Memberdayakan Obrolan Tim yang Disederhanakan di Tempat Kerja

Tenaga kerja modern mengandalkan berbagai solusi komunikasi, termasuk telepon, email, dan konferensi video. Namun, kemampuan untuk berbagi informasi secara instan dan efisien melalui obrolan sangat penting untuk organisasi mana pun, terlepas dari ukuran atau industrinya.

Hubungi tim penjualan sekarang juga!
Wanita menulis di meja kantor
Dalam panduan ini

Aplikasi obrolan bisnis menciptakan suasana di mana karyawan dapat berinteraksi satu per satu atau dalam grup dan bertukar informasi secara bebas di luar rapat dan panggilan terjadwal, sehingga memberikan kesempatan untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, terutama dengan tenaga kerja hibrida.

 

Zoom Team Chat, solusi obrolan gratis kami untuk platform Zoom, menggabungkan fitur-fitur mutakhir yang dibutuhkan tim Anda untuk menyelesaikan lebih banyak hal bersama dengan pengalaman intuitif yang Anda harapkan dari Zoom.

Ruang khusus untuk obrolan/komunikasi di tempat kerja

Dokter sedang menelepon

Dengan semakin banyaknya organisasi yang beralih ke model kerja hibrida di mana beberapa karyawan bekerja di kantor dan yang lain bekerja di luar kantor, kemampuan untuk langsung terhubung dengan satu atau beberapa kolega untuk mengirim dan menerima informasi serta sumber daya secara efisien menjadi lebih penting dari sebelumnya. Dengan banyak rapat harian, rekan kerja di lokasi yang berbeda setiap hari, serta lebih sedikit kesempatan untuk berkomunikasi dengan pimpinan senior, para pekerja hibrida ini memerlukan solusi komunikasi yang cepat, efektif, dan intuitif yang membantu mereka menyelesaikan lebih banyak hal bersama.

 

Obrolan bisnis sangat mirip dengan obrolan grup di mana banyak orang dapat mengetik pesan, mengirim file, tautan, dan sumber daya lainnya, serta menambahkan orang lain ke obrolan, tetapi hal ini sering terjadi di solusi obrolan ruang kerja. Olah pesan instan di tempat kerja memungkinkan karyawan untuk merampingkan kolaborasi dengan memberi mereka ruang yang selalu ada di mana mereka dapat saling mengirim pesan, file, tautan, dan sumber daya lainnya secara instan dalam antarmuka yang intuitif dan fleksibel.

 

Dan bagian terbaik dari obrolan grup perusahaan adalah memungkinkan kolaborasi asinkron — tidak perlu menjadwalkan rapat atau menelepon, cukup kirim pesan Anda dan biarkan penerima merespons pada waktunya sendiri! Ini sangat penting untuk tim global, yang perlu berkomunikasi dengan mudah tetapi tidak dapat selalu merespons karena berada di zona waktu yang berbeda.

Apa saja fitur penting untuk obrolan kerja?

Grup orang duduk di Lobi

Kemudahan penggunaan adalah salah satu fitur yang paling penting dari alat obrolan perusahaan. Solusi obrolan terkemuka memungkinkan Anda untuk mengirim pesan kepada kontak Anda dengan mudah hanya dengan mengetikkan nama mereka, memilih kontak yang diinginkan, mengetikkan pesan, dan menekan kirim. Namun, solusi tersebut juga memiliki fitur lain yang sangat penting untuk meningkatkan produktivitas dan melindungi komunikasi, seperti:

  • Organisasi yang lancar

    Solusi obrolan tingkat perusahaan memungkinkan Anda mengatur percakapan obrolan dengan mudah secara manual, atau dengan memberi bintang pada percakapan favorit atau yang paling sering dikunjungi untuk akses instan.

  • Fleksibilitas yang ditingkatkan

    Solusi obrolan terkemuka memberi Anda fleksibilitas yang lebih besar dengan kemampuan untuk mengakses obrolan dan mengirim pesan kepada orang lain menggunakan berbagai solusi, termasuk perangkat seluler, laptop, dan komputer desktop.

  • Kemampuan untuk menskalakan

    Solusi obrolan hanya bernilai bagi organisasi Anda jika dapat berkembang dan tumbuh bersama organisasi Anda. Pastikan untuk memilih solusi obrolan kerja yang dapat Anda terapkan dan gunakan dengan mudah dalam berbagai ukuran perusahaan — Anda tidak ingin membatasi potensi pertumbuhan dengan solusi obrolan di bawah standar!

