8 canales de comunicación para lograr una colaboración eficaz en el lugar de trabajo

En el entorno de trabajo digital actual, una comunicación clara y eficaz es ahora más importante que nunca. Ya se trate de intercambiar nuevas ideas para la característica de un producto o una campaña, de informar rápidamente a su equipo o de realizar complejas presentaciones a los clientes, el modo en que nos comunicamos con nuestros compañeros influye directamente en el éxito de la organización. Pero existen tantos canales de comunicación (correo electrónico, mensajería instantánea y videoconferencia, por citar algunos) que elegir el adecuado puede ser abrumador.

Lo cierto es que no existe una solución de comunicación única. El uso incorrecto de los canales puede ocasionar retrasos, malentendidos y frustración. Esta guía le ayudará a orientarse en el siempre cambiante panorama de la comunicación en el lugar de trabajo, y lo preparará para seleccionar el canal más eficaz para cada situación.

Si bien las interacciones cara a cara tienen una importancia innegable, hay muchos otros canales de comunicación empresarial que deben incorporarse para conseguir una estrategia de comunicación eficaz. 

Veamos algunos ejemplos de los canales de comunicación más populares y analicemos cómo pueden mejorar la colaboración de su equipo y mantener a todos conectados.

1. Videoconferencia
2. Llamada telefónica
3. Mensaje de texto
4. Correo electrónico
5. Mensajería instantánea
6. Chat en directo
7. Seminario web
8. Intranet corporativa

1. Videoconferencia

La videoconferencia es una solución versátil que puede responder a diversas necesidades de los equipos. 

A continuación, explicamos en qué destaca la videoconferencia:

• Mejora de la colaboración: la videoconferencia hace que la distancia física deje de ser un problema para los equipos híbridos o remotos que se encuentran dispersos geográficamente. La interacción en tiempo real favorece la sensación de conexión y colaboración. Además del vídeo, características, como el uso compartido de pantalla y las salas para grupos pequeños, generan una experiencia virtual dinámica y atractiva.
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes: en situaciones de contacto con el cliente, la videoconferencia aporta un toque personal a las interacciones, parecido al de las reuniones tradicionales cara a cara. La presentación de propuestas, la realización de demostraciones de productos o el debate sobre los hitos del proyecto resultan más atractivos y eficaces con las señales visuales y auditivas que ofrecen las videoconferencias.
• Perfeccionamiento de la formación y la incorporación: la videoconferencia hace posibles las sesiones de formación interactivas y la incorporación remota de nuevos empleados. Los instructores pueden compartir presentaciones, responder preguntas en tiempo real y realizar demostraciones visuales, lo que permite una experiencia de aprendizaje más eficaz.

AI Companion integrado en las videoconferencias de Zoom actúa como su asistente inteligente. Este le puede resumir el contenido de la reunión, sugerir los próximos pasos e incluso ayudarle a redactar mensajes, lo que le permitirá ahorrar tiempo y mantener la concentración.

El momento adecuado para utilizar la videoconferencia: 

• Sesiones de intercambio de ideas
• Reuniones con clientes
• Sesiones de formación 
• Colaboración en tiempo real

El momento inadecuado para utilizar la videoconferencia: 

• Actualizaciones rápidas de estado 
• Cuando los participantes no cuentan con el equipo necesario o una conexión estable a Internet

2. Llamada telefónica

Las llamadas telefónicas hacen posible una interacción más personal, que puede ayudar a establecer una relación de confianza con los clientes. La conversación bidireccional y las señales verbales pueden contribuir a establecer una conexión que no se consigue con el texto o el correo electrónico.

