Tips teknologi untuk usaha kecil: 5 cara untuk menghemat waktu dan menyelesaikan lebih banyak hal dengan Zoom Workplace

Usaha kecil memiliki dampak besar pada kehidupan dan ekonomi kita. Menurut Administrasi Usaha Kecil AS, usaha-usaha ini, yang didefinisikan sebagai organisasi independen dengan kurang dari 500 karyawan, membentuk 99,9% perusahaan yang menakjubkan di seluruh AS.

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda harus kreatif. Anda harus menemukan cara cerdas untuk mendapatkan perhatian di pasar yang penuh persaingan ini — menjangkau audiens baru, mengotomatiskan proses, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan efisiensi. Teknologi yang tepat adalah kunci untuk semua itu, dan beberapa hal lainnya. 

Sebuah studi tahun 2023 oleh Kamar Dagang AS menunjukkan bahwa 95% pemilik usaha kecil menggunakan setidaknya satu alat atau platform teknologi untuk menjalankan bisnisnya, dan rata-rata menggunakan empat platform berbeda. Delapan puluh delapan persen pemilik usaha kecil mengatakan bahwa teknologi membantu mereka berkomunikasi lebih efektif dengan pelanggan dan 71% mengatakan bahwa teknologi membantu mereka menemukan bakat berkualitas tinggi.

Namun, sebagian mungkin tidak menyadari bahwa sebenarnya mereka hanya memerlukan satu platform untuk kebutuhan komunikasi dan kolaborasinya. Zoom Workplace, platform kolaborasi terbuka kami dengan AI Companion, menggabungkan telepon, obrolan tim, papan tulis, rapat, dokumen pintar, dan integrasi pihak ketiga ke dalam satu pengalaman pengguna yang diperkuat oleh AI Companion untuk membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal dan terhubung dengan pelanggan.

Coba lima tips yang dapat menghemat waktu ini untuk membantu bisnis Anda mendapatkan keuntungan terbesar dengan Zoom Workplace.

Survei usaha kecil oleh Kamar Dagang AS melaporkan bahwa 84% bisnis mengatakan mereka optimis bahwa AI akan membantu bisnis mereka tumbuh di masa depan. Namun, 25% bisnis yang tidak menggunakan AI mengutip kekhawatiran tentang biaya sebagai penghalang adopsi.

Sementara beberapa perusahaan mengenakan biaya premium untuk kemampuan AI per pengguna, Zoom AI Companion, asisten AI pintar di Zoom Workplace, disertakan dalam paket Zoom berbayar tanpa biaya tambahan.* 

Cukup klik ikon berkilau AI Companion saat Anda menyelenggarakan rapat Zoom. Ini akan memungkinkan Anda mengaktifkan ringkasan rapat atau mengajukan pertanyaan seperti “beri tahu saya ringkasannya” untuk mendapatkan detail tentang apa yang telah dibahas sejauh ini. 

Selain meringkas rapat, AI Companion juga dapat membantu Anda menulis email dan pesan obrolan, bertukar pikiran dan mengatur konten di papan tulis, serta memprioritaskan pesan suara Anda dan merangkum panggilan telepon di Zoom Phone. Kemampuan ini memungkinkan Anda menjadi lebih efisien, sehingga waktu berharga Anda dapat dialihkan untuk melakukan pekerjaan yang lebih penting.

Kunjungi halaman AI Companion kami untuk mempelajari selengkapnya tentang cara kemampuan ini dapat menguntungkan usaha kecil.

Anda mungkin sudah mengenal Zoom Workplace sebagai aplikasi yang digunakan untuk bergabung ke Zoom Meetings. Namun, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan dari aplikasi desktop Zoom Workplace:

