うまく機能していないミーティングを改善する方法: ミーティングのライフサイクルをマスターする

メールやチャットで済んだはずのミーティングに参加した経験は、誰にもあるでしょう。アジェンダもなく、明確な目標もなければ、出席者は議論に集中するよりも、他の作業に気をとられがちです。ミーティングが終わっても、結局何が決まったのか、誰が次のステップを担当するのか、同僚にとって明確でないかもしれません。 

非効率なミーティングは出席者をイライラさせるだけでなく、貴重な時間を浪費し、生産性の低下を招くことにもなります。だからこそ、開催すると決めたミーティングを最大限に活用することが重要なのです。 

ミーティングというものは、私たちZoomが「ミーティングライフサイクル」と呼ぶプロセスのほんの一部にすぎません。ミーティングは、アイデアを議論し、意思決定を行うための場ですが、多くの場合、実務のすべてがそこで行われるわけではありません。そのグループでの時間がどれだけ効果的にものになるかは、ミーティング以外の時間、つまりミーティング前と後に何をするかにかかっているのです。

コラボレーションの課題に直面している場合は、Zoom Workplaceでミーティングのライフサイクル全体を改善する方法について、この先を読み進めてください（ボーナスのインフォグラフィックもご覧ください）。

1. ミーティングをスケジュールする

ミーティングを主催する最初のステップは、出席者のカレンダーに予定を入れることです。その点、Zoom Workplaceなら働き方に合わせて、さまざまな方法でミーティングをスケジュールできます。 

• たとえば、部門横断グループで、Zoom Docsを使ってプロジェクト概要をコラボレーションしているとします。その場合、ドキュメントの右上のカメラアイコンをクリックするだけで、ドキュメント内から直接ミーティングをスケジュールできます。さらに、作成中のドキュメントは自動的にミーティングの招待に添付されるので、出席者は参照すべき資料を迷わず確認できます。
• 特定のTeam Chatグループとミーティングを行いたい場合はどうでしょうか。おそらく、参加しているプロジェクトやチームごとに専用のTeam Chatチャネルがあるでしょう。そのチャネルの右上部のカレンダーアイコンをクリックするだけでスケジュールできます。
• たとえば、外部の連絡先とミーティングを設定したい場合は、Zoom Schedulerを使いましょう。相手に都合の良い時間を選んでもらうことができます。スケジュールリンクを送信するだけで、相手は利用可能な時間枠を確認して予約できます。
• 出席者全員のスケジュールを確認する時間がありませんか？そんなときはAI Companionを活用しましょう。サイドパネルを開くか、ホームタブに移動して、招待したい出席者を伝えてミーティングをスケジュールするように依頼するだけです。AI Companionにより、全員の都合の良い時間が見つかり、代わりにミーティングスケジュールが作成されます。

ミーティングをスケジュールする際は、必ず継続的なミーティングチャットを有効にしましょう。この機能を有効にすると、出席者はミーティング前、最中、終了後を通じてコミュニケーションを取れるようになり、すべてのメッセージと添付ファイルを一か所にまとめておくことができます。 

また、ミーティングでAI Companionが有効になっているかを事前に確認しておきましょう。そうすれば、後で有効にし忘れる心配がありません。あらかじめ有効にしておくことで、ミーティング要約を受け取れるほか、AI Companionを通じて、ミーティングの文字起こしから情報を収集してドキュメントの生成やタスクの作成などを行えるようになります。

2. アジェンダを準備する

ミーティングを成功させるには、ミーティングアジェンダが不可欠です。事前に議題リストを共有することで、出席者全員が準備を整え、ミーティングの内容を予め理解し、共通の目標に向かって貢献できるようになります。理想的には、出席者が事前に目を通したり意見を追加できるよう、ミーティング前にアジェンダを送信しておくことが望ましいです。 

AI Companionを活用することにより、関連するチャット、ドキュメント、ミーティング要約から文脈を読み取り、通話のたたき台となるアジェンダを作成されます。場合によっては、ミーティングで取り上げるべき内容について出席者から意見を集めたい場合もあるでしょう。そのための方法の一つが、Zoom Workplaceで作成して送信できるミーティング前の投票やアンケートです。プロジェクトの進捗状況を確認し、新製品に対するチームの理解度を尋ねることで、アジェンダに追加すべき項目かどうかを把握できます。Zoom Docsでアジェンダを作成すれば、ミーティングの招待への添付、チャットでの共有、ミーティング中の画面表示などを簡単に行えます。 

