ビジネスフォンとは？仕組みや家庭用電話との違い、導入メリットについて

質の高い電話システムの導入は、商談を取り逃す機会損失を防げるだけでなく、社内の意思決定の高速化にまで大きな影響を与えます。

この記事では、ビジネスフォンの意味や仕組み、家庭用電話との違い、種類や導入メリット、サービスの選び方などについて解説します。

ビジネスフォンには大きく4つの機能が備わっています。

内線通話・外線通話

内線通話とは、システム内の電話機同士が無料で通話できる機能です。一方、外線通話は社外との一般的な通話を指します。

前述のとおり、ビジネスフォンは同時通話に対応しており、誰かが電話をかけているときでも別の社員が電話を発着信できます。

保留・転送機能

通話中の電話を一時停止する保留や、保留した電話を担当者につなぎなおす転送も、ビジネスフォンの主要な機能です。

また、一般的なビジネスフォンは、パーク保留と呼ばれる、保留操作をした電話機以外からも通話を再開できる機能を持ちます。パーク保留では、転送のように特定の引き継ぎ相手をコールする必要もなく、総務部で受けた電話を営業部の誰かに受けてもらうといった部署間での電話引き継ぎが可能です。

代表番号発着信・ダイヤルイン

ビジネスフォンは、代表番号発着信として、ひとつの電話番号による受発信を複数の電話機から行える機能を持っています。

一方、部署や担当者ごとに個別の電話番号を用意できるダイヤルインにも対応しています。自社のビジネス規模や要望にあわせ、電話番号の数が使い分けられます。

留守番電話・通話録音機能

留守番電話や通話録音もビジネスフォンの代表的な機能です。営業時間以外でも顧客の用件を受けたり、録音により「言った言わない」のトラブルを避けたりすることで、電話対応の業務品質を高められます。

ビジネスフォンは、物理的な装置の有無により、従来型（オンプレミス）とクラウド型（クラウドPBX）の2種類に大別できます。

従来型（オンプレミス）

従来型（オンプレミス）は、オフィスに物理的な主装置を設置する方式です。古くから存在する形式で、有線での接続により通話品質が安定している点に大きな特徴があります。

従来型（オンプレミス）の注意点として、機器の購入や工事が必要なため、導入費が高額になりやすい傾向があります。また、オフィスの移転や大規模な模様替えを行う場合は再工事が求められます。

クラウド型（クラウドPBX）

クラウド型（クラウドPBX）は、物理的な主装置をオフィスに設置しない新しい形式です。クラウドサーバーが主装置の代わりを担い、インターネット回線を利用して通話を制御しています。

クラウド型のビジネスフォンは通常は工事が不要で、インターネット環境さえあればスマートフォンやパソコンを電話機として利用できるのが特徴です。外回り中の社員でもスマートフォンから会社の代表電話番号で受発信できるなど、物理的な制限を受けません。一方、通話品質がネットワーク品質の影響を受けやすい欠点があります。

では、ビジネスフォンを導入すると、会社はどのようなメリットを得られるのでしょうか。

拠点間や社内の通話料が無料になる

ビジネスフォンは、内線通話機能により社内の通話料を無料化できます。同一のシステム内であれば内線通話扱いとなるため、大阪と東京のオフィスなど、拠点同士の無料通話を実現することも可能です。

機会損失を防げる

同時通話が可能なビジネスフォンは、顧客からの連絡を取り逃す機会損失の削減に役立ちます。普通の固定電話の場合、誰か一人から電話を受けているとき、ほかの人に対しては話し中となってしまいますが、ビジネスフォンなら契約チャネル数の上限まで同時対応ができます。

取り次ぎがスムーズになり業務効率が上がる

保留転送・パーク保留などの機能は、担当者間の電話取り次ぎを円滑化します。その場にいない社員にもすぐに電話を割り振れるため、電話を一度切らなければならない状況を減らせるほか、顧客の待ち時間の解消にもつながります。

会社の番号で発着信できる

クラウド型のビジネスフォンの場合は、スマートフォンからでも会社の電話番号で発信ができます。プライベートな番号の通話による公私混同を防止し、透明性やセキュリティを高めていくなど、企業としての信頼の向上を目指せます。