• Mengobrol dengan rekan tim di Zoom Team Chat, yang disertakan di semua akun Zoom — Anda dapat membuat saluran dengan beberapa orang atau mengirim pesan langsung secara pribadi.
• Menghubungkan kalender Google atau Microsoft dengan akun Zoom Anda untuk melihat semua rapat di tab Kalender. Anda dapat bergabung ke Zoom Meetings dengan hanya beberapa klik (Anda tidak perlu mencari tautan rapat lagi!), menjadwalkan rapat langsung di aplikasi Zoom Workplace, dan banyak lagi.
• Menghubungkan akun email Google atau Microsoft dengan akun Zoom Anda (atau atur alamat email dengan Zoom Mail gratis) untuk mengakses pesan email dengan mudah tanpa harus membuka aplikasi lain. Anda bahkan dapat memanfaatkan AI Companion untuk membantu Anda menulis email!
• Jika Anda memiliki Zoom Phone, gunakan antarmuka softphone di aplikasi Zoom Workplace untuk melakukan panggilan, melihat dan mendengarkan pesan suara, mengirim pesan teks, dan banyak lagi.
• Mengakses rangkaian alat produktivitas bawaan untuk membuat catatan, klip video, dan papan tulis, yang dapat dibagikan dengan mudah dengan kolega Anda.
• Jika Anda menggunakan perangkat lunak pengalaman karyawan Workvivo, Anda dapat mengaksesnya langsung di aplikasi ini untuk melihat postingan rekan kerja, memberikan pujian kepada rekan satu tim, membaca berita perusahaan, dan menjelajahi ruang departemen lain.

Jika Anda belum memilikinya, unduh versi aplikasi Zoom Workplace terbaru dan jelajahi tab di bilah navigasi atas untuk mengetahui fitur Zoom lainnya. 

Aplikasi penjadwalan janji temu dapat membantu tim Anda memangkas waktu yang dihabiskan untuk mengatur rapat dengan calon pelanggan, pelanggan, dan klien. Alih-alih mengirim email bolak-balik untuk menjadwalkan janji temu, pelanggan hanya perlu mengklik tautan penjadwalan dan memilih tanggal serta waktu yang sesuai bagi mereka untuk mengamankan tempat di kalender Anda.

Jika memiliki akun Zoom Workplace Bisnis atau Bisnis Plus, Anda mendapatkan akses ke Zoom Scheduler langsung di aplikasi desktop atau aplikasi seluler tanpa biaya tambahan. Zoom Scheduler melakukan sinkronisasi dengan kalender Google, Microsoft, atau Zoom Anda untuk mempermudah pemesanan, dan Anda tidak perlu mengirim email yang berisi tautan rapat Zoom — semuanya ditangani secara otomatis.

Jika paket Zoom Workplace Anda tidak disertai dengan Scheduler, Anda dapat menambahkannya dengan harga yang lebih murah daripada aplikasi penjadwalan lainnya seperti Calendly. Pelajari selengkapnya tentang perbandingan antara Zoom Scheduler dengan Calendly.

Percakapan penting tidak berakhir saat rapat Zoom selesai. Faktanya, banyak item tindakan penting, diskusi, dan pengambilan keputusan terjadi begitu Anda keluar dari panggilan Zoom. Mempelajari cara menggunakan Zoom Workplace sepanjang siklus hidup rapat (waktu yang dihabiskan sebelum, selama, dan setelah rapat) adalah kunci untuk menghabiskan waktu Anda dengan lebih efektif.

Saat Anda menjadwalkan rapat di aplikasi Zoom Workplace, klik opsi untuk mengaktifkan obrolan rapat berkelanjutan. Dengan begitu, Anda dapat memulai obrolan grup dengan peserta rapat sebelum rapat dimulai untuk menyelaraskan item agenda atau membagikan materi prarapat untuk ditinjau. Setelah rapat dimulai, Anda dapat merujuk kembali ke pesan-pesan tersebut dan melanjutkan obrolan dalam rapat. Setelah rapat selesai, lanjutkan percakapan di Team Chat. Anda dapat membagikan ringkasan rapat AI Companion dan meninjau kembali utas diskusi untuk menutup pembahasan pada item yang belum tuntas.

Ingin tips lainnya tentang Team Chat? Lihat blog kami untuk mempelajari cara menggunakan alat obrolan gratis ini untuk berkolaborasi dan tetap terhubung.

Menurut survei Morning Consult tahun 2022 yang ditugaskan oleh Zoom, ** 76% responden pemilik usaha kecil mengatakan mereka menggunakan telepon setiap harinya untuk berkomunikasi. Namun, hanya 17% responden yang melaporkan penggunaan antarmuka softphone (program perangkat lunak di komputer atau aplikasi seluler untuk melakukan panggilan telepon melalui Internet).

Zoom Phone menghadirkan komunikasi telepon Anda ke cloud, sehingga Anda dan karyawan Anda dapat mengakses telepon bisnis dari Zoom Workplace versi aplikasi desktop atau aplikasi seluler. Artinya, Anda dapat melakukan dan menerima panggