생산성 향상 팁: 업무 시간 중 시간을 절약하는 새로운 방법

시간은 진정 금이므로 현명하게 써야 합니다. 하루에 시간은 많지만 그 시간은 우리가 해야 하는 모든 일, 예를 들어 할 일 목록을 하나씩 완수하고, 업무에서 성과를 내고, 사랑하는 이들과 시간을 보내는 데 딱 맞을 뿐입니다.

따라서 있는 시간을 최대한 활용해야 하며, 이는 생산성을 최대한 높이고 불필요하거나 단조로운 작업을 줄이는 방법을 찾는 일로 귀결됩니다. 하지만 생산성을 높이기란 말처럼 쉽지 않습니다. 신규 프로젝트는 거절하기 어렵고 일상 작업을 다른 사람에게 미룰 수도 없습니다. 바로 이때 기술이 도움이 됩니다.

불필요한 작업을 줄일 수 있는 솔루션을 찾으면, 워크플로를 간소화하고 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 시작해 볼 수 있는 몇 가지 생산성 향상 팁은 다음과 같습니다.

노트 작성은 학교를 다니면서부터 해오는 일로, 중요한 항목을 기억하고 배운 내용을 복습하는 데 중요하며, 이는 오늘날 직장인에게도 똑같이 적용됩니다. 많은 이들이 프로젝트나 미팅을 진행하면서 작업 항목을 요약하고 추적하기 위해 디지털 메모 작성 도구를 사용합니다. 메모 작성은 세부 정보를 문서화하는 데 필요하지만, 메모 앱과 미팅 솔루션을 오가다 보면 집중력이 흐트러질 수 있습니다. 통화 후에는 모든 사람과 메모를 공유하는 데 보통 몇 분 정도 더 시간을 들여야 하며, 그런 다음 상대방의 의견을 얻을 때까지 몇 시간 또는 며칠을 또 기다려야 합니다. 특히 캘린더에 미팅이 빼곡한 경우 소요 시간은 더 늘어납니다. 

Zoom이 드리는 조언: 메모 작성 앱을 기존 커뮤니케이션 플랫폼에 도입하세요. 이 두 가지를 결합하면 필요한 모든 도구가 한 곳에 마련되므로 생산성을 유지하고 미팅 전, 중, 후에 해야 할 일을 쉽게 추적할 수 있습니다. 

저희가 Zoom Notes를 제공하려는 이유도 바로 이 때문입니다(9월 11일까지 제공 예정). Zoom Notes를 사용하여 Zoom 앱에서 바로 메모를 생성하고 작성하면 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다.  

• 미팅 전에 개인 또는 공유 안건을 만들어 모든 참여자가 미팅을 준비하도록 도울 수 있습니다.
• 미팅에서 공유된 내용을 직접 캡처할 수 있습니다.
• 가시성 및 조율을 위해 미팅 후 결과, 작업 항목 및 결정 사항을 공유할 수 있습니다.
• 앱을 전환하느라 집중력이 흐트러지는 일 없이 미팅 중에 메모를 불러올 수 있습니다.
• 개인 및 공유 메모를 위한 중앙 저장소 구축할 수 있습니다.

Zoom Notes는 모든 유료 Zoom 고객에게 제공됩니다(Zoom United 번들 사용 고객 제외). 

불필요한 단계를 건너뛰는 일과 관련하여 얘기해 보겠습니다. 사용 중인 미팅 솔루션이 아닌 외부 예약 도구를 사용해야 할 이유가 있을까요? Calendly와 같은 타사 앱을 사용하면 통화 하나를 설정하는 데 이메일, 캘린더, 비디오 커뮤니케이션 솔루션과 같은 여러 애플리케이션을 전환해야 하므로 생산성이 저하될 수 있습니다.

Zoom Scheduler(현재 일반적으로 사용 가능)부터 시작하여 기존 솔루션에 있는 동일한 기능을 찾아보세요. Zoom의 예약 도구를 사용하면 Zoom 내에서 모든 작업을 완료하여 약속 일정을 잡느라 드는 시간과 번거로움을 줄일 수 있습니다.

Zoom Scheduler를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 모든 관련 이해 관계자가 참석 가능한 시간대를 생성할 수 있습니다.
• 참석 가능성에 대한 반복 인스턴스를 생성할 수 있습니다.
• 여러 사용자가 하나의 슬롯에 등록할 수 있습니다.
• 이메일 미리 알림 및 확인을 자동화하고 맞춤화할 수 있습니다.
• 참석자 예약 프로세스 동안 기본 정보를 수집할 수 있습니다.
• 브랜드의 개성에 맞춰 약속 예약 페이지의 색, 로고 등을 사용자 지정할 수 있습니다.
• 참석자가 참석 가능한 팀원과 시간을 맞추도록 세션을 설정할 수 있습니다.
• 생성한 URL을 사용자 지정 및 단축할 수 있습니다.

프로젝트를 시작해야 하지만 영감도 떠오르지 않고 동기도 찾을 수 없는 기분을 다들 아실 겁니다. 이때 여러분은 창의성 슬럼프나 글쓰기 막힘에서 벗어날 방법을 찾느라 귀중한 시간을 낭비하게 됩니다. 