Veamos algunos beneficios de las llamadas telefónicas en la comunicación con clientes y equipos:

• Resolución de problemas complejos: las llamadas telefónicas son más adecuadas para resolver cuestiones complejas de ida y vuelta en las que se necesitan conversaciones y aclaraciones. Se pueden hacer fácilmente preguntas aclaratorias y obtener respuestas de inmediato, lo que permite una resolución más rápida.
• Respuesta inmediata: las llamadas telefónicas permiten ponerse en contacto con una persona de forma inmediata, lo que puede ser esencial en caso de urgencia. Esto resulta especialmente importante cuando un cliente necesita ayuda enseguida o hay que tomar una decisión rápida.
• Mejores oportunidades de venta: las llamadas telefónicas pueden ser una poderosa herramienta para la promoción de las ventas. Estas permiten al personal de ventas mantener una conversación con los clientes potenciales, entender sus necesidades y adaptar su discurso en consecuencia. Esto puede llevar a mayores tasas de conversión en comparación con la comunicación impersonal por texto o correo electrónico.

Zoom Phone se integra perfectamente con su operador actual o le permite conservarlo (BYOC) para obtener una solución verdaderamente personalizada. Con la amplia red global de Zoom Phone, puede conectarse con cualquier persona, en cualquier lugar, y disfrutar de una calidad de llamada totalmente nítida.

El momento adecuado para utilizar las llamadas telefónicas:

• Aclaración inmediata o interacción en tiempo real 
• Generación de contactos de ventas
• Transmisión de información compleja
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes y establecimiento de un buen entendimiento 

El momento inadecuado para utilizar las llamadas telefónicas: 

• Preguntas rápidas o solicitudes básicas que pueden responderse fácilmente por escrito, correo electrónico o mensajería instantánea
• Intercambio de informes extensos, presentaciones o instrucciones detalladas.
• Divulgación de información a un grupo numeroso

3. Mensaje de texto

En el vertiginoso mundo actual, queremos que la comunicación sea rápida y ágil. Por eso, los mensajes de texto (SMS) pueden ser una valiosa herramienta de comunicación empresarial. Más allá de las conversaciones informales, los SMS combinan inmediatez, accesibilidad y concisión, lo que los hace ideales para situaciones empresariales específicas. 

A continuación, explicamos cómo los mensajes de texto pueden ayudar a su empresa:

• Altos índices de apertura: los SMS tienen un impresionante índice de apertura de más del 98 %, muy superior al del correo electrónico. Esto hace más probable que el mensaje se vea rápida y eficazmente.
• Comunicación en tiempo real: los mensajes de texto llegan a los destinatarios casi al instante, por lo que son ideales para informar sobre novedades urgentes, recordatorios de citas o confirmaciones rápidas.
• Comodidad para clientes y empleados: la mayoría de las personas llevan sus teléfonos consigo, por lo que los mensajes de texto son una forma práctica de llegar a clientes y empleados en cualquier lugar. Pueden responder cuando mejor les venga sin sentirse obligados a estar pegados a la pantalla del equipo.

Aunque pueda considerar los SMS como un medio más personal de ponerse en contacto con una persona, no todos se sienten cómodos con esa opción. Es fundamental respetar la privacidad y las preferencias de sus compañeros de trabajo, empleados y clientes a la hora de optar por estos mensajes.

El momento adecuado para utilizar los mensajes de texto: 

• Información actualizada urgente o notificaciones urgentes 
• Comunicación concisa y directa
• Recordatorios de citas, actualizaciones sobre pedidos u ofertas promocionales 
• Comunicación personalizada 

El momento inadecuado para utilizar los mensajes de texto: 

• Transmisión de información compleja o detallada

4. Correo electrónico

Admitámoslo: el correo electrónico es el caballo de batalla del mundo de la comunicación. Todos hacemos malabarismos con bandejas de entrada abarrotadas, desde mensajes con compañeros sobre próximos proyectos hasta actualizaciones importantes de clientes y socios. Pero a pesar del flujo constante de correos electrónicos, sigue siendo un canal de comunicación esencial y versátil para empresas de todos los tamaños.

