Tự động hóa quy trình làm việc của Zoom cho phép bạn tạo quy trình làm việc tự động đối với các tác vụ phổ biến như trả lời tin nhắn trò chuyện, giúp nhóm tiết kiệm thời gian.
7 số phút đọc
Cập nhật vào February 19, 2025
Đăng vào July 09, 2024
Hãy nghĩ xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho các công việc thường ngày, chẳng hạn như gửi tin nhắn đăng ký hàng tuần hoặc sao chép thông tin từ ứng dụng này sang ứng dụng khác. Khoảng thời gian có vẻ giống như một phút ở đây hoặc ở đó có thể nhanh chóng tăng lên khi bạn có nhiều dự án ý nghĩa hơn mà bạn muốn thực hiện. Quy trình làm việc tự động có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu đó.
Cho dù bạn là quản trị viên CNTT xử lý các yêu cầu trợ giúp hay là nhân viên thông tin chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác, việc tự động hóa các quy trình kinh doanh đơn giản, phổ biến sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn — và cuối cùng là hoàn thành được nhiều việc hơn.
Zoom Workflow Automation giúp bạn dễ dàng xây dựng các quy trình làm việc mạnh mẽ giúp hợp lý hóa công việc của bạn trên Zoom Workplace và các ứng dụng của bên thứ ba. Bạn cũng có thể đưa AI Companion vào quy trình làm việc của mình, thu thập thông tin và ngữ cảnh từ nền tảng để thúc đẩy hành động bằng cách xử lý các tác vụ nhỏ đó thay bạn.
Chúng ta sẽ xem tính năng này hỗ trợ như thế nào trong ngày làm việc của bạn, nhưng trước tiên, sau đây là tổng quan về Tự động hóa quy trình làm việc và cách thức hoạt động của tính năng này.
Tự động hóa quy trình làm việc là quá trình sử dụng phần mềm để tự động hóa một số tác vụ nhất định bằng cách tạo quy tắc hoặc quy trình làm việc giữa các hệ thống. Các quy tắc này có thể có điều kiện (được kích hoạt khi đáp ứng được một số điều kiện nhất định — chẳng hạn như "nếu thế này, thì thế kia") hoặc tuần tự (hoàn thành theo thứ tự tuyến tính nhất định khi xảy ra yếu tố kích hoạt).
Với Zoom Workflow Automation, bạn có thể tạo các quy trình công việc đơn giản chỉ với một hoặc hai bước hoặc các quy trình công việc thông minh và năng động hơn kết hợp logic có điều kiện, vòng lặp, độ trễ và công tắc để hướng dẫn các hành động theo nhiều đường dẫn một cách dễ dàng. Tính năng này cho phép bạn tự động hóa các quy trình công việc phổ biến trong Zoom Workplace và tận dụng các tính năng của AI Companion. Nó cũng giúp giảm việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách sử dụng tích hợp của bên thứ ba hoặc trình kích hoạt webhook để kết nối với các ứng dụng kinh doanh như Jira, Google hoặc Microsoft.
Zoom Workflow Automation dễ sử dụng mà không cần chuyên môn kỹ thuật. Từ tab Quy trình làm việc trong ứng dụng Zoom Workplace, bạn chỉ cần bắt đầu bằng một mẫu dựng sẵn và tùy chỉnh từng bước theo nhu cầu cụ thể của mình. Hoặc bạn có thể tạo quy trình làm việc từ đầu bằng cách chọn từ danh sách các kích hoạt có sẵn và kéo thả các bước vào quy trình khi cần.
Đọc tiếp để biết cách bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để tự động hóa các tác vụ phổ biến trong ngày làm việc, phù hợp với vai trò của bạn.