ビジネスフォンの費用相場は、導入の規模や仕組みにより大きく異なります。ここでは、一般的な相場の目安を一例としてご紹介します。

初期費用

従来型のビジネスフォンを導入する場合、以下の費用が目安となります。

• 電話機の購入代：1台につき新品1万円～5万円程度、中古数千円程度
• 主装置の購入代：15万円～100万円程度
• 配線工事費：1台につき1万円～2万円程度

一方、クラウド型のビジネスフォンは主装置の購入代がかかりません。手元の端末を利用するケースでは、工夫次第で初期費用を数万円台にまで抑えられることもあります。

ランニングコスト

ビジネスフォンのランニングコストには、月々の回線使用料や通話料がかかります。加えて、従来型は保守メンテナンス料、クラウド型は月額サービス利用料がかかる形が主流です。

費用の目安は以下のとおりです。

• 回線使用料：1回線につき数千円～
• 通話料：固定電話宛は3分につき約8円〜、携帯電話宛は1分につき約16円〜（契約内容や宛先により変動）
• 保守メンテナンス料（従来型のみ）：3,000円～7,000円程度
• 月額サービス料（クラウド型のみ）：1ユーザーにつき数百円～3,000円程度

続いて、ビジネスフォンの選定や導入に関する注意点をご紹介します。

必要な台数と同時通話数を把握しておく

まずは、自社に必要な電話機の台数を正確に把握しましょう。全員のデスクに電話機を置くべきなのか、あるいは2人に1人で十分なのか、利用イメージを明確にすることで、適切な契約の規模を探れます。

あわせて、必要な同時通話数（契約すべきチャネル数）の検討も求められます。一般的には社員数の1/3がひとつの目安とされています。

自社の働き方に合わせて導入形態を選ぶ

業務の形や働き方によっても適切なビジネスフォンは変わります。

例えば、社員の大多数が社内で業務を行っているのであれば、従来型のビジネスフォンが適しているでしょう。一方で、テレワークや外回りが多いならクラウド型のビジネスフォンが活躍します。

万が一のトラブルに備えてサポート体制を確認しておく

障害発生時のサポートの充実度も重要です。電話が長期間通じない状況が発生すると、顧客から自社の信頼性を不安視されてしまいます。

担当者が速やかに修理に来てくれるのか、休日や夜間のサポートはあるのか、障害が長期に及んだ際の補償はあるのかなど、トラブル発生時の対処について契約内容をチェックしておきましょう。

将来的なオフィス移転や機器の入れ替え時期も考慮に入れる

従来型のビジネスフォンを選ぶと、オフィス移転が発生した場合に再度の工事が発生します。市外局番が変わる距離の移動となると電話番号の変更が必要となるケースもあり、軽視できない負担が生じます。

また、物理的な主装置の法定耐用年数は6年と定められており、一般的には5～7年を目安にした機器の買い替えが行われます。このような負担を避けたい場合は、クラウド型のビジネスフォンを選択したほうがよいでしょう。

主装置（PBX）の法定耐用年数に関する詳細は以下で解説しています。

>>PBXの耐用年数はどれくらい？買い替え時期の目安や変更する際のポイントを紹介

外出先や自宅勤務でもビジネスフォンを利用したいのなら、Zoom Phoneの導入をおすすめします。

Zoom Phoneは、ビデオ会議ツール「Zoom」のアプリから音声通話を利用できるクラウド電話サービスです。スマートフォンやタブレット、パソコンなど、使い慣れたいつものデバイスにビジネスフォンの機能を持たせられます。

物理的な工事が不要で、導入ハードルが低いのも特徴です。音声通話からWeb会議へシームレスに切り替えられるなど、Zoomならではの魅力も備えています。

>>Zoom Phoneの機能詳細はこちら

ビジネスフォンとは業務用の電話システムのことであり、物理的な主装置（PBX）を置く従来型と、原則として工事が不要なクラウド型の2種類に分類されます。

近年は自由度に優れたクラウド型のビジネスフォンが注目されています。ご興味をお持ちの際は、ぜひ以下より貴社のビジネスフォンに関する課題や要望をお聞かせください。

>>ビジネスフォンやZoom Phoneに関するお問い合わせはこちら