A continuación, explicamos por qué el correo electrónico sigue siendo un canal de comunicación fiable y eficaz:

• Una historia consolidada: el correo electrónico existe desde hace décadas, por lo que es un método conocido y fiable para conectarse. Desde los profesionales más expertos hasta los recién contratados, a casi todo el mundo le resulta práctico utilizar el correo electrónico.
• Documentación clara: los correos electrónicos establecen un registro claro de la comunicación. ¿Tiene que consultar una conversación anterior o confirmar detalles importantes con un cliente? Una rápida búsqueda en la bandeja de entrada puede recuperarlo todo. Esto puede ser un salvavidas para los proyectos y ayuda a evitar malentendidos.
• Flexibilidad: los correos electrónicos funcionan según su horario. Puede enviar un mensaje con una idea brillante y el destinatario puede leerlo cuando le resulte más cómodo. Este carácter asíncrono hace que el correo electrónico sea perfecto para integrar la comunicación en agendas ocupadas.

Zoom Mail se integra perfectamente con Zoom Meetings, Zoom Team Chat, Zoom Whiteboard y Zoom Phone. Acceda a todo lo que precisa para lograr una comunicación y colaboración eficientes desde una única plataforma fácil de usar.

El momento adecuado para utilizar el correo electrónico: 

• Comunicación formal
• Transmisión de información detallada que no requiere una respuesta inmediata
• Correspondencia profesional con los clientes

El momento inadecuado para utilizar el correo electrónico:

• Asuntos urgentes
• Resolución de problemas complejos

5. Mensajería instantánea

La mensajería instantánea es una plataforma de chat en tiempo real que permite a los usuarios intercambiar mensajes breves de texto a través de una red informática. Considérela la pareja enérgica del correo electrónico, perfecta para ponerse al día rápidamente, debatir en tiempo real y mantener a los equipos conectados en cualquier lugar.

Veamos algunos beneficios de la mensajería instantánea:

• Velocidad y eficacia: ¿necesita una respuesta rápida o quiere proporcionar una breve información? El chat de la mensajería instantánea evita el caos del correo electrónico, facilita el diálogo en tiempo real y hace avanzar los proyectos. 
• Colaboración: la mensajería instantánea favorece un tono más informal y conversacional, lo que resulta ideal para organizar sesiones de intercambio de ideas, hacer preguntas aclaratorias o solucionar problemas de menor importancia. Puede romper las barreras de comunicación y estimular la colaboración en equipo. 
• Disponibilidad y comodidad: muchos estamos constantemente conectados a nuestros dispositivos, lo que convierte a la mensajería instantánea en un canal de comunicación muy accesible. Esto crea una sensación de conexión y permite realizar comprobaciones rápidas, incluso cuando se trabaja de forma remota. 

Con Zoom Team Chat, puede enviar mensajes instantáneos a personas o grupos, compartir archivos e incluso crear canales para mantener conversaciones continuas con equipos o proyectos específicos. Es muy útil para conversaciones rápidas, organizar el trabajo en equipo o estar en contacto sin necesidad de iniciar una reunión con vídeo completa.

AI Companion de Zoom Team Chat puede resumir largos hilos de chat para que pueda consultarlos rápidamente, lo que le ayudará a ponerse al día en las conversaciones de manera eficiente. AI Companion también puede colaborar en la redacción de un mensaje o en la programación rápida de una reunión, lo que le permitirá ahorrar aún más tiempo.

El momento adecuado para utilizar la mensajería instantánea: 

• Preguntas y actualizaciones rápidas
• Colaboración en tiempo real para lograr una comunicación y comentarios inmediatos
• Comunicación informal 

El momento inadecuado para utilizar la mensajería instantánea:

• Resolución de problemas complejos 
• Asignación de tareas de gran importancia 

6. Chat en directo

El chat en directo es un canal de comunicación en tiempo real que permite a las empresas conectarse con los visitantes y los clientes de un sitio web directamente a través de una ventana de chat integrada en su sitio web o aplicación móvil. Es como la versión digital de una conversación con un empleado en una tienda física, donde los clientes pueden hacer preguntas, pedir aclaraciones y recibir ayuda en tiempo real.

