アーキテクチャ
従業員数 150 名
創造的なコラボレーション環境をハイブリッド ワーカー向けに構築する
複数手順のハードウェア設定や、サインインの繰り返しを排除することで、組織全体で節約した週当たりの時間数
AI Companion の活用で節約したミーティング当たりの分数
Zoom プラットフォームに統合された個別のツール数
Lake|Flato Architects は、環境に配慮した近代的な建物を、その地域に根付かせ、周囲の環境とシームレスに融合させる技術で全国的に知られています。
将来を見据えた企業として Lake|Flato は、狭いオフィスに縛られない、最新のワークプレイス環境を求める声が高まっていることを理解しています。そこで、従業員の働く場所にかかわらず、クラス最高のテクノロジーを使いながら優れたユーザー体験を享受できる、未来型ワークプレイスをデザインするという挑戦を自らに課しました。
同社がそのサンプルに選んだのは、自社オフィスです。
「オフィス勤務と在宅勤務の割合をだいたい半々とするハイブリッド ワークモデルを、全面的に採用することに決めました。オフィスのデスクの数は、従業員数より少なくなります」とデザイン テクノロジー担当ディレクターの Dan Stine 氏は言います。
ハイブリッド ワーカーのサポートはあらゆるタイプのビジネスに課題を突き付けますが、創造性とコラボレーションが業務に欠かせないアーキテクチャとプランニング業界の企業にとってはなおさら、大きな課題となります。「建築家の私たちは当然、図表を使って考え、すべてを描きたいと思うものです」と Stine 氏は説明します。
もともと Lake|Flato では、ホワイトボードの描画ツールに Miro を使用していました。ですが、スタンドアロン ツールである Miro のライセンスを全員が持っているわけではありませんでした。
また Stine 氏とチームは、簡単にアクセスでき、ユーザーが移動しても場所を問わず使えるテクノロジー ソリューションを望んでいました。
企業としてのアイデアを試すため、同社はオフィスの建物を全面的に改装し、環境の持続可能性、創造的なデザイン、包括性を表現する場に変革しました。
チームは各カンファレンス ルームを Zoom ルームに変え、コンテンツを表示するタッチスクリーン ディスプレイ 1 台と参加者の表示専用の別の非タッチ ディスプレイ 1 台を設置しました。Zoom Rooms を利用すると、オフィスと自宅で HD ビデオを使用したコラボレーションが可能です。対面参加者もリモート参加者も、継続して簡単にやり取りできます。
「コンテンツを共有する必要があれば、いつでも同じように行えます。タブレット端末で Zoom ミーティングに参加し、コンテンツを共有するだけです。オフィスの中庭、カンファレンス ルーム、デスクや自宅、カフェなど、場所は問いません」と Stine 氏は言います。
Zoom Rooms なら、全員が同じ土俵に立つことができます。誰もが、居場所に関係なく簡単にミーティングに参加できます。
Stine 氏が Zoom Rooms を気に入っている別の理由は、Microsoft Teams や Cisco Webex、Google Meet など、他社のビデオ ミーティング プラットフォームとも同様にうまく連携するオープン エコシステムであることです。どのミーティングでも、[ミーティングを開始] ボタンをワンクリックするだけで開始できます。
さらに、オフィスの再設計によりすべてのデスクがワイヤレスになったため、キーボードやマウスのケーブルに加え、HDMI ケーブルも不要になりました。すべてがポータブルで、全員がタブレット端末と自身の Zoom ライセンスを所有しています。さらには、ミーティングの最中に場所を移動しても、詳細を聞き逃すことなく Zoom ミーティングに参加し続けられます。
従業員が機器の設定に複数の手順を踏まなくてよくなり、ミーティング中に場所を移動してもサインインし直す必要がなくなったため、Stine 氏の推定では同社は週 100 時間を節約しています。
コンサルタントや顧客などの外部参加者が Lake|Flato オフィスに訪問した際にも、簡単に Zoom ミーティングに参加できます。
「皆さん HDMI ケーブルを渡されると思っておられますが、ただ Zoom アプリを開いて共有ボタンを押してもらえれば、それだけで問題なく動作します。」
Lake|Flato のマーケティング部門は、ミーティングの合間に使われていないカンファレンス ルームのデジタル サイネージ ディスプレイを、新たなマーケティング チャネルとして使用しています。Stine 氏の説明によると、
