Il futuro dei tribunali – Tribunali ibridi e virtuali

Nel corso degli ultimi anni il paradigma relativo alle procedure legali è completamente cambiato. Mentre i processi tradizionali in presenza si trasformavano in processi digitali, i magistrati statali, locali e federali hanno trovato nella tecnologia una soluzione per mantenere la continuità. Improvvisamente, i procedimenti condotti in un'aula di tribunale chiusa sono passati a una dimensione virtuale accessibile, consentendo una maggiore partecipazione, riducendo i costi e accelerando la condivisione delle informazioni.

Mentre ora le organizzazioni di tutto il mondo reintroducono le attività in presenza, è importante esaminare come questa trasformazione digitale ha contribuito a migliorare il sistema giudiziario e quali aspetti della collaborazione virtuale dovrebbero rimanere una componente fissa di tale sistema.

In questa guida, tratteremo di ciò che serve per creare un'aula di tribunale ibrida che unisca le caratteristiche dell'esperienza in presenza e online alle comunicazioni giudiziarie e alle questioni commerciali, migliorando in definitiva i servizi pubblici.

I fatti del 2020 hanno cambiato tutto: come abbiamo lavorato, imparato e vissuto. Ogni settore ha subito interruzioni significative, inclusa la Pubblica Amministrazione. I governi federali, statali e locali sono dovuti passare rapidamente alle operazioni online, un'impresa non da poco per le istituzioni note per le loro procedure e tecnologie tradizionali e a volte datate.

Per il sistema giudiziario, questa rapida trasformazione digitale ha richiesto più di un semplice spazio virtuale per incontrarsi. Il personale giudiziario aveva bisogno di adottare una tecnologia che potesse creare un ambiente sicuro e inclusivo, permettendo alle persone di ogni posizione socioeconomica di accedervi e di utilizzarla facilmente. Inoltre, i magistrati avevano bisogno di sfruttare soluzioni che offrissero funzionalità di accesso facilitato, progettate per supportare e includere le persone di qualunque condizione sociale. In una parola: Zoom.

Attraverso l'adozione di Zoom, i tribunali federali, statali e locali non solo hanno consentito la continuità del servizio, ma hanno riscontrato che il nuovo formato genera esperienze migliori. Improvvisamente, l'aula di tribunale si è trasformata in un luogo più equo. Le barriere fisiche hanno smesso di avere importanza, riducendo i costi sostenuti in precedenza per presentarsi di persona in tribunale. L'aula di tribunale è diventata anche un luogo più sereno, animato da partecipanti più soddisfatti, minore tensione e maggiore partecipazione di tutti i soggetti coinvolti.

Mentre il mondo affronta la prossima fase del lavoro, le organizzazioni di tutto il mondo stanno cercando di utilizzare un approccio ibrido per supportare al meglio dipendenti e clienti. Per il sistema giudiziario, i funzionari devono stabilire se un'udienza virtuale o ibrida costituisce un servizio migliore per i cittadini rispetto a un'aula di tribunale esclusivamente fisica.

I funzionari giudiziari, che si chiedono da dove cominciare, possono iniziare a vedere quale modalità favorisce una partecipazione migliore, sembra più indicata per il problema in questione e offre il servizio al maggior numero possibile di persone. Ad esempio, le udienze amministrative sono quelle ideali per trasformarsi in udienze virtuali: una semplice controversia per una multa può essere gestita rapidamente su Zoom.

Inoltre, durante le cause di divorzio, tradizionalmente contraddistinte dal nervosismo, si può utilizzare la tecnologia video per aiutare ad allentare la tensione, mentre le udienze sulle questioni familiari potrebbero trarre vantaggio dalle funzionalità tecnologiche di collaborazione come le sessioni secondarie o gli sfondi virtuali, che contribuiscono alla creazione di un ambiente più accogliente, ma allo stesso tempo professionale.

I vantaggi di una strategia ibrida si estendono anche al personale giudiziario. Ogni volta che i funzionari giudiziari decidono di condurre un procedimento virtuale, anche i giudici, gli avvocati e gli interpreti risparmiano tempo e denaro che, in caso contrario, avrebbero speso per partecipare a una sessione in presenza.

