Tips teknologi untuk usaha kecil: Panduan untuk menyelesaikan lebih banyak hal dengan Zoom Workplace

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda harus kreatif. Anda harus menemukan cara untuk mendapatkan perhatian di pasar yang penuh persaingan saat ini tanpa membebani tim Anda secara berlebihan. Seperti menjangkau audiens baru, mengotomatiskan proses, meningkatkan efisiensi, dan melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit sumber daya. Teknologi yang tepat adalah kunci untuk semua itu, dan beberapa hal lainnya. 

Sebuah studi tahun 2024 oleh Kamar Dagang AS melaporkan bahwa 99% pemilik usaha kecil menggunakan setidaknya satu platform atau alat teknologi untuk menjalankan bisnis mereka, dengan 47% menggunakan empat platform atau lebih. Dua dari lima pemilik usaha kecil (40%) mengatakan bahwa mereka menggunakan kecerdasan buatan generatif, hampir dua kali lipat dari persentase pengguna AI generatif tahun 2023 (23%).

Namun, beberapa mungkin tidak menyadari bahwa mereka hanya memerlukan satu platform untuk kebutuhan komunikasi dan kolaborasi mereka, dengan AI generatif dan AI agentik yang terintegrasi. Zoom Workplace dengan AI Companion menggabungkan telepon, obrolan tim, papan tulis, rapat, dokumen pintar, dan integrasi pihak ketiga yang didukung menjadi satu pengalaman pengguna. 

Baik Anda ingin menyelesaikan lebih banyak pekerjaan untuk basis pelanggan Anda saat ini atau secara aktif mengembangkan bisnis Anda, lihat tips di bawah ini untuk mengetahui bagaimana Zoom Workplace dapat membantu Anda menghemat lebih banyak waktu sambil mendapatkan hasil maksimal dari uang Anda.

Survei usaha kecil oleh Kamar Dagang AS melaporkan bahwa 91% bisnis mengatakan mereka optimis bahwa AI akan membantu bisnis mereka tumbuh di masa depan. Namun, 22% bisnis yang tidak menggunakan AI mengutip kekhawatiran tentang biaya sebagai penghalang adopsi.

Meskipun beberapa perusahaan mengenakan biaya premium untuk kemampuan AI per pengguna, Zoom AI Companion disertakan tanpa biaya tambahan dengan paket Zoom berbayar Anda yang memenuhi syarat.* 

Cukup klik ikon berkilau AI Companion saat Anda menyelenggarakan rapat Zoom. Ini akan memungkinkan Anda mengaktifkan ringkasan rapat atau mengajukan pertanyaan seperti “beri tahu saya ringkasannya” untuk mendapatkan detail tentang apa yang telah dibahas sejauh ini. 

Selain meringkas rapat, AI Companion juga dapat membantu Anda menulis email dan pesan obrolan, bertukar pikiran dan mengatur konten di papan tulis, serta memprioritaskan pesan suara dan meringkas panggilan telepon di Zoom Phone. Anda dapat meminta AI Companion untuk mengambil wawasan dari transkrip rapat Anda untuk memulai ringkasan proyek, postingan blog, atau konten lainnya di Zoom Docs. Anda tidak perlu menghabiskan waktu memeriksa kalender rekan kerja untuk menjadwalkan pertemuan berikutnya, AI Companion dapat memeriksa ketersediaan dan menjadwalkan rapat tersebut atas nama Anda.

Kemampuan ini memungkinkan Anda menjadi lebih efisien, yang berarti Anda dapat menghabiskan waktu berharga untuk melakukan pekerjaan yang lebih bermakna. Kunjungi halaman AI Companion kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara-cara spesifik yang dapat dilakukan usaha kecil Anda untuk memanfaatkan AI guna meningkatkan hari kerja.

