Zespół Lake|Flato Architects oszczędza 100 godzin tygodniowo, wykorzystując Zoom Workplace

Firma Lake|Flato Architects cieszy się uznaniem w całym kraju ze względu na swoją zdolność do tworzenia nowoczesnych, przyjaznych dla środowiska budynków w danym miejscu i płynnego scalania ich z otoczeniem.

Jako firma patrząca w przyszłość Lake|Flato rozumie rosnące zapotrzebowanie na nowoczesne miejsca pracy, które nie będą ograniczać pracowników poprzez przywiązanie ich do boksów. Zespół postawił sobie wyzwanie zaprojektowania miejsca pracy przyszłości – z wykorzystaniem najlepszej w swojej klasie technologii i zapewnieniem zachwycającego środowiska użytkownika, niezależnie od tego, gdzie znajdują się pracownicy.

Jako przykładu użyli własnego biura

„Zdecydowaliśmy się w pełni przyjąć hybrydowy model pracy z podziałem mniej więcej 50/50 między biurem a pracą z domu. W biurze chcieliśmy zostawić mniej biurek niż mamy pracowników”, mówi Dan Stine, dyrektor ds. technologii projektowych, Lake|Flato.

Wspieranie hybrydowych pracowników może stanowić wyzwanie dla każdego rodzaju firmy, ale dla firmy zajmującej się architekturą i planowaniem wyzwania są zwielokrotnione, jeśli weźmiemy pod uwagę kreatywny i oparty na współpracy charakter tej pracy. „Jesteśmy architektami, więc zawsze myślimy graficznie i na wszystkim chcemy rysować”, wyjaśnia Dan.

Pierwotnie zespół Lake|Flato korzystał z Miro jako narzędzia do rysowania na tablicy. Jednak było to narzędzie samodzielne i nie wszyscy w firmie mieli odpowiednią licencję.

Dan wraz ze swoim zespołem szukał rozwiązania technologicznego, które byłoby łatwo dostępne i użyteczne z dowolnego miejsca, nawet wtedy, gdy użytkownicy zmienią swoją lokalizację.

Aby przetestować swoje pomysły, firma całkowicie przebudowała swój budynek biurowy, przekształcając go w wizytówkę zrównoważonego rozwoju, kreatywnego projektowania i inkluzywności.

Zespół przekształcił każde pomieszczenie konferencyjne w pokój Zoom Room, z jednym wyświetlaczem dotykowym do prezentowania treści i drugim wyświetlaczem bez funkcji dotykowej dla uczestników spotkań. Zoom Rooms wprowadza współpracę wideo w jakości HD do biura i domu, umożliwiając uczestnikom spotkania na miejscu i zdalnym łatwą i spójną interakcję.

„Za każdym razem, gdy trzeba udostępnić treść, zawsze jest tak samo. Masz tablet, dołączasz do spotkania Zoom i udostępniasz treści – niezależnie od tego, czy jesteś na dziedzińcu budynku biurowego, w sali konferencyjnej, przy biurku, w domu czy w kawiarni” – mówi Dan.

Zoom Rooms sprawia, że wszyscy są równi. Ludzie mogą z łatwością uczestniczyć w spotkaniach – niezależnie od miejsca.

Danowi podoba się również to, że platforma Zoom Rooms to otwarty ekosystem, który działa równie dobrze z innymi rozwiązaniami do spotkań wideo, takimi jak Microsoft Teams, Cisco Webex i Google Meet. Każde spotkanie rozpoczyna się od prostego kliknięcia przycisku „Rozpocznij spotkanie”.

Ponadto wszystkie biurka po przebudowie biura są oparte na rozwiązaniach bezprzewodowych, co eliminuje potrzebę używania klawiatury, myszy, a nawet kabli HDMI. Wszystko jest przenośne – każdy ma ze sobą własny tablet z licencją Zoom. Ludzie mogą nawet zmienić lokalizację podczas spotkania, pozostając na spotkaniu bez utraty rytmu.

Dan szacuje, że firma oszczędza 100 godzin tygodniowo, ponieważ pracownicy nie muszą zajmować się wieloetapowym konfigurowaniem sprzętu. Ponadto nie ma potrzeby logowania się i wylogowywania za każdym razem, gdy pracownicy zmieniają lokalizację podczas spotkania.

Nawet goście z zewnątrz, np. konsultanci i klienci, mogą z łatwością dołączyć do rozmów Zoom podczas wizyty w biurze firmy Lake|Flato.

„Oczekują, że dostaną od nas przewód HDMI, ale okazuje się, że wystarczy tylko otworzyć aplikację Zoom i kliknąć przycisk udostępniania – wszystko działa bezproblemowo”.

Kiedy sale konferencyjne w Lake|Flato nie są używane pomiędzy spotkaniami, dział marketingu wykorzystuje wyświetlacze cyfrowej dystrybucji treści jako nowy kanał marketingowy. Dan wyjaśnia:

„Niektóre z naszych sal konferencyjnych znajdują się tuż przy chodniku i mają okna sięgające od podłogi do sufitu. Ludzie idący chodnikiem widzą te wszystkie ciekawe zdjęcia naszych projektów na wyświetlaczach w pustej sali konferencyjnej”.