Un modello ibrido può rappresentare un ambito nuovo, ma è possibile realizzarlo applicando le best practice. Zoom offre una piattaforma accessibile con funzionalità semplici da usare, che consentono a qualsiasi membro della Pubblica amministrazione, della magistratura o ai cittadini in generale di utilizzare la nostra piattaforma per soddisfare le proprie esigenze specifiche.

Se stai utilizzando la piattaforma Zoom per configurare un'aula di tribunale ibrida, ecco alcuni suggerimenti importanti per creare un'esperienza di tribunale progettata per il futuro:

1. Implementa le funzionalità di accesso facilitato e interpretariato: con Zoom Meetings offriamo una serie di funzionalità di accessibilità e interpretariato, nonché configurazioni di terze parti e integrazioni per rendere l'esperienza con la nostra piattaforma più agevole per tutti. Per aiutare a offrire un accesso equo alla giustizia alle persone che parlano altre lingue o ai soggetti affetti da disabilità, i funzionari giudiziari possono implementare i sottotitoli generati automaticamente nativi, i sottotitoli manuali o le integrazioni con servizi di sottotitolazione di terze parti, tutte funzionalità native di Zoom. I sottotitoli generati automaticamente sono attualmente disponibili in 11 lingue nella versione commerciale di Zoom. Inoltre aderiamo ai più recenti standard in materia di accesso facilitato per rendere la nostra piattaforma accessibile dai lettori di schermo più recenti.
2. Prepara un ambiente adatto: per ridurre le barriere percepite tra le persone a casa e quelle in presenza, i membri di un'aula di tribunale possono utilizzare le funzionalità di Zoom Meetings per creare condizioni di parità tra tutti i partecipanti. Prima di una riunione, tutti i partecipanti possono concordare di utilizzare sfondi virtuali professionali per creare un aspetto coerente, nonché di sfruttare la funzionalità di eliminazione del rumore di Zoom per ridurre le distrazioni esterne e mantenere l'attenzione sull'udienza.
3. Condividi le informazioni o presenta le prove facilmente: a seconda delle impostazioni dell'organizzatore della riunione, i partecipanti possono condividere i propri schermi o inviare link tramite la chat nella riunione per presentare rapidamente informazioni o prove. Le parti possono sfruttare anche Zoom Whiteboard per la collaborazione interattiva in tempo reale e Zoom Team Chat per condividere le note o i documenti una volta conclusa l'udienza. Anche durante i procedimenti probatori è possibile sfruttare l'implementazione della firma elettronica di DocuSign per Zoom, un'integrazione strategica attualmente disponibile nella versione commerciale di Zoom. I partecipanti possono condividere, esaminare e firmare accordi tramite l'app della firma elettronica.
4. Evita sovrapposizioni e interruzioni: quando l'atmosfera si surriscalda durante una controversia o quando i partecipanti chiacchierano, i titolari delle riunioni possono sfruttare alcune funzionalità per aiutare a gestire l'esperienza. Gli organizzatori delle riunioni hanno la possibilità di disattivare l'audio dei partecipanti all'ingresso, richiedere ai partecipanti di usare la funzionalità Alza la mano per intervenire nella conversazione, disabilitare la chat nella riunione e altro ancora. Queste funzionalità possono aiutare a mantenere un ambiente professionale e rispettoso, indipendentemente dalla situazione attuale o dallo stato d'animo durante l'udienza.
5. Metti in evidenza gli oratori giusti: assicurati che le persone giuste siano messe in primo piano durante un'udienza implementando la funzionalità di video in evidenza. Questa funzionalità rende un massimo di nove partecipanti gli oratori attivi principali e gli unici oratori visibili dagli altri partecipanti. Si tratta di una modalità efficace per mantenere l'attenzione su giudice, imputato, accusa o testimone. La funzionalità Video in evidenza può essere utilizzata durante la condivisione schermo e abilitata nel Client Zoom Desktop, nell'app per dispositivi mobili o in Zoom Rooms. La vista in evidenza è totalmente personalizzabile e configurabile anche dall'amministratore. Opzione alternativa: la vista immersiva, che si può utilizzare per collocare automaticamente o manualmente i partecipanti in una scena virtuale. Inoltre gli organizzatori possono riposizionare facilmente i partecipanti in una scena specifica, come in un tribunale, e persino ridimensionare la loro immagine per un'esperienza più realistica.
6. Mantieni l'aula di tribunale un ambiente sicuro: è importante che solo i partecipanti previsti possano presentarsi in un'aula di tribunale virtuale. Per facilitare la gestione di chi può entrare e intervenire all'incontro, sfrutta le nostre numerose funzionalità di sicurezza, come la Sala d'attesa, i passcode e i controlli di sicurezza durante la riunione.
7. Crea uno spazio fisico con la tecnologia abilitata: per poter usufruire di un'aula di tribunale ibrida è indispensabile che l'ufficio disponga della tecnologia necessaria. Mentre alcuni funzionari del tribunale proseguono il lavoro da casa, altri sono tornati in ufficio, o si dividono tra i due ambienti. Chi lavora in presenza ha bisogno di uno spazio in cui connettersi facilmente con i funzionari da remoto, siano essi colleghi, avvocati o cittadini. Durante la creazione di un'aula di tribunale moderna, esamina il tipo di hardware necessario per lavorare con una soluzione per sale conferenze come Zoom Rooms. Inizia chiedendoti: "in che punti della sala mi servono delle sorgenti audio, videocamere e altre attrezzature necessarie per offrire un'esperienza agevole?". A quel punto valuta quale partner Zoom fornisce l'hardware necessario per utilizzare la nostra piattaforma, così da fornire un'esperienza ibrida completa.