「当社の一部のカンファレンス ルームは歩道の横にあり、フロアから天井までが窓になっています。道行く人々は、誰もいないカンファレンス ルーム内のディスプレイに映し出されるプロジェクトの素敵な映像を眺めることができます。」
また、マーケティング チームはディスプレイの映像を注目のスペシャル イベントにすばやく切り替えて、関連性の高いものを流し続けられます。
Zoom Rooms を導入した Stine 氏のチームは、すぐに Zoom Whiteboard 機能を活用する価値を実感しました。今ではほぼ毎日、チームメンバー全員がこの機能を利用しています。
Stine 氏は、プレゼンテーションやトレーニングの準備にも Zoom Whiteboard の AI 機能を駆使しています。
「つい最近も、あるニッチなトピックのトレーニングを開発予定だったので、AI に頼んでアイデアをブレインストーミングしてもらいました。思いもつかないアイデアを出してくれました」と Stine 氏は言います。
AI が生成したアイデアは微調整する必要がありましたが、Stine 氏曰く AI が 75% の作業を肩代わりしてくれたそうです。
移行期間の初めは Microsoft Teams 電話を使用していた Lake|Flato ですが、クラウド VoIP 機能を Zoom Workplace プラットフォームに統合するメリットを理解してからは Zoom Phone の利用に切り替えました。
「Zoom の場合、Teams よりも費用を抑えることができました。それが Microsoft Teams 電話から Zoom Phone に切り替えた理由のひとつです。しかしそれより重要なこととして、Zoom に電話機能を統合するとミーティング中の場合は Zoom Phone の呼び出しが無効になります。取り込み中であることを自動検知してくれるため、電話の呼び出しでミーティングが中断することもありません」と Stine 氏は言います。
呼び出しがない代わりに、Stine 氏は Zoom Phone に付属するボイスメールの文字起こしを使って、すぐに折り返し電話をかける必要があるかどうかを判断しています。
「ミーティング中に不在着信があったとわかったら、その着信通知をクリックするだけで内容を聞かなくても発信者と通話内容がわかるため、瞬時に選別できます。大事な話だからミーティングを一時退席して通話を受けるか、後でかけなおせばよいか判断できるのです。」
Lake|Flato では、Zoom の組み込み AI アシスタントである AI Companion も活用し、ミーティング要約の生成から「最新の状況を確認」する機能を提供するミーティング質問まで、プロセスの新たな効率性を見出しています。AI Companion は、Zoom アカウントに割り当てられた有料サービスから追加料金なしで利用できます。
Stine 氏の推定では、これまで 1 時間のミーティング中の 15 分間を議事録作成に費やしており、別の 15 分間をその後の清書作業に費やしていました。AI Companion はこうした作業を代わりにこなしてくれます。毎週 12～15 時間をミーティングに費やしている Stine 氏の場合、毎週約 6～8 時間を節約できることになります。
「時間を節約できるのはもちろん素晴らしいですが、プロジェクトに集中して同僚に存在感を示し、説明責任を担うことができるのも非常に重要です。それに議事録が常に同じ場所に保管されているので、簡単に見つけられられます」と Stine 氏は言います。
Stine 氏は Zoom Meetings のミーティング質問機能も活用しています。ミーティングに遅れた場合や複数のタスクをこなさなければならない場合、[最新の状況を確認] ボタンを押せば、これまでのミーティング内容の簡潔な要約を入手し、自分の名前が言及されたかを尋ね、キーポイントの概要を把握できます。
Stine 氏は Zoom Workplace プラットフォームを将来さらに活用していきたいと考えています。特に興味があるのは、登録機能と高度なレポート機能を備えたソート リーダーシップ イベント向けの Zoom Sessions の活用です。
「Zoom Sessions を使用して、これからもソートリーダーとしての業界内の地位を高めていきたいと考えています。Zoom で自社イベントを主催できれば、本当に感無量ですね」と Stine 氏は言います。
Zoom の活用の幅を広げる Lake|Flato の事例は、幅広い機能が組み込まれた単一プラットフォームの利点を示しています。