Anda mungkin sudah mengenal Zoom Workplace sebagai aplikasi yang digunakan untuk bergabung ke Zoom Meetings. Namun, ada lebih banyak lagi yang dapat Anda lakukan dari aplikasi desktop Zoom Workplace:

• Obrolan dengan rekan satu tim di Zoom Team Chat, yang disertakan di semua akun Zoom — Anda dapat membuat saluran dengan grup orang atau mengirim pesan langsung satu lawan satu. Anda bahkan dapat menambahkan kontak eksternal dan mengobrol dengan mereka, untuk komunikasi yang terasa lebih mudah, lebih cepat, dan lebih tertata rapi daripada email.
• Hubungkan kalender Google atau Microsoft Anda dengan akun Zoom Anda untuk melihat semua rapat Anda di tab Kalender. Anda dapat bergabung ke Zoom Meetings dengan beberapa klik mudah (Anda tidak perlu lagi mencari tautan rapat!), menjadwalkan rapat langsung di aplikasi Zoom Workplace menggunakan AI Companion, dan banyak lagi.
• Hubungkan akun email Google atau Microsoft dengan akun Zoom Anda (atau siapkan alamat email dengan Zoom Mail gratis) untuk mengakses pesan email dengan mudah tanpa harus membuka aplikasi lain. Anda bahkan dapat menggunakan AI Companion untuk membantu Anda menyusun email.
• Jika Anda memiliki Zoom Phone, gunakan antarmuka softphone di aplikasi Zoom Workplace untuk melakukan panggilan, melihat dan mendengarkan pesan suara, mengirim pesan teks, dan banyak lagi. AI Companion juga dapat membantu di sini, dengan ringkasan pascapanggilan dan kemampuan untuk memprioritaskan serta mengekstrak tugas dari pesan suara Anda.
• Mengakses rangkaian alat produktivitas bawaan untuk membuat catatan, klip video, dan papan tulis, yang dapat dibagikan dengan mudah dengan kolega Anda.
• Jika memiliki Workvivo, Anda dapat mengaksesnya langsung di aplikasi ini untuk melihat postingan kolega, memberikan pujian kepada rekan satu tim, membaca berita perusahaan, dan menjelajahi ruang departemen lain.

Jika Anda belum melakukannya, unduh versi terbaru dari aplikasi Zoom Workplace dan jelajahi tab di bilah navigasi atas untuk melihat cara memaksimalkan penggunaan Zoom saat Anda bekerja. 

Aplikasi penjadwalan janji temu dapat membantu tim Anda memangkas waktu yang dihabiskan untuk mengatur rapat dengan calon pelanggan, pelanggan, dan klien. Alih-alih mengirim email bolak-balik untuk menjadwalkan janji temu, pelanggan hanya perlu mengklik tautan penjadwalan dan memilih tanggal serta waktu yang sesuai bagi mereka untuk mengamankan tempat di kalender Anda.

Jika Anda memiliki akun Zoom Workplace Bisnis atau Bisnis Plus, Anda mendapatkan akses ke Zoom Scheduler langsung di aplikasi desktop atau seluler Anda tanpa biaya tambahan. Zoom Scheduler melakukan sinkronisasi dengan Kalender Google, Microsoft, atau Zoom Anda untuk mempermudah pemesanan, dan Anda tidak perlu khawatir tentang mengirim email dengan tautan rapat Zoom — semuanya ditangani secara otomatis. 

Jika paket Zoom Workplace Anda tidak dilengkapi dengan Scheduler, Anda dapat menambahkannya dengan harga lebih murah daripada aplikasi penjadwalan lainnya seperti Calendly. Pelajari selengkapnya perbandingan Zoom Scheduler dengan Calendly.

Percakapan penting tidak berakhir saat rapat Zoom selesai. Faktanya, banyak item tindakan penting, diskusi, dan pengambilan keputusan penting benar-benar terjadi setelah Anda meninggalkan panggilan Zoom Anda. Mempelajari cara menggunakan Zoom Workplace di seluruh siklus hidup rapat (waktu yang Anda habiskan sebelum, selama, dan setelah rapat Anda) adalah kunci untuk menghabiskan waktu Anda dengan lebih efisien.

