Evden Çalışmada Yeni Misiniz? Bir Profesyonel Gibi Toplantı Yapmanıza Yardımcı Olacak Bazı İpuçları

1. Adım: Bir Zoom hesabı oluşturun - kaydolmak ücretsizdir! Pro sürümü de mevcuttur ancak video görüşmeleri için hızlı bir çözüme ihtiyacınız varsa ücretsiz sürüm ihtiyacınız olan tüm yetenekleri ve özellikleri size sağlar. Her iki şekilde de bir Zoom hesabı için kaydolmanız yaklaşık 30 saniyenizi alır. Başlıca farklılıkları birkaç sözcükle özetleyecek olursak:

• Zoom Temel: Sınırsız sayıda bire bir video görüşmesi ve grup görüşmeleri için mükemmeldir (toplantı sahibi siz iseniz 40 dakikalık zaman sınırı). Zoom Team Chat ile sınırsız sayıda doğrudan ve ekip mesajlaşma kapasitesi de elde edersiniz.
• Zoom Pro: Ayda 15,99 Amerikan doları ücretle, Temel planın tüm özelliklerine ek olarak toplantılarınızda gelişmiş yönetici kontrolleri ve buluta kayıt özelliği elde edersiniz. Size en uygun olan sürümü bulmak için planları ve fiyatlandırmaları karşılaştırın. 

2. Adım: Masaüstünüze ve mobil cihazınıza Zoom Meetings yazılımını indirin. İndirme merkezine buradan ulaşabilirsiniz. Buradan sadece oturum açmanız yeterli, kullanmaya hazırsınız!

Dizüstü bilgisayarınızda (Mac ya da PC) büyük olasılıkla dâhil kamera ve ses bulunacaktır ancak kaliteli bir web kameranız ve iyi bir mikrofonunuz varsa bu sizin ve toplantıda bulunan diğer kişilerin deneyiminde büyük bir fark yaratır.  Kamerada en iyi halinizde görünmek için, eğer yatırım yapabiliyorsanız bir Logitech Brio web kamerası ve bir set Airpods (ya da Plantronics Focus UC veya Logitech Zone kablosuz mikrofonlu kulaklık) edinmenizi öneririm. Kablolu mikrofonlu kulaklıklar da çok işinize yarayabilir. Yaptığım şu teste göz atın. Genel olarak gördüğüm farklı düzenlemelerin hızlı bir ses ve video demosunu şuradan izleyebiilrsiniz: https://youtu.be/X2E4Rww0NQs Mükemmel aydınlatma da çok önemlidir. Yüzünüze yakındaki bir pencereden ışık vuracak bir yere oturun ya da küçük bir web kamerası ışığı edinin.  İnternetinizi de unutmayın. Genellikle, ev internetleri ofis ağınızdaki kadar sağlam değildir. Yani evdeki herkes film seyrediyor veya oyun oynuyorsa bant genişliği konusunda sorun yaşayabilirsiniz. Fakat içiniz rahat olsun; Zoom verimlilik için optimize edilmiştir ve evde, kafelerde ve mobil ağınızda mükemmel çalışmasıyla bilinmektedir. Bant genişliğiniz yeterli olmadığında ise Zoom sesinizin duyulmasını sağlamak için önceliği video yerine sesinize verir.   Yazılımı kurduğunuzda, donanımınız ve internetiniz hazır olduğunda sesinizi ve videonuzu test etmek için zoom.us/test adresine gidin. Tüm iletişim ayarlarınızın onaylanması için hızlı bir test toplantısına katılacaksınız.

Zoom ile toplantılarınızı üretken ve kusursuz hale getirmeniz için benim başvurduğum birkaç çözümü burada bulabilirsiniz. 

Karmaşayı gizlemek için sanal arka planlar (görüntü veya video)

Hoş bir arka plan veya video yüklemek arka plandaki dağınıklıkları ve dikkat dağıtıcı diğer görsel unsurları gizlemenize yardımcı olacaktır; özellikle de yedek yatak odasından çalışanlar, etrafta sizi takip eden bir köpeği olanlar ya da ara sıra ailesinin mutfak masasında çalışanlar için.

