Expertentipps für das erfolgreiche Veranstalten von hybriden Events

Präsenzveranstaltungen mögen wieder im Kommen sein, aber die Nachfrage nach virtuellen und hybriden Funktionen ist weiterhin hoch. Zum einen sind sie kostengünstig und für nicht vor Ort befindliche Teilnehmer besonders gut geeignet, zum anderen bieten sie Marketingexperten die Möglichkeit, die Reichweite ihrer Marke weit über die vier Wände traditioneller Konferenzräume hinaus zu erhöhen.

„Wo kann ich mich anmelden?“ Das mag jetzt Ihr erster Gedanke sein, aber wenn hybride Events Neuland für Sie sind und Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, lesen Sie weiter. In diesem Artikel finden Sie einige Expertentipps, wie Sie sich zielsicher orientieren können. Wir haben Savannah Fairbank gebeten, ihre eigenen Erfahrungen mit dem Hosten von hybriden Events mit uns zu teilen und uns ein paar Tipps zu geben, wie Sie Ihr Publikum fesseln können. Savannah ist eine erfahrene Managerin für virtuelle Events bei der globalen Anwaltskanzlei Cooley LLP.

Cooley begleitet in der Regel mehr als 900 Events pro Jahr, darunter Sponsoring-Aktivitäten, Vorträge, Bildungsveranstaltungen und Konferenzen. Wir waren auch vor COVID-19 schon mit virtuellen Veranstaltungen vertraut und haben Zoom Webinars und Zoom Meetings verwendet, um für Kunden pädagogische Inhalte zu verbreiten. Aber 2020 haben wir spontan auf ein komplett virtuelles Veranstaltungsangebot umgestellt und haben ausschließlich virtuelle Programme angeboten. 

Wir wollten ein Event mit einer virtuellen Komponente anbieten, das in gewisser Hinsicht mit unseren Präsenzveranstaltungen vergleichbar sein würde. Deshalb haben wir Zoom Events verwendet und in Partnerschaft mit dem Berkeley Center for Law and Business eine zweitägige hybride Konferenz veranstaltet, bekannt als Berkeley Forum on Corporate Governance. Das war unser erster Vorstoß in den Bereich der hybriden Events. Dabei haben wir das Live-Event nicht nur virtuell geplant, sondern auch vor Ort geplant und ausgeführt.

Mit der virtuellen Option können wir ein Höchtmaß an Inklusivität bieten. Die Teilnehmer unseres Berkeley-Events waren überwiegend vor Ort. Da wir neben der Präsenzveranstaltung aber auch eine virtuelle Komponente angeboten haben, konnten Cooley und Berkeley ihre Event-Einladungen an eine viel größere Zahl von Teilnehmern senden. Es gibt im Prinzip nichts, was mit dem virtuellen Teil vergleichbar wäre, weil dadurch am Ende dreimal so viele Teilnehmer dabei sein können. 

In gewisser Weise möchte ich das Gefühl oder die Energie einer Präsenzveranstaltung nehmen und auf die virtuelle Ebene übertragen. Wenn ich vor Ort 100 Teilnehmer in einem Raum habe, die bei einer Podiumsdiskussion eine Frage stellen können, mein virtuelles Publikum das aber nicht kann, muss ich einen Weg finden, die virtuellen Teilnehmer auf nahtlose und natürliche Weise mit den Rednern vor Ort interagieren zu lassen. Wir wollen nicht, dass sie die Augen verdrehen, weil ein Bildschirm nicht funktioniert, während sie versuchen, eine Frage zu stellen.

