アーキテクチャ
従業員数 150名
クリエイティブなコラボレーション環境をハイブリッドワーカー向けに構築する
複数手順のハードウェア設定や、サインインの繰り返しを排除することで、組織全体で節約した週当たりの時間数
AI Companionの活用で節約したミーティング当たりの分数
Zoomプラットフォームに統合された個別のツール数
Lake|Flato Architectsは、環境に配慮した近代的な建物をその地域に根付かせ、周囲の環境とシームレスに融合させる技術で全国的に知られています。
将来を見据えた企業としてLake|Flatoは、狭いオフィスに縛られない、最新のワークプレイス環境を求める声が高まっていることを理解しています。そこで、従業員の働く場所にかかわらず、クラス最高のテクノロジーを使いながら優れたユーザー体験を享受できる、未来型ワークプレイスをデザインするという挑戦を自らに課しました。
同社がそのサンプルに選んだのは、自社オフィスです。
「オフィス勤務と在宅勤務の割合をだいたい半々とするハイブリッドワークモデルを、全面的に採用することに決めました。オフィスのデスクの数は、従業員数より少なくなります」とデザインテクノロジー担当ディレクターのDan Stine氏は言います。
ハイブリッドワーカーのサポートはあらゆるタイプのビジネスに課題を突き付けますが、創造性とコラボレーションが業務に欠かせないアーキテクチャとプランニング業界の企業にとってはなおさら、大きな課題となります。「建築家の私たちは当然、図表を使って考え、すべてを描きたいと思うものです」とStine氏は説明します。
もともとLake|Flatoでは、ホワイトボードの描画ツールにMiroを使用していました。ですが、スタンドアロンツールであるMiroのライセンスを全員が持っているわけではありませんでした。
またStine氏とチームは、簡単にアクセスでき、ユーザーが移動しても場所を問わず使えるテクノロジーソリューションを望んでいました。
企業としてのアイデアを試すため、同社はオフィスの建物を全面的に改装し、環境の持続可能性、創造的なデザイン、包括性を表現する場に変革しました。
チームは各カンファレンス ルームを Zoom ルームに変え、コンテンツを表示するタッチスクリーン ディスプレイ 1 台と参加者の表示専用の別の非タッチディスプレイ 1 台を設置しました。Zoom Rooms を利用すると、オフィスと自宅で HD ビデオを使用したコラボレーションが可能です。対面参加者もリモート参加者も、継続して簡単にやり取りできます。
「コンテンツを共有したいときは、いつでも同じように作業を行えます。タブレットからZoomミーティングに参加して、コンテンツを共有するだけです。オフィスの中庭や会議室、デスク、自宅、カフェなど、場所を選ばず利用できます。」とStine氏は言います。
Zoom Roomsなら、全員が同じ土俵に立つことができます。誰もが、居場所に関係なく簡単にミーティングに参加できます。
Stine氏がZoom Roomsを気に入っている別の理由は、Microsoft TeamsやCisco Webex、Google Meetなど、他社のビデオミーティング プラットフォームとも同様にうまく連携するオープンエコシステムであることです。どのミーティングでも、[ミーティングを開始] ボタンをワンクリックするだけで開始できます。
さらに、オフィスの再設計によりすべてのデスクがワイヤレスになったため、キーボードやマウスのケーブルに加え、HDMIケーブルも不要になりました。すべてがポータブルで、全員がタブレット端末と自身のZoomライセンスを所有しています。さらには、ミーティングの最中に場所を移動しても、詳細を聞き逃すことなくZoomミーティングに参加し続けられます。
従業員が機器の設定に複数の手順を踏まなくてよくなり、ミーティング中に場所を移動してもログインし直す必要がなくなったため、Stine 氏の推定では同社は週 100 時間を節約しています。
コンサルタントや顧客などの外部参加者がLake|Flatoオフィスに訪問した際にも、簡単にZoomミーティングに参加できます。
「皆さんHDMIケーブルを渡されると思っておられますが、ただZoomアプリを開いて共有ボタンを押してもらえれば、それだけで問題なく動作します。」
Lake|Flatoのマーケティング部門は、ミーティングの合間に使われていないカンファレンスルームのデジタルサイネージディスプレイを、新たなマーケティングチャネルとして使用しています。Stine氏の説明によると、
