Zoom Workflow Automation umożliwia tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy dla typowych zadań — takich jak odpowiadanie na wiadomości na czacie — pomagając zespołowi zaoszczędzić czas.
7 min czytania
Aktualizacja: February 19, 2025
Opublikowano July 09, 2024
Pomyśl, ile czasu spędzasz na rutynowych zadaniach, takich jak wysyłanie cotygodniowych wiadomości lub kopiowanie informacji z jednej aplikacji do drugiej. To, co może wydawać się chwilą poświęcaną tu czy tam, może szybko się sumować w przypadku bardziej znaczących projektów, którymi wolał(a)byś się zająć. Zautomatyzowane przepływy pracy mogą pomóc Ci odzyskać ten cenny czas.
Niezależnie od tego, czy są Państwo administratorami IT, którzy zmagają się ze zgłoszeniami pomocy technicznej, czy też pracownikami informacyjnymi, którzy przeskakują z jednej aplikacji do drugiej, automatyzacja prostych, typowych procesów biznesowych pomaga być bardziej wydajnym - i ostatecznie zrobić więcej.
Zoom Workflow Automation ułatwia tworzenie zaawansowanych przepływów pracy, które usprawniają pracę w Zoom Workplace i aplikacjach innych firm. Mogą Państwo również włączyć AI Companion do swoich przepływów pracy, pobierając informacje i kontekst z platformy, aby stymulować działania, dbając o te małe zadania.
Opowiemy, jak to wygląda w codziennej pracy, ale najpierw omówimy automatyzację przepływu pracy i na czym ona polega.
Automatyzacja przepływu pracy to proces wykorzystywania oprogramowania do automatyzacji określonych zadań poprzez tworzenie reguł lub przepływów pracy między systemami. Reguły te mogą być warunkowe (uruchamiane po spełnieniu określonych warunków - proszę pomyśleć "jeśli to, to tamto") lub sekwencyjne (wykonywane w określonej, liniowej kolejności po wystąpieniu wyzwalacza).
Dzięki Zoom Workflow Automation można tworzyć proste przepływy pracy z jednym lub dwoma krokami lub bardziej inteligentne i dynamiczne przepływy pracy, które łączą logikę warunkową, pętle, opóźnienia i przełączniki, aby bez wysiłku prowadzić działania wzdłuż wielu ścieżek. Umożliwia automatyzację typowych przepływów pracy w Zoom Workplace i wykorzystanie możliwości AI Companion. Pomaga również ograniczyć przełączanie kontekstu dzięki wykorzystaniu integracji innych firm lub wyzwalaczy webhook do łączenia się z aplikacjami biznesowymi, takimi jak Jira, Google lub Microsoft.
Zoom Workflow Automation jest łatwy w użyciu bez specjalistycznej wiedzy technicznej. Na karcie Przepływy pracy w aplikacji Zoom Workplace można po prostu rozpocząć od wstępnie utworzonego szablonu i dostosować każdy krok do konkretnych potrzeb. Można też utworzyć przepływ pracy od podstaw, wybierając z listy dostępnych wyzwalaczy i przeciągając oraz upuszczając kroki do przepływu zgodnie z potrzebami.
Proszę czytać dalej, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować przepływy pracy w celu zautomatyzowania typowych zadań w ciągu dnia pracy, dostosowanych do Państwa roli.
Spotkania mogą być wypełnione wieloma dyskusjami i pomysłami, ale kiedy rozmowa się skończy, w jaki sposób można pociągnąć do odpowiedzialności siebie i swój zespół, aby faktycznie realizować swoje cele? Automatyzacja przepływu pracy może automatycznie utworzyć lub zaktualizować dokument Zoom (lub dokument Google lub Word) z podsumowania spotkania wygenerowanego przez AI Companion po zakończeniu spotkania, zapewniając dedykowaną przestrzeń do ponownego omówienia tematów dyskusji, rozwinięcia pomysłów i oznaczenia współpracowników kolejnymi krokami. Można nawet skonfigurować przepływ pracy tak, aby automatycznie udostępniał ten dokument członkom zespołu na wybranym kanale czatu, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco.
Jeśli są Państwo obecni na miliardzie kanałów czatu, ale mają tylko kilka, w które muszą być Państwo bezpośrednio zaangażowani, proszę stworzyć codzienny briefing czatu, który pomoże Państwu nadrobić zaległości bez bycia przytłoczonym wiadomościami. Zaplanować przepływ pracy, aby rozpoczynał się o określonej porze dnia, określić kanały czatu, które mają zostać podsumowane i zakres czasu (na przykład można pobrać wiadomości z ostatnich 24 godzin), a następnie dodać krok, aby podsumować te wiadomości za pomocą AI Companion. Można wybrać, aby podsumowany tekst pojawił się w dokumencie Zoom lub wysłać go do współpracownika lub grupy za pośrednictwem czatu zespołowego. Po wykonaniu przepływu pracy można przeczytać briefing czatu, aby uzyskać opis tego, o czym rozmawiano, wraz z linkami odsyłającymi do oryginalnej wiadomości, aby można było ją przeczytać lub na nią odpowiedzieć.