Zespół ds. marketingu może też szybko zmienić treści, np. żeby przedstawić wydarzenia specjalne. Dzięki temu wyświetlane treści są bardzo aktualne.

Po wdrożeniu Zoom Rooms Dan i jego zespół szybko dostrzegli wartość dodaną płynącą z zastosowania funkcji Zoom Whiteboard. Obecnie jest to coś, z czego korzysta niemal codziennie każdy członek zespołu.

Dan używa również funkcji sztucznej inteligencji rozwiązania Zoom Whiteboard, które wspierają przygotowywanie prezentacji i szkoleń.

„Niedawno poprosiłem sztuczną inteligencję o przeprowadzenie burzy mózgów na temat konkretnej niszy, dla której zamierzałem opracować szkolenie. Zyskałem pomysły, o których nawet nie pomyślałem”, mówi Dan.

Chociaż Dan musiał dopracować pomysły wygenerowane przez sztuczną inteligencję, oszacował, że sztuczna inteligencja doprowadziła go do celu w 75%.

Na wczesnym etapie transformacji zespół Lake|Flato korzystał z telefonów Microsoft Teams Phone, ale przeszedł na rozwiązanie Zoom Phone, gdy dostrzegł korzyści płynące z konsolidacji funkcji rozwiązania VoIP opartego na chmurze na platformie Zoom Workplace. 

„Zoom to tańsze rozwiązanie niż Teams, co jest jednym z powodów, dla których przeszliśmy z telefonów Microsoft Teams na Zoom Phone. Ale co ważniejsze, gdy wszystkie narzędzia masz skonsolidowane w Zoom, twój Zoom Phone nie zadzwoni, gdy jesteś na spotkaniu” – mówi Dan. „Wie, że nie masz czasu, więc telefon nie będzie ci przeszkadzał”. 

Zamiast tego Dan używa transkrypcji poczty głosowej – funkcji dostępnej w Zoom Phone – aby zobaczyć, czy musi oddzwonić natychmiast, czy też może poczekać.

„Kiedy jesteś na spotkaniu i widzisz, że przegapiłeś połączenie, możesz je kliknąć i bez konieczności odsłuchiwania wiadomości zobaczyć, kto dzwonił i o co chodzi – i zrobić małą segregację połączeń według priorytetu w danym momencie. Czy musisz wyjść ze spotkania, bo to ważne, czy może to poczekać?”.

Lake|Flato korzysta również z wbudowanego asystenta Zoom opartego na sztucznej inteligencji, AI Companion, aby znaleźć nową wydajność w swoich procesach, od tworzenia podsumowań spotkań po pytania podczas spotkania, które oferują funkcję „wprowadzenia w temat”. Asystenta AI Companion dołączamy bezpłatnie do płatnych usług przypisanych do kont Zoom.

Dan szacuje, że spędzał 15 minut na robieniu notatek na każde godzinne spotkanie i kolejne 15 minut na porządkowaniu notatek po spotkaniu – czynność ta stała się zbędna dzięki AI Companion. Biorąc pod uwagę, że Dan spędzał każdego tygodnia 12–15 godzin na spotkaniach, sprowadza się to do 6–8 godzin pracy oszczędzonych w każdym tygodniu.

„Pozwala to zaoszczędzić trochę czasu, co jest świetne, ale możliwość skupienia się na projekcie i bycia bardziej obecnym i odpowiedzialnym przed współpracownikami jest również bardzo ważna”, mówi Dan. „Łatwo jest też odnaleźć swoje notatki, ponieważ zawsze znajdują się w tym samym miejscu”.

Dan korzysta również z funkcji zadawania pytań podczas spotkania w Zoom Meetings. Jeśli jest spóźniony lub wykonuje wiele zadań jednocześnie, może nacisnąć przycisk „wprowadź mnie w temat”, aby uzyskać zwięzłe podsumowanie tego, co wydarzyło się do tej pory w rozmowie. Może zapytać, czy jego imię zostało wspomniane i uzyskać szybki przegląd głównych wniosków.

Dan zamierza w przyszłości jeszcze bardziej wykorzystywać platformę Zoom Workplace. Jest on szczególnie zainteresowany narzędziem Zoom Sessions do obsługi wydarzeń związanych z przywództwem, z jego możliwościami rejestracji i zaawansowanego raportowania.

„Chcemy używać Zoom Sessions, aby w dalszym ciągu umacniać naszą pozycję w branży jako myślącego lidera. Możliwość prowadzenia własnych wydarzeń na platformie Zoom będzie naprawdę wspaniała”, mówi Dan.

Rozszerzające się wykorzystanie rozwiązań Zoom przez zespół Lake|Flato pokazuje korzyści płynące z posiadania tak wielu funkcji wbudowanych w jedną platformę.