El chat en directo es un canal de comunicación confiable para lo siguiente:

• Optimización de la satisfacción del cliente: el chat en directo permite mantener conversaciones en tiempo real, y resolver los problemas de forma rápida y eficaz. Esta inmediatez se traduce en clientes más felices, que se sienten valorados y apoyados.
• Aumento de la participación: el chat en directo mantiene el interés de los visitantes. Los avisos proactivos del chat pueden brindar asistencia o responder a preguntas comunes antes de que los clientes se sientan frustrados y abandonen su visita en línea.
• Eficacia: un agente calificado puede ocuparse de varios chats a la vez, lo que maximiza la productividad y ofrece asistencia puntual a un mayor número de clientes. 

Zoom Contact Center es una solución omnicanal que se integra perfectamente con sus herramientas de comunicación existentes, lo que permite a los clientes ponerse en contacto con el experto adecuado, independientemente del departamento o la ubicación. Esto favorece un proceso de atención al cliente sin complicaciones y tiempos de resolución más rápidos.

El momento adecuado para utilizar el chat en directo:

• Prestación de soporte al cliente en tiempo real
• Ayuda a los visitantes con las consultas del sitio web
• Captación de clientes potenciales para prestarles asistencia en ventas
• Prestación de soporte técnico inmediato

El momento inadecuado para utilizar el chat en directo:

• Cuando no hay agentes de soporte disponibles
• Resolución de problemas complejos

7. Seminario web

Los seminarios web se han convertido en un poderoso canal de comunicación que combina elementos, como la videoconferencia, el marketing por correo electrónico, las funciones de chat e incluso la promoción en las redes sociales. Estos le permiten organizar presentaciones interactivas en directo que llegan a una audiencia global, todo desde la comodidad de su propio dispositivo.

Estos son algunos de los principales beneficios de organizar un seminario web: 

• Rentabilidad y escalabilidad: en comparación con los eventos tradicionales, los seminarios web no presentan limitaciones geográficas ni costes de organización. Puede transmitir su mensaje a una audiencia mundial, dar a conocer su marca y generar contactos sin gastarse un dineral.
• Características interactivas: aumente la participación de la audiencia a través del chat en directo, las sesiones de preguntas y respuestas (P y R) y las reacciones en tiempo real. Obtenga valiosos comentarios y evalúe la comprensión de la audiencia en tiempo real.
• Credibilidad: los seminarios web le permiten conectar con su público en un nivel más profundo. Al ofrecer presentaciones reveladoras y promover la interacción, usted se consolida como líder de opinión en su sector. Esto genera confianza y credibilidad entre los clientes potenciales, y hace que sea más probable que tengan en cuenta su marca a la hora de tomar decisiones de compra.

Conecte Zoom Webinars con su CRM existente, plataformas educativas o herramientas de gamificación para una experiencia realmente inmersiva. Con Zoom Webinars, puede empezar rápidamente con una interfaz fácil de usar y la capacidad de transmitir a diversas plataformas o insertar su seminario web directamente en su sitio web. 

El momento adecuado para utilizar los seminarios web:

• Fines educativos, aporte de información valiosa
• Realización de sesiones de formación interactivas
• Presentación de productos o servicios por medio de demostraciones
• Como herramienta para generar contactos y captar clientes potenciales

El momento inadecuado para utilizar los seminarios web:

• Cuando la participación de la audiencia es baja a causa de temas irrelevantes
• Contenido complejo o que requiere mucho tiempo
• En caso de situaciones de colaboración que impliquen conversar con varias personas

8. Intranet corporativa

Una intranet es una red interna segura que funciona como entorno de trabajo digital para sus empleados. Es más que un simple servidor de archivos: es una plataforma dinámica que optimiza la comunicación en grupo, el intercambio de conocimientos y la colaboración entre departamentos y ubicaciones.

Atrás quedaron los días de interminables cadenas de correo electrónico o la dependencia exclusiva de las reuniones. Una intranet ofrece una plataforma central para anuncios, novedades de la empresa e información específica de los departamentos, lo que fomenta la transparencia y mantiene a todos informados.