Wiadomości na czacie mogą szybko się mnożyć, zwłaszcza jeśli jesteś na stanowisku, na którym masz tendencję do otrzymywania tych samych pytań lub informacji zwrotnych raz za razem. Możesz skonfigurować przepływ pracy, aby przypisać konfigurowalną odpowiedź do reakcji w formie emotikona.
Na przykład, jeśli pracujesz w zespole projektantów produktów, możesz ustawić emotikon serca, aby automatycznie reagować na pozytywne informacje zwrotne za pomocą wiadomości z podziękowaniem. Możesz też ustawić emotikon okularów, aby odpowiadać na powszechne pytania, udostępniając link do często zadawanych pytań dotyczących produktu.
Jeśli kiedykolwiek czekałeś(-łaś) na zatwierdzenie ważnego dokumentu przez przełożonego, sprawdzanie aktualizacji mogło być zarówno czasochłonne, jak i nieefektywne. Być może trzeba było przełączać karty, aby sprawdzić, czy ktoś skomentował dokument, sprawdzić pocztę e-mail pod kątem nowych wiadomości lub zerknąć na kanał czatu, aby zobaczyć, czy wiadomość otrzymała reakcję w postaci kciuka w górę.
Stwórz przepływ pracy, który pozwoli Twojemu menedżerowi na łatwe zatwierdzanie i informowanie Cię o aktualizacjach. Możesz to zrobić, przypisując emotikon do osoby, od której chcesz uzyskać zgodę (na przykład emotikon kciuka w górę i kciuka w dół). Następnie możesz utworzyć warunek, który uruchomi następny krok w przepływie pracy: bezpośrednie wysłanie wiadomości po otrzymaniu kciuka w górę lub prośba o więcej informacji zwrotnych, jeśli zostanie użyty emotikon kciuka w dół.
Gdy coś pójdzie nie tak, niezależnie od tego, czy jest to awaria, czy problem techniczny, chcą Państwo, aby Państwa zespoły Dev-Ops szybko zareagowały. Można ustawić przepływ pracy, który będzie wyzwalany z aplikacji innej firmy w celu wygenerowania zgłoszenia Jira (jeśli Jira jest już dostępna) i uruchomienia kanału Team Chat po oznaczeniu zgłoszenia incydentu. W oparciu o typ incydentu, przepływ pracy może określać, które osoby należy uwzględnić w kanale, aby właściwi członkowie zespołu zostali zaangażowani w rozwiązanie problemu.
Dzięki możliwości wyzwalania przepływów pracy za pośrednictwem webhooków oraz łączenia warunkowych i sekwencyjnych przepływów pracy, mogą Państwo tworzyć złożone przepływy pracy, które wykraczają daleko poza nasze szablony. Pozwala to na płynną integrację z aplikacjami innych firm, aby zaoszczędzić czas i uniknąć tworzenia biletów lub dokumentów w różnych aplikacjach. Mogą Państwo dostosować te przepływy pracy do potrzeb swojego zespołu i szerszej organizacji.
Jako menedżer musisz śledzić, co członkowie Twojego zespołu mają na głowie i znać status projektów w toku. Wielu menedżerów osiąga to dzięki cotygodniowym odprawom, podczas których poszczególni współpracownicy dzielą się tym, nad czym pracują na Zoom Team Chat. Jednak to pozornie rutynowe zadanie może być zwodniczo czasochłonne dla Ciebie i Twoich bezpośrednich podwładnych — najpierw musisz pamiętać o wysłaniu wiadomości z przypomnieniem, następnie Twój zespół musi dostarczyć swoje aktualizacje, a na końcu zazwyczaj musisz też zadać dodatkowe pytania, aby uzyskać wymagany poziom szczegółowości.
Automatyzacja cotygodniowej odprawy za pomocą automatyzacji przepływu pracy może pomóc zwiększyć produktywność wszystkich pracowników. Możesz utworzyć przepływ pracy, aby wysyłać zaplanowane wiadomości z wybraną częstotliwością i dodać formularz, aby ułatwić zespołowi udzielanie odpowiedzi z odpowiednimi informacjami. Dzięki temu możesz skreślić to działanie z tygodniowej listy rzeczy do zrobienia!
Można użyć AI Companion w kroku przepływu pracy, aby podsumować wiadomości czatu z całego tygodnia z kanału zespołu i dodać je do dokumentu Zoom. Następnie można udostępnić dokument swojemu zespołowi i zapytać, które tematy chcą dodać do cotygodniowej agendy spotkań zespołu. Podsumowanie może pomóc im w przypomnieniu sobie krótkich rozmów, które prowadzili na co dzień, i zobaczyć, które wątki mogą wymagać głębszej dyskusji.