  • Keamanan yang canggih

    Informasi internal yang sensitif sering dibagikan melalui obrolan, sehingga kemampuan untuk menerapkan pengaturan keamanan tertentu sangat penting, terutama untuk industri yang diatur seperti pemerintahan, keuangan, dan kesehatan.

  • Fitur canggih

    Fitur seperti pesan suara video, kemampuan untuk mengirim tangkapan layar dan pesan suara, serta akses ke solusi seperti papan tulis digital langsung di dalam solusi obrolan Anda akan meningkatkan kolaborasi dengan memberi tim Anda alat yang mereka butuhkan untuk berkolaborasi secara erat sebelum dan sesudah rapat.

  • Komunikasi terpadu

    Tim Anda perlu mengakses solusi komunikasi mereka dengan mudah dan efisien — dengan platform komunikasi terpadu, mereka akan memiliki akses ke semua solusi komunikasi harian mereka di satu klien intuitif.

Bagaimana Anda menggunakan obrolan tim secara efektif?

Pria mengetik di Obrolan Tim

Efektivitas obrolan grup Anda di tempat kerja sangat bergantung pada bagaimana obrolan disusun, digunakan, dan dipantau. Berikut adalah beberapa aturan dan praktik yang dapat Anda ikuti untuk meningkatkan kolaborasi dan komunikasi di aplikasi obrolan grup untuk bekerja:

  • Tetapkan tujuan khusus untuk obrolan perusahaan Anda

    Pastikan untuk menjelaskan dengan jelas tujuan obrolan grup dan siapa saja yang harus disertakan kepada anggota obrolan untuk menghindari kebingungan, memberikan fokus ke percakapan, dan merampingkan pertukaran informasi serta sumber daya.

  • Beri nama obrolan Anda

    Membuat judul yang akurat dan deskriptif untuk obrolan kerja tim akan membantu rekan tim Anda dengan mudah menemukan percakapan di UI obrolan, menyediakan sumber daya tempat mereka dapat menemukan informasi spesifik seperti pembaruan proyek atau kebijakan.

  • Periksa kehadiran kontak sebelum berkirim pesan

    Setiap kontak akan memiliki indikator status di sebelah namanya, yang menunjukkan apakah mereka tersedia, sedang rapat, memiliki acara kalender, atau offline. Dengan memeriksa status kehadiran mereka sebelum mengirim pesan, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak mengganggu mereka selama presentasi atau acara penting.

  • Sampaikan secara ringkas

    Obrolan kerja dimaksudkan untuk komunikasi yang efisien dan instan, jadi buatlah pesan Anda singkat dan jelas untuk menjaga efektivitas — tidak ada yang suka membaca banyak pesan atau kalimat yang panjang dan bertele-tele!

  • Beri judul sumber daya dan file dengan jelas

    Saat mengirim sumber daya dalam obrolan kerja tim seperti tautan, file, gambar, atau video, pastikan untuk memberi judul dan menunjukkan dengan jelas apa yang ada dalam sumber daya tersebut — cara ini memudahkan kontak obrolan Anda untuk menemukannya nanti menggunakan bilah pencarian di solusi obrolan Anda.

  • Atur batasan

    Mungkin Anda tergoda untuk membalas pesan dari rekan kerja di larut malam atau sebelum jam kerja dimulai, tetapi hal tersebut bisa membuat Anda kelelahan dan kehabisan tenaga. Dengan mengatur kehadiran obrolan kerja tim Anda ke "Jangan Ganggu" di malam hari dan sebelum bekerja, Anda dapat memastikan Anda tidak terus-menerus dibombardir dengan pesan.

  • Buat ruang untuk komunikasi dengan manajer senior

    Menciptakan ruang tempat rekan kerja Anda dapat dengan mudah berkomunikasi dengan pimpinan senior dan mendorongnya untuk aktif di ruang ini membantu karyawan tetap mendapat informasi tentang rencana perusahaan dan merasa lebih terhubung dengan manajer dan pemimpin mereka.

  • Gunakan obrolan perusahaan untuk menyederhanakan kolaborasi

    Daripada terus-menerus menjadwalkan rapat untuk terhubung dengan rekan kerja, gunakan obrolan sebagai gantinya. Dengan membuat saluran obrolan untuk memberi tahu rekan tim, memulai aktivitas tukar pikiran, atau bahkan hanya berbagi informasi atau sumber daya yang relevan, dapat membantu menghindari rapat yang tidak perlu dan menyelesaikan proyek lebih cepat.

  • Kenali rekan kerja Anda

    Memulai saluran atau grup obrolan tempat Anda dapat mendiskusikan hobi dan minat yang sama dengan rekan kerja lain memberikan ruang bagi Anda untuk lebih mengenal rekan kerja Anda, yang sangat penting bagi tenaga kerja hibrida yang mungkin tidak pernah mendapatkan kesempatan untuk bertemu langsung.

