İş Akışı Otomasyonu ipuçları: Yaygın görevler için otomatikleştirilmiş iş akışlarıyla ekibinize saatler kazandırın

Haftalık kontrol mesajı göndermek veya bir uygulamadan diğerine bilgi kopyalamak gibi rutin iş görevleri için ne kadar zaman harcadığınızı düşünün. Birkaç dakika gibi görünen bu süre, yapmak istediğiniz daha anlamlı projeleriniz olduğunda hızla artabilir. Otomatik iş akışları bu değerli zamanı geri kazanmanıza yardımcı olabilir.

İster yardım masası talepleriyle uğraşan bir BT yöneticisi ister bir uygulamadan diğerine atlayan bir bilgi çalışanı olun, basit ve yaygın iş süreçlerini otomatikleştirmek daha verimli olmanıza ve nihayetinde daha fazla iş yapmanıza yardımcı olur. 

Zoom İş Akışı Otomasyonu, Zoom Workplace ve üçüncü taraf uygulamalarda işinizi kolaylaştıran güçlü iş akışları oluşturmayı kolaylaştırır. Ayrıca, iş akışlarınıza yapay zeka Companion'ı dahil edebilir, platformdan bilgi ve bağlam çekerek sizin için bu küçük görevlerle ilgilenerek harekete geçebilirsiniz.

Bunun işinizde nasıl bir etki yaratacağını göreceğiz, ama önce Workflow Automation'a ve nasıl çalıştığına dair genel bir bilgi vermek istiyoruz.

İş akışı otomasyonu, sistemler arasında kurallar veya iş akışları oluşturarak belirli görevleri otomatikleştirmek için yazılım kullanma sürecidir. Bu kurallar koşullu (belirli koşullar karşılandığında tetiklenir - "eğer bu, o zaman şu" şeklinde düşünün) veya sıralı (bir tetikleme gerçekleştiğinde belirli, doğrusal bir sırada tamamlanır) olabilir. 

Zoom İş Akışı Otomasyonu ile bir veya iki adımlı basit iş akışları veya eylemleri birden fazla yol boyunca zahmetsizce yönlendirmek için koşullu mantığı, döngüleri, gecikmeleri ve anahtarları birleştiren daha akıllı ve daha dinamik iş akışları oluşturabilirsiniz. Zoom Workplace'teki yaygın iş akışlarını otomatikleştirmenizi ve AI Companion yeteneklerinden yararlanmanızı sağlar. Ayrıca Jira, Google veya Microsoft gibi iş uygulamalarına bağlanmak için üçüncü taraf entegrasyonları veya web kancası tetikleyicileri kullanarak bağlam değiştirmeyi azaltmaya yardımcı olur.

Nasıl iş akışı oluşturabilirim?

Zoom İş Akışı Otomasyonu'nun teknik uzmanlık gerektirmeden kullanımı kolaydır. Zoom Workplace uygulamasındaki İş Akışları sekmesinden, önceden oluşturulmuş bir şablonla başlayın ve her adımı özel ihtiyaçlarınız için özelleştirin. Ya da sıfırdan bir iş akışı oluşturabilir, mevcut tetikleyiciler listesinden seçim yapabilir ve adımları gerektiği gibi akışa sürükleyip bırakabilirsiniz.

İş gününüzdeki ortak görevleri otomatikleştirmek için rolünüze göre uyarlanmış iş akışlarını nasıl ayarlayabileceğinizi görmek için okumaya devam edin.

1. Özel bir toplantı dokümanı ile işlerin devam etmesini sağlayın

Toplantılar birçok tartışma ve fikirle dolu olabilir, ancak konuşma bittikten sonra, kendinizi ve ekibinizi gerçekten takip etmek için nasıl sorumlu tutarsınız? İş Akışı Otomasyonu, toplantınız sona erdikten sonra AI Companion tarafından oluşturulan bir toplantı özetinden otomatik olarak bir Zoom dokümanı (veya bir Google veya Word dokümanı) oluşturabilir veya güncelleyebilir, böylece tartışma konularını tekrar gözden geçirmek, fikirleri genişletmek ve iş arkadaşlarınızı sonraki adımlarla etiketlemek için size özel bir alan sağlar. Hatta iş akışını, bu dokümanı belirli bir sohbet kanalında ekip arkadaşlarınızla otomatik olarak paylaşacak ve herkesi döngüde tutacak şekilde yapılandırabilirsiniz.

2. Günlük Ekip Sohbeti brifingi ile mesajlardan haberdar olun

Milyarlarca sohbet kanalındaysanız ancak doğrudan dahil olmanız gereken yalnızca bir avuç kanal varsa, mesajlara boğulmadan yetişmenize yardımcı olması için günlük bir sohbet brifingi oluşturun. Günün belirli bir saatinde başlayacak bir iş akışı planlayın, özetlemek istediğiniz sohbet kanallarını ve zaman aralığını belirleyin (örneğin, son 24 saatteki mesajları çekebilirsiniz) ve bu mesajları AI Companion ile özetlemek için bir adım ekleyin. Özetlenen metnin bir Zoom dokümanında görünmesini seçebilir veya Ekip Sohbeti aracılığıyla bir iş arkadaşınıza veya gruba gönderebilirsiniz. İş akışı yürütüldükten sonra, ne hakkında konuşulduğuna dair bir açıklama almak için sohbet brifinginizi okuyabilir ve okuyabilmeniz veya yanıtlayabilmeniz için sizi orijinal mesaja gönderecek bağlantıları bulabilirsiniz.