또 다른 생산성 향상 팁: 브레인스토밍을 진행하고 아이디어를 떠올리거나 시각적으로 개념화할 수 있는 자유로운 공간을 찾으세요.

가상 화이트보드는 새로운 차원의 창의성과 협업을 여는 열쇠가 될 수 있습니다. 디지털 캔버스를 사용하면 시각적인 방식으로 아이디어를 확장 및 정리하여, 생각이 막혀 있던 상태를 벗어나 당면한 프로젝트를 계속 풀어나갈 수 있습니다. Zoom Whiteboard를 사용해 미팅 전, 중, 후에 협업하면 팀과 함께 아이디어가 실현되는 것을 볼 수 있습니다.

아이디어를 효과적으로 시각화하거나 영감을 얻는 데 사용할 수 있는 화이트보드 기능에는 수십 가지가 있지만, 다음은 브레인스토밍 세션을 간소화하는 데 도움이 되는 몇 가지입니다. 

• 화이트보드 내에서 미팅 시작: 입력을 받은 후 실시간으로 화이트보드를 살펴보고 싶으신가요? 화이트보드에서 모든 활성화된 공동 작업자와 함께 Zoom 미팅을 즉시 열어 바로 그 자리에서 토론에 뛰어드세요.
• 프레젠테이션 모드: 미팅 중에 화이트보드를 프레젠테이션할 때 공동 작업자에게 의견을 주도록 요청하여 그룹의 주의를 끌 수 있습니다. 이 기능이 켜지면 공동 작업자는 캔버스를 편집할 수 없으므로, 현재 주제에 계속 집중할 수 있습니다. 이렇게 하면 필요한 의견을 바로 받을 수 있습니다.
• 타이머: 카운트다운 시계 역할도 하는 활동 타이머 기능을 이용해 팀이 계속 순조롭게 진행할 수 있도록 하세요. 시간을 연장할 수도 있고 시간이 다 되었을 때 사운드 효과를 재생하여 모두가 빠르고 효과적인 조치를 취하도록 자극을 줄 수도 있습니다.
• 템플릿: 조직에서만 액세스할 수 있는 내부 화이트보드 템플릿을 디자인하고 게시할 수 있습니다. 번쩍하고 좋은 생각이 떠오르면 기존 템플릿을 빠르게 실행하여 팀과 즉시 공유할 수 있습니다.

때로는 복잡한 주제를 설명하거나 작동 방식을 시각적으로 보여주기 위해 누군가와 빠르게 비디오 통화를 해야 할 때가 있습니다. 하지만 상대와 연결할 수 없거나 예약된 전화를 받을 수 없다면 어떻게 해야 할까요?

비동기 비디오 도구는 이럴 때 도움이 됩니다. 이 솔루션을 사용하면 자신과 자신의 화면을 빠르게 녹화한 다음 해당 비디오를 관련 이해 관계자에게 전송할 수 있습니다. Zoom의 비동기식 비디오 제품인 Zoom Clips를 통해서는 고품질의 짧은 비디오를 쉽게 녹화 및 편집하고 내외부로 공유할 수 있습니다. 라이브 미팅에 참여하지 않고도 팀원에게 중요한 정보를 순식간에 보여주거나, 협업에 개인적인 요소를 추가하거나, 세부적인 프로젝트 업데이트 정보를 공유할 수 있습니다.

또한 Zoom Clips에서 자신의 클립을 관리, 공유, 이름 변경, 다운로드, 삭제할 수 있는 전용 콘텐츠 라이브러리를 이용할 수도 있습니다. 그리고 언제든지 이 콘텐츠를 다른 이들과 공유할 수 있으며, 사람들은 클립을 보고, 댓글을 남기고, 이모티콘을 사용하여 그에 반응할 수 있습니다. 이러한 방식으로 누군가에게 연락하느라 시간을 낭비하는 일 없이 메시지를 전달할 수 있습니다. 

팀과 메모를 공유하고, 미팅을 준비하고, 브레인스토밍 세션을 진행하는 등의 작은 업무가 쌓이다 보면 많은 시간과 에너지가 소모됩니다. 불필요한 작업을 줄이면 생산성을 회복할 수 있을 뿐만 아니라 더욱 전략적이고 의미 있는 작업을 위한 기반을 마련할 수 있습니다. 

커뮤니케이션 플랫폼에 메모나 일정 예약 앱을 가져오든, 통합 기능으로 워크플로를 단순화하든, 직관적인 AI 기능으로 일상 작업을 생략하든, Zoom 플랫폼은 생산적이고 의미 있는 업무를 할 수 있도록 돕는 원스톱 상점입니다. 채팅, 전화, 미팅, 화이트보드 및 기타 다양한 기능을 하나의 원활한 플랫폼에 결합한 Zoom One 제품에는 이 모든 솔루션이 포함되어 있습니다. 이 제품은 무제한 연결이 가능하고 생산적인 업무가 가능한 단일 전용 공간입니다.

Zoom으로 시간을 절약하는 방법을 자세히 알아보려면, 온디맨드 웹 세미나인 "효율성 높이기: 시간을 절약해 주는 Zoom의 10가지 인기 기능"을 시청해 보세요.