Các cuộc họp có thể tràn ngập những cuộc thảo luận và ý tưởng, nhưng sau khi cuộc trò chuyện kết thúc, làm thế nào để bạn và nhóm của mình có trách nhiệm thực hiện theo? Workflow Automation có thể tự động tạo hoặc cập nhật tài liệu Zoom (hoặc tài liệu Google hay Word) từ bản tóm tắt cuộc họp do AI Companion tạo ra sau khi cuộc họp của bạn kết thúc, cung cấp cho bạn không gian riêng để xem lại các chủ đề thảo luận, mở rộng ý tưởng và gắn thẻ đồng nghiệp với các bước tiếp theo. Bạn thậm chí có thể cấu hình quy trình làm việc để tự động chia sẻ tài liệu đó với đồng đội của mình trong kênh trò chuyện đã chọn, giúp mọi người đều nắm được thông tin.
Nếu bạn tham gia hàng tỷ kênh trò chuyện nhưng chỉ có một số ít kênh cần phải tham gia trực tiếp, hãy tạo một cuộc trò chuyện tóm tắt hàng ngày để giúp bạn theo kịp nội dung mà không bị quá tải tin nhắn. Lên lịch cho quy trình công việc bắt đầu vào thời điểm cụ thể trong ngày, chỉ định kênh trò chuyện bạn muốn tóm tắt và phạm vi thời gian (ví dụ: bạn có thể lấy tin nhắn trong 24 giờ qua) và thêm bước để tóm tắt những tin nhắn này bằng AI Companion. Bạn có thể chọn hiển thị văn bản tóm tắt trong tài liệu Zoom hoặc gửi cho đồng nghiệp hoặc nhóm thông qua Team Chat. Sau khi quy trình công việc thực thi, bạn có thể đọc tóm tắt cuộc trò chuyện để biết mô tả về nội dung đã trao đổi, cùng với các liên kết đưa bạn đến tin nhắn gốc để bạn có thể đọc hoặc trả lời.
Tin nhắn trò chuyện có thể nhanh chóng dồn ứ, đặc biệt nếu bạn ở vị trí mà bạn có xu hướng nhận được những câu hỏi hoặc phản hồi giống nhau lặp đi lặp lại. Bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để chỉ định phản hồi có thể tùy chỉnh cho phản ứng biểu tượng cảm xúc.
Ví dụ: nếu bạn thuộc nhóm thiết kế sản phẩm, bạn có thể đặt biểu tượng cảm xúc trái tim tự động phản hồi cho những phản hồi tích cực bằng tin nhắn cảm ơn. Bạn có thể đặt biểu tượng đeo kính để trả lời các câu hỏi phổ biến bằng cách chia sẻ liên kết tới Những câu hỏi thường gặp về sản phẩm.
Nếu bạn luôn phải chờ đợi người quản lý của mình phê duyệt tài liệu quan trọng thì việc kiểm tra các bản cập nhật có thể vừa tốn thời gian vừa không hiệu quả. Có thể bạn cần tiếp tục chuyển các thẻ để xem liệu họ có nhận xét về tài liệu hay không, kiểm tra email để tìm tin nhắn mới hoặc xem qua kênh trò chuyện để xem liệu tin nhắn có được phản hồi thích hay không.
Tạo quy trình làm việc cho phép người quản lý dễ dàng đóng dấu phê duyệt và luôn cập nhật kịp thời đến bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách gán biểu tượng cảm xúc cho người sẽ phê duyệt cho bạn (ví dụ: biểu tượng cảm xúc thích và không thích). Sau đó, bạn có thể tạo điều kiện kích hoạt bước tiếp theo trong quy trình làm việc: nhắn tin trực tiếp cho bạn sau khi nhận được lượt thích hoặc yêu cầu thêm phản hồi nếu sử dụng biểu tượng cảm xúc không thích.
Khi có sự cố xảy ra, dù là sự cố mất điện hay sự cố kỹ thuật, bạn đều muốn nhóm phát triển vận hành của mình phản ứng nhanh chóng. Bạn có thể thiết lập quy trình công việc để kích hoạt từ ứng dụng của bên thứ ba nhằm tạo phiếu Jira (nếu bạn đã có Jira) và bắt đầu kênh Trò chuyện nhóm khi báo cáo sự cố được đánh dấu. Dựa trên loại sự cố, quy trình làm việc của bạn có thể chỉ định những người cần đưa vào kênh để các thành viên nhóm phù hợp có thể vào cuộc giải quyết vấn đề.
