Behöver du sänka IT-kostnaderna? Så gör du för att inte påverka produktiviteten

Budgetar och resurser krymper – men det är ingen nyhet för dig. I dag kanske du ombes att motivera IT-kostnader eller får höra att du på något sätt måste skära ner på dem. Problemet är att du vet att medarbetarna använder flera olika appar och kanaler för att kommunicera med varandra.

Hur gör du då för att få pengarna att räcka längre, utan att arbetsflödena blir mer komplexa? En bra start är att konsolidera kommunikationen.

En nedskärning behöver inte nödvändigtvis innebära ett mindre kommunikationsbehov. Det går att göra smarta val – val som hjälper dig att spara pengar utan att tumma på förmågan att skala. Om du är orolig över att du har för många applikationer i ditt system så behöver du bara hitta en multifunktionell app som ger dig det bästa av båda världar.

Chattapplikationer är en bra början. Med rätt chattapp kan du samla alla arbetsflöden på en plats och koppla samman alla olika sätt som du kommunicerar på under en arbetsdag. Tänk på det här när du letar efter rätt chattapp: 

Rätt integreringar: Vill du snabbt skicka över ett viktigt dokument till en teammedlem? Försöker du komma åt en kraftfull tredjepartsapp utan att förlora din plats? Hitta en chattlösning som kan integreras med populära applikationer som används ofta. Integreringar för dokumentdelning är till exempel numera ett måste eftersom många av oss arbetar tillsammans med projekt på det sättet och samarbetar kring viktigt material. Relevanta integreringar för chattappar hjälper dig att förenkla arbetsflöden och spara tid.

Möjligheten att anteckna, lagra dokument och hålla sig organiserad: Varför ska du ha separata applikationer för anteckningar och lagring när du kan spara allt på ett och samma ställe? Avancerade chattappar bör erbjuda möjligheten att göra anteckningar, skicka och lagra viktiga dokument samt spara, fästa och svara på viktiga meddelanden inom samma gränssnitt. Håll utkik efter möjligheten att ställa in påminnelser och schemalägga meddelanden – det kommer väl till hands för att hålla dig organiserad när du kommunicerar i farten eller i olika tidszoner. 

Snabb åtkomst till andra typer av samarbete: Ibland behöver du förflytta dig från chatt till telefon eller ett videomöte för att vidareutveckla eller visa upp något. Hitta en chattapp som håller produktiviteten uppe genom att låta dig växla mellan olika kommunikationslösningar inom samma applikation. Fler fördelar: möjligheten att starta ett möte direkt i en gruppkanal, dela en digital whiteboard med en viss grupp och spara möteschattar direkt i chattappen.

Telefonen har varit en hörnsten i arbetsmiljön i årtionden. Men det betyder inte att den är på väg att bli irrelevant, snarare tvärtom. VoIP-kommunikation är väsentlig i dagens flexibla arbetsliv. Den hjälper dig att kommunicera i farten med kollegor och kunder från valfri enhet. Rätt VoIP-leverantör kan hjälpa dig med detta och mycket mer. 

Faktum är att vissa telefonlösningar kan hjälpa dig att minska antalet enheter och applikationer som du använder. Det handlar bara om att hitta rätt lösning. Vi rekommenderar att du håller utkik efter följande: 

Konsekvent kommunikation utan överflödiga enheter: VoiP-kommunikation i världsklass fungerar på stationära och mobila enheter och surfplattor. Detta bortser inte från att fasta telefoner fortfarande är relevanta, men det ger dig valet att kommunicera på valfri enhet utan att avslöja ditt personliga nummer. På så sätt är du inte bunden till en viss plats och kravet att äga olika enheter för jobbsamtal och privata samtal försvinner. Allt du behöver är möjligheten att komma åt den molnbaserade telefonappen. 

Möjligheten att sms:a eller växla till video: Dagens telefonlösningar måste vara byggda för en samarbetscentrerad värld. Det innebär förmågan att enkelt kunna ansluta till videolösningar. Hitta en VoIP-lösning som startar direkt med video så att du kan växla mellan de två på samma ställe. Du bör även kunna skicka sms från telefonlösningen så att skriftliga och muntliga meddelanden kommer från samma källa. 

Analys- och kvalitetskontrollpaneler: När du försöker gå till botten med något blir jobbet bara mer krävande om du har spridda analyskontrollpaneler. Dra ner på analyslösningar genom att implementera en telefonlösning där en intuitiv kontrollpanel ingår. Du kan proaktivt övervaka och felsöka problem avseende samtalskvalitet och nätverksproblem och lösa dem snabbt och effektivt. 

Vår sista rekommendation: Konsolidera din chattapp och telefonlösning genom att använda en plattform som erbjuder båda. 

Zoom Team Chat är vår avancerade chattapp som erbjuder omedelbar och organiserad kommunikation, medan röstkommunikationsfunktionerna i Zoom Phone underlättar samarbetet. Genom att använda båda kan ni samarbeta på ett ögonblick och uppnå nya produktivitetsnivåer. 

Båda lösningarna är en del i Zoom Workplace-erbjudandet som kombinerar chatt, telefon, möten, whiteboard och mer i en enda smidig plattform. Genom att konsolidera arbetsplatskommunikationen på en plats med Zoom Workplace frigör det både tiden och pengarna som behövs för att framtidssäkra verksamheten. Skala utan uppoffringar, omarbeta arbetsdagen och gör mer med mindre. 

Se vårt senaste Hear from a Peer-webbinarium för mer information om hur du kan konsolidera kommunikationen med Zoom.