3. Sık sorulan soruları tek tıkla yanıtlayın

Sohbet mesajları hızla birikebilir, özellikle de aynı soruları veya geri bildirimleri tekrar tekrar alma eğiliminde olduğunuz bir roldeyseniz. Bir emoji tepkisine özelleştirilebilir bir yanıt atamak için bir iş akışı ayarlayabilirsiniz. 

Örneğin, bir ürün tasarım ekibindeyseniz kalp emojisini olumlu geri bildirimlere otomatik olarak bir teşekkür mesajıyla yanıt verecek şekilde ayarlayabilirsiniz. Gözlük emojisini, ürün SSS'sine bir bağlantı paylaşarak sık sorulan sorulara yanıt verecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

4. Hızlı onaylar için bir süreç oluşturun

Daha önce yöneticinizin önemli bir belgeyi onaylamasını beklediğiniz bir an olduysa güncellemeleri kontrol etmenin hem zaman alıcı hem de verimsiz olabileceğini bilirsiniz. Belki de belgeye yorum yapılıp yapılmadığını görmek için sekmeleri değiştirmeye devam etmeniz, yeni mesajlar için e-postanızı kontrol etmeniz veya mesajınızın beğenilip beğenilmediğini görmek için sohbet kanalınıza göz atmanız gerekir.

Yöneticinizin kolayca onay vermesini sağlayan ve sizi döngü içinde tutan bir iş akışı oluşturun. Bunu, onay almak istediğiniz kişiye emojiler atayarak yapabilirsiniz (örneğin, başparmak yukarı ve başparmak aşağı emojileri). Ardından, iş akışındaki bir sonraki adımı tetikleyen bir koşul oluşturabilirsiniz: Beğenme alındığında size doğrudan mesaj gönderilmesi veya beğenmeme emojisi kullanıldığında daha fazla geri bildirim istenmesi.

5. Olaylara müdahale ederken daha hızlı hareket edin

İster bir kesinti ister teknik bir sorun olsun, bir şeyler ters gittiğinde, geliştirme ekiplerinizin yanıt vermek için hızla hareket etmesini istersiniz. Bir Jira bileti oluşturmak için üçüncü taraf bir uygulamadan tetiklenecek bir iş akışı ayarlayabilir (zaten Jira'nız varsa) ve bir olay raporu işaretlendiğinde bir Ekip Sohbeti kanalı başlatabilirsiniz. Olayın türüne bağlı olarak, iş akışınız hangi kişilerin kanala dahil edileceğini belirleyebilir, böylece sorunu çözmek için doğru ekip üyeleri devreye girer.

6. Kendi özelleştirilmiş, karmaşık iş akışlarınızı oluşturun

Web kancaları aracılığıyla iş akışlarını tetikleme ve koşullu ve sıralı iş akışlarını birleştirme yeteneği sayesinde, şablonlarımızın çok ötesine geçen karmaşık iş akışları oluşturabilirsiniz. Bu, zamandan tasarruf etmek ve farklı uygulamalarda bilet veya belge oluşturmak için ileri geri gitmekten kaçınmak için üçüncü taraf uygulamalarla sorunsuz bir şekilde entegre olmanızı sağlar. Bu iş akışlarını ekibinizin ve daha geniş anlamda kuruluşunuzun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

7. Haftalık kontrolünüzü planlayın

Bir yönetici olarak, ekip üyelerinizin ne işle meşgul olduğunu takip etmeniz ve devam eden projelerin durumunu bilmeniz gerekir. Birçok yönetici bunu, bireysel katılımcıların Zoom Team Chat'te ne üzerinde çalıştıklarını paylaştıkları haftalık bir kontrol ile gerçekleştiriyor. Ancak görünüşte rutin olan bu görev, siz ve doğrudan raporlarınız için aldatıcı bir şekilde zaman alıcı olabilir. Önce hatırlatma mesajını göndermeyi hatırlamanız gerekir, ardından ekibinizin güncellemelerini sağlaması gerekir ve ihtiyacınız olan ayrıntı düzeyini elde etmek için takip soruları sormanız gerekebilir.

Workflow Automation kullanarak bu haftalık kontrol işlemini otomatik hale getirmek herkesin üretkenliğini artırmaya yardımcı olabilir. Belirlediğiniz sıklıkta planlı bir mesaj gönderecek bir iş akışı oluşturabilir ve ekibinizin doğru bilgilerle yanıt vermesini kolaylaştırmak için bir form ekleyebilirsiniz. Haftalık yapılacaklar listenizden bir madde eksildi!

