ニュージーランド大使館商務部（NZTE）のデジタルオペレーション部門は、政府の一部門と聞いて皆さんが想像する組織とは一線を画しています。
ニュージーランド大使館商務部のデジタルオペレーション担当ディレクターであるAaron Evans氏は、次のように言います。「私たちが求人を出すと、いつも応募が殺到します。「私たちはこの国で最も誇れる仕事である、ニュージーランドのための業務に当たっているのです」
NZTEの任務は、国際的な投資家や輸出業者を、自国内の高い成長が見込める商機と結びつけ、国の経済を成長させて評価を高めることです。そこでは、テクノロジーが重要な役割を果たします。
「ずっとそうだったわけではありません」とAaron氏は5年前を振り返ります。彼が組織に入った当時、組織は「デジタル的に破綻」していたと言います。世界30か所にある53のオフィス全体で、プロセスをデジタル化する取り組みが進められていましたが、期待どおりの成果は得られていませんでした。「『デジタル』という言葉の印象は最悪でした」と彼は当時を思い起こします。
職員はミーティングのたびに、15分かけてレガシーなビデオカンファレンス・ソリューションを立ち上げて使えるようにする必要があり、ユーザー体験でストレスが溜まるだけでなく、ニュージーランドを成功に導くためのミッションを阻害していました。
「私たちはニュージーランドの経済に対して、数十億ドル規模の成果をもたらす必要がありました」とEvans氏は言い、こう続けます。「このような目標を考えると、非効率を容認する余地はありませんでした」
同組織は地理的に分散していて、世界30か所に53のオフィスがあるため、対面でのミーティングに代わり、ビデオコミュニケーションが重要なコミュニケーション手段として多用されています。
Evans氏は次のように言います。「電話では、画面でお互いの顔を見ながら話すときと同じ感覚は得られません。小さなことと思われるかもしれませんが、ビデオによって、中国にいるビジネス開発マネージャー（BDM）が、ニュージーランドにいる人と効率的に会話できるようになりました。」
「Me Mahi Tahi Tātou」とは、マオリ語でともに働くことを意味します。これこそ、CEOのPeter Chrisp氏が、CIOの下で組織をデジタル的に統一するためにAaron氏を迎え入れた際に、実現すべきであると決めたことでした。
「CEO は私をチームに迎えた後、すぐに『お願いだから、ビデオカンファレンスのユーザー体験を何とかして欲しい』と耳打ちしました。私の役割は初日から明確になりました。」
NZTEは、「うまく動作する」と「間違いなく使いやすい」という2つの重要な要件を念頭に置いて、提案依頼書を手に市場を探しました。「Zoomに出会ったとき、こんなに使いやすいなんてありえないと思いました」とEvans氏は言います。
Zoomがたゆみなくユーザビリティーに注力していたことから、Evans氏はZoom Roomsを最善のものとして選定し、即座にウェリントン、オークランド、シンガポールの主要3拠点のカンファレンスルームに展開することにしました。
それまでのレガシーなビデオカンファレンス・プラットフォームと比較して、Zoomの信頼性がはるかに高いことが証明されたため、Evans氏は各オフィスにZoom Roomsを追加で展開するよう指示されました。Evans氏は当初、43部屋分のZoom Roomsの予算を組んでいましたが、同僚が熱心にZoomを希望したため、はるかに多くの数を導入することになりました。「現時点までに129部屋のZoom Roomsを導入しました」とEvans氏は言います。
Zoomを導入するというNZTEの決断から始まったビデオコミュニケーションモデルによって、組織はほとんどあらゆる面で変革を遂げ、デジタルオペレーション部門は1年足らずでゼロからヒーローとなりました。また、NZTEでは、ZoomをMicrosoft OutlookやMicrosoft Teamsのアプリケーションと連携させて、職員がコアビジネスツールを離れずにミーティングを開始できるようにしました。
NZTEは、Pounamuアワードの刷新も任されました。これは前年度を祝い、その年の方向性を決めるために組織で開催される年次カンファレンスです。過去数年間、アワードでは低品質なオーディオと解像度の低いビデオが悩みの種でしたが、去年のイベントは一味違いました。
Evans氏のチームは、ニュージーランドをテーマにした背景を使うために完全グリーンバックのスタジオで制作したり、アニメーション付きのPowerPointを使用したり、前のセッションからのビデオを切り出して再構成し、イベント中に流したりといったことを計画して、実行しました。これらはすべてZoomから一元的に制御されました。
Evans氏は言います。「完全にイマーシブな体験でした。初めから終わりまでZoom上で行われた、この年最大の文化イベントでした。」
政府の組織であるNZTEの職員は、エンドツーエンド暗号化、パスワードで保護されたミーティングやレコーディング、会話を安全な状態にする待機室といったZoomのセキュリティ機能を大いに活用しています。しかし何よりも気に入っているのは、楽しく使える点です。
「こと背景を選ぶとなると、皆信じられないほど創造性を発揮します」とEvans氏は言います。
ミーティング内の投票やブレイクアウトルームは、NZTEのバーチャルミーティングに欠かせません。カンファレンスルームでのミーティングの雰囲気をデジタル空間にもたらしてくれます。
「ブレイクアウトグループは、特にブレインストーミングや素早い意思決定に効果的です」とEvans氏は言います。Zoomの最新機能は即座に導入されます。最近のものとしては、ライブ文字起こしと通訳オプションがあり、すでに人気となりつつあります。
また、NZTEは、ミーティングに貢献できる人の多様性を高められるという利点にも気付き始めています。