Với khả năng kích hoạt quy trình công việc thông qua webhooks và kết hợp quy trình công việc có điều kiện và tuần tự, bạn có thể xây dựng các quy trình công việc phức tạp vượt xa các mẫu của chúng tôi. Tính năng này cho phép bạn tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba để tiết kiệm thời gian và tránh việc phải tạo phiếu yêu cầu hoặc tài liệu qua lại trong các ứng dụng khác nhau. Bạn có thể tùy chỉnh các quy trình công việc này để đáp ứng nhu cầu của nhóm và toàn bộ tổ chức.
Với tư cách là người quản lý, bạn cần theo dõi những gì các thành viên trong nhóm của bạn đang làm và biết trạng thái của các dự án đang triển khai. Nhiều người quản lý thực hiện việc này bằng cách đăng ký hàng tuần, trong đó các cá nhân đóng góp chia sẻ những gì họ đang làm trong Trò chuyện nhóm của Zoom. Tuy nhiên, công việc có vẻ mang tính lặp lại đó có thể gây tốn thời gian cho bạn và cấp trên trực tiếp của bạn — trước tiên, bạn phải nhớ gửi tin nhắn nhắc nhở, sau đó nhóm của bạn cần cung cấp thông tin cập nhật và bạn có thể cần đặt câu hỏi tiếp theo để nhận được thông tin chi tiết bạn cần.
Tự động hóa việc đăng ký hàng tuần này bằng tính năng Tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp cải thiện năng suất của mọi người. Bạn có thể tạo quy trình làm việc để gửi tin nhắn đã lên lịch theo tần suất bạn chọn và thêm biểu mẫu để giúp nhóm của bạn phản hồi thông tin phù hợp dễ dàng hơn. Đó là bớt đi một mục trong danh sách việc cần làm hàng tuần của bạn!
Bạn có thể sử dụng AI Companion trong bước quy trình làm việc để tóm tắt toàn bộ tin nhắn trò chuyện trong một tuần từ kênh của nhóm và thêm chúng vào tài liệu Zoom. Từ đó, bạn có thể chia sẻ tài liệu với nhóm của mình và hỏi họ muốn thêm chủ đề nào vào chương trình họp nhóm hàng tuần. Bản tóm tắt có thể giúp họ nhớ lại những cuộc trò chuyện ngắn hàng ngày và xem chủ đề nào có thể cần thảo luận sâu hơn.
Việc phê duyệt yêu cầu đi công tác, thời gian nghỉ và chi phí có thể làm xáo trộn hộp thư đến của email và khiến một ngày của bạn đầy ắp những công việc bận rộn. Tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp quá trình đó trở nên dễ dàng và tinh giản để bạn có thể xem xét và phê duyệt các loại yêu cầu này trực tiếp trong Trò chuyện nhóm.
Chỉ cần bắt đầu với mẫu quy trình công việc “Yêu cầu nghỉ phép”, tùy chỉnh mẫu cho phù hợp với nhu cầu của bạn và đăng liên kết quy trình làm việc trong kênh trò chuyện của nhóm (thậm chí bạn có thể ghim liên kết đó trên kênh để mọi người có thể dễ dàng tìm thấy). Khi các thành viên trong nhóm cần bạn phê duyệt yêu cầu, họ chỉ cần điền vào biểu mẫu — biểu mẫu sẽ tự động được gửi cho bạn để xem xét và sau khi bạn phê duyệt, họ sẽ nhận được thông báo lại.
Nhân viên mới tham gia vào một nhóm làm việc theo mô hình kết hợp hoặc từ xa có thể gặp khó khăn hơn trong việc làm quen với đồng nghiệp và cảm nhận sự kết nối. Nếu sở hữu kênh trò chuyện cho cả nhóm hoặc toàn bộ phận, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để tự động giới thiệu thành viên mới. Hãy làm cho việc này trở nên dễ dàng bằng cách tạo một biểu mẫu để họ điền vào, trong đó bao gồm các trách nhiệm, sở thích và mối quan tâm chính của họ.