8. Haftalık ekip toplantılarınız için tartışma konuları konusunda yardım alın

AI Companion'ı bir iş akışı adımında kullanarak ekibinizin kanalındaki bir haftalık sohbet mesajlarını özetleyebilir ve bunları bir Zoom dokümanına ekleyebilirsiniz. Buradan dokümanı ekibinizle paylaşabilir ve haftalık ekip toplantısı gündeminize hangi konuları eklemek istediklerini sorabilirsiniz. Özet, günlük olarak yaptıkları kısa konuşmalar hakkında hafızalarını canlandırmalarına ve hangi konuların daha derin bir tartışma gerektirebileceğini görmelerine yardımcı olabilir. 

9. İzin veya iş seyahati taleplerini yönetmek

İş seyahati, izin ve harcama taleplerini onaylamak e-posta gelen kutunuzu karmaşık hale getirebilir ve gününüzün yoğunlaşmasına neden olabilir. Workflow Automation bu süreci kolay ve akıcı hale getirebilir, böylece bu tür talepleri doğrudan Ekip Sohbetinde inceleyebilir ve onaylayabilirsiniz.

"İzin talepleri" iş akışı şablonuyla başlayın, ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde özelleştirin ve iş akışı bağlantısını ekibinizin sohbet kanalında yayınlayın (hatta herkesin kolayca bulabilmesi için bu kanala sabitleyebilirsiniz). Ekip üyeleri bir talebi onaylamanıza ihtiyaç duyduklarında formu doldurmaları yeterlidir; form incelenmek üzere otomatik olarak size gönderilir ve siz onayladığınızda bir bildirim alırlar.

10. Ekibe yeni katılan üyelere hoş geldiniz demek

Hibrit veya uzaktan çalışan bir ekibe katılan yeni çalışanlar, iş arkadaşlarını tanımakta ve bir bağ duygusu hissetmekte daha zorlanabilir. Ekip genelinde veya departman genelinde bir sohbet kanalınız varsa yeni üyeleri otomatik olarak tanıtmak için bir iş akışı ayarlayabilirsiniz. Doldurmaları için temel sorumluluklarını, hobilerini ve ilgi alanlarını içeren bir form oluşturarak bunu kolaylaştırın. 

Yeni işe alınan kişi formu doldurduğunda, ekip sohbet kanalına kısa bir hoş geldiniz mesajı ve tanıtım içeren bir mesaj gönderen bir adımı tetikleyecektir. Ayrıca, ekip takvimine bağlantı gibi önemli kaynakları paylaşan otomatik bir mesajla yeni işe alınanların hoş karşılandıklarını hissetmelerine yardımcı olabilirsiniz. Her zaman olduğu gibi, bu mesajları ekip kültürünüze uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

İş Akışı Otomasyonu artık ücretsiz deneme süresi boyunca hiçbir ek ücret ödemeden ücretli Zoom kullanıcıları tarafından kullanılabilir (Zoom Workplace uygulamanızı 6.3.10 veya daha yüksek bir sürüme yükseltin). Yöneticiler ve hesap sahipleri, yönetici portalınızda İş Akışı Otomasyonunu etkinleştirerek otomasyonun avantajlarını iş gücünüze getirebilirsiniz. İş akışlarınızı otomatikleştirmeye nasıl başlayacağınızhakkında daha fazla bilgi için destek sayfamıza göz atın.

Hibrit veya uzaktan çalışan bir ekibe katılan yeni çalışanlar, iş arkadaşlarını tanımakta ve bir bağ duygusu hissetmekte daha zorlanabilir. Ekip genelinde veya departman genelinde bir sohbet kanalınız varsa yeni üyeleri otomatik olarak tanıtmak için bir iş akışı ayarlayabilirsiniz. Doldurmaları için temel sorumluluklarını, hobilerini ve ilgi alanlarını içeren bir form oluşturarak bunu kolaylaştırın. 

Yeni işe alınan kişi formu doldurduğunda, ekip sohbet kanalına kısa bir hoş geldiniz mesajı ve tanıtım içeren bir mesaj gönderen bir adımı tetikleyecektir. Ayrıca, ekip takvimi gibi önemli kaynakları paylaşan otomatik bir mesajla yeni işe alınanların hoş karşılandıklarını hissetmelerine yardımcı olabilirsiniz. Her zaman olduğu gibi, bu mesajları ekip kültürünüze uyacak şekilde özelleştirebilirsiniz.

İş Akışı Otomasyonu artık ücretli Zoom kullanıcıları için beta dönemi boyunca ek ücret ödemeden kullanılabilir.* Yöneticiler ve hesap sahipleri, yönetici portalınızda İş Akışı Otomasyonunu etkinleştirerek otomasyonun avantajlarını iş gücünüze getirebilirsiniz. İş akışlarınızı otomatik hale getirmeye nasıl başlayacağınız hakkında daha fazla bilgi için destek sayfamıza göz atın.

*Not: Beta dönemi boyunca tüm bölgeler ve sektörler için kullanıma sunulmayabilir.