Panduan: Cara menggunakan obrolan kerja secara efektif

Aplikasi obrolan di tempat kerja sangat penting untuk berkomunikasi dengan orang-orang di seluruh organisasi Anda, baik mereka berada di bilik sebelah atau di zona waktu lain. Platform olah pesan real-time menciptakan suasana kolaboratif di mana Karyawan dapat mengobrol satu lawan satu atau dalam grup dan bebas bertukar informasi di luar rapat terjadwal dan panggilan. 

Sebagian besar aplikasi obrolan kerja mudah digunakan, sehingga memudahkan untuk mengirim pesan kepada rekan kerja atau memulai saluran grup tanpa banyak pengalaman atau pelatihan. Namun, ketika Anda mengeksplorasi fitur tambahan seperti kemampuan AI dan alat organisasi, obrolan kerja dapat mengubah cara Anda berkomunikasi. Ini menyediakan ruang terpusat dan teratur untuk kolaborasi yang efektif, di mana Anda dapat dengan mudah mencari percakapan dan berkas untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan, serta menjaga anggota tim tetap mendapat informasi terkini tentang proyek besar maupun kecil.

Jika Anda baru dalam obrolan bisnis, berikut adalah panduan untuk membantu Anda mempelajari seluk-beluk organisasi dan etiket obrolan dasar. Kami akan menjelajahi: 

• Cara-cara mengatur ruang obrolan kerja Anda
• Kiat untuk berkomunikasi secara efektif menggunakan obrolan untuk bisnis
• Fitur penting yang harus dicari dalam aplikasi obrolan
• Bagaimana solusi obrolan kerja seperti Zoom Team Chat dapat membantu tim Anda berkolaborasi dengan lebih baik

Apakah tim Anda sepenuhnya jarak jauh, hibrida, atau tatap muka, karyawan saat ini sering kali mendapati diri mereka berkolaborasi dengan rekan kerja yang tidak berada di lokasi yang sama. Ruang obrolan kerja yang teratur membantu menjembatani jarak tersebut dan menumbuhkan kolaborasi tim yang efektif. Berikut adalah cara menciptakan lingkungan yang produktif di aplikasi obrolan tim Anda.

Menetapkan konvensi penamaan untuk saluran

Sebuah saluran obrolan biasanya merujuk pada ruang obrolan grup di aplikasi pesan seperti Zoom Team Chat, Slack, atau Microsoft Teams. Saluran dapat dibuat untuk menyatukan orang-orang di sekitar topik diskusi tertentu. Oleh karena itu, kami merekomendasikan untuk membuat konvensi penamaan yang jelas untuk saluran agar mudah diidentifikasi dan dicari. Misalnya, menggunakan awalan seperti “proj-” untuk saluran proyek atau “team-” untuk diskusi khusus tim membantu setiap orang menemukan apa yang mereka butuhkan dengan lebih mudah. 

Membuat saluran khusus untuk berbagai grup dan tim di seluruh organisasi membantu membangun rasa kebersamaan sambil menjaga percakapan tetap fokus dan relevan. 

• Saluran pengumuman di seluruh perusahaan dapat berfungsi sebagai sumber utama untuk pembaruan penting. Tergantung pada ukuran organisasi Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk membatasi izin posting untuk menjaga kejelasan. 
• Saluran khusus tim mendukung diskusi terfokus di dalam departemen, sementara saluran proyek memfasilitasi kolaborasi dalam inisiatif tertentu. 
• Koordinasi tim lintas fungsi mendapat manfaat dari saluran khusus yang menyatukan anggota dari berbagai departemen. 
• Selain itu, saluran sosial atau “watercooler” menyediakan ruang untuk percakapan santai dan membangun tim, membantu mempertahankan budaya perusahaan di ruang digital. 

Anda dapat membedakan berbagai jenis saluran ini dengan menggunakan emoji dan ikon, sehingga lebih mudah ditemukan dalam daftar obrolan Anda.

Pastikan semua orang tetap mendapatkan informasi terbaru dengan ruang bersama

Ruang bersama adalah fitur obrolan yang memungkinkan tim untuk tetap sinkronisasi dengan lebih mudah. Di Zoom Team Chat, misalnya, Anda dapat membuat ruang bersama yang mencakup beberapa saluran grup yang harus dapat diakses oleh semua anggota. Mengundang seseorang ke ruang bersama tersebut akan secara otomatis menambahkan mereka ke semua saluran grup tersebut. Ini sangat membantu jika Anda mengelola tim dan ingin melakukan Orientasi karyawan baru dengan menambahkannya ke saluran pengumuman perusahaan, saluran departemen, dan saluran tim Anda sekaligus. Tidak semua aplikasi obrolan memiliki fitur ini, tetapi ini adalah cara yang berguna untuk mempertahankan daftar saluran penting bagi tim.

Buat ruang teratur Anda sendiri dengan folder dan bintang

Sementara hal-hal seperti nama saluran dan ruang bersama membantu menjaga grup yang lebih luas tetap teratur, Anda juga dapat membuat struktur organisasi Anda sendiri menggunakan fitur seperti folder dan item berbintang. Bintang sering kali disediakan untuk saluran terpenting Anda, yang Anda rujuk setiap hari atau ingin dibuka dengan cepat. Anda dapat membuat folder sebanyak yang Anda inginkan untuk mengatur obrolan Anda ke dalam berbagai kategori — berdasarkan departemen, proyek, atau saluran sosial. Di Zoom Team Chat, Anda dapat memperluas atau menciutkan tampilan folder untuk menjaga ruang tetap rapi dan fokus hanya pada saluran yang Anda butuhkan.

Team Chat adalah bagian dari Zoom Workplace, yang berarti Anda memiliki akses ke semua alat komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas dalam satu aplikasi. Dari konferensi video hingga panggilan telepon cloud, Anda dapat memulai atau menjadwalkan waktu dengan anggota tim langsung dari aplikasi obrolan tempat kerja Anda. Selain itu, Team Chat memungkinkan Anda berkomunikasi secara asinkron dengan fitur-fitur seperti pesan suara, perekaman layar, pesan terjadwal, pengingat, dan banyak lagi.

Team Chat disertakan dalam semua paket Zoom Workplace tanpa biaya tambahan atau kontrak yang diperlukan. Apakah Anda ingin beralih dari aplikasi obrolan yang Anda gunakan saat ini? Berikut adalah perbandingan Team Chat dengan Slack dan Microsoft Teams. 

Bandingkan aplikasi obrolan