Sau khi nhân viên mới điền vào biểu mẫu, thao tác này sẽ kích hoạt bước gửi tin nhắn đến kênh trò chuyện nhóm kèm theo lời giới thiệu và tin nhắn chào mừng ngắn gọn. Bạn cũng có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón bằng tin nhắn tự động chia sẻ các nguồn lực quan trọng, như liên kết đến lịch làm việc của nhóm. Như thường lệ, bạn có thể tùy chỉnh những tin nhắn này cho phù hợp với văn hóa nhóm.
Workflow Automation hiện khả dụng cho người dùng Zoom trả phí mà không mất thêm chi phí trong thời gian dùng thử miễn phí (nâng cấp ứng dụng Zoom Workplace của bạn lên phiên bản 6.3.10 trở lên). Quản trị viên và chủ tài khoản, bạn có thể mang lại lợi ích của tự động hóa cho lực lượng lao động của mình bằng cách bật Workflow Automation trong cổng thông tin quản trị của bạn. Hãy xem trang hỗ trợ của chúng tôi để biết thêm thông tin về cách bắt đầu tự động hóa quy trình làm việc của bạn.
Nhân viên mới tham gia vào một nhóm làm việc theo mô hình kết hợp hoặc từ xa có thể gặp khó khăn hơn trong việc làm quen với đồng nghiệp và cảm nhận sự kết nối. Nếu sở hữu kênh trò chuyện cho cả nhóm hoặc toàn bộ phận, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc để tự động giới thiệu thành viên mới. Hãy làm cho việc này trở nên dễ dàng bằng cách tạo một biểu mẫu để họ điền vào, trong đó bao gồm các trách nhiệm, sở thích và mối quan tâm chính của họ.
Sau khi nhân viên mới điền vào biểu mẫu, thao tác này sẽ kích hoạt bước gửi tin nhắn đến kênh trò chuyện nhóm kèm theo lời giới thiệu và tin nhắn chào mừng ngắn gọn. Bạn cũng có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón bằng tin nhắn tự động chia sẻ các tài nguyên cơ bản, chẳng hạn như lịch nhóm. Như thường lệ, bạn có thể tùy chỉnh những tin nhắn này cho phù hợp với văn hóa nhóm.
Tự động hóa quy trình làm việc hiện có sẵn cho người dùng Zoom trả phí mà không mất thêm phí trong giai đoạn thử nghiệm.* Quản trị viên và chủ sở hữu tài khoản, bạn có thể mang lại lợi ích của tự động hóa cho nhân viên bằng cách bật Tự động hóa quy trình làm việc trong cổng thông tin quản trị. Hãy xem trang hỗ trợ của chúng tôi để biết thêm thông tin về cách bắt đầu tự động hóa quy trình công việc.
*Lưu ý: Có thể không có sẵn cho tất cả các lĩnh vực và ngành dọc trong giai đoạn thử nghiệm.
6 số phút đọc
Bằng cách tạo điều kiện trao đổi tin nhắn và tài liệu quan trọng một cách nhanh chóng và hiệu quả, các giải pháp trò chuyện trong không gian làm việc đang nhanh chóng trở thành nền tảng cho giao tiếp. Và với một sản phẩm trò chuyện là một phần của nền tảng truyền thông hợp...
5 số phút đọc
Khám phá cách Zoom Workplace, nền tảng cộng tác được hỗ trợ bởi AI, có thể giúp bạn tăng năng suất trong suốt ngày làm việc.
5 số phút đọc
Nhân viên của chúng tôi sử dụng nền tảng Zoom để tái thiết cách làm việc nhóm toàn cầu, với khả năng giao tiếp không đồng bộ và chức năng AI đa ngôn ngữ cho phép kết nối hiệu quả.
