A Lake|Flato Architects economiza 100 horas por semana ao consolidar no Zoom Workplace

Reconhecido nacionalmente, o escritório Lake|Flato destaca-se por criar edifícios modernos e ambientalmente responsáveis, perfeitamente integrados ao ambiente ao seu redor, em harmonia com a vizinhança onde estão localizados.

Como uma empresa voltada para o futuro, a Lake|Flato entendeu a crescente demanda por um local de trabalho mais moderno que não os limitasse a um cubículo. Eles se desafiaram a projetar o local de trabalho do futuro, que usasse a melhor tecnologia da categoria e proporcionasse uma excelente experiência ao usuário, independentemente de onde os funcionários estivessem localizados.

E eles usariam seu próprio escritório como exemplo.

“Decidimos adotar totalmente um modelo de trabalho híbrido com uma divisão de aproximadamente 50/50 entre escritório e trabalho em casa. Teríamos menos mesas no escritório do que pessoas”, explica Dan Stine, diretor de tecnologia de design da Lake|Flato.

Apoiar uma equipe de trabalho híbrida pode representar desafios para qualquer tipo de negócio, mas para uma empresa de arquitetura e planejamento, os desafios são ainda maiores, dada a natureza criativa e colaborativa do trabalho. “Somos arquitetos, então estamos sempre pensando graficamente e querendo desenhar tudo”, explica Dan.

A Lake|Flato usava o Miro como uma ferramenta de desenho em quadro de compartilhamento, mas era uma ferramenta independente e nem todos na empresa tinham uma licença.

Dan e sua equipe também queriam uma solução tecnológica que fosse fácil de acessar e usar de qualquer lugar, mesmo quando os usuários mudassem de local.

Para testar suas ideias, a empresa remodelou completamente seu prédio de escritórios, transformando-o em uma vitrine de sustentabilidade ambiental, de design criativo e de inclusão.

A equipe transformou cada sala de conferência em um Zoom Room, com uma tela de toque para conteúdo e outra tela padrão para os participantes. O Zoom Rooms traz a colaboração por vídeo em HD para o escritório e para casa, permitindo que os participantes presenciais e remotos interajam fácil e consistente.

“Sempre que você precisa compartilhar conteúdo, é sempre a mesma coisa. Você tem seu tablet, participa da reunião Zoom e compartilha conteúdo, independentemente de estar no pátio do escritório, na sala de conferências, na mesa, em casa ou em uma cafeteria”, exemplifica Dan.

O Zoom Rooms coloca todos em pé de igualdade. As pessoas podem participar de reuniões com facilidade, independentemente de onde estiverem.

Dan também gosta do fato de o Zoom Rooms ser um ecossistema aberto que funciona igualmente bem com outras plataformas de reunião por vídeo, como o Microsoft Teams, Cisco Webex e o Google Meet. Toda reunião começa simplesmente com o clique no botão “iniciar reunião”.

Além disso, todas as mesas são sem fio com o redesenho do escritório, eliminando a necessidade de teclado, mouse e até cabos HDMI. Tudo é portátil e todos têm um tablet e sua própria licença Zoom. As pessoas podem até mesmo mudar de local no meio da reunião e permanecer na reunião Zoom sem perder nada.

Dan estima que a empresa economiza 100 horas por semana ao não usar a configurações multietapas para seus equipamentos e ao eliminar a necessidade de fazer login e sair toda vez que eles mudam de local durante uma reunião.

Até mesmo convidados externos, como consultores e clientes, podem participar facilmente das chamadas do Zoom ao visitar o escritório da Lake|Flato.

“Eles esperam que entreguemos a eles um cabo HDMI, mas tudo o que precisam fazer é abrir o aplicativo Zoom e clicar no botão de compartilhamento e tudo funciona perfeitamente.”

