8 canales de comunicación para lograr una colaboración eficaz en el lugar de trabajo

La comunicación en el lugar de trabajo es esencial, pero se ha vuelto más compleja que nunca. Atrás quedan los días en los que la comunicación era en persona o por teléfono. Ahora tenemos correo electrónico, videollamadas, mensajes de texto, intercambio de archivos, redes sociales, etc.

Entre tantos canales de comunicación disponibles, elegir los adecuados puede resultar abrumador, y el uso incorrecto de los canales puede provocar retrasos, malentendidos y frustración. De hecho, los empleados que utilizan más de 10 aplicaciones comunican una tasa más alta de problemas de comunicación (54 %) que aquellos que utilizan menos de cinco aplicaciones (34 %), según un estudio de Morning Consult encargado por Zoom.

Esta guía le facilitará navegar por el cambiante panorama de la comunicación en el lugar de trabajo y le permitirá elegir el canal más eficaz en cada situación.

Si bien los intercambios en persona son indudablemente importantes, hay muchos otros canales para la comunicación empresarial que se pueden incorporar para una estrategia de comunicación eficaz. Cuanto más comprenda sus opciones, mejor podrá seleccionar las herramientas adecuadas para su organización.

Veamos en detalle algunos ejemplos de los canales de comunicación más populares y analicemos cómo pueden mejorar la colaboración de su equipo y mantener a todos conectados.

1. Videoconferencia: reunión virtual en tiempo real que utiliza audio y vídeo para conectar a personas que se encuentran en diferentes ubicaciones
2. Llamada telefónica: conversación de voz entre personas a través de una red telefónica o VoIP
3. Mensaje de texto: mensajes breves que se envían entre dispositivos (normalmente celulares) y se transmiten vía SMS o aplicaciones de mensajería
4. Correo electrónico: mensajes digitales que se envían por Internet
5. Mensajería instantánea: mensajes basados en texto que se envían en tiempo real, por lo general, dentro de una aplicación o programa dedicado
6. Seminario web: presentación o seminario transmitido por Internet con audio y vídeo que permite la interacción de la audiencia en directo
7. Intranet corporativa: una red privada e interna de una empresa que se utiliza para compartir información, recursos y actualizaciones

1. Videoconferencia

La videoconferencia es una solución versátil que puede satisfacer diversas necesidades de los equipos al hacer que la distancia física no sea un problema para los equipos híbridos o remotos, fomentando una sensación de conexión y colaboración. Además, la videoconferencia ayuda a llevar a cabo sesiones de formación interactivas y la Incorporación remota de nuevos empleados, permitiendo a los formadores compartir presentaciones, responder preguntas y proporcionar demostraciones visuales.

Externamente, la videoconferencia añade un toque personal al intercambio con los clientes: usted puede hacer que las propuestas, las demostraciones de productos o las conversaciones sobre los hitos de un proyecto sean más atractivos y eficaces. Ciertas funciones, como el uso compartido de pantalla y la sala para grupos pequeños, están diseñadas para crear una experiencia virtual dinámica y atractiva para los usuarios internos o externos, y el software, Zoom, ha evolucionado para incluir herramientas de inteligencia artificial, como Zoom AI Companion que pueden resumir las reuniones, sugerir los pasos a seguir e incluso ayudarle a redactar mensajes.

El momento adecuado para utilizar la videoconferencia: 

• Sesiones de intercambio de ideas
• Reuniones con clientes
• Sesiones de formación 
• Colaboración en tiempo real

El momento inadecuado para utilizar la videoconferencia: 

• Actualizaciones rápidas de estado 
• Cuando los participantes no cuentan con el equipo necesario o una conexión estable a Internet

2. Llamada telefónica

Las llamadas telefónicas permiten un intercambio personal que puede ayudar a establecer una relación de confianza con el cliente mediante la conversación bidireccional y las señales verbales. Las llamadas son ideales para resolver problemas complejos que requieren conversación y aclaración en tiempo real. También ofrecen una forma de contactar con alguien de inmediato, lo cual puede ser crucial para asuntos urgentes, como cuando un cliente necesita ayuda inmediata o cuando usted necesita tomar una decisión rápido.

Además, las llamadas telefónicas pueden ser una herramienta poderosa para las llamadas de ventas. Permiten a los vendedores hablar con clientes potenciales, entender sus necesidades y adaptar su discurso en consecuencia, lo que a menudo conduce a tasas de conversión más altas que la comunicación impersonal por texto o correo electrónico.

Zoom Phone se integra perfectamente con su operador actual o le permite conservarlo (BYOC) para obtener una solución verdaderamente personalizada. Con la amplia red global de Zoom Phone, puede conectarse con cualquier persona, en cualquier lugar, y disfrutar de una calidad de llamada totalmente nítida.

