El futuro es ahora: cuatro formas en que las organizaciones pueden prepararse para el futuro de los espacios de trabajo

Aunque la tradicional sala de conferencias en la que se celebran reuniones más grandes sigue desempeñando un valioso rol en la oficina, los empleados necesitan otros espacios de reunión que se ajusten más a sus diversas necesidades. De lo contrario, los empleados pueden acabar utilizando los espacios de reuniones grandes para reuniones individuales o sesiones de intercambio de ideas, o viceversa, lo que puede generar problemas en el espacio de trabajo y dar lugar a un uso ineficiente de las salas de reuniones.

La creación de espacios diseñados dentro de su oficina le permitirá asegurarse de que sus empleados dispongan de los espacios que necesitan para colaborar y de que usen los espacios de reuniones de manera eficaz. A continuación, se presentan algunos ejemplos de espacios dinámicos que puede incluir en su oficina:

• Espacios de entrada: aquí, el personal en el sitio puede hacer preguntas al recepcionista, ver o reservar espacios disponibles, o completar procedimientos importantes de registro.
• Espacios individuales: estos son perfectos para reuniones individuales con partes interesadas externas, pequeñas sesiones de intercambio de ideas o incluso para obtener un espacio tranquilo en el que los empleados puedan grabar contenido y presentaciones.
• Espacios para equipos: al igual que la sala de conferencias tradicional, se trata de espacios en los que los equipos pueden reunirse, colaborar y realizar un intercambio de ideas con personal remoto o fuera del sitio, o para cuando un grupo necesita celebrar una reunión más profesional y organizada.
• Espacios comunes: estos espacios, como la cocina, la sala de descanso o la sala de juegos, sirven como lugar donde la gente puede intercambiar y generar ideas, y compartir sus pensamientos en un área informal. También sirven como excelentes espacios para llamadas de todo el equipo y grandes eventos de equipo.  

La oficina ofrece un entorno excelente para la colaboración, con acceso a hardware de alta calidad y espacios diseñados para las reuniones y la colaboración.

Sin embargo, la oficina ya no es el único espacio de trabajo, y los teletrabajadores a menudo no tienen acceso a los mismos espacios diseñados especialmente. Puede que les resulte difícil ser tan eficientes o tener la misma experiencia profesional que sus colegas de la oficina. Al proporcionar muebles, como escritorios y sillas que fomenten la productividad y protejan la salud de los trabajadores, puede ayudar a garantizar que sus empleados se sientan lo mejor posible mientras trabajan desde casa. Un escritorio y una silla de alta calidad también pueden ayudar a evitar lesiones a largo plazo debido a una postura corporal incorrecta.

Otra consideración importante es la iluminación, ya que la luz solar procedente de una ventana o de una única fuente de luz puede crear sombras fuertes y una iluminación saturada que puede provocar fatiga mental si se mira durante largos períodos. Proporcionar a los empleados remotos un equipo de iluminación eficaz que los ayude a resolver sus problemas de iluminación permitirá a su organización garantizar que los asistentes a las reuniones puedan disfrutar de una experiencia de reunión profesional.

El espacio de trabajo ya no está donde está la oficina, sino donde está su plantilla. Además, los empleados híbridos que trabajan desde casa, en la oficina y en cualquier otro lugar necesitan características y recursos para tener éxito estén donde estén.

Una de las formas más eficaces de preparar a sus empleados para que tengan éxito y sean eficientes tanto en la oficina como al trabajar de forma remota es implementar una solución de comunicaciones unificadas. Una solución de comunicaciones unificadas de nivel empresarial puede ayudar a crear una experiencia de tecnología coherente y a incorporar la flexibilidad en el eje de su filosofía de espacio de trabajo.

Con una plataforma de comunicaciones unificadas como Zoom, los empleados pueden disfrutar de lo siguiente:

• Hotdesking optimizado: los empleados híbridos pueden ver y reservar fácilmente los recursos de la oficina cuando no están en ella, así como iniciar sesión en recursos en el sitio, como salas de conferencias, escritorios y otros equipos.  

• Experiencia uniforme e independiente de los dispositivos: una solución de nivel empresarial permite a los empleados comunicarse y colaborar con casi cualquier dispositivo que utilicen, mientras que la uniformidad de la interfaz de usuario garantiza que los empleados obtengan la misma experiencia, independientemente de dónde se encuentren.  

• Mayor flexibilidad: con acceso a las mismas características y funcionalidades, ya sea en casa, en la oficina o en cualquier otro lugar, los trabajadores híbridos pueden ser productivos, independientemente de su ubicación. .

Una vez que incorpora nuevas tecnologías y soluciones para potenciar su organización, ¿cómo puede darse cuenta de si realmente tienen el efecto deseado?

Los datos son la mejor manera de medir el impacto de sus soluciones y pueden indicar las áreas que necesitan más mejoras. Estas son algunas de las formas en las que puede usar métricas para evaluar la eficacia de sus cambios:

• Use datos anteriores como referencia: aunque sus datos históricos, como la cantidad de salas y escritorios que tiene o las puntuaciones anteriores de compromiso de los empleados, pueden no ser demasiado reveladores, pueden ser un buen indicador de los cambios que se han producido.
• Recopile nuevas métricas: recopilar nuevos puntos de datos en torno al uso de las salas, cuántas personas están en las salas a la vez, cuántos participantes remotos asistieron a reuniones en los espacios de conferencia y más puede proporcionar información útil sobre cómo se están utilizando sus espacios y cómo puede mejorar esa experiencia.
• Los mejores datos son los que solicita: las encuestas de los empleados son ideales para descubrir en qué aspectos debe mejorar. Pueden proporcionar inconvenientes específicos, solicitudes comunes de hardware o características, indicar algunas oportunidades perdidas y señalar procesos o tecnologías ineficaces.

Para descubrir más sobre las estrategias para mejorar sus espacios de trabajo, revise nuestro seminario web con Propmodo o visite nuestra página de trabajo híbrido.