Fitur obrolan tim Zoom dan lainnya

pria di sofa dengan meja laptop

Zoom Team Chat, solusi obrolan ruang kerja Zoom, menawarkan berbagai fitur tingkat perusahaan untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas dan menyederhanakan komunikasi. Hal ini termasuk:

  • Indikator kehadiran

    Lihat secara instan apakah kontak Anda sedang rapat, memiliki acara kalender, tidak di kantor, atau tidak tersedia dengan indikator kehadiran, yang muncul di samping nama kontak.

  • Aplikasi dan integrasi

    Zoom memberi Anda akses ke solusi ruang kerja favorit Anda dalam platform komunikasi terpadu Zoom, memungkinkan Anda memanfaatkan integrasi dengan Salesforce, Jira, GitHub, Mio, dan lainnya secara langsung di Zoom Team Chat.

  • Fungsi pencarian lanjutan

    Temukan pesan, kontak, file, atau sebutan Anda atau kontak Anda dengan mudah menggunakan fungsi pencarian lanjutan di Zoom Team Chat.

  • Berbagi file dan sumber daya lainnya

    Anda dapat berbagi dan melihat file, video, dokumen, tautan, dan lainnya dengan lancar di obrolan, memudahkan semua orang untuk memahami hal yang sama.

  • Opsi keamanan yang ditingkatkan

    Admin sistem dapat dengan mudah melihat dan mengubah pengaturan keamanan, seperti berapa lama pesan obrolan disimpan di cloud, apakah karyawan internal dapat berbagi file dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal, dan banyak lagi.

  • Organisasi yang disederhanakan

    Dengan kemampuan untuk menghapus, memfavoritkan, atau mengatur obrolan dan saluran Anda ke dalam folder yang dapat disesuaikan, temukan percakapan yang Anda cari dengan mudah.

  • Notifikasi yang disesuaikan

    Sesuaikan peringatan sehingga Anda hanya menerima pemberitahuan dari percakapan penting. Anda juga dapat menonaktifkan pemberitahuan selama acara kalender dan rapat, serta selama jam Jangan Ganggu yang ditentukan.

  • Fleksibilitas yang tak tertandingi

    Dengan aplikasi Zoom untuk desktop dan perangkat seluler, akses solusi obrolan Anda di kantor, di perjalanan, atau saat bekerja dari rumah.

  • Fungsionalitas lintas produk

    Sederhanakan kolaborasi sehari-hari Anda dengan kemampuan untuk membagikan Zoom Whiteboard dengan mudah dalam Zoom Team Chat, dan tingkatkan sesi Zoom Team Chat dengan lancar menjadi panggilan Zoom Phone atau Zoom Meetings dengan sekali klik.

Tetap terhubung melalui Zoom

pria menggunakan telepon meja

Keunggulan terbesar Zoom Team Chat adalah integrasi yang lancar dengan platform komunikasi terpadu tingkat perusahaan Zoom lainnya — solusi konferensi video kami, Zoom Meetings, dan solusi telepon cloud kami, Zoom Phone. Dengan integrasi ini, Anda dapat langsung memulai Zoom Meetings dan panggilan Zoom Phone dengan kontak Anda langsung dari aplikasi obrolan. Hal ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan kolaborasi secara instan saat dibutuhkan, dengan fitur-fitur seperti pesan suara video, berbagi layar, dan banyak lagi.

 

Zoom Whiteboard juga ada di klien Zoom, memberdayakan Anda untuk mewujudkan ide Anda di kanvas digital yang kolaboratif dan dapat diperluas sebelum, selama, dan setelah rapat Anda. Dan bagian terbaiknya? Anda dapat membagikan papan tulis secara langsung di dalam Zoom Team Chat!

 

Jika Anda ingin menyampaikan pendapat, ide, dan informasi Anda ke dunia, Zoom Webinars dan Zoom Events adalah solusi sempurna untuk membuat acara satu-ke-banyak seperti rapat semua anggota, konferensi, podcast, dan banyak lagi. Buat acara dan sesi yang menarik untuk peserta dan ciptakan peluang untuk interaksi yang lebih dalam dengan memungkinkan mereka berinteraksi di Expo digital kami!

 

Pastikan untuk menjadwalkan demo langsung secara gratis dengan tim penjualan kami untuk mempelajari selengkapnya tentang bagaimana Zoom Team Chat dan platform komunikasi terpadu kami dapat membantu tim Anda menyederhanakan komunikasi dan menyelesaikan berbagai hal bersama.