El momento adecuado para utilizar las llamadas telefónicas:

• Aclaración inmediata o interacción en tiempo real 
• Generación de contactos de ventas
• Transmisión de información compleja
• Fortalecimiento de las relaciones con los clientes y establecimiento de un buen entendimiento 

El momento inadecuado para utilizar las llamadas telefónicas: 

• Preguntas rápidas o solicitudes básicas que pueden responderse fácilmente por escrito, correo electrónico o mensajería instantánea
• Intercambio de informes extensos, presentaciones o instrucciones detalladas.
• Divulgación de información a un grupo numeroso

3. Mensaje de texto

Los mensajes de texto (SMS) pueden ser una herramienta comercial valiosa cuando se necesita una comunicación rápida y fluida. Más allá de las conversaciones informales, los SMS ofrecen inmediatez, accesibilidad y brevedad.

Los mensajes de texto llegan a los destinatarios casi al instante, por lo que son ideales para informar sobre novedades urgentes, recordatorios de citas o confirmaciones rápidas. Como la mayoría de la gente lleva su celular consigo, los mensajes de texto son una forma cómoda de contactar con clientes y empleados en cualquier lugar. Pueden responder cómodamente sin sentirse obligados a estar pegados a la pantalla de un equipo.

Tenga en cuenta que algunas personas consideran los SMS como un método de contacto más personal, y no todas se sienten cómodas con ellos. Al enviar mensajes de texto, es fundamental respetar la privacidad y las preferencias de sus colegas, empleados y clientes.

El momento adecuado para utilizar los mensajes de texto: 

• Información actualizada urgente o notificaciones urgentes 
• Comunicación concisa y directa
• Recordatorios de citas, actualizaciones sobre pedidos u ofertas promocionales 
• Comunicación personalizada 

El momento inadecuado para utilizar los mensajes de texto: 

• Transmisión de información compleja o detallada

4. Correo electrónico

El correo electrónico es el caballo de batalla del mundo de la comunicación. Todos hacemos malabarismos con bandejas de entrada abarrotadas de mensajes sobre proyectos próximos y actualizaciones importantes de las partes interesadas. A pesar del flujo constante de mensajes, el correo electrónico sigue siendo un canal de comunicación esencial y versátil para empresas de todos los tamaños.

El correo electrónico ha existido durante décadas, por lo que es familiar y confiable. Casi todo el mundo se siente cómodo usando el correo electrónico. Además, los correos electrónicos llevan un registro claro de la comunicación. Si necesita consultar una conversación anterior o confirmar detalles cruciales con un cliente, con una búsqueda rápida en su bandeja de entrada puede recuperar todo lo que necesita. 

Por último, el correo electrónico funciona según su programación, por lo que puede enviar un mensaje y el destinatario puede revisarlo cuando le resulte conveniente. Su naturaleza asíncrona la hace perfecta para integrar la comunicación en agendas ocupadas.

Zoom Mail se integra perfectamente con Zoom Meetings, Team Chat, Whiteboard y Phone. Acceda a todo lo que precisa para lograr una comunicación y colaboración eficientes desde una única plataforma fácil de usar.

El momento adecuado para utilizar el correo electrónico: 

• Comunicación formal
• Transmisión de información detallada que no requiere una respuesta inmediata
• Correspondencia profesional con los clientes

El momento inadecuado para utilizar el correo electrónico:

• Asuntos urgentes
• Resolución de problemas complejos

5. Mensajería instantánea

La mensajería instantánea es una plataforma de chat en tiempo real que permite a los usuarios intercambiar mensajes de texto breves a través de una red informática. Los mensajes de chat son perfectos para actualizaciones rápidas y conversaciones en tiempo real y para mantener a los equipos conectados en cualquier lugar.

La mensajería instantánea evita el caos del correo electrónico, facilitando el diálogo en tiempo real cuando usted necesita una respuesta rápida o proporcionar información breve. Permite un tono más conversacional, lo que puede ayudar a derribar barreras de comunicación y fomentar la colaboración. Muchos de nosotros estamos constantemente conectados a nuestros dispositivos, por lo que la mensajería instantánea es un canal de comunicación altamente accesible que fomenta un sentido de conexión incluso cuando se trabaja de forma remota.

Con Zoom Team Chat, puede enviar mensajes instantáneos a personas o grupos, compartir archivos e incluso crear canales para mantener conversaciones continuas con equipos o proyectos específicos. Es muy útil para conversaciones rápidas, organizar el trabajo en equipo o estar en contacto sin necesidad de iniciar una reunión con vídeo completa.

AI Companion de Zoom Team Chat puede resumir largos hilos de chat para que pueda consultarlos rápidamente, lo que le ayudará a ponerse al día en las conversaciones de manera eficiente. AI Companion también puede colaborar en la redacción de un mensaje o en la programación rápida de una reunión, lo que le permitirá ahorrar aún más tiempo.

El momento adecuado para utilizar la mensajería instantánea: 

• Preguntas y actualizaciones rápidas
• Colaboración en tiempo real para lograr una comunicación y comentarios inmediatos
• Comunicación informal 

El momento inadecuado para utilizar la mensajería instantánea:

• Resolución de problemas complejos 
• Asignación de tareas de gran importancia

6. Seminario web

Los seminarios web le permiten organizar presentaciones interactivas que llegan a una audiencia global, todo desde la comodidad de su dispositivo. 