A continuación, se indican otros beneficios de una intranet corporativa:

• Intercambio de conocimientos y colaboración: una intranet moderna facilita el intercambio de conocimientos a través de características, como wikis, foros y paneles de debate. Esto permite a los empleados aprender unos de otros, compartir las prácticas recomendadas y colaborar en proyectos de forma eficaz.
• Flujo de trabajo optimizado: la búsqueda de información es sumamente sencilla gracias a características, como una potente función de búsqueda, bibliotecas de documentos y un lanzador de aplicaciones. Todo ello está disponible de forma inmediata en una plataforma de intranet unificada como Workvivo. Esto elimina la pérdida de tiempo y mantiene a los empleados concentrados en sus tareas.
• Impulso de la productividad: al centralizar la información, los recursos y las herramientas de comunicación, una intranet permite a los empleados ahorrar tiempo y reducir el desperdicio de esfuerzos. Pueden encontrar rápidamente lo que necesitan y colaborar a la perfección con sus compañeros, lo que aumenta la productividad y la eficacia general.

Workvivo de Zoom se caracteriza por una interfaz moderna, inspirada en las redes sociales, que es intuitiva y realmente amena de usar. Workvivo se integra perfectamente con sus herramientas existentes (con más de 100 integraciones) y ofrece un marco de API que permite una mayor personalización. Además, es más probable que los empleados se mantengan informados y conectados cuando la propia plataforma les resulta atractiva.

El momento adecuado para utilizar la intranet corporativa:

• Comunicación y colaboración internas
• Intercambio de políticas, procedimientos y anuncios de la empresa
• Centralización de recursos y documentos
• Apoyo a la participación de los empleados

El momento inadecuado para utilizar la intranet corporativa:

• Comunicación con los clientes 
• Contenidos que no estén relacionados con el trabajo, como compartir fotos de un viaje o publicar felicitaciones de cumpleaños o aniversarios
• Conversaciones informales o sesiones de intercambio de ideas

Ahora que ya conoce la gran variedad de canales de comunicación que tiene a su disposición, le presentamos algunas consideraciones para determinar qué canales necesita:

• Grupo objetivo: ¿a quién quiere contactar? ¿su equipo interno necesita una plataforma de mayor colaboración, como una herramienta de administración de proyectos o un chat en equipo? ¿O se dirige a un público externo, como clientes, para el que sería más apropiado el marketing por correo electrónico o la organización de seminarios web?
• Finalidad/contexto: ¿cuál es la naturaleza del mensaje? ¿se trata de una actualización de rutina, de una sesión de intercambio de ideas o de transmitir información de carácter confidencial? La finalidad y el contexto de la comunicación determinarán la elección del canal. Por ejemplo, una pregunta rápida a un compañero puede resolverse mejor a través del chat, mientras que una sesión de formación compleja puede exigir videoconferencia.
• Urgencia: ¿con qué rapidez debe recibirse el mensaje y actuar en consecuencia? La información urgente puede precisar un canal de comunicación en tiempo real, como una llamada telefónica o un mensaje instantáneo, mientras que los asuntos de menor urgencia pueden transmitirse por correo electrónico o a través de la intranet.
• Alcance: ¿a cuántas personas debe llegar su mensaje? El correo electrónico presenta un buen equilibrio entre alcance y eficacia, mientras que las redes sociales pueden permitirle difundir información a un público más amplio.
• Capacidad de medición: ¿tiene que hacer un seguimiento de la recepción de su mensaje y de su interacción con él? Algunos canales, como las plataformas de marketing por correo electrónico o los análisis de redes sociales, ofrecen métricas minuciosas para medir la eficacia de su comunicación.

Elegir la combinación adecuada de canales de comunicación puede resultar abrumador. Pero no tiene por qué serlo. Zoom Workplace puede ayudarle a conectar perfectamente a sus equipos internos y audiencias externas. Examine nuestro completo conjunto de herramientas de colaboración y descubra cómo unificar su estrategia de comunicación.