果有）？
确认每个人都有实时活动的嘉宾链接
其他注意事项：
- 使用网线连接以避免出现连接问题
- 关闭未在使用的程序和窗口，以免弹出通知或显示不需要的选项卡
- 创建一个专门用来举办全体会议的 Zoom 账户，以便保存设置/账户中的其他用户无法更改设置
全体会议主持人清单：
全体会议开始前（1-2 周）
- 查看所有所需的账户设置是否已启用/禁用
- 安排全体会议/网络研讨会
- 设置问卷问题（如果适用）
- 起草全体会议议程
- 起草嘉宾列表
全体会议开始前（大约 1 周）
- 查看并最终定下内容/幻灯片和议程
- 以电子邮件形式向管理人员和嘉宾发送最终议程
- 向所有员工发送会议/网络研讨会邀请
- 在公司的各个渠道推广并共享议程
- 所有嘉宾进行预演
全体会议期间
- 主持活动
- 屏幕共享
- 时间跟踪
- 监视“问答”并作出回复
全体会议之后
- 向团队汇报工作的成功之处/不足之处
- 在公司的各个渠道分发幻灯片和录制文件
- 对其他员工外展服务作出回应
观众参与度和联系
成功举办全体会议的方法不止一种，具体取决于您的员工构成和需求。以下技巧有助于确保您的全体会议可为员工带来最大价值。
变更主题是关键因素
请务必在会议期间变换主题，从而使观众对所示内容保持参与度和兴趣。考虑邀请访客演讲者以给予学习机会、思想领导力或单纯的娱乐机会。此外，分享视频或音乐可使每场全体会议变得独一无二，并有助于激发观众情绪。
提升会议中参与度
会议前调查
全体会议是让员工参与进来并激发其工作热情的绝佳机会。让员工有机会分享他们认为重要的事项，并在活动开始前进行问卷调查或意见调查，从而定制全体会议议程。
专家提示
在活动开始前和活动结束后利用 Zoom Team Chat 共享信息。造势（甚至在活动开始之前），并确保不会遗漏重要细节！
实时问答
Zoom Webinars 问答功能支持观众在活动期间提交问题以获取实时回复或书面回复。以下技巧适用于“问答”功能：
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指定您的团队成员来管理问答，让演讲者能专注于发言。如果您的问答团队没有以音频或视频方式参与互动，您可以通过“隐藏非视频参会者”功能隐藏他们的视频源。
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您可以调整问答设置来允许或禁止匿名问题，或者更改观众能否查看问题并进行评论或点赞。
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准备一些引人思考的问题，以防观众提出的高质量问题不足，在问答时间冷场。
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在网络研讨会结束后查看问答报告，对其问题未在会议中得到解答的观众加以跟进。