Boek het juiste moment
zonder gedoe

Planningssoftware is een digitaal hulpmiddel dat het boeken van afspraken, vergaderingen en evenementen automatiseert door de beschikbaarheid van de agenda te beheren en het heen-en-weer-gedoe van handmatige coördinatie te elimineren. Met de planningstool van Zoom kunnen gebruikers hun beschikbaarheid delen via een link op de boekingspagina, mensen direct tijdsloten boeken, en worden er automatisch agenda-uitnodigingen en herinneringen verzonden, waardoor tijd wordt bespaard en planningsconflicten worden verminderd.

Ja, je kunt Zoom Scheduler gebruiken om groepsvergaderingen te boeken. Pas hiervoor de instellingen van je planningstool aan, zodat meerdere mensen één tijdslot kunnen boeken. Deze functie is perfect voor het hosten van groepssessies, lessen en teamvergaderingen waarbij meerdere deelnemers tegelijkertijd moeten deelnemen.

Een planningspeiling laat deelnemers stemmen op de voorkeurstijd voor een vergadering. Dit wordt ook wel een beschikbaarheidspeiling genoemd en is houdt in dat groepen mogen stemmen op een vergadertijd. Je biedt meerdere datums en tijden aan en de deelnemers kiezen wat voor hen werkt. Na het verzamelen van stemmen maakt de planningstool een vergadering aan. Deze functie werkt goed voor coördinatie tussen organisaties, externe contacten en tijdzones.

Je kunt verschillende veelvoorkomende vergadertypen boeken met Zoom's flexibele planningssoftware, zoals een-op-een-vergaderingen, één-op-veel-vergaderingen, collectieve planning voor veel-op-één-vergaderingen, round-robin planning voor teams, eenmalige planning en terugkerende vergaderingen. Hieronder volgt een beschrijving van elk type vergadering.

Een-op-een vergaderingen: Een-op-een vergaderingen laten mensen toe om privé tijdsloten te reserveren op je agenda. U kunt de Instellingen aanpassen om gasten toe te staan meer deelnemers toe te voegen. Deze sessies werken goed voor consultaties, therapie sessies, of interviews.

Eén-op-veel-vergaderingen: Eén-op-veel-vergaderingen stellen meerdere deelnemers in staat om hetzelfde tijdslot te boeken voor een groepsvergadering. Uw agenda zal iedereen weergeven die zich aanmeldt. Dit is perfect voor klassen, demo's of vrijwilligersevenementen.

Velen-naar-één vergaderingen: Een velen-naar-één vergadering toont tijdsloten wanneer meerdere hosts één deelnemer kunnen ontmoeten. Het wordt ook wel collectief plannen of 'elke beschikbare host'-vergadering genoemd. Deze vergaderingen zijn ideaal voor panelinterviews of bestuursvergaderingen die groepsbeslissingen vereisen.

Teamplanning: Teamplanning laat mensen vergaderingen plannen met elk beschikbaar lid. Ook wel round-robin evenementen, roterende host, of elke beschikbare host genoemd, is deze manier van plannen ideaal voor verkoopgesprekken of soortgelijke vergaderingen waarbij het systeem automatisch beschikbare medewerkers kan toewijzen.

Eenmalige planning: een eenmalige vergadering wordt gebruikt om buiten de reguliere boekingsuren te vergaderen. Deze zijn geweldig voor het plannen van last-minute vergaderingen, zoals een onverwachte vergadering of een afspraak met iemand na kantooruren.

Terugkerende vergaderingen: met de planningstool van Zoom kunnen alle boekingstypen worden ingesteld als terugkerende of herhalende vergaderingen. Dit betekent dat u het eenmalig kunt instellen en dat het geautomatiseerde planningssysteem alle toekomstige vergaderingen voor u zal plannen. (De uitzondering zijn eenmalige vergaderingen, die bedoeld zijn voor spontaan plannen.)