Je gids om aan de slag te gaan met Zoom Docs

De manier waarop we werken, is aan het veranderen. Dit betekent dat ook tekstverwerkingsoplossingen — een fundament voor kenniswerkers —  aan het veranderen zijn. 

De bedoeling is dat je documenten een onbeschreven blad zijn voor wat je aan het maken bent, of dit nu gaat om een traditioneel voorstel, een tabel om projectplannen en -middelen bij te houden of een interne kennisbank. Je wilt echter ook AI kunnen gebruiken om je de lege pagina toe te eigenen door je documenten te vullen met inzichten uit vergaderingen, relevante informatie en ideeën om aan de slag te gaan.

Documenten moeten cloudgebaseerd zijn en klaar voor realtime samenwerking, niet ergens lokaal op je computer staan of verspreid over meerdere verschillende versies die heen en weer worden gemaild. 

Je hebt documenten nodig die gericht zijn op een digitaal publiek, d.w.z. netjes geordend en gemakkelijk uit te dokteren, niet gebonden aan strenge regels en met een printklare indeling.

En in een wereld waar efficiëntie cruciaal is, moeten je documenten je productiviteit helpen verhogen door zich te integreren in je dagelijkse werkstromen en de apps die je het vaakst gebruikt. Ze mogen zeker niet fungeren als een aparte tool die je werkstromen en apps hindert.

Zoom Docs, inbegrepen bij Zoom Workplace, kan daarbij helpen. We geven je een overzicht van wat je met Zoom Docs kunt doen en hoe het je kan helpen de bovengenoemde uitdagingen het hoofd te bieden.

Zoom Docs is een flexibele, samenwerkingsoplossing om documenten, wiki's, tabellen en meer te maken in Zoom Workplace, gekenmerkt door AI Companion-functies. Zoom Docs is zonder extra kosten inbegrepen.* 

AI Companion, je generatieve AI-assistent kan je helpen informatie te genereren en samen te vatten en je schrijfstijl te verfijnen. AI Companion kan inhoud van Zoom Meetings naar een Zoom-document brengen. Ook kun je verschillende inhoudsblokken toevoegen en meerdere manieren selecteren om informatie weer te geven.

Zoom Docs is meer dan louter een tekstverwerker en stelt AI-first-documenten op. Hier zijn drie manieren waarop je het kunt gebruiken.

Maak AI-first-samenwerkingsdocumenten

Schrijf een zakelijk voorstel, marketingplan, projectbriefing,... Noem maar op! AI Companion helpt je bij het maken van je concept. Je kunt zelfs de samenvatting en het transcript van je vergadering benutten om meer details en specifieke informatie te verstrekken om AI Companion te helpen je gewenste eindproduct op te stellen. Hiermee kun je gesprekken die je tijdens vergaderingen voert, omzetten in netjes geordende, bruikbare documenten.

Voeg koppen en subkoppen toe om je document op te splitsen in gemakkelijk te navigeren secties. Tag collega's in het document om hen actiepunten toe te wijzen of plaats een opmerking bij een specifiek woord of een specifieke zin en tag je teamleden daar, zodat ze kunnen reageren wanneer ze tijd hebben.

Deel het document met collega's via Team Chat of in een link via e-mail, of open het in het Zoom Meetings-venster tijdens een vergadering om het in real time te bekijken, gezamenlijk te bewerken en samen te werken met andere deelnemers. 

Maak een bedrijfswiki om vlotter informatie uit te wisselen

Wanneer bedrijfskennis en -processen niet gedocumenteerd zijn of wanneer ze op meerdere plekken bestaan, is het een uitdaging om te vinden wat je zoekt. Het wordt nog ingewikkelder wanneer collega's vakantie hebben of overstappen naar een andere functie en je niet langer toegang hebt tot de door hen gemaakte bestanden.

Je hebt een enkele bron van waarheid nodig waar teamleden actuele informatie kunnen vinden. Je kunt Zoom Docs gebruiken om een wiki — een centrale informatiehub — te bouwen die gemakkelijk doorzoekbaar en toegankelijk is. 

We raden aan om een hoofdpagina te maken met koppelbare subpagina's genest in die hoofdpagina, waar wordt ingegaan op specifieke onderwerpen. De hoofdpagina doet dienst als je inhoudsopgave, zodat teamleden de informatie die ze willen gemakkelijk kunnen vinden. 

Met gedetailleerde instellingen voor delen kun je de wiki zichtbaar maken voor een selecte groep collega's of voor iedereen in het bedrijf. Ook kun je de bewerkingstoegang beperken tot degenen die verantwoordelijk zijn voor het bijwerken van het document. 

Gegevenstabellen gebruiken om informatie te ordenen en teams samen te brengen 

Zoom Docs brengt teams samen in één samenwerkingsdocument. Gebruik het om doelen te stellen, voor kwartaalplannen, evenementen te plannen en meer. Je kunt wiki's gebruiken om georganiseerd te blijven door middel van een verzameling documenten die aan een project zijn gekoppeld. Zo vind je in een handomdraai belangrijke informatie en hulpmiddelen. Ook kun je de status van actiepunten volgen met behulp van onze projectsjabloon of een aangepaste tracker maken met de statuskolommen die je nodig hebt. Aan de hand van gegevenstabellen kun je informatie in een handomdraai filteren, sorteren, groeperen en ordenen.