Ich denke immer an die Leute, die nicht so sicher im Umgang mit Technologie sind, und stelle sicher, dass alle wissen, wie sie sich anmelden müssen oder das verwenden können, was sie vor sich haben. Beim Erstellen von Events denke ich darüber nach, wie ich sicherstellen kann, dass auch Personen, die mit der Technologie nicht gut zurechtkommen, bequem teilnehmen können. Weil wir in allen Geschäftsräumen von Cooley die Technologie von Zoom verwenden, erhalten wir regelmäßig positives Feedback von Sprechern wie auch von Teilnehmern, dass Zoom sehr einfach zu bedienen sei. Auch bei unserem hybriden Event haben wir ziemlich viel positives Feedback zur einfachen Navigation und zum nahtlosen Erlebnis in Zoom Events bekommen – selbst von denen, die es nicht so mit der Technologie haben.

Die AV-Komponente ist besonders wichtig, denn es ist völlig egal, wie gut oder lange wir etwas geplant haben, wenn es am Ende nicht funktioniert. Das Publikum vor Ort muss genau denselben Videofeed sehen wie die virtuellen Teilnehmer. Es darf sich nicht um irgendeine merkwürdige Mischung aus den Live-Geschehnissen handeln.

Bei unserem hybriden Event hat das Eventteam von Cooley die Veranstaltung vor Ort durchgeführt, um sicherzugehen, dass das Live-Event ein Erfolg wird. Weil wir das Event nicht gleichzeitig online und offline durchführen konnten, haben wir für die Durchführung des virtuellen Teils, also Starten und Stoppen der Sitzungen sowie zur Unterstützung beim Zusammensetzen der Teile auf Anbieterseite, das Events-Services-Team von Zoom herangezogen.

Wir machen uns immer Gedanken, wie unsere Marke vertreten und dargestellt wird. Bei Präsenzveranstaltungen weiß ich, wie unser Branding aussehen wird und welche Möglichkeiten wir haben. Ich weiß, wie die Bühne aussieht, die Tagesordnung, die Beleuchtung. Bei unserem hybriden Event hat uns Zoom Events die Möglichkeit gegeben, das Branding, das wir vor Ort hatten, so weit wie möglich zu nachzubilden. Ein wichtiger Teil war die Überlegung, wie wir unserem virtuellen Event denselben Anstrich verpassen können wie anderen Cooley-Events, aber über Zoom. Immerhin nutzt Cooley Zoom, und unsere Geschäftsräume verfügen über Zoom Rooms-Integrationen. 

Ich bin der Meinung, dass Live-Sprecher ihr Publikum dann am natürlichsten und besten ansprechen, wenn sie mit den Menschen reden, die direkt vor ihnen sitzen. Aber denken Sie daran, dass es zwei unabhängige Zuhörergruppen gibt, die Sie ansprechen müssen. Das sind noch weitere 600 Menschen, die Ihnen über das Internet zusehen. Richten Sie sich ein bisschen mehr an die, und seien Sie sich bewusst, wo die Kamera ist, wenn Sie Menschen begrüßen oder sich an Teilnehmer wenden. 

Außerdem sollten Sie das Event sowohl aus Teilnehmer- als auch aus Sprechersicht betrachten. Wenn die Redner nicht vollständig mit der verwendeten Technologie vertraut sind, wird sich das bei der Präsentation zeigen. Halten Sie unbedingt eine Generalprobe ab und zeigen Sie den Sprechern, wie alles funktioniert, damit sie wissen, wie alles abläuft, und sich bei ihrem virtuellen Vortrag wohlfühlen. 

Das ist jedenfalls etwas, das immer in Betracht kommt, was zuvor nicht immer der Fall war. Bisher brauchten wir immer einen triftigen Grund für eine virtuelle Komponente. Jetzt ist das immer eine Option, und in 80 % der Fälle nehmen wir sie auch wahr und bieten einen virtuellen Teil an.

Wenn Sie erfahren möchten, wie die Zoom-Plattform Cooley hilft, seinem Ruf als Technologie-Pionier immer wieder gerecht zu werden, lesen Sie hier die ganze Geschichte. Wenn Sie ein virtuelles oder hybrides Event mit Zoom Events veranstalten möchten, kontaktieren Sie uns für eine 1:1-Demo unserer Plattform für virtuelle Veranstaltungen.