Vergaderingen met het voltallige personeel bieden je de gelegenheid om waardevolle informatie en updates met je hele organisatie te delen. Hier leggen we uit hoe je een interactieve bijeenkomst kunt organiseren die de betrokkenheid van je werknemers vergroot en hen enthousiast maakt.
Best practices voor het organiseren van virtuele vergaderingen met het voltallige personeel
In deze gids
- 01 De hybride uitdaging - Jumplink to De hybride uitdaging
- 02 De juiste technologie kiezen - Jumplink to De juiste technologie kiezen
- 03 Tips en best practices - Jumplink to Tips en best practices
- 04 Betrokkenheid van en contact met je publiek - Jumplink to Betrokkenheid van en contact met je publiek
Deel dit bericht
De hybride uitdaging
Nu bedrijven de overstap maken naar hybride werken, is het essentieel dat ze de betrokkenheid van en het contact met werknemers bevorderen, of de werknemers nu op afstand of op locatie werken. Deze transitie betekent dat organisaties zich moeten aanpassen aan een veranderende dynamiek. Dit gaat onder meer over het effectief delen van informatie met je hybride personeel en over het op peil houden van de betrokkenheid van het personeel.
Volgens onderzoek van Gartner zal 70% van het totale personeelsbestand dat op afstand werkt eind 2022 hybride werken.
De vraag is: hoe kunnen organisaties zich aanpassen om hun verspreid werkende personeel op de hoogte te houden van belangrijke bedrijfsinformatie en op afstand werkende teams betrokken te houden?
HR-medewerkers en specialisten in interne communicatie moeten:
-
zich concentreren op het meedelen van belangrijke bedrijfsbrede nieuwsberichten
-
open communiceren via bedrijfsvergaderingen met het voltallige personeel om werknemers te helpen zich verbonden te voelen
-
effectief in contact komen met het voltallige wereldwijd verspreide personeelsbestand
Deze gids bevat tips van experts voor het organiseren van vergaderingen met het voltallige personeel, die je helpen je een gemeenschapsgevoel in je bedrijf te creëren en belangrijk intern nieuws met je werknemers te delen.
De juiste technologie kiezen
Of je nu aan connecties wilt werken of het laatste bedrijfsnieuws wilt aankondigen, de juiste technologie kan je helpen een waardevolle ervaring voor werknemers te creëren.
Zoom Meetings en Zoom Webinars beschikken elk over functies waarmee zowel kleine als grote bedrijven succesvolle en boeiende vergaderingen met het voltallige personeel kunnen organiseren, terwijl je met Zoom Events een hub kunt maken voor werknemersevenementen in het heden en verleden.
Meetings, Webinars en Events
Zoom Meetings
-
De host kent de deelnemers.
- Tot 1000 deelnemers
-
Deelnemers kunnen communiceren via video, audio, scherm delen, aantekeningen, chat en aparte vergaderruimtes.
-
Meest geschikt voor groepssamenwerking
- Teambesprekingen
- Verkoopdemo's
- Online lessen en kantoortijden
Zoom Webinars
-
Grote doelgroepen en deelnemers zijn onbekend bij de host.
- Tot 100.000 deelnemers.
-
Deelnemers kunnen kijken, luisteren en V&A gebruiken.
-
Meest geschikt voor openbare evenementen
- Raadszittingen
- Virtuele conferenties en seminars
- Evenementen voor vermaak
Zoom Events
-
Kies flexibel tussen Zoom Meetings en Zoom Webinars
-
Organiseer opnames in een Evenementenhub waar eerdere vergaderingen met het voltallige personeel live kunnen plaatsvinden
-
Wijs aan elke deelnemer een individueel ticket toe
-
Meest geschikt voor evenementen:
- Met terugkerende sessies
- Met meerdere tracks
- Die meerdere dagen beslaan
Hoe te beslissen
Hoeveel werknemers nemen er deel? Hoeveel interactie wil je? Organiseer je meerdere sessies? Hier volgen enkele aanbevelingen om te kiezen uit de Zoom-oplossingen.
Denk na over de deelnemerservaring
Het type deelnemerservaring en het niveau van interactie dat je voor je werknemers wilt, zijn bepalend voor je beslissing over de gewenste technologie.
Zoom Meetings zijn bedoeld om een connectie te maken. Werknemers hebben niet alleen toegang tot audio en video, maar profiteren ook van meer flexibiliteit om te communiceren en deel te nemen dankzij functies als chat, filters, reacties, peilingen, digitaal whiteboard en hand opsteken. Ze kunnen ook hun scherm delen en gebruikmaken van aparte vergaderruimtes als de host deze functies inschakelt.