U kunt AI Companion-gegenereerde volgende stappen uit de samenvatting van de vergadering halen en deze aan uw gegevenstabel toevoegen. U kunt het collaboratieve whiteboard van uw team in hetzelfde document opnemen. Zo weet uw projectteam waar het informatie kan vinden en toevoegen, en kunt u deze documenten openen in een Zoom-vergadering om in realtime samen te werken, waardoor de samenwerking nog naadlozer verloopt.

Ga in de desktop- of mobiele app van Zoom Workplace (6.1.6 of hoger) naar het tabblad Docs (klik op 'Meer' als je het niet ziet in de bovenste navigatiebalk). Hier vind je een lijst met documenten die je hebt gemaakt en waaraan je kunt samenwerken, en opties om een nieuw document te maken. Ook kun je Docs raadplegen via  docs.zoom.us of app.zoom.us/wc/docs in de Zoom Web-app.

Je kunt op een aantal verschillende manieren aan de slag:

Een leeg document maken

Begin vanaf nul door de optie 'Leeg document' te kiezen op de startpagina van het Docs-tabblad. Van daaruit kun je AI Companion vragen om je te helpen brainstormen en een concept op te stellen.

'Mijn vergaderingen'-weergave

Klik op de Docs-startpagina op 'Mijn vergaderingen' in de linkerzijbalk voor een lijst met vergaderingen waarvoor je een document kunt maken. Om na een vergadering te blijven samenwerken, kun je met AI Companion samenvattingen of transcripten van eerdere vergaderingen in een document opnemen. Verken de beschikbare sjablonen, zoals 'staande vergadering' of 'feedback van gebruikers', om de informatie op de meest nuttige manier te schikken. 

Opgelet: alleen vergaderhosts hebben toegang tot vergaderinformatie en kunnen kiezen wat ze met anderen willen delen. In het venster 'Mijn vergaderingen' zie je welke vergaderingen je hebt gehost waarvoor samenvatting van vergadering was ingeschakeld en waarvoor je een document kunt maken.

Een document maken tijdens een vergadering

Maak een nieuw document of open een bestaand document tijdens een vergadering door op het Docs-pictogram in de werkbalk van de vergadering te klikken. Je kunt het document samen bewerken met vergaderdeelnemers en AI Companion is er om je te helpen. Zodra de vergadering is afgelopen, kun je via het Docs-tabblad je document terugvinden, delen en bewerken.

Aan de slag met een documentsjabloon

Selecteer op de Docs-startpagina de knop 'Sjablonen'. Je hebt de keuze uit verschillende sjablonen, afhankelijk van het soort document dat je wilt maken: een projecttracker, een briefing, een vergaderagenda, enzovoort.

Een bestaand bestand importeren

Als je een tekstbestand (.docx, .txt, .md) of een spreadsheetbestand (.xlsx, .csv) hebt, selecteer dan de optie Importeren op de Docs-startpagina. Hiermee kun je je bestaande documenten en inhoud omzetten in Zoom-documenten om ze vlotter te delen, op te maken en samen te werken in Zoom Workplace.

Zodra je aan je document bent begonnen en het hebt gevuld met informatie met behulp van AI Companion of andere bronnen, blijf er dan aan voortwerken door te klikken op het plusteken of door een schuine streep / te typen om verschillende modules of blokken toe te voegen. 

Voeg basiscomponenten voor documenten toe, zoals koppen en lijsten, of wees creatief met afbeeldingen, video's, audiobestanden, whiteboards en andere media. 

Orden de lay-out van je document met kolommen en gegevenstabellen. Als je je gegevens op een andere manier wilt bekijken, kun je overschakelen van een tabelweergave naar een kalender- of bordweergave.

We moedigen je in ieder geval aan om verschillende lay-outs en componenten uit te proberen, ze op de pagina te verplaatsen en je document te maken op de manier die het best bij je past. Zoom Docs is ontworpen om flexibel te zijn en past zich aan aan je manier van werken.

Zoom Docs biedt een optimale ervaring in combinatie met AI Companion. Op die manier kunnen jij en je teams documenten maken, verfijnen en samenvatten en je vergaderingen tot een hoger niveau tillen door op basis van transcripten van vergaderingen bruikbare documenten te maken. Om je teams in staat te stellen beter samen te werken tijdens vergaderingen met AI Companion voor Zoom Docs, moet een accountbeheerder de juiste instellingen inschakelen, inclusief het gebruik van samenvatting van vergadering en vergadertranscripten.

Raadpleeg ons Docs-ondersteuningsartikel voor een stapsgewijze handleiding met waar je elke instelling kunt vinden en inschakelen.

Zoom Docs is inbegrepen bij de abonnementen Zoom Workplace Pro, Zakelijk, Zakelijk Plus, Onderwijs en Onderneming. Je kunt zonder extra kosten een onbeperkt aantal documenten maken met AI Companion.* Gebruikers met Zoom Workplace Basis-abonnementen kunnen een onbeperkt aantal persoonlijke documenten en maximaal 10 samenwerkingsdocumenten maken, maar hebben geen toegang tot AI Companion-functies. 

Upgrade je Zoom Workplace desktop- of mobiele app naar de versie 6.1.6 of hoger of ga naar docs.zoom.us of app.zoom.us/wc/docs om aan de slag te gaan met Zoom Docs.

Raadpleeg onze Zoom Docs-pagina en ons ondersteuningsartikel voor meer informatie of klik op het Docs-tabblad in de Zoom Workplace-app om je eerste document te maken.

*Inbegrepen bij de betaalde services in Zoom-gebruikersaccounts. AI Companion is mogelijk niet in alle regio's of sectorsegmenten beschikbaar. De functies van AI Companion voor Zoom Docs zijn niet inbegrepen in Zoom Basis-abonnementen.