Quando as salas de conferência da Lake|Flato ficam inativas entre as reuniões, o departamento de marketing usa os monitores de sinalização digital como um novo canal de marketing. Dan explica:

“Algumas de nossas salas de conferências ficam na calçada, com janelas que vão do chão ao teto. As pessoas passam pela rua e veem todas essas imagens legais de nossos projetos nas telas da sala de conferência que não estão sendo usadas naquele momento.”

A equipe de marketing também pode trocar rapidamente o conteúdo por eventos especiais, mantendo-o hiper-relevante.

Com o Zoom Rooms instalado, Dan e sua equipe rapidamente perceberam o valor de adotar o recurso Zoom Whiteboard. É algo que, agora, todos da equipe usam quase que diariamente.

Dan também usa os recursos de IA do Zoom Whiteboard para ajudar a preparar apresentações e treinamentos.

“Recentemente, pedi à IA que discutisse ideias sobre um assunto especializado para o qual eu desenvolveria algum treinamento. Isso me deu ideias nas quais eu não tinha pensado”, afirma Dan.

Embora Dan tenha precisado ajustar as ideias geradas pela IA, ele estima que a IA percorreu 75% do caminho.

No início da transição, a Lake|Flato usou o Microsoft Teams Phone, mas mudou para o Zoom Phone quando viu o benefício de consolidar a funcionalidade de VoIP na nuvem na plataforma Zoom Workplace. 

"O Zoom estava mais barato que o Teams, e esse é um dos motivos para trocarmos do Microsoft Teams Phone para o Zoom Phone. Mas o mais importante é que, quando você está consolidado no Zoom, o Zoom Phone não toca quando você está em uma reunião. Ele sabe que você está ocupado e não interrompe." 

Em vez disso, Dan usa as transcrições do correio de voz que vêm com o Zoom Phone para checar se precisa retornar uma ligação imediatamente ou não.

“Enquanto está em uma reunião e percebe que perdeu uma ligação, você pode clicar nela e, sem precisar ouvir o recado, pode ver quem ligou e do que se trata, e fazer uma pequena triagem no momento. Você precisa sair da reunião porque é muito importante ou a chamada pode esperar?”

A Lake|Flato também usa o assistente de IA integrado da Zoom, o AI Companion, para encontrar novas eficiências em seus processos, desde resumos de reuniões até perguntas de reuniões, que oferecem a funcionalidade “atualizar-me”. O AI Companion está incluído sem custo extra nos serviços pagos atribuídos às contas Zoom.

Dan estima que ele gastou 15 minutos fazendo anotações para cada reunião de uma hora e outros 15 minutos analisando suas anotações posteriormente, uma tarefa que ficou redundante com o AI Companion. Como Dan passa cerca de 12 a 15 horas em reuniões todas as semanas, são cerca de seis a oito horas economizadas por semana.

“Há algumas economias de tempo, o que é ótimo, mas a capacidade de focar em um projeto e estar mais presente e responsável perante seus colegas também é muito importante”, pondera Dan. “Também é fácil encontrar suas anotações porque elas estão sempre no mesmo local.”

Dan também usa o recurso de perguntas na reunião no Zoom Meetings. Se está atrasado para uma reunião ou se estiver fazendo várias tarefas ao mesmo tempo, ele pode pressionar o botão “atualize-me” para receber um resumo conciso do que aconteceu na ligação até o momento, perguntar se o nome dele foi mencionado e ter uma visão geral rápida das principais conclusões.

Dan está ansioso para utilizar ainda mais a plataforma Zoom Workplace no futuro. Ele está particularmente interessado em aproveitar o Zoom Sessions para eventos de liderança inovadora, com seus recursos avançados de registro e geração de relatórios.

“Queremos usar o Zoom Sessions para continuar promovendo nossa posição no setor como um influenciador de opinião. Poder hospedar nossos próprios eventos no Zoom será realmente incrível”, comemora Dan.

A expansão do uso do Zoom pela Lake|Flato demonstra a vantagem de ter tantas funcionalidades integradas em uma única plataforma.