Zoom Webinars geven hosts meer controle over de ervaring van deelnemers. Deelnemers kunnen geen audio of video gebruiken of hun scherm delen, wat de kans op verstoringen beperkt. Werknemers kunnen wel deelnemen via het V&A-deelvenster, de webinarchat, peilingen, reacties en een enquête na de webinar. Dit maakt Zoom Webinars nuttig om bedrijfsbrede updates mee te delen, paneldiscussies voor leidinggevenden te organiseren en grootschalige trainingen te geven. Hosts kunnen ook de vormgeving van elke vergadering voor het voltallige personeel aanpassen middels branding van sessies.
Met Zoom Events kun je een individuele sessie ofwel met Zoom Meetings, ofwel met Zoom Webinars hosten en de bovenstaande interactieve functies gebruiken, evenals aanvullende functies zoals Netwerken en Expo. Daarnaast kun je opnames gemakkelijk opslaan in, beheren en delen vanuit je Hub, een map met digitale inhoud.
Tips en best practices
Het is belangrijk dat de tijd van je werknemers zo goed mogelijk wordt gebruikt tijdens je vergaderingen met het voltallige personeel, en dat ze tijdens deze vergaderingen worden verleid om mee te doen. Deze best practices helpen je om vol vertrouwen professionele, impactvolle vergaderingen met het voltallige personeel te organiseren.
Werk als een team
Er komt veel kijken bij het hosten van een virtueel evenement, zelfs als het intern is. Delegeer taken aan teamleden en leg hun rollen en verantwoordelijkheden duidelijk uit, zodat je samen een probleemloze ervaring kunt creëren.
Wijs rollen toe
Voor het delen van dia's
Wijs iemand die de inhoud en het spreektraject goed kent aan om dia's te delen of geef alle sprekers diabeheer , zodat ze tijdens de vergaderingen door hun eigen dia's kunnen bladeren.
Voor het modereren van V&A en chat
Afhankelijk van het aantal deelnemers kun je een paar mensen aanwijzen voor het modereren van de V&A en chat. Dit is een geweldige manier om de vragen van werknemers meteen te beantwoorden en hen tijdens de hele vergadering betrokken te houden.
Voor het starten van peilingen
Peilingen, beschikbaar voor zowel vergaderingen als webinars, zijn een geweldige manier om contact te maken met je publiek. Geavanceerde peilingen maken het mogelijk om op een andere manier antwoord te geven en quizzen te presenteren, zodat je evenement leuk blijft en mensen beter opletten. Wijs een teamgenoot aan om tijdens het evenement peilingen te starten en te beheren.
Deelnemers beheren
Houd je aan onze best practices voor veiligheid om je vergadering voor het voltallige personeel te beveiligen. Je kunt ook een teamgenoot aanwijzen om toezicht te houden op de V&A of chat en te letten op eventuele ongepaste opmerkingen of verstoringen.
Organiseer een repetitie
Oefening baart kunst! Plan vóór het evenement een repetitie met alle sprekers om hun audio, video, verlichting en internetverbinding te testen. Voor je technische team is dit het moment waarop je moet oefenen met het delen van dia's en video's, het starten van peilingen en alle andere dingen die je tijdens je live-evenement wilt doen.
Met deze checklist vergeet je niets tijdens je repetitie en weet je zeker dat je klaar bent voor de grote dag:
Checklist repetitie
Je checklist moet het volgende bevatten:
Kennismakingen en rollen/verantwoordelijkheden
- Host beheert alle technische aspecten van het evenement
- Rollen van presentators/panelleden
Beknopt overzicht van alle functies en besturingselementen van de vergadering met het voltallige personeel
Bij gebruik van Zoom Webinars:
- De V&A beheren en beantwoorden
- Berichten en links delen in de chat
- Een peiling starten
- Panelleden
Bij gebruik van Zoom Meetings:
- De chat beheren en beantwoorden
- Een peiling starten
- Deelnemers beheren
Bepalen wie inhoud gaat delen en inhoud testen
- Welke inhoud wordt er gedeeld? (bijv. dia's, video, bureaublad, toepassingen, enz.)
- Als er audio wordt gedeeld, zoals muziek of een video met geluid, test dan om er zeker van te zijn dat de audio op het juiste volume hoorbaar is
Huishoudelijke zaken controleren
- Aan wie draagt de host het stokje over na het welkomstbericht en de huishoudelijke mededelingen?
- Herinner panelleden eraan dat ze zich 15 minuten van tevoren moeten aanmelden bij het live-evenement
- Bevestig de begin- en eindtijd van de vergadering met het voltallige personeel
- Bepaal hoe je de V&A wilt beheren (bijv. aan het einde antwoord geven)
- Chat en hand opsteken worden uitgeschakeld voor deelnemers, tenzij anders aangegeven
- Welke eventuele links of berichten moeten via chat naar deelnemers worden verstuurd?
