Lake|Flato Architects tiết kiệm 100 giờ mỗi tuần bằng cách hợp nhất trên Zoom Workplace

Lake|Flato Architects nổi tiếng trên toàn quốc với khả năng thiết kế những công trình hiện đại, thân thiện với môi trường, hài hòa với cảnh quan xung quanh.

Là một công ty có tầm nhìn xa, Lake|Flato hiểu được nhu cầu ngày càng tăng về một nơi làm việc hiện đại mà ở đó nhân viên không bị bó buộc trong một không gian làm việc chật hẹp. Họ đã tự thử thách bản thân để thiết kế một môi trường làm việc của tương lai – nơi sử dụng công nghệ tốt nhất ngành và mang đến trải nghiệm người dùng vượt trội dù nhân viên đang ở nơi đâu.

Và họ sẽ dùng chính văn phòng của mình làm ví dụ.

“Chúng tôi quyết định áp dụng hoàn toàn mô hình làm việc theo hình thức kết hợp với tỷ lệ phân chia gần như 50/50 giữa làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà. Trong văn phòng, số lượng bàn làm việc sẽ ít hơn số nhân viên”, Dan Stine, Giám đốc Công nghệ Thiết kế, Lake|Flato cho biết.

Việc hỗ trợ lực lượng lao động kết hợp có thể đặt ra thách thức cho bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, nhưng đối với một công ty kiến trúc và quy hoạch, thách thức thậm chí còn lớn hơn do tính chất sáng tạo và cộng tác của công việc. “Chúng tôi là kiến trúc sư, vì vậy chúng tôi luôn suy nghĩ bằng hình ảnh và muốn vẽ lên mọi thứ”, Dan giải thích.

Ban đầu, Lake|Flato sử dụng Miro như một công cụ vẽ bảng trắng, nhưng đây là một công cụ độc lập và không phải ai trong công ty cũng được cấp giấy phép.

Dan và nhóm của anh cũng muốn có một giải pháp công nghệ dễ dàng truy cập và sử dụng ở mọi nơi, ngay cả khi người dùng thay đổi vị trí.

Nhằm hiện thực hóa những ý tưởng đó, công ty đã cải tạo triệt để tòa nhà văn phòng, biến nó thành một biểu tượng của sự bền vững môi trường, thiết kế đầy sáng tạo và tính toàn diện.

Nhóm đã chuyển đổi mỗi phòng hội nghị thành Phòng Zoom, với một màn hình cảm ứng để hiển thị nội dung và một màn hình không cảm ứng khác dành cho người tham gia. Zoom Rooms mang tính năng cộng tác video HD đến văn phòng và tại nhà, cho phép những người tham gia trực tiếp và từ xa tương tác dễ dàng và nhất quán.

“Bất cứ khi nào cần chia sẻ nội dung, thao tác đều giống nhau. Với chiếc máy tính bảng, bạn có thể tham gia cuộc họp Zoom và chia sẻ nội dung ở bất cứ đâu –dù là sân trong văn phòng, phòng hội nghị, bàn làm việc, nhà riêng hay quán cà phê”, Dan cho biết.

Zoom Rooms tạo môi trường làm việc bình đẳng cho tất cả mọi người. Mọi người có thể dễ dàng tham gia các cuộc họp, bất kể họ ở đâu.

Dan cũng thích Zoom Rooms vì đây là hệ sinh thái mở hoạt động tốt với các nền tảng họp video khác như Microsoft Teams, Cisco Webex và Google Meet. Chỉ cần một cú nhấp chuột vào nút “Bắt đầu cuộc họp” là có thể bắt đầu bất kỳ cuộc họp nào.

Ngoài ra, với thiết kế văn phòng mới, tất cả các bàn làm việc đều được trang bị kết nối không dây, loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng bàn phím, chuột và cả cáp HDMI. Mọi thứ đều có thể di chuyển dễ dàng, và mỗi người đều được trang bị một máy tính bảng cùng giấy phép sử dụng Zoom riêng. Ngay cả khi đang họp, mọi người vẫn có thể thay đổi vị trí mà vẫn tham gia cuộc họp Zoom và không bỏ lỡ điều gì.

Dan ước tính công ty tiết kiệm được 100 giờ mỗi tuần bằng cách không yêu cầu nhân viên phải thiết lập thiết bị nhiều bước và loại bỏ nhu cầu đăng nhập và đăng xuất mỗi khi họ thay đổi vị trí trong cuộc họp.

Ngay cả những vị khách bên ngoài, chẳng hạn như chuyên gia tư vấn và khách hàng, cũng có thể dễ dàng tham gia các cuộc gọi Zoom khi đến văn phòng Lake|Flato.

“Họ thường nghĩ là cần phải có cáp HDMI, nhưng thực ra họ chỉ cần mở ứng dụng Zoom và nhấn nút chia sẻ – mọi thứ hoạt động trơn tru”.

Trong thời gian phòng hội nghị trống giữa các cuộc họp, bộ phận tiếp thị của Lake|Flato sử dụng các bảng điện tử trong phòng họp như một kênh tiếp thị mới. Dan giải thích:

“Một số phòng hội nghị của chúng tôi nằm ngay sát vỉa hè, có cửa sổ kính kéo dài từ sàn nhà lên đến tận trần. Mọi người đi bộ xuống phố và nhìn thấy tất cả những hình ảnh thú vị về các dự án của chúng tôi trên màn hình trong phòng hội nghị trống”.

