Seminarios web y eventos Cómo hacer

Prácticas recomendadas para celebrar un evento digital

En Zoom, organizamos eventos digitales a diario con nuestra propia tecnología. Estas son nuestras prácticas recomendadas para crear una experiencia de evento impactante con Zoom.

7 min de lectura

Publicado el 4 de marzo de 2020

En este blog

01 Elija su solución: Meetings frente a Webinars - Jumplink to Elija su solución: Meetings frente a Webinars
02 Cuándo celebrar un seminario web - Jumplink to Cuándo celebrar un seminario web
03 Cuándo celebrar una reunión - Jumplink to Cuándo celebrar una reunión
04 Celebrar un evento virtual con Zoom Webinars - Jumplink to Celebrar un evento virtual con Zoom Webinars
05 Consejos para anfitriones - Jumplink to Consejos para anfitriones
06 Interactúe con su audiencia - Jumplink to Interactúe con su audiencia
07 Monetice su evento - Jumplink to Monetice su evento
08 Amplíe su alcance - Jumplink to Amplíe su alcance
09 Recursos adicionales - Jumplink to Recursos adicionales

Kristen Klein

Gerente de Marketing de Clientes

Los organizadores de eventos deben ser prácticamente superhéroes por todo el esfuerzo que requiere diseñar, planificar y ejecutar experiencias impactantes para los asistentes. Sin embargo, los problemas de salud y las restricciones de viaje actuales relacionadas con la COVID-19 han cancelado o pospuesto muchos eventos en todo el mundo y también podrían poner en peligro futuros eventos. Aunque puede que no sea factible celebrar esas experiencias en persona, no significa que no puedan seguir organizándose. Los organizadores de eventos que buscan formas de adaptarse rápidamente y celebrar ferias comerciales, conferencias de usuarios, lanzamientos de ventas y otros eventos en línea cuentan con una excelente opción con Zoom. La plataforma de comunicaciones unificadas centradas en la tecnología de vídeo de Zoom es una gran alternativa para organizar un evento presencial porque puede conectar a ponentes, patrocinadores, panelistas y asistentes, así como replicar gran parte de la interacción cara a cara en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. En Zoom hemos logrado poner en marcha infinidad de eventos con nuestra propia tecnología. Estas son nuestras prácticas recomendadas para crear una experiencia de evento virtual impactante y de primer nivel con Zoom.

Los eventos virtuales pueden adoptar muchos formatos distintos, y Zoom ofrece una solución adaptada a cada caso de uso. Cuando esté planificando un evento en línea, piense en cómo quiere que sea su experiencia de usuario y hágase esta pregunta: ¿Qué nivel de interacción espero de mis asistentes? Si espera que los asistentes fundamentalmente escuchen, su opción ideal es ideo Zoom Webinars. Cuando necesite más interacción entre el público y el anfitrión, una reunión de Zoom Meetings podría ser la mejor opción. Aquí tiene más información para ayudarle a decidir si organizar su evento en línea como un seminario web o como una reunión.

Piense en los seminarios web como si fueran una sala de conferencias o un auditorio. Los seminarios web son ideales para grandes audiencias y eventos que están abiertos al público. Normalmente, los asistentes a un seminario web no interactúan entre ellos. Si bien Zoom ofrece opciones para que interactúe con sus asistentes, de forma general su seminario web tiene una persona o muy pocas dirigiéndose a una audiencia.

Zoom Meetings es ideal para organizar sesiones interactivas en las que quiera que haya mucha participación del público o dividir su sesión en grupos más pequeños. La característica Salas para grupos pequeños de Zoom le permite asignar fácilmente a los participantes a sesiones secundarias virtuales y traerlos de vuelta a la reunión principal. Si está organizando un evento interno seguro, le sugerimos que utilice nuestra característica Salas de espera. Puede enviar a todos los participantes a la sala de espera cuando se unan a su reunión o solo a los invitados (participantes que no estén en su cuenta de Zoom). A continuación, puede admitir a los asistentes uno por uno o todos a la vez. Aunque Zoom Meetings también ofrece herramientas para administrar la interacción de los participantes, son más impactantes cuando se busca tener una participación más amplia. En su mayor parte, un seminario web de Zoom será la solución preferida para muchos eventos digitales, ya que ofrece una plataforma más sencilla para gestionar grandes audiencias.

Ya sea que necesite organizar eventos de marketing digital, reuniones con todo el equipo, anuncios de productos o sesiones de formación, Zoom Webinars es una opción fácil de usar para administrar e interactuar con su audiencia. Por ejemplo, puede ascender rápidamente a un asistente a panelista para que puedan interactuar en directo. Otras características, como levantar la mano, P y R, y encuestas permiten una interacción adicional. Estas son otras ventajas de utilizar Zoom Webinars para su evento digital:

Personalice la página de registro del seminario web para satisfacer mejor las necesidades de su evento.
Active el seguimiento del origen de registros de seminarios web y descubra qué promociones son más efectivas para poder optimizar sus esfuerzos.
Aproveche las integraciones de seminarios web de Zoom con Marketo Engage y Pardot para optimizar el seguimiento posterior al evento.