Controleren of iedereen zijn links voor panelleden heeft voor het live-evenement
Andere overwegingen:
- Gebruik een bedrade internetverbinding om verbindingsproblemen te voorkomen
- Sluit ongebruikte programma's en vensters om te voorkomen dat meldingen verschijnen of ongewenste tabbladen worden weergegeven
- Maak een speciaal Zoom-account dat alleen wordt gebruikt om vergaderingen met het voltallige personeel te hosten, zodat instellingen worden opgeslagen/niet worden gewijzigd door andere gebruikers in het account
Checklist voor de host van de vergadering met het voltallige personeel:
Vóór de vergadering (1-2 weken van tevoren)
- Controleren of alle gewenste accountinstellingen zijn in- of uitgeschakeld
- De vergadering/webinar voor het voltallige personeel plannen
- Peilingvragen bedenken, indien van toepassing
- Een conceptagenda voor de vergadering maken
- Een conceptlijst met panelleden maken
Vóór de vergadering (ongeveer 1 week van tevoren)
- De inhoud/dia's en de agenda controleren en afronden
- De definitieve agenda naar leidinggevenden en panelleden mailen
- De uitnodiging voor de vergadering/webinar naar alle werknemers versturen
- De agenda promoten en delen via bedrijfskanalen
- Een repetitie organiseren met alle panelleden
Tijdens de vergadering
- Evenement modereren
- Scherm delen
- Tijd registreren
- V&A monitoren en erop reageren
Na de vergadering
- Overleggen met het team over wat goed/niet goed heeft gewerkt
- Dia's en opnames verspreiden via bedrijfskanalen
- Reageren op diverse berichten van werknemers
Betrokkenheid van en contact met je publiek
Er is meer dan één manier om een succesvolle vergadering met het voltallige personeel te organiseren. Alles hangt af van de structuur en behoeften van je personeelsbestand. Hier volgen enkele tips om ervoor te zorgen dat je vergaderingen met het voltallige personeel je werknemers het meeste opleveren.
Variatie in onderwerpen is essentieel
Het is belangrijk om tijdens de vergadering te variëren in onderwerpen om te zorgen dat je publiek betrokken en geïnteresseerd in de gepresenteerde informatie blijft. Overweeg gastsprekers uit te nodigen om kansen te creëren om te leren, voor innovatieleiderschap of gewoon voor het plezier. Ook het delen van video's of muziek maakt elke vergadering uniek en is een geweldige manier om interesse op te wekken.
Bevorder de betrokkenheid tijdens vergaderingen
Enquête voorafgaand aan het evenement
Een vergadering met het voltallige personeel is een geweldige gelegenheid om je werknemers betrokken te houden en hen enthousiast te maken over het werk voor je organisatie. Geef je werknemers de kans om te delen wat belangrijk voor hen is en pas de agenda van de vergadering aan door voorafgaand aan het evenement een enquête of peiling te presenteren.
Tip van een pro
Gebruik Zoom Team Chat voor het delen van informatie voor en na je evenement. Maak je deelnemers nieuwsgierig voordat het evenement begint en zorg dat er geen belangrijke details worden gemist!
Live V&A
Met de V&A-functie van Zoom Webinars kunnen deelnemers vragen indienen voor live of geschreven antwoorden tijdens het evenement. Hier volgen een paar tips voor het gebruik van de V&A-functie:
-
Wijs leden van je team aan om de V&A af te handelen, zodat presentatoren zich kunnen concentreren op het spreken. Als je V&A-teamleden niet deelnemen aan audio of video, kun je hun videofeed verbergen via de functie Deelnemers zonder video verbergen.
-
Je kunt de V&A-instellingen wijzigen om anonieme vragen toe te staan of uit te schakelen, of om het bekijken, becommentariëren of upvoten van vragen door deelnemers al dan niet toe te staan.
-
Bereid een aantal vragen voor die tot nadenken stemmen, voor het geval je niet voldoende interessante vragen van deelnemers ontvangt om de toegewezen tijd voor V&A te vullen.
-
Bekijk het V&A-rapport na je webinar en neem contact op met deelnemers van wie de vragen niet tijdens de sessie zijn beantwoord.
Aparte vergaderruimtes
Aparte vergaderruimtes, die beschikbaar zijn voor Zoom Meetings, bieden werknemers de mogelijkheid om in kleinere groepen te vergaderen. Wijs deelnemers voor of tijdens de sessie toe aan aparte vergaderruimtes. Je kunt deelnemers laten kiezen welke ruimte ze willen gebruiken of hen toestaan vrij tussen de ruimtes te bewegen.
Enquêtes voor feedback
Geef je werknemers de kans om feedback te geven na je evenement. Zo kun je achterhalen wat er volgens je werknemers goed ging, wat beter kan en wat je werknemers graag zouden willen zien tijdens toekomstige vergaderingen met het voltallige personeel. Met Zoom Webinars kun je enquêtes na de webinar gebruiken om direct na je evenement een enquête te lanceren.
Wil je meer weten?
Neem contact op met ons verkoopteam als je meer tips wilt voor het organiseren van een professionele vergadering met het voltallige personeel