Geçici olarak sesi açmak için klavyemdeki spacebar tuşunu basılı tutmak

Büyük toplantılarda, köpeğimin havlaması ya da birinin kapı zilini çalması ihtimaline karşı sessizde olmayı tercih ederim. Hızlı bir yorum yapmam gerektiğinde sesi açmak için boşluk tuşunu basılı tutarak sesimi çok daha kolay yönetebiliyorum. Bir kez daha söylemem gerekirse bu özellik tüm Zoom Meetings planlarına dâhildir. 

Ekran paylaşımı

Zoom ile ekranınızı paylaşmak ve birlikte çalışmak kolaydır. Platformumuz aynı anda kendi ekranını paylaşan birden fazla kişiyi de destekler. Bu, mühendisler gibi çok fazla birlikte çalışması gereken ekipler için mükemmel bir özelliktir.

Beyaz Tahta

Zoom, beyaz tahta özelliğimiz sayesinde gerçek zamanlı iş birliğini destekler! Beyaz tahta kullanımı dokunmatik ekranı olmayan çoğu cihaz için zor olabilse de toplantıya bir iPad ile katılıp iPad üzerinden paylaşmayı/beyaz tahtaya yazmayı değerlendirin. 

Takviminizi entegre edin

Ben Gmail kullanıyorum, bu yüzden ona özel iş akışını uyguluyorum ancak Office 365 veya Exchange kullanıyorsanız takvim entegrasyonu konusunda daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.

1. Zoom Yönetici Portalınıza gidin ve takviminizin bağlantısını yapın. (Yaklaşık 1 dakika sürer)
2. Takviminizdeki tüm etkinliklere Zoom Toplantısı bağlantıları eklemeyi çok basit hale getirmek için Zoom for G-Suite eklentisini yükleyin.

Burada, takviminizi nasıl entegre edeceğinizi (Gmail demosu) anlatan 1 dakikadan kısa bir videoyu bulabilirsiniz.

Paylaşılan içeriğe ek açıklama ekleme

Ortaklaşa ek açıklamalar ve düzenlemeler yapabildiğinizde tasarım veya belge düzenlemeleri yapmak çok daha kolaydır. İş birliğini kolaylaştırmak için ortak ek açıklama özelliklerinden mutlaka yararlanın. 

Dosya ve kaynak paylaşımı için toplantı içi sohbet özelliğinden yararlanın.

Ben toplantı içi sohbet özelliğini toplantıda tartışılabilecek bağlantı ve kaynakları paylaşma yöntemi olarak kullanıyorum. Örneğin, ekip üyeleri Google belgeleri, URL'leri paylaşır veya sadece kısa yorumlar yapar (devam eden konuşmaları kesmemek için). 

Videoda ince bir düzeltme için “Touch Up My Appearance” (Görüntüme Rötuş Yap) özelliğini etkinleştirin

Bu özelliği, Zoom ayarlarınızdan etkinleştirebilirsiniz. Göz altı torbalarının ve hafif cilt lekelerinin azaltılmasına yardımcı olarak size daha canlı bir görünüm kazandırır.

Toplantı deneyiminizi güvenceye alın

Ofis ortamınız güvenlik tercihlerinize göre ayarlanmış olabilir ancak uzaktan çalışma ayarlarınızın biraz yardıma ihtiyacı olabilir. Zoom, toplantılarınızı korumak ve gizlilik sağlamak için tonlarca mükemmel özelliğe sahiptir. Zoom ile yapabilecekleriniz:

• Toplantınızı kilitlemek ve katılım için parola istemek
• Bekleme Odası özelliğini etkinleştirmek ve kullanıcıları yalnızca katılmalarına hazır olduğunuzda kabul etmek/veya onları toplantıdan çıkarmak
• Toplantı katılımcılarını yalnızca aynı konuyla ilgili doğrulanmış kullanıcılar ile sınırlandırmak
• Toplantı içeriğiniz hassas ise ses ve video üzerinde bir filigran etkinleştirmek
• Ekran paylaşımını bütün masaüstünüz yerine belli bir uygulamadan aldığınız içerikle sınırlandırmak, böylece katılımcılar görmemeleri gereken bir şeyi yanlışlıkla görmez.