El anfitrión del evento establece el tono del evento. Una práctica y una preparación previas garantizarán que su audiencia disfrute de la mejor experiencia. Aquí tiene un par de consejos profesionales para asegurarse de celebrar un evento digital exitoso:

Conecte por cable su conexión a Internet: esto lo ayudará a evitar cualquier problema con una conexión wifi inestable, que puede afectar a la calidad de audio y la experiencia general de los asistentes.
Pruebe el audio antes de que comience el seminario web: esto garantizará que sus altavoces y micrófono funcionen correctamente antes de que comience el evento en directo. A continuación, le indicamos cómo probar el audio del dispositivo.
Minimice el ruido de fondo: procure organizar su seminario web desde un lugar tranquilo. Si debe estar en un entorno ruidoso, el uso de auriculares con micrófono a menudo reduce el ruido de fondo en comparación con el micrófono integrado del equipo. De hecho, los auriculares son una práctica recomendada para obtener un audio de mayor calidad que otras opciones integradas.
Vístase para impresionar: todos podrán verlo, así que asegúrese de llevar un atuendo de negocios. Recomendamos colores lisos en lugar de prendas con estampados. Tenga en cuenta los accesorios o las joyas si es expresivo con las manos, ya que el ruido y el movimiento pueden distraer bastante.
Establezca expectativas adecuadas: cree un título y una descripción claros del seminario web para el contenido que se ofrecerá. Asegúrese de cumplir con el contenido prometido en las promociones previas al evento digital.
Sea puntual: le recomendamos que empiece el evento 5 minutos antes para permitir que sus asistentes se unan antes de comenzar con el contenido. El anfitrión debe informar a los asistentes de cuándo comenzará el evento y de si el contenido se grabará y compartirá posteriormente.

Para conocer las prácticas recomendadas para seminarios web sobre el diseño de contenido y la creación de impacto, consulte estos consejos de organización de seminarios web del fundador de Let's Do Video, David Maldow.

Una de las principales ventajas de un evento presencial es la interacción. Los eventos en línea también pueden ofrecer una experiencia informativa e interactiva mientras disfruta de la comodidad de su hogar u oficina. Es importante poner tanto esfuerzo en la experiencia en línea como lo haría en un evento presencial. Aquí tiene algunos consejos para maximizar la interacción:

Establezca el tono: dé la bienvenida a los asistentes cuando se unan al seminario web o a la reunión. Comience con una pregunta para romper el hielo y pida a los asistentes que envíen sus respuestas por el chat. «¿Desde dónde se conectan hoy?» «¿Qué esperan escuchar o aprender?». Mencione algunas de las respuestas que escuche y comparta su propia respuesta con la audiencia.
Habilite P y R: designe panelistas u otros anfitriones para ayudar a responder las preguntas que surjan durante el evento. Le recomendamos que anime a los asistentes a hacer preguntas durante la sesión. Esto le dará la oportunidad de recopilar preguntas sobre la marcha y decidir si responderlas en directo o esperar hasta el final. No hay nada peor que el silencio incómodo, así que prepare algunas preguntas con antelación por si necesita llenar el vacío.
Las votaciones son clave: cree entre 3 y 4 preguntas de votación que se puedan configurar antes del evento. Es una gran oportunidad para medir qué información le interesa a su audiencia, su nivel de experiencia y su comprensión u opiniones actuales sobre el contenido que está compartiendo.
Solicite comentarios: en Zoom Webinars puede incluir una encuesta posterior al evento para recopilar comentarios sobre los presentadores, el contenido y la satisfacción de la audiencia. Solo necesita la URL de su herramienta de encuestas favorita. La encuesta se iniciará automáticamente a medida que los asistentes abandonen el seminario web.
Reacciones: Zoom tiene muchas características y es capaz de albergar reuniones de todo el equipo u otros eventos internos para grandes audiencias. Los participantes ahora pueden reaccionar durante una reunión enviando un pulgar hacia arriba o aplaudiendo para comunicar su entusiasmo sin interrumpir la presentación.

La integración de PayPal en Zoom le permite cobrar una tarifa de registro para eventos alojados en la plataforma de seminarios web. Este proceso de pago sin interrupciones garantiza que pueda concentrarse en ofrecer una experiencia de evento digital excelente sin preocuparse por los cobros. Solo necesita una cuenta de PayPal personal o comercial. Al registrarse en su evento, se redirigirá a los asistentes a PayPal para completar el pago. Para completar el pago, iniciarán sesión en su cuenta de PayPal o utilizarán su tarjeta de crédito durante la finalización de compra de pago como invitado. Una vez que se complete el pago, recibirán instrucciones sobre cómo unirse al seminario web.

¿Ha pensado en hacer más grande su evento digital? Cuando el contenido está configurado y los oradores están preparados y listos, es hora de entrar en directo. Los seminarios web y las reuniones de Zoom se pueden transmitir a través de los canales sociales con Facebook Live, Facebook Workplace y YouTube Live, así como una integración de transmisión en directo personalizada. Esto permite a los participantes unirse a través de Zoom o verlo en las redes sociales, por lo que su contenido puede llegar a una audiencia más amplia sin ningún esfuerzo adicional.

A continuación, se incluyen algunos recursos adicionales que le ayudarán a ofrecer una experiencia exitosa de evento en línea:

¿Aún tiene dudas? Consulte nuestra página de soporte para conocer las prácticas recomendadas para reuniones y seminarios web, o vea nuestro seminario web sobre «Prácticas recomendadas para celebrar eventos digitales»:

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