「当社の一部のカンファレンスルームは歩道の横にあり、フロアから天井までが窓になっています。道行く人々は、誰もいないカンファレンスルーム内のディスプレイに映し出されるプロジェクトの素敵な映像を眺めることができます。」
また、マーケティングチームは、コンテンツを注目のスペシャルイベントにすばやく切り替えて、関連性の高い映像を流し続けられます。
Zoom Roomsを導入したStine氏のチームは、すぐにZoom Whiteboard機能を活用する価値を実感しました。今ではほぼ毎日、チームメンバー全員がこの機能を利用しています。
Stine氏は、プレゼンテーションやトレーニングの準備にもZoom WhiteboardのAI機能を駆使しています。
「つい最近も、あるニッチなトピックのトレーニングを開発予定だったので、AIに頼んでアイデアをブレインストーミングしてもらいました。思いもつかないアイデアを出してくれました」とStine氏は言います。
AIが生成したアイデアを微調整する必要が生じたものの、75%の作業はAIが代行してくれたとStine氏は推測します。
移行期間の初めはMicrosoft Teams電話を使用していたLake|Flatoですが、クラウドVoIP機能をZoom Workplaceプラットフォームに統合するメリットを理解してからはZoom Phoneの利用に切り替えました。
「Zoomの場合、Teamsよりも費用を抑えることができました。それがMicrosoft Teams電話からZoom Phoneに切り替えた理由のひとつです。しかしそれより重要なこととして、Zoomに電話機能を統合するとミーティング中の場合はZoom Phoneの呼び出しが無効になります。取り込み中であることを自動検知してくれるため、電話の呼び出しでミーティングが中断することもありません」とStine氏は言います。
呼び出しがない代わりに、Stine氏はZoom Phoneに付属するボイスメールの文字起こしを使って、すぐに折り返し電話をかける必要があるかどうかを判断しています。
「ミーティング中に不在着信があったことに気づいた場合、その着信通知をクリックすれば、内容を聞かなくても発信者と通話内容がわかるため、瞬時に選別できます。大事な話であればミーティングを一時退席して通話を受け、そうでなければ後でかけなおせばよいのです。」
Lake|Flatoでは、Zoomの組み込みAIアシスタントであるAI Companionも活用し、ミーティング要約の生成から「最新の状況を確認」する機能を提供するミーティング質問まで、プロセスの新たな効率性を見出しています。AI Companionは、Zoomアカウントに割り当てられた有料サービスから追加料金なしで利用できます。
Stine氏の推定では、これまで1時間のミーティング中の15分間を議事録作成に費やしており、別の15分間をその後の清書作業に費やしていました。AI Companionはこうした作業を代わりにこなしてくれます。毎週12～15時間をミーティングに費やしているStine氏の場合、毎週約6～8時間を節約できることになります。
「時間を節約できるのはもちろん素晴らしいですが、プロジェクトに集中し、同僚とより積極的に関わりながら自分の役割に責任を持てることも非常に重要です。また、メモは常に同じ場所にあるので簡単に見つけられます」とStine氏は言います。
Stine氏はZoom Meetingsのミーティング質問機能も活用しています。ミーティングに遅れた場合や複数のタスクをこなさなければならない場合、[最新の状況を確認] ボタンを押せば、これまでのミーティング内容の簡潔な要約を入手し、自分の名前が言及されたかを尋ね、キーポイントの概要を把握できます。
Dan氏は今後さらに、Zoom Workplaceプラットフォームを活用することを楽しみにしています。また、登録機能や高度なレポーティング機能を備えたZoom Webinarsプラスを、ソートリーダーシップイベントで活用することに特に関心を寄せています。
「Zoom Webinarsプラスを使用して、これからもソートリーダーとしての業界内の地位を高めていきたいと考えています。Zoomで自社イベントを主催できれば、本当に感無量ですね」とDan氏は言います。
Zoomの活用の幅を広げるLake|Flatoの事例は、幅広い機能が組み込まれた単一プラットフォームの利点を示しています。
