クラウドPBXとは？導入時のメリットや注意点、見るべきポイントまで徹底解説

クラウドPBXとは、オフィスに物理的なPBX（電話交換機）を設置せず、インターネット上のクラウドサーバーがその機能を担うシステムのことです。では、従来のPBXとクラウドPBXとでは具体的にどのようなところが違うのでしょうか。

この記事では、クラウドPBXを導入するメリットやデメリット、クラウドPBXに搭載されている主な機能、導入に最適な時期、選定時の注意点などを解説します。

次に、クラウドPBXを導入するとどのようなメリットがあるのかを解説します。

2.1. 初期投資を抑えられる

従来のPBXを導入する際は、物理的な交換機など、高額な主装置を購入・設置する必要があり、そのための初期投資が必要でした。

しかし、クラウドPBXは主装置が不要で、必要となる費用は月額利用費（運用費用）のみです。そのため、予算をより戦略的な分野に活用できます。

2.2. 煩雑な資産管理から解放される

PBXは法定耐用年数（6年）が定められた固定資産であり、企業は毎年の減価償却計算や資産台帳の管理、数年ごとの保守契約の更新といった煩雑な業務を抱えています。

一方、クラウドPBXにすれば、オフィスに主装置がないため、これらの煩雑な管理業務が不要となります。また、メーカーの部品保有期間を気にしながら故障リスクを管理する手間からも解放されます。

PBXの耐用年数について詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

>>PBXの耐用年数はどれくらい？買い替え時期の目安や変更する際のポイントを紹介

2.3. リモートワークとBCPを実現できる

クラウド上でPBX機能を利用すれば、柔軟な働き方に対応できます。従業員が自宅や外出先からでも会社の代表番号や内線を使用できるようになるため、リモートワークやハイブリッドワークの導入に効果を発揮します。

また、オフィスが被災したり、長期間の停電が発生したりしたときでも、電話機能はクラウド上で継続して利用できるため、BCP（事業継続計画）の面でも強みがあります。

2.4. 迅速な拡張が可能になる

内線番号や外線番号を新設・増設する際、従来のPBXでは物理的な工事が必要でした。しかし、クラウドPBXであれば、Web管理画面から数分で増設が完了します。これにより、組織変更や事業拡大・縮小に柔軟かつ迅速に対応できるようになります。

また、ベンダー側でセキュリティパッチや新機能が自動的にアップデートされるため、AI連携や通話の文字起こしなど最新の機能が常に利用できる点も、クラウドPBX導入のメリットです。

2.5. コンプライアンスの強化につながる

従来のPBXは自社のサーバー室で管理され、そのセキュリティは自社のIT部門に依存していました。

一方、クラウドPBXは国際的なセキュリティ基準に準拠したデータセンターで運用されています。通話の暗号化や厳格なアクセス管理はクラウド側で実施されるため、セキュリティレベルは高く、コンプライアンスの強化につながります。

2.6. ビジネスツールとの連携強化につながる

クラウドPBXは他社のSaaS（Salesforce、Microsoft Teamsなど）との連携を前提として設計されています。

そのため、電話がかかってきた瞬間に顧客情報（CRM）がパソコンの画面に自動表示されたり、通話記録が自動的に営業管理システム（SFA）に記録されたりします。

これは、電話業務を軸とした営業・サポートの生産性を高めることにつながる機能です。

次に、クラウドPBXを導入する際のデメリットや注意点をご紹介します。

3.1. 通話品質がインターネット環境に依存する

クラウドPBXはすべてインターネット回線を利用するため、回線が不安定な場合や、Web会議やデータ転送時などによってオフィス内のインターネット回線が混雑している場合、音質の劣化や遅延が発生するリスクがあります。安定した通信を確保するためには、ビジネス向けの高品質な光回線の利用が必要です。

3.2. 緊急通報（110番・119番）に制限がある

多くのクラウドPBXは、110番（警察）や119番（消防）といった緊急通報番号への発信に対応していません。そのため企業は、従業員の安全確保のため、固定回線や携帯電話といった緊急通報可能な別の通信手段を確保し、従業員にその場所や方法を周知しておく必要があります。

3.3. 既存の電話番号の引き継ぎに制限がある

現在利用している電話番号をそのままクラウドPBXに引き継げるか（番号ポータビリティに対応しているかどうか）は、サービス提供事業者や地域のNTTの設備によって異なります。乗り換える前には、既存の電話番号が番号ポータビリティの対象になるか必ず確認をしましょう。

続いて、クラウドPBXに搭載されている機能の一部をご紹介します。

4.1. UC機能（チャット・ビデオ連携）

ユニファイド・コミュニケーション（UC）機能とは、電話だけでなく、チャットやビデオ会議、在籍情報（プレゼンス）などを統合して利用できる機能です。

例えば、Zoom Phoneの場合、Zoomミーティングやチャットと電話機能がシームレスに連携しており、電話からビデオ会議にワンクリックで移行できます。

4.2. 留守番電話の文字起こし

クラウドPBXは、留守番電話に録音された音声を自動で文字起こしする機能を提供しています。文字起こしされたテキストはメールやチャットに送信されるため、音声で聞き直す手間がなくなり、確認作業や情報共有が大幅に効率化されます。

4.3. モバイル連携機能

モバイル連携機能には、スマートフォン内線化（BYOD対応）やソフトフォン（パソコンからの発着信）があります。

スマートフォンの内線化（BYOD対応）では、従業員のスマートフォンに専用アプリをインストールすることで、その端末からの発信であっても会社の固定電話番号で発着信できます。これにより、個人利用と業務利用を明確に区別できるようになります。