Le organizzazioni giudiziarie di oggi hanno il compito di garantire una giustizia efficace alle persone di tutto il paese, per questo devono avere una piattaforma di comunicazione agile e avanzata, in grado di offrire un servizio utile e di migliorare i risultati. Sia Zoom che Zoom per la Pubblica amministrazione sono progettati per soddisfare queste esigenze specifiche.

Negli Stati Uniti, Zoom offre una piattaforma separata, Zoom per la Pubblica amministrazione, progettata per conformarsi ai requisiti di sicurezza federali. Zoom per la Pubblica amministrazione è disponibile per i clienti della Pubblica amministrazione federale, statale e locale degli Stati Uniti, nonché per gli appaltatori, i fornitori di soluzioni pubbliche o gli istituti di istruzione approvati che supportano clienti pubblici. La piattaforma Zoom per la Pubblica amministrazione è di stanza negli Stati Uniti ed è gestita solo da personale statunitense.

Zoom per la Pubblica amministrazione offre un'esperienza intuitiva e sicura simile alla versione commerciale di Zoom. Entrambe le versioni della piattaforma sono scalabili e flessibili, e offrono alle organizzazioni pubbliche odierne ciò che è necessario per raggiungere i loro obiettivi, contribuendo comunque a proteggere le informazioni importanti.

Zoom per la Pubblica Amministrazione ha:

• ottenuto l'autorizzazione di livello Moderate dello standard FedRAMP;
• ricevuto l'Autorizzazione provvisoria (PA) dal Defense Information Systems Agency (DISA) per il Dipartimento della Difesa (DoD) al Livello di impatto 4 (IL4);
• ottenuto l'autorizzazione ad operare (ATO) dal Dipartimento dell'Aeronautica per condurre riunioni IL4;
• conseguito l'autorizzazione di livello Moderate dello standard StateRAMP;

I controlli della piattaforma rispettano inoltre i seguenti requisiti di conformità:

• HIPAA
• CJIS
• CMMC

Il cambiamento è inevitabile, ma le persone si adatteranno sempre. Mentre la società si prepara a un nuovo modo di concepire la vita, il lavoro e l'apprendimento, è importante avere il supporto e le risorse necessarie per rimanere agili e tenere il passo con i cambiamenti che ci aspettano.

L'approccio ibrido non è una moda passeggera, ma piuttosto una nuova missione in cui rispondere alle esigenze del pubblico di oggi. Un pubblico che affronta una serie di sfide più eterogenee rispetto al passato, che trova nuove opportunità tramite la dimensione digitale e che ha bisogno di servizi equi e giusti. Un'aula di tribunale ibrida rafforza il rapporto dei cittadini con la legge, trasformando una tradizione sociale in un'esperienza coinvolgente. Giustizia è stata fatta.