Nhóm tiếp thị cũng có thể nhanh chóng thay đổi nội dung để giới thiệu các sự kiện đặc biệt, đảm bảo tính phù hợp.

Sau khi triển khai Zoom Rooms, Dan và đội ngũ của mình nhanh chóng nhận thấy giá trị của việc áp dụng tính năng Zoom Whiteboard . Bây giờ, mọi thành viên trong đội ngũ đều sử dụng nó gần như hàng ngày.

Dan cũng sử dụng tính năng AI của Zoom Whiteboard để hỗ trợ chuẩn bị các bài thuyết trình và đào tạo.

“Gần đây, tôi đã yêu cầu AI đưa ra ý tưởng về một chủ đề chuyên biệt cụ thể mà tôi đang chuẩn bị xây dựng chương trình đào tạo. AI đã cho tôi những ý tưởng mà tôi chưa từng nghĩ tới”, Dan nói.

Mặc dù Dan phải tinh chỉnh các ý tưởng do AI tạo ra, anh ước tính AI đã giúp anh hoàn thành 75% chặng đường.

Vào giai đoạn đầu chuyển đổi, Lake|Flato đã sử dụng Microsoft Teams Phone nhưng đã chuyển sang Zoom Phone khi họ thấy được lợi ích của việc hợp nhất chức năng Truyền giọng nói qua giao thức Internet đám mây vào nền tảng Zoom Workplace. 

“Zoom rẻ hơn Teams, đó là một trong những lý do khiến chúng tôi chuyển từ Microsoft Teams Phone sang Zoom Phone. Nhưng quan trọng hơn, khi sử dụng mọi tính năng trên Zoom, Zoom Phone của bạn sẽ không đổ chuông khi bạn đang họp”, Dan nói. “Công cụ này biết rằng bạn đang bận nên điện thoại sẽ không làm phiền bạn”. 

Thay vào đó, Dan sử dụng bản chép lời thư thoại đi kèm với Zoom Phone để xem liệu anh ấy có cần gọi lại ngay lập tức hay không.

“Ngay cả khi đang họp, nếu thấy có cuộc gọi nhỡ, bạn chỉ cần nhấp vào là có thể biết ai gọi và nội dung cuộc gọi là gì mà không cần phải nghe lại toàn bộ và phân loại nhanh chóng ngay lập tức. Bạn có cần phải rời khỏi cuộc họp vì đó là chuyện quan trọng hay có thể giải quyết sau?”

Lake|Flato cũng sử dụng trợ lý AI tích hợp của Zoom, AI Companion, để tối ưu quy trình làm việc của họ, từ tóm tắt cuộc họp đến các câu hỏi trong cuộc họp, cung cấp chức năng “tóm tắt nhanh”. AI Companion đi kèm các dịch vụ trả phí được chỉ định cho tài khoản Zoom mà không tốn thêm chi phí.

Dan ước tính rằng anh ấy dành 15 phút để ghi chú cho mỗi cuộc họp kéo dài một giờ và 15 phút nữa để sắp xếp lại ghi chú sau đó – giờ đây công việc này đã được loại bỏ nhờ AI Companion. Với việc Dan dành khoảng 12 đến 15 giờ cho các cuộc họp mỗi tuần, anh ấy có thể tiết kiệm được khoảng sáu đến tám giờ mỗi tuần.

“Việc tiết kiệm được một chút thời gian là rất tuyệt, nhưng quan trọng hơn là khả năng tập trung vào dự án, cũng như sự hiện diện và tinh thần trách nhiệm với đồng nghiệp. Hơn nữa, việc tìm kiếm ghi chú cũng rất dễ dàng vì chúng luôn được lưu ở cùng một chỗ”, Dan nói.

Dan cũng sử dụng tính năng đặt câu hỏi trong cuộc họp trong Zoom Meetings. Nếu anh ấy đến muộn hoặc đang làm nhiều việc cùng lúc, anh ấy có thể nhấn nút “tóm tắt nhanh” để có bản tóm tắt ngắn gọn về những gì đã xảy ra trong cuộc gọi cho đến thời điểm hiện tại, yêu cầu xem tên anh ấy có được nhắc đến không và có được cái nhìn tổng quan nhanh chóng về những nội dung chính.

Dan thậm chí còn mong muốn sử dụng nền tảng Zoom Workplace nhiều hơn nữa trong tương lai. Ông đặc biệt hứng thú với việc tận dụng Zoom Sessions cho các sự kiện lãnh đạo tư tưởng, với khả năng đăng ký và báo cáo nâng cao.

“Chúng tôi muốn sử dụng Zoom Sessions để tiếp tục giữ vững vị thế dẫn đầu về mặt tư duy trong ngành. Việc có thể tự chủ trì sự kiện trên Zoom thật sự sẽ rất tuyệt vời”, Dan cho biết.

Việc Lake|Flato ngày càng sử dụng Zoom nhiều hơn cho thấy lợi ích của một nền tảng tích hợp nhiều tính năng.