• Giyinin: Baştan aşağı giyinin. Garajınızı temizlemek için giyeceğiniz eski tişörtü değil normalde ofiste çalışırken giyeceğiniz bir gömleği ya da giysiyi giymelisiniz.
• Düzenli olarak mola verin: Aynen ofiste olduğu gibi, tükenmeyi önlemek için her saat başı mola verin. Köpeğinizi fazladan bir yürüyüşe çıkarın (köpeğiniz bunu çok sevecektir!), çamaşır makinenizi boşaltın veya 15 dakikanızı dışarıda çocuklarınızla geçirin (onlar da bunu çok sevecektir!).
• Esneme hareketleri yapın! Videonuzu durdurun ve her saat başı biraz vücudunuzu esnetin. Görüşmeler arasında mutfakta bir şeyler atıştırın ya da bir lakros topu ya da masaj aletiyle sırt ağrılarınızı hafifletin. İşi daha eğlenceli hale getirmek için bir sanal video antrenman arka planı kullanabilir ve tekrarlarınızı bir toplantı sırasında yapabilirsiniz!
• Müsaitlik durumunuzu iletin: Takviminizi yayınlayın, böylece diğerleri onu görüp uygun olup olmadığınızı hemen anlayabilir. Projeler üzerinde çalışmak için zaman sınırı koyabilir, önemli görevler için hatırlatıcılar belirleyebilir ve hatta akşam yemeğine oturmak için zaman bile belirleyebilirsiniz. Bir proje üzerinde çalışmanız gerektiğinde Zoom Team Chat statünüzü meşgul olarak da ayarlayabilirsiniz.
• Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın: Özellikle evdeyken kendinize biraz gizlilik ve yalıtılmışlık sağlamak için kapıyı kapatın. Alanınızı ayırmak için bir perde asmanın bile yardımı olabilir. Sekmeleri kapatmak ve bildirimleri duraklatmak da isteyebilirsiniz; böylece sürekli olarak sosyal medyaya bakmak için teşvik edilmemiş olursunuz. En son haberlere göz atmak için gün boyunca 10 dakikalık bir ya da iki toplantı ayarlamak bile bir ara vermenizi sağlayıp size sabırsızlıkla bekleyeceğiniz bir şeyler verebilir.
• Ancak yalıtılmışlıktan ve yalnızlıktan kaçının: Çok sayıda insan, ekibi ile kişisel temasa ihtiyaç duyar; bu yüzden günlük ekip toplantıları ve kontrolleri yapmanın yardımı olacaktır. Çalışma arkadaşlarınızla Zoom üzerinden bir "grup öğle yemeği" bile ayarlayabilirsiniz. Grupla veya bire bir yaptığınız görüşmelerde canlı konuşun ya da sesi devre dışı bırakın veya özel olarak konuşun; ihtiyacınız olan görüşme ve bağlantıya ulaşmanıza her ne yardımcı olacaksa...

Evden çalışma ve dijital deneyimler düzenleme konusundaki en uygulamalar ile ilgili ulaşabileceğiniz çok sayıda harika kaynak bulunmaktadır. İşte bunlardan birkaçı:

• Talep Üzerine Web Semineri: Zoom ile Evden Çalışma İçin En İyi Uygulamalar
• Başarılı Bir Ev Ofisten Geçici Çalışma Düzeni Kurmak için En İyi 10 KANITLANMIŞ İpucu
• Bir Dijital Etkinlik Düzenlemek İçin En İyi Uygulamalar
• Önce Video Kültürü ile Geleceğin İş Yeri Zorluklarına Çözüm Bulmak
• Uzaktan iş gücünü benimsemek ve güvenceye almak: COVID-19 döneminde siber güvenlik
• Üretken bir Yeni Alışkanlık İçin İpuçları

Sadece şunu hatırlayın: Ekibinizdeki herkes çok büyük ihtimalle aynı şeyleri deneyimliyor. Bir toplantıdayken bir köpeğin havlaması ya da kapının çalması dünyanın sonu değil. Çalışma alanınızı hazırlamak için elinizden gelenin en iyisini yapın, kendinizi yeni rutinlerinize göre ayarlayın ve ufak şeyleri dert etmeyin. Harika gidiyorsunuz! Ücretsiz Temel lisansı ile Zoom'a bugün başlayın ya da Zoom'u şirketinize nasıl dâhil edebileceğinizi öğrenmek için bir Zoom ürün uzmanı ile konuşun.