Le futur, c'est maintenant : 4 moyens pour les entreprises de se préparer à l'avenir des espaces de travail

Si la salle de conférence traditionnelle qui accueillait de grandes réunions joue toujours un rôle précieux au bureau, les employés ont besoin d'autres espaces de réunion qui répondent plus précisément à leurs besoins divers. Sinon, les employés pourraient finir par utiliser de grands espaces de réunion pour des réunions individuelles ou des sessions de brainstorming ou vice-versa, ce qui créerait des frictions dans l'espace de travail et aboutirait à une utilisation inefficace des salles de réunion.

En créant des espaces spécialement conçus au sein de vos bureaux, vous pouvez vous assurer que vos employés disposent des espaces dont ils ont besoin pour collaborer et qu'ils utilisent efficacement les espaces de réunion. Voici quelques exemples d'espaces dynamiques que vous pouvez intégrer à vos bureaux :

• Espace d'accès - Là, le personnel sur place peut poser des questions aux réceptionnistes, voir et réserver des espaces disponibles ou réaliser des procédures d'approbation importantes.
• Espaces individuels - Ces espaces sont parfaits pour les réunions individuelles avec des protagonistes externes, les petites sessions de brainstorming ou même pour disposer d'un espace calme où les employés peuvent enregistrer du contenu et des présentations.
• Espaces d'équipe - Comme la salle de conférence traditionnelle, ces espaces permettent aux équipes de se réunir, de collaborer et de réfléchir ensemble avec le personnel à distance ou hors site, ou à un groupe d'organiser une réunion plus professionnelle et formelle.
• Espaces communs - Ces espaces, comme une cuisine, une salle de répartition ou une salle de jeu, servent de lieux dans lesquelles les gens peuvent réfléchir, proposer des idées et échanger leurs réflexions dans un cadre informel. Ce sont également d'excellents espaces pour les réunions générales et les grands évènements d'équipe.  

Le bureau fournit un excellent environnement pour la collaboration, en fournissant un accès à du matériel de qualité et à des espaces qui ont été spécialement conçus pour les réunions et la collaboration.

Le bureau n'est toutefois plus le seul espace de travail, et les employés en télétravail n'ont souvent pas accès aux mêmes espaces spécialement conçus. Ils peuvent avoir du mal à être aussi efficaces ou à vivre la même expérience professionnelle que leurs collègues au bureau. En fournissant du mobilier comme des bureaux et des sièges qui favorisent la productivité et préservent la santé des employés, vous pouvez aider ces derniers à se sentir au mieux de leur forme lorsqu'ils travaillent à la maison. Un bureau et un siège de très bonne qualité peuvent également contribuer à prévenir à long terme les blessures dues à la mauvaise posture du corps !

L'éclairage est autre considération importante. La lumière du soleil à travers une fenêtre ou une lumière qui émane d'une seule source peut former des ombres trop denses et une luminosité excessive, ce qui peut entraîner une fatigue mentale lorsqu'on la regarde pendant de longues périodes. La fourniture d'un matériel d'éclairage efficace aux employés à distance pour les aider à régler les problèmes d'éclairage donnera à votre entreprise les moyens de s'assurer que les participants aux réunions peuvent bénéficier d'une expérience de réunion professionnelle.

L'espace de travail n'est plus seulement là où se trouve le bureau, il est là où vos employés sont. Et les employés qui adoptent un mode de travail hybride et travaillent de chez eux, du bureau ou d'ailleurs ont besoin de fonctionnalités et de ressources pour être efficaces où qu'ils soient.

L'un des moyens les plus efficaces pour préparer vos employés à être compétents et efficaces, que ce soit au bureau ou en télétravail, est de mettre en œuvre une solution de communications unifiées. Une solution de communications unifiées professionnelle peut contribuer à créer une expérience technologique fluide et à intégrer la flexibilité à la base même de votre vision des espaces de travail.

Avec une plateforme de communications unifiées telles que Zoom, les employés peuvent bénéficier des éléments suivants :

• Un partage de bureaux simplifié - Les employés qui ont adopté un mode de travail hybride voient et réservent les ressources disponibles au bureau lorsqu'ils n'y sont pas, et se connectent aux ressources sur le site comme les salles de conférence, les bureaux et d'autres équipements.  

• Une expérience cohérente, indépendamment de l'appareil - Une solution professionnelle permet aux employés de communiquer et de collaborer sur quasiment n'importe quel appareil, tandis que la cohérence de l'interface utilisateur garantit que les employés ont la même expérience où qu'ils soient.  

• Une flexibilité accrue - En accédant aux mêmes fonctionnalités, qu'ils soient à la maison, au bureau ou ailleurs, les employés qui ont adopté un mode de travail hybride peuvent être productifs où qu'ils se trouvent. . 

Après avoir intégré de nouvelles technologies et solutions, comment savoir si cela a effectivement eu l'effet souhaité ?

Les données constituent le meilleur moyen pour mesurer l'impact de vos solutions et peuvent indiquer les domaines qui ont le plus besoin d'améliorations. Voici quelques façons d'utiliser les indicateurs pour évaluer l'efficacité de vos changements :

• Utilisez les anciennes données comme référence - Si vos données historiques, telles que le nombre de salles et de bureaux dont vous disposez ou les anciennes notes d'engagement des employés, peuvent ne pas être particulièrement instructives, elles peuvent être un bon indicateur de l'évolution de la situation.
• Définissez de nouveaux indicateurs - Recueillir de nouveaux points de données relatifs à l'utilisation des salles, au nombre de personnes dans les salles, au nombre de personnes ayant participé à distance aux réunions dans les espaces de conférence, etc., permet d'obtenir des observations utiles quant à la façon dont vos espaces sont utilisés et dont vous pouvez améliorer cette expérience.
• Les meilleures données sont celles que vous demandez - Les enquêtes auprès des employés sont l'outil idéal pour connaître les domaines nécessitant une amélioration. Elles peuvent révéler des difficultés, les demandes courantes de matériel ou de fonctionnalités, indiquer les opportunités manquées, et mettre en évidence les processus ou technologies inefficaces.

Pour en savoir plus sur les stratégies pour améliorer vos espaces de travail, veuillez consulter notre webinaire avec Propmodo ou vous rendre sur notre page du travail hybride.