Zatwierdzanie wniosków o podróże służbowe, urlopy i wydatki może zaśmiecać skrzynkę odbiorczą i utrudniać pracę, gdy jest dużo rzeczy do zrobienia. Automatyzacja przepływu pracy może ułatwić i usprawnić ten proces, umożliwiając przeglądanie i zatwierdzanie tego typu wniosków bezpośrednio na czacie zespołowym.
Wystarczy zacząć od szablonu przepływu pracy „Wniosek urlopowy”, dostosować go do swoich potrzeb i opublikować link na kanale czatu zespołowego (możesz go nawet tam przypiąć, aby wszyscy mogli go łatwo znaleźć). Gdy członkowie zespołu będą potrzebowali, żeby zatwierdził(a) ich wniosek, wystarczy, że wypełnią formularz — zostanie on automatycznie wysłany do Ciebie w celu weryfikacji, a po podpisaniu wysłane zostanie potwierdzenie zwrotne.
Nowym pracownikom dołączającym do zespołu hybrydowego lub zdalnego może być trudniej poznać swoich współpracowników i poczuć więź. Jeśli masz kanał czatu obejmujący cały zespół lub dział, możesz skonfigurować przepływ pracy, aby automatycznie przedstawiać nowych członków. Wszystko to ułatwisz, tworząc dla nich formularz dotyczący ich kluczowych obowiązków, hobby i zainteresowań.
Gdy nowy pracownik wypełni formularz, uruchomiony zostanie krok, który wyśle wiadomość do kanału czatu zespołu z krótką wiadomością powitalną i wprowadzeniem. Mogą Państwo również pomóc nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi dzięki automatycznej wiadomości udostępniającej kluczowe zasoby, takie jak link do kalendarza zespołu. Jak zawsze, mogą Państwo dostosować te wiadomości do kultury swojego zespołu.
Automatyzacja przepływu pracy jest teraz dostępna dla płatnych użytkowników Zoom bez dodatkowych kosztów podczas bezpłatnego okresu próbnego (zaktualizuj aplikację Zoom Workplace do wersji 6.3.10 lub nowszej). Administratorzy i właściciele kont mogą przynieść korzyści automatyzacji swoim pracownikom, włączając automatyzację przepływu pracy w swoim portalu administracyjnym. Więcej informacji na temat automatyzacji przepływówpracy znajdą Państwo na naszej stronie pomocy technicznej.
Nowym pracownikom dołączającym do zespołu hybrydowego lub zdalnego może być trudniej poznać swoich współpracowników i poczuć więź. Jeśli masz kanał czatu obejmujący cały zespół lub dział, możesz skonfigurować przepływ pracy, aby automatycznie przedstawiać nowych członków. Wszystko to ułatwisz, tworząc dla nich formularz dotyczący ich kluczowych obowiązków, hobby i zainteresowań.
Gdy nowy pracownik wypełni formularz, uruchomiony zostanie krok, który wyśle wiadomość do kanału czatu zespołowego z krótką wiadomością powitalną i przedstawieniem. Możesz także pomóc nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi dzięki automatycznej wiadomości udostępniającej kluczowe zasoby, takie jak kalendarz zespołu. Jak zawsze, możesz dostosować te wiadomości do kultury organizacyjnej swojego zespołu.
Automatyzacja przepływu pracy jest teraz dostępna dla płatnych użytkowników Zoom bez dodatkowych kosztów w okresie beta * Administratorzy i właściciele kont mogą zapewnić korzyści płynące z automatyzacji swoim pracownikom, włączając automatyzację przepływu pracy w portalu administracyjnym. Więcej informacji na temat automatyzacji przepływów pracy można znaleźć na naszej stronie pomocy.
* Uwaga: w okresie beta usługa może nie być dostępna we wszystkich regionach i branżach.
6 min czytania
Umożliwiając szybką i efektywną wymianę ważnych wiadomości i zasobów, rozwiązania czatu w przestrzeni roboczej szybko stają się fundamentem komunikacji. Produkt typu czat będący częścią platformy ujednoliconej komunikacji pozwala jeszcze bardziej zwiększyć możliwości...
5 min czytania
Dowiedz się, jak Zoom Workplace, Twoja oparta na sztucznej inteligencji platforma do współpracy, może pomóc Ci zwiększyć produktywność przez cały dzień pracy.
5 min czytania
Nasi pracownicy korzystają z platformy Zoom, która rewolucjonizuje globalną pracę zespołową, z asynchroniczną komunikacją i możliwościami sztucznej inteligencji umożliwiającymi efektywne kontakty w wielu językach.
