Rezerwuj odpowiednie terminy bez zbędnej wymiany informacji

Oprogramowanie do planowania to cyfrowe narzędzie, które automatyzuje proces rezerwacji wizyt, spotkań i wydarzeń, zarządzając dostępnością kalendarza i eliminując kłopoty związane z ręczną koordynacją. Narzędzie Zoom do planowania umożliwia użytkownikom dzielenie się ich dostępnością poprzez link do strony rezerwacji, pozwala na bezpośrednie rezerwowanie terminów i automatycznie wysyła zaproszenia do kalendarza oraz przypomnienia, co oszczędza czas i zmniejsza konflikty podczas planowania.

Tak, możesz użyć Zoom Scheduler do rezerwacji spotkań grupowych, dostosowując ustawienia narzędzia do planowania, aby umożliwić wielu osobom rezerwację w pojedynczych przedziałach czasowych. Ta funkcja jest idealna do organizowania sesji grupowych, zajęć i spotkań zespołowych, gdzie wielu uczestników musi dołączyć w tym samym czasie.

Ankieta dotycząca planowania, zwana też ankietą dostępności, pozwala uczestnikom głosować na optymalne dla nich godziny spotkania. Jest to zasadniczo głosowanie w zakresie preferowanego czasu spotkania dla grup. Ty oferujesz wiele terminów i godzin, a uczestnicy wybierają te, które im odpowiadają. Po zebraniu głosów narzędzie do planowania tworzy spotkanie. Ta funkcja dobrze sprawdza się w zastosowaniach wymagających koordynacji między organizacjami, kontaktami zewnętrznymi i strefami czasowymi.

Możesz rezerwować różne rodzaje typowych spotkań za pomocą elastycznego oprogramowania Zoom do planowania. Obejmuje to spotkania indywidualne, spotkania „jeden do wielu”, zbiorowe planowanie spotkań „wielu do jednego”, planowanie rotacyjne dla zespołów, planowanie jednorazowe i spotkania cykliczne. Poniżej znajduje się opis każdego typu spotkania.

Spotkania indywidualne: pozwalają rezerwować innym osobom prywatne przedziały czasowe w Twoim kalendarzu. Możesz dostosować ustawienia w taki sposób, aby pozwolić gościom na dodawanie kolejnych uczestników. Te spotkania dobrze sprawdzają się w przypadku konsultacji, sesji terapeutycznych lub rozmów kwalifikacyjnych.

Spotkania „jeden do wielu”: umożliwiają wielu uczestnikom zarezerwowanie tego samego przedziału czasowego na spotkanie grupowe. Twój kalendarz będzie wyświetlał wszystkich, którzy się zapiszą. To idealne rozwiązanie w  przypadku zajęć, pokazów lub wydarzeń wolontariackich.

Spotkania „wielu do jednego”: prezentują przedziały czasowe, w których kilku prowadzących może spotkać się z jednym uczestnikiem. Taki tryb organizacji spotkania jest również określany mianem planowania zbiorowego lub „wszyscy prowadzący dostępni”. Te spotkania są idealne w przypadku panelowych rozmów kwalifikacyjnych lub posiedzeń zarządu, które wymagają decyzji grupowych.

Planowanie zespołu: pozwala użytkownikom rezerwować spotkania z dowolnym dostępnym członkiem zespołu. Taki tryb organizacji jest również nazywany wydarzeniem rotacyjnym, rotacją prowadzącego lub „dowolny prowadzący dostępny”. To świetne rozwiązanie w przypadku rozmów sprzedażowych lub podobnych spotkań, gdzie system może automatycznie przypisać dostępny personel.

Planowanie jednorazowe: służy do organizowania spotkań poza regularnymi godzinami rezerwacji. Sprawdza się w przypadku planowania spotkań na ostatnią chwilę, takich jak niespodziewane połączenie z klientem lub spotkanie z kimś po godzinach.

Spotkania cykliczne: dzięki narzędziu Zoom do planowania wszystkie typy rezerwacji można ustawić jako spotkania cykliczne lub powtarzające się. Oznacza to, że możesz skonfigurować spotkanie raz, a automatyczny system planowania ustawi wszystkie przyszłe spotkania za Ciebie. (Wyjątkiem są spotkania jednorazowe, które są przeznaczone do spontanicznego planowania).