En comparación con los eventos tradicionales, los seminarios web reducen las limitaciones geográficas ni costes del lugar de celebración. Puede transmitir su mensaje a una audiencia mundial, dar a conocer su marca y generar contactos sin gastarse un dineral. 

Los seminarios web participativos le permiten conectar con su audiencia a un nivel más profundo. A través de presentaciones e intercambios perspicaces, puede establecerse como líder de opinión, generando confianza y credibilidad entre los clientes potenciales. Además, puede fomentar la participación de la audiencia mediante sesiones de preguntas y respuestas y reacciones en tiempo real, lo que le permitirá recabar valiosos comentarios y calibrar el sentimiento de la audiencia.

Conecte Zoom Webinars con su CRM existente, plataformas educativas o herramientas de ludificación para una experiencia realmente inmersiva. Con Zoom Webinars, puede empezar rápidamente con una interfaz fácil de usar y la capacidad de transmitir a diversas plataformas o insertar su seminario web directamente en su sitio web. 

El momento adecuado para utilizar los seminarios web:

• Fines educativos, aporte de información valiosa
• Realización de sesiones de formación interactivas
• Presentación de productos o servicios por medio de demostraciones
• Como herramienta para generar contactos y captar clientes potenciales

El momento inadecuado para utilizar los seminarios web:

• Cuando la participación de la audiencia es baja a causa de temas irrelevantes
• Contenido complejo o que requiere mucho tiempo
• En caso de situaciones de colaboración que impliquen conversar con varias personas

7. Intranet corporativa

Una intranet es una red interna segura que actúa como un entorno de trabajo digital para sus empleados. Es mucho más que un simple servidor de archivos; es una plataforma dinámica que agiliza la comunicación en grupo y proporciona una plataforma central para anuncios, actualizaciones e información específica de los departamentos.

Una intranet moderna facilita el intercambio de conocimientos a través de funciones como wikis, foros y paneles de debate que capacitan a los empleados para aprender unos de otros, compartir prácticas recomendadas y colaborar. Con la funcionalidad de búsqueda y las bibliotecas de documentos, encontrar información es muy sencillo. Además, las intranets ahorran tiempo y reducen el esfuerzo desperdiciado al centralizar la información, los recursos y las herramientas de comunicación.

Workvivo de Zoom es una interfaz moderna, inspirada en las redes sociales, que es intuitiva y realmente amena de usar. Workvivo se integra perfectamente con sus herramientas existentes (con más de 100 integraciones) y ofrece un marco de API que permite una mayor personalización. Además, es más probable que los empleados se mantengan informados y conectados cuando la propia plataforma les resulta atractiva.

El momento adecuado para utilizar la intranet corporativa:

• Comunicación y colaboración internas
• Intercambio de políticas, procedimientos y anuncios de la empresa
• Centralización de recursos y documentos
• Apoyo a la participación de los empleados

El momento inadecuado para utilizar la intranet corporativa:

• Comunicación con los clientes 
• Contenidos que no estén relacionados con el trabajo, como compartir fotos de un viaje o publicar felicitaciones de cumpleaños o aniversarios
• Conversaciones informales o sesiones de intercambio de ideas

Ahora que ya conoce la gran variedad de canales de comunicación que tiene a su disposición, le presentamos algunas consideraciones para determinar qué canales necesita:

• Grupo objetivo: ¿a quién quiere contactar? ¿su equipo interno necesita una plataforma de mayor colaboración, como una herramienta de administración de proyectos o un chat en equipo? ¿O se dirige a un público externo, como clientes, para el que sería más apropiado el marketing por correo electrónico o la organización de seminarios web?
• Finalidad/contexto: ¿cuál es la naturaleza del mensaje? ¿se trata de una actualización de rutina, de una sesión de intercambio de ideas o de transmitir información de carácter confidencial? La finalidad y el contexto de la comunicación determinarán la elección del canal. Por ejemplo, una pregunta rápida a un compañero puede resolverse mejor a través del chat, mientras que una sesión de formación compleja puede exigir videoconferencia.
• Urgencia: ¿con qué rapidez debe recibirse el mensaje y actuar en consecuencia? La información urgente puede precisar un canal de comunicación en tiempo real, como una llamada telefónica o un mensaje instantáneo, mientras que los asuntos de menor urgencia pueden transmitirse por correo electrónico o a través de la intranet.
• Alcance: ¿a cuántas personas debe llegar su mensaje? El correo electrónico presenta un buen equilibrio entre alcance y eficacia, mientras que las redes sociales pueden permitirle difundir información a un público más amplio.
• Capacidad de medición: ¿tiene que hacer un seguimiento de la recepción de su mensaje y de su interacción con él? Algunos canales, como las plataformas de marketing por correo electrónico o los análisis de redes sociales, ofrecen métricas minuciosas para medir la eficacia de su comunicación.

Elegir la combinación adecuada de canales de comunicación puede resultar abrumador, pero no tiene por qué. Zoom Workplace puede ayudarle a conectar a la perfección sus equipos internos y su público externo, unificando las comunicaciones en una sola plataforma. Explore nuestro completo paquete de herramientas de colaboración y descubra cómo puede unificar su estrategia de comunicación interna.