O futuro é agora: quatro maneiras das organizações se prepararem para o futuro dos locais de trabalho

Mesmo que a sala de conferência tradicional que abriga reuniões maiores ainda tenha uma função importante no escritório, os funcionários precisam de espaços de reunião que atendam melhor suas diferentes necessidades. Caso contrário, os funcionários podem acabar usando um espaço destinado às reuniões maiores para fazer reuniões individuais ou sessões de brainstorming ou vice-versa, o que pode criar problemas no local de trabalho e levar a um uso pouco eficiente das salas de reunião. 

Ao criar espaços feitos sob medida no escritório, você pode ajudar a garantir que seus funcionários tenham os espaços de que precisam para colaborar e que eles estejam usando os espaços de reunião de forma eficaz. Aqui estão alguns exemplos de espaços dinâmicos que você pode incluir no escritório: 

• Espaços de entrada - aqui o pessoal da unidade pode fazer perguntas à recepcionista, visualizar ou agendar espaços disponíveis ou concluir procedimentos importantes para iniciar sessão.
• Espaços individuais - estes espaços são perfeitos para reuniões individuais com partes interessadas externas, pequenas sessões de brainstorming ou até mesmo um espaço tranquilo no qual os funcionários podem gravar conteúdos e apresentações. 
• Espaços de equipe - bem parecidos com a tradicional sala de conferência, estes espaços são ideais para as equipes se reunirem, colaborarem e fazerem brainstorm com pessoas que estão remotas ou com equipe externa à unidade, além de ser uma ótima opção quando um grupo precisa organizar uma reunião mais profissional. 
• Espaços comuns - estes espaços, como a cozinha, sala de descanso ou sala de jogos, servem como um lugar onde as pessoas podem fazer brainstorm, idear e compartilhar opiniões em uma área informal. Além disso, eles servem como ótimos espaços para chamadas gerais e eventos com equipes grandes!  

O escritório oferece um excelente ambiente para colaboração com acesso a hardware e espaços de alta qualidade que foram feitos sob medida para reuniões e colaboração. 

No entanto, o escritório não é mais o único tipo de local de trabalho e os trabalhadores remotos, normalmente, não têm acesso aos mesmos espaços que foram feitos sob medida. Eles podem achar difícil serem igualmente eficientes ou terem a mesma experiência profissional que seus colegas que estão no escritório. Ao fornecer mobília como mesas e cadeiras que estimulam a produtividade e protegem a saúde dos trabalhadores, você pode ajudar a garantir que seus funcionários se sintam bem quando estão em home-office. Uma mesa e uma cadeira de boa qualidade também podem ajudar a impedir lesões que aparecem a longo prazo, resultantes de uma posição corporal incorreta. 

Um outra consideração importante é a iluminação, já que a luz solar oriunda de uma janela ou de uma única fonte de luz pode criar sombras complicadas e a saturação da iluminação pode causar fadiga mental quando você é obrigado a olhar para ela por longos períodos. Oferecer equipamento de iluminação eficaz aos funcionários remotos os ajudando a resolver problemas de iluminação, permite que a sua organização garanta uma experiência profissional aos participantes de uma reunião. 

O local de trabalho não é mais onde o escritório está e sim em qualquer lugar que a sua força de trabalho esteja. E com funcionários híbridos em home-office, no escritório e em qualquer outro lugar, eles precisam de recursos para serem bem-sucedidos, independentemente de onde estejam. 

Uma das maneiras mais eficazes de preparar os seus funcionários para serem bem-sucedidos e eficientes, tanto no escritório quanto remotamente, é implementar uma solução de comunicações unificadas. Uma solução de comunicações unificadas de nível empresarial pode ajudar a criar uma experiência tecnológica consistente, além de flexibilidade justamente para espinha dorsal da sua filosofia de local de trabalho. 

Com uma plataforma de comunicações unificadas como o Zoom, os funcionários podem aproveitar: 

• Postos de trabalho simplificados - os funcionários híbridos podem facilmente ver e reservar recursos no escritório, quando eles não estão no escritório, assim como iniciar sessão em recursos da unidade, como salas de conferência, mesas e outros equipamentos.  

• Experiência consistente, independente do dispositivo - uma solução de nível empresarial permite que os funcionários se comuniquem e colaborem com praticamente qualquer dispositivo que os funcionários estejam usando, enquanto a consistência da interface do usuário garante que os funcionários tenham a mesma experiência, independentemente de onde estiverem.  

• Flexibilidade aprimorada - tendo acesso aos mesmos recursos e funcionalidade, independentemente de estarem em casa, no escritório ou em outro lugar qualquer, os trabalhadores remotos podem ser produtivos, não importa onde eles estejam. . 

Após incorporar novas tecnologias e soluções para capacitar a sua organização, como é possível dizer se elas tiveram, realmente, o efeito desejado?

Dados são a melhor maneira de mensurar quão impactante são as soluções e eles podem indicar as áreas que mais precisam de melhorias. Aqui estão algumas maneiras sobre como você pode usar as métricas para medir a efetividade das mudanças: 

• Use dados antigos como referência - embora os seus dados históricos, como a quantidade de salas e mesas que você tem ou as pontuações passadas de engajamento dos funcionários, talvez não deem informações importantes, eles podem ser um bom indicador de como as coisas mudaram.
• Colete novas métricas - coletar novos pontos de dados em relação à utilização de salas, quantas pessoas estão nas salas simultaneamente, quantos participantes remotos compareceram às reuniões em espaços de conferência e outros dados pode oferecer informações importantes sobre como os espaços estão sendo usados e como você pode aprimorar essa experiência. 
• Os melhores dados são os dados que você solicita - as pesquisas com funcionários são perfeitas para dar informações em relação à necessidade de melhorias. Eles podem informar quais são as dores específicas, solicitações comuns em relação a hardware e recursos, além de indicar algumas oportunidades perdidas e apontar processos ou tecnologias ineficazes. 

Para saber mais sobre as estratégias para aprimorar seus locais de trabalho, confira nosso webinar com a Propmodo ou acesse nossa página de trabalho híbrido.