ソフトフォン（パソコンからの発着信）では、パソコンのデスクトップやWebブラウザから直接発着信できます。ヘッドセットがあれば電話機が不要となるため、コールセンターなどの業務ではオペレーターの作業を効率化できます。

4.4. コールセンター機能（着信振り分け）

クラウドPBXには、代表電話にかかってきた電話を、事前に設定したルールに基づいて自動的に振り分ける機能もあります。設定するルールとしては、オペレーターのスキルごとに分けることや、回線の空き状況によって振り分けることなどが挙げられます。また、オペレーターの対応状況をリアルタイムで監視する機能もあります。

クラウドPBXを導入するのに適したタイミングについても見ていきましょう。

5.1. PBXの耐用年数・保守サポート終了時

既存のPBXの法定耐用年数（6年）が過ぎた場合や、メーカーの保守サポート（約7年で終了）が迫っている場合は、クラウドPBXを導入するよいタイミングです。高額なPBXを更新するのではなく、初期投資が不要なクラウドPBXに切り替えれば、貴重な予算をより価値のある業務に振り分けられます。

5.2. リモートワークを本格化・定着させたい

代表電話や0120番号の利用がネックとなりリモートワークを本格化できなかった会社でも、クラウドPBXを導入すれば、働く場所に関わらず従業員が会社の電話番号で発着信できるようになるため、リモートワークを本格的に定着させられるでしょう。業務に従業員個人の携帯電話を使わせたくない場合にも有効です。

5.3. 拠点間やグローバルな連携が多い

国内外に複数の拠点を持つ企業の場合、クラウドPBXにすることで拠点間の通信が内線扱いとなり、無料になります。拠点間の連絡方法を統一したい場合にも有効です。

では、クラウドPBXサービスを選ぶ際にはどのようなことを確認すべきなのでしょうか。その5つのポイントをご紹介します。

6.1. 通話品質とSLA（サービス品質保証）を確認する

クラウドPBXでは、音声の遅延や途切れが少ないHD（高精細）通話が標準で提供されているかどうかを確認することが重要です。

また、サービス品質保証であるSLA（Service Level Agreement）の有無を確認することも必須です。SLAには、システムの稼働率や障害発生時の復旧時間が明記されており、万が一システムに障害が起きた際に業務に与える影響を検証する上でも、SLAの確認は重要です。

6.2. 既存ツールとの連携を重視する

クラウドPBXサービスの多くは、チャットツールやビデオ会議ツールとのAPI連携が可能です。また、電話サービスから他のアプリへの切り替えが発生しない統合型のサービスを選べば、営業・サポート部門の生産性を大きく向上させることもできます。

6.3. 必要な機能が過不足なく揃っているか確認する

単に電話が使えるだけではなく、コールセンター化、リモートワークなど、自社の業務目的に必要な機能が揃っているかを確認することも重要なポイントです。例えば、以下のような機能を確認するとよいでしょう。

• 内線機能（スマートフォンやパソコンからの内線発着信）
• ボイスメール機能（留守電の自動文字起こし・テキスト確認）
• レポート機能（通話時間や応答率などの分析）
• 外部ツール連携（CRMやSFAとの連携）

6.4. セキュリティと実績で信頼性を測る

通話データには企業の機密情報や個人情報も含むため、サービスのセキュリティレベルを確認することも重要です。システムが通信の暗号化（TLS／SRTP）に対応しているか、データセンターが国際的なセキュリティ認証（ISO 27001など）を取得しているかなどを確認しましょう。

また、ベンダーの導入実績を見ることは、システムの安定性や信頼性を知る上で大きな参考となります。大規模な企業や同業種での導入実績が豊富であれば、その分、信頼性の高いベンダーであると判断できます。

6.5. 国内サポートと料金体系を比較する

契約後のサポート体制と料金体系を確認することは、クラウドPBXの選定において非常に重要なポイントです。

サポート体制では、まず日本語での対応が受けられるかを確認しましょう。また、サポート窓口の営業時間や対応範囲を知ることも重要です。さらに、障害発生時の対応内容についても確認をしておくと安心です。

次に、料金体系も確認しておきましょう。月額基本料金に加え、従量制の外線通話料、オプション機能の利用料、番号ポータビリティの費用などが確認ポイントとなります。隠れたコストがないか、複数のベンダー間で料金体系を比較検討するとよいでしょう。

Zoom Phoneは、ビジネスユースで世界的に使われているビデオ会議ツールのZoomをプラットフォームとし、PBX機能（固定電話の発着信、内線など）を統合したクラウド電話サービスです。パソコンやスマートフォンだけで利用できるため、場所を選ばない働き方が実現できます。

また、Zoom Phoneは、ビデオ会議・チャット・電話がZoomアプリ内で完結するシームレスな統合性が強みです。

クラウドPBXの導入をご検討の際は、ぜひ以下のリンクよりサービスの詳細をご確認ください。

>>Zoom Phone

クラウドPBXには、導入時に初期投資が不要であること、従業員のスマートフォンに専用アプリをインストールするだけでリモートワークなど柔軟な働き方が実現できることなど、従来のオンプレミス型PBXにはないメリットが多数あります。

クラウドPBXの導入では、電話単体で考えず、業務アプリとの連携でコミュニケーションの効率化につなげることが鍵になります。自社にあったクラウドPBXを選定し、業務の効率化を目指していきましょう。