Lo que depara el futuro para los eventos híbridos

Los eventos virtuales se han convertido en una parte vital de las estrategias de marketing en los últimos años, ya que los responsables de marketing de eventos adoptaron la simplicidad, la ampliación del alcance y el ahorro de costes que brindan los eventos virtuales.

Pero a medida que resurgen los eventos presenciales, los responsables de marketing se han encontrado con el desafío de añadir una experiencia virtual a sus eventos en directo. Queríamos saber por qué.

Para comprender mejor estos desafíos, encuestamos a los responsables de marketing y planificación de eventos de diversas organizaciones para recopilar sus conocimientos sobre los eventos híbridos.

En concreto, queríamos saber lo siguiente:

• ¿Cuáles son los desafíos a los que se enfrentan los responsables de marketing de eventos cuando se trata de eventos híbridos?
• ¿Son valiosos los eventos híbridos para una estrategia de marketing moderna?
• ¿Qué necesitan los responsables de marketing de eventos para llevar a cabo eventos híbridos exitosos a largo plazo?

Conclusiones clave

• Los eventos híbridos seguirán desempeñando un rol fundamental para los responsables de marketing de eventos en el futuro, y la mayoría de estos responsables están de acuerdo en que «los eventos híbridos son el futuro de la planificación/administración de eventos».
• Los responsables de marketing de eventos se enfrentan al desafío de atraer a dos audiencias y proporcionar experiencias equitativas, productivas y significativas para los asistentes remotos.
  Los eventos híbridos ofrecen a los responsables de marketing de eventos una variedad de beneficios que incluyen expandir su alcance a una audiencia más amplia, costes más bajos y un mayor acceso a los datos que solo un evento presencial o virtual.
• Los responsables de marketing de eventos necesitan una comprensión colectiva de lo que define el éxito de los eventos híbridos y la tecnología y los servicios que generarán los resultados previstos.

Los eventos virtuales han consolidado su lugar en las operaciones comerciales gracias a la flexibilidad y adaptabilidad que proporcionan. Incluso cuando los empleados regresan al trabajo, las empresas se han acostumbrado a operar tanto virtualmente como en persona y no tienen planes de ralentizar su actividad, ya que el 43 % de los responsables de marketing de eventos prevén celebrar eventos híbridos varias veces por semana, y el 25 % imagina que organizarán eventos híbridos diarios. En total, los encuestados planean dedicar el 37 % de su presupuesto a eventos híbridos, lo que supera tanto sus presupuestos de eventos presenciales como virtuales.

No solo hay un lugar para los eventos híbridos en el futuro, sino que serán un elemento permanente en las estrategias de planificación de eventos, ya que el 89 % de los responsables de marketing de eventos están de acuerdo en que los eventos híbridos son importantes para las organizaciones y el 91 % cree que desempeñarán un rol importante en el futuro.

Según los datos, los eventos híbridos en verdad pueden ayudar a crear valiosas oportunidades para el establecimiento de contactos. Los profesionales de eventos que participan directamente en la planificación y organización de eventos consideran que los eventos híbridos facilitan mucho la interacción entre los asistentes virtuales y presenciales. De hecho, el 61 % cree que la interacción entre los asistentes virtuales y presenciales es el mayor beneficio de los eventos híbridos, incluso más que el ahorro de costes.

Dentro de esas interacciones, el 63 % de los responsables de marketing de eventos cree que el intercambio de información de contacto es la forma más ideal de interactuar, mientras que el 62 % prefiere tener una conversación significativa. La colaboración también es importante, ya que el 56 % de los profesionales de eventos citan la colaboración como la forma más valiosa de interactuar, y el 52 % prefiere intercambiar ideas.

En el caso de los eventos híbridos, no basta con la transmisión en directo del evento a una audiencia virtual. En cambio, ambas audiencias necesitan acceso en tiempo real al mismo contenido y a las oportunidades para el establecimiento de contactos, independientemente de su ubicación. Esto genera incertidumbre en algunos responsables de marketing de eventos que luchan por crear una experiencia valiosa para dos audiencias, lo que hace comprensible saber que la participación de los asistentes es una de sus principales preocupaciones. En concreto, son las siguientes:

Otras preocupaciones para los responsables de marketing de eventos se centran en la tecnología de eventos híbridos en sí misma y en lo fácil que será para los usuarios remotos conectarse. Los datos muestran lo siguiente:

Teniendo esto en cuenta, es fácil ver por qué el 55 % de las personas quieren establecer la igualdad entre los asistentes remotos y presenciales y creen que es la parte más importante de un evento híbrido exitoso.

Otros definen el éxito por tener lo siguiente: