5 Tipps zu kollaborativem Arbeiten – mit Zoom Workplace schalten Sie in Ihrem Arbeitsalltag einen Gang höher

Eine der größten Herausforderungen der kollaborativen Arbeit in der vielschichtigen modernen Arbeitsumgebung besteht darin, den Überblick über alle Informationen zu behalten, die zwischen verschiedenen Teams und Projekten ausgetauscht werden. Je mehr kollaborative Tools und isolierte Kommunikationskanäle genutzt werden, desto schwieriger wird es, alle stets auf dem Laufenden zu halten. 

Die gute Nachricht ist, dass die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen, Partnern und Kunden mit Zoom Workplacegerade viel einfacher geworden ist ! Jetzt können Sie Ihren Arbeitstag mit einer einzigen App gestalten, die Zoom AI Companion enthält, unseren KI-Assistenten, der Ihnen hilft, Kontextwechsel, Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und Missverständnisse zu reduzieren. 

AI Companion ist umfassend in Zoom Workplace integriert und hilft Ihnen, im Chat oder per E-Mail Nachrichten zu verfassen, Ihre Ideen auf einem Whiteboard zu ordnen und Zusammenfassungen von Meetings, Anrufen und Chatnachrichten zu erstellen. Er bietet zeitsparende Funktionen wie die Mailbox-Priorisierung in Zoom Phone. In Meetings kann er nächste Schritte definieren und damit alle auf den gleichen Stand bringen. AI Companion optimiert effizient Ihre Arbeitsabläufe und maximiert Ihre Produktivität auf der gesamten Plattform.

Die wahre Stärke von Zoom Workplace ist, dass Sie damit Ihren Arbeitstag rund um effektives kollaboratives Arbeiten organisieren können. Sie kommunizieren damit effizienter zu Ihren Projekten und mit den Menschen, mit denen Sie eng zusammenarbeiten. Mit den folgenden fünf Tipps schöpfen Sie das Potenzial der neuen Tools voll aus.

Meetings sind oft der Dreh- und Angelpunkt von projektbezogenem oder teaminternem kollaborativem Arbeiten. Möglicherweise haben Sie wöchentliche Meetings in fester Runde, in denen Sie den Fortschritt eines bestimmten Projekts besprechen, und müssen auch zwischen diesen Meetings up to date bleiben. 

Wenn Sie das nächste Mal ein neues Meeting (oder ein wiederkehrendes Meeting) erstellen, schauen Sie darauf, dass der kontinuierliche Meeting-Chat aktiviert ist. Dadurch wird ein dauerhafter Chatkanal erstellt, der mit dieser Meeting-ID verknüpft ist.

Sie können im Vorfeld mit den Teilnehmern chatten und das Gespräch auch während und zwischen Meetings fortsetzen. Alle im Meeting freigegebenen Dokumente, Bilder und Dateien können in der Registerkarte „Ressourcen“ des kontinuierlichen Meeting-Chats hinzugefügt und inhaltlich sortiert werden, sodass man leicht findet, wonach man sucht.

In den neuen, optimierten Registerkarten „Kalender“ und „Meetings“ in Zoom Workplace können sich alle Details eines Meetings anzeigen lassen, indem Sie auf die entsprechende Meeting-Karte klicken. Hier können Sie auch Materialien für das Meeting hochladen, etwa Tagesordnungen und Whiteboards, sodass sie für andere Teilnehmer einfach zu finden sind. Sie haben von der Meeting-Karte außerdem Zugriff auf den kontinuierlichen Meeting-Chat, können einen Chat beginnen oder Eingeladene per E-Mail kontaktieren.

Um die neue Ansicht auszuprobieren, klicken Sie in Ihrem Online-Kontoportal auf „Einstellungen“. Aktivieren Sie dort die neue Meeting-Registerkarte. (Stellen Sie sicher, dass Ihr Google- oder Microsoft-365-Kalender verbunden ist, oder richten Sie Zoom Mail und Calendar ein). Klicken Sie dann in Zoom Workplace auf die Kalender-Registerkarte. Dort sehen Sie Ihre Zeitplanung und können für Ihre bevorstehenden Meetings Assets hinzufügen und abrufen.