3. ミーティングの開始前のチェックイン

ミーティング開始前に、議論がスムーズに進むよう、出席者全員に必要なものが行き渡っていることを確認しましょう。アジェンダだけでなく、ファイル、ホワイトボード、ドキュメントなどのリソースを、継続的なミーティングチャットやミーティングの招待で共有します。こうしておくことで、チームは必要な情報をミーティング中も将来も簡単に見つけることができます。 

ミーティング前にチャットで事前に質問を投げかけたり、アイスブレイクを行ったりすることもできます。そうすることで、ミーティング開始と同時に出席者全員がスムーズに本題に入ることができます。ミーティングに出席できない人も、チャットで進捗を共有し、意見を提供できます。これにより、関係者全員が常に最新の情報を把握した状態を保つことができます。

4. AI Companionで最新情報を入手

ミーティングをスケジュールする際にAI Companionを有効にしておくと、通話中のメモ作成や質問への回答は、AI Companionによって行われます。有効にしていない場合でも、ミーティングツールバーのAI Companionのダイヤモンドをクリックするだけ利用を開始できます。 

通話中にリアルタイムでAI Companionによるミーティングの文字起こしが生成され、出席者は各自のサイドパネルで「私の名前は出ましたか？」、「ここまでのアクションアイテムは何ですか？」などの質問ができます。 

アジェンダアイテムを議論し、意思決定を行い、互いにタスクを割り当てていく中で、AI Companionによって、すべての内容が記録され、ミーティング後にアクションアイテムと推奨されるタスクを含むミーティング要約が生成されます。

5. プロジェクトのコラボレーションと管理

ミーティングはリアルタイムのコラボレーションが重要です。Zoom Docやホワイトボードを共有することで、出席者は議論しながら、共同編集や情報追加を行えます。Zoom Docsに進捗状況を記録し、共同作業者をタグ付けすることで、コメントやメモの追加が可能になります。視覚的に分かりやすくするため、ホワイトボードをZoom Docに埋め込むこともできます。

Googleドキュメントや Microsoft Wordを使用している場合も、画面共有で簡単に共同編集が行えます。 

6. 作業を開始に必要なファイルを見つける

ミーティング中の情報共有は、チャットにリンクやファイルを投稿するとスムーズです。ミーティング終了後、継続的なミーティングチャットで送信されたすべてのメッセージとともに、それらの役立つリソースを見つけることができます。このチャットが定期的なミーティングシリーズに属している場合、チャットウィンドウ上部の[リソース]タブをクリックすることで、シリーズ全体で共有されたすべてのファイル、画像、ドキュメントを確認できます。このように情報がすぐ参照できる状態にあれば、ダウンロードし忘れたPDFを探し回る必要がありません。

7. 物事を前に進めるためのアクションを実行する

ミーティング後のフォローアップやアクションアイテムを確実に処理し、停滞を防ぎましょう。ミーティング終了後は継続的なミーティングチャットに戻り、未解決の疑問点をすべて解消します。Zoom Tasks タブに移動して、ミーティングで推奨されたアクションアイテムを確認し、承認すると、それらのタスクはタスクリストに追加され、追跡や管理ができるようになります。 

不明な点がある場合は、ミーティングのスマートレコーディングを確認してください。ミーティングの録画では、議論のトピックごとに簡単に移動できます。

次のステップへスムーズに着手するには、[Docs]タブに移動して、[ミーティングから作成]をクリックします。AI Companionにより、ミーティングの文字起こしと要約をもとにプロジェクト概要やブログ投稿などのたたき台となるドキュメントが生成されます。さらに時間を節約したい場合は、Workflow Automationツールでこのステップを自動化できます。これにより、ミーティング要約をZoom Docに自動的に取り込むワークフローを設定できます。

8.同僚へのキャッチアップをサポート

ミーティングに参加できなかった同僚は、AI Companionのミーティング要約で簡単に内容を把握できます。継続的なミーティングチャットを有効にしていれば、チャット内にミーティング要約が表示されます。また、設定を変更して予定参加者のメールに送信することもできます。 

さらに、出席者はカレンダーのミーティングの招待をクリックして、ミーティングカードにアクセスすることで、ミーティングファイル、要約、レコーディングを一か所で確認できます。

30分間のミーティング時間枠を超え、より良いコラボレーションを実現するために、インフォグラフィックをダウンロードしてミーティングのライフサイクルを視覚的に確認してください。一番の利点は、コラボレーションを改善するために多くのツールを必要としないことです。すべてはZoom Workplaceで行えます。