Saat Anda menjadwalkan rapat di aplikasi Zoom Workplace, klik opsi untuk mengaktifkan obrolan rapat berkelanjutan. Dengan begitu, Anda dapat memulai obrolan grup dengan peserta rapat sebelum rapat dimulai untuk menyelaraskan item agenda atau membagikan materi prarapat untuk ditinjau. Setelah rapat dimulai, Anda dapat merujuk kembali ke pesan-pesan tersebut dan melanjutkan obrolan dalam rapat. Setelah rapat selesai, lanjutkan percakapan di Team Chat. Anda dapat membagikan ringkasan rapat AI Companion dan meninjau kembali utas diskusi untuk menutup pembahasan pada item yang belum tuntas.

Menurut survei Morning Consult 2024 yang ditugaskan oleh Zoom, 82% responden pemilik usaha kecil mengatakan mereka menggunakan telepon untuk tetap terhubung, dibandingkan dengan 70% responden di perusahaan dengan lebih dari 1.000 karyawan.** Bahkan di era digital, komunikasi telepon masih penting, tetapi harus sesuai dengan gaya kerja bisnis Anda yang serba cepat atau hybrid.

Zoom Phone menghadirkan komunikasi telepon Anda ke cloud, sehingga Anda dan karyawan Anda dapat mengakses telepon bisnis dari Zoom Workplace versi aplikasi desktop atau aplikasi seluler. Artinya, Anda dapat melakukan dan menerima panggilan dari perangkat apa pun yang kompatibel, baik Anda sedang berada di kantor, di rumah, maupun di perjalanan. Anda dapat terus menggunakan telepon meja yang kompatibel jika mau, atau memilih telepon meja dan telepon konferensi yang didukung dari mitra perangkat keras terkemuka kami.

Berikut adalah beberapa cara Zoom Phone membantu meningkatkan komunikasi di antara karyawan dan pelanggan Anda:

• Karyawan dapat menghemat waktu dengan memanfaatkan AI Companion untuk Zoom Phone guna merangkum panggilan dan pesan teks, memprioritaskan pesan suara, dan banyak lagi.
• Anda dapat menggunakan alat bisnis favorit Anda bersama dengan Zoom Phone. Solusi telepon kami terintegrasi dengan aplikasi penting seperti Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow, dan HubSpot.
• Menambahkan dan mengelola pengguna di Zoom Phone sangat mudah. Sehingga sangat cocok bagi pemilik usaha kecil yang mungkin menanggung banyak pekerjaan dan tidak memiliki sumber daya TI untuk mengelola solusi yang lebih kompleks.
• Anda dapat mengatur antrean panggilan untuk membantu mengurangi waktu respons. Kelompokkan dan tangani pertanyaan pelanggan dengan mengarahkan panggilan ke kelompok pengguna yang ditentukan, seperti tim penjualan atau dukungan, sehingga orang pertama yang tersedia dapat menjawab telepon.
• Saat sedang berada dalam panggilan telepon, karyawan dapat menggambar sketsa cepat atau membuka dokumen untuk ditinjau dengan orang lain di telepon. Dengan Zoom Workplace, mereka dapat dengan mudah beralih dari panggilan telepon ke rapat video jika perlu, memberikan lebih banyak cara untuk melakukan percakapan yang produktif.

Jika Anda ingin mendapatkan lebih banyak tips untuk menjalankan usaha kecil Anda dengan Zoom, lihat webinar sesuai permintaan kami. Webinar ini menguraikan 10 fitur Zoom Workplace teratas yang menghemat waktu untuk membantu para pemimpin usaha kecil seperti Anda meningkatkan cara kerja Anda.