Wenn Sie ein Team leiten, können Sie Ihre Kollegen ganz leicht in alle wichtigen Gespräche einbeziehen. Erstellen Sie dazu einen Gemeinschaftsbereich im Team-Chat und fügen Sie alle Mitglieder Ihres Teams hinzu. Fügen Sie dann alle Chatkanäle hinzu, die für sie relevant sind – ob abteilungsweite Kanäle oder projektbasierte Unterhaltungen. Jeder im Gemeinschaftsbereich wird automatisch zu den Kanälen hinzugefügt, denen er noch nicht angehört. Wenn Ihr Team wächst, können Sie neue Mitglieder bequem zum Gemeinschaftsbereich hinzufügen. Außerdem sparen Sie Zeit beim Onboardingprozess, indem Sie ihnen Zugriff auf alle Kanäle gewähren können, anstatt sie zu jedem Kanal einzeln hinzufügen zu müssen.

Zum Erstellen eines solchen Bereichs klicken Sie in Ihrer Team-Chat-Registerkarte auf das Plus-Symbol und dann auf „Gemeinschaftsbereich“. Sie können Ihren Bereich benennen, Mitglieder hinzufügen (auch vorhandene Kanäle hinzuzufügen ist möglich) und Ihre Einstellungen anpassen. Sobald Sie Ihren Bereich erstellt haben, können Sie nach Bedarf Mitglieder und Kanäle hinzufügen.

Videokonferenzen sind für die Kommunikation und kollaborative Arbeit von Teams von zentraler Bedeutung – insbesondere, wenn Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten an verschiedenen Standorte sitzen. Allerdings kann es passieren, dass die immer gleichen Meetings irgendwann abgestanden wirken und die Teilnehmer weniger bei der Sache sind.

Mit unseren neusten Zoom Meetings ist kollaboratives Arbeiten einfacher und direkter möglich. Sie können jetzt Whiteboards und Notizen freigeben und gemeinsam in ihnen arbeiten. Außerdem können Sie Dokumente aus Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box und Microsoft Sharepoint direkt im Meeting freigeben – kein Umschalten mehr zwischen Meetingfenster und geöffnetem Dokument. Probieren Sie es aus: Klicken Sie auf „Freigeben“ und wählen Sie die Registerkarte „Dokumente“ aus. 

Neben diesen hilfreichen Funktionen für das kollaborative Arbeiten finden Sie in unseren neuen Meetings:

• eine vereinfachte Symbolleiste, in der Sie direkt AI Companion aktivieren, Ihren Bildschirm freigeben und Host-Tools finden können
• eine neue Mehrsprecheransicht mit einem dynamischeren Blick auf diejenigen, die gerade sprechen
• neue benutzerdefinierte Designfarben für einen frischen Look und Porträtbeleuchtung, die Ihren Hintergrund abdunkelt und Sie hervorhebt, damit Sie bestens zur Geltung kommen. Außerdem die Möglichkeit für Hosts, dem Meeting Hintergrundbilder hinzufügen
• bessere Tonqualität in offenen Umgebungen durch personalisierte Audioisolierung, die Ihre Stimme während Meetings klarer überträgt und Hintergrundgeräusche unterdrückt 

Für hybrid oder voll im Büro tätige Mitarbeiter gehört die Reservierung eines Arbeitsplatzes zunehmend zum Alltag. Gute Neuigkeiten, wenn Sie die Arbeitsplatzreservierung bereits auf Ihrem Handy oder im Zoom-Kontoportal genutzt haben: Ab sofort ist dies auch direkt in der Zoom Workplace-Anwendung über die neue Registerkarte „Arbeitsplätze“ möglich. 

Und mit unseren smarten Empfehlungen erhalten Sie noch zusätzliche Hilfe bei der Auswahl Ihres Arbeitsplatzes. Klicken Sie in der Registerkarte „Arbeitsplätze“ auf das Robotersymbol auf der linken Seite. Sie erhalten eine KI-gestützte Empfehlung für die günstigsten Bürotage (je nachdem, wann diejenigen, mit denen Sie am häufigsten zusammenarbeiten, einen Platz reserviert haben) und den besten Sitzplatz (je nach Ihren Vorlieben und der Distanz zu denjenigen, mit denen Sie am häufigsten zusammenarbeiten).

Sie möchten Zoom Workplace ausprobieren? Sie können die genannten neuen Funktionen und Möglichkeiten nutzen, sobald Sie Ihre Zoom-Desktopanwendung auf Version 6.0 oder höher aktualisieren. 

Seien Sie gespannt auf weitere Features, die wir in den nächsten Monaten einführen werden – darunter Ask AI Companion, mit dem Sie noch mehr Inhalte der Plattform direkt zur Hand haben.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Blog wurde ursprünglich im Juli 2016 veröffentlicht und im April 2024 mit Zooms neuesten Funktionen und Produkten zum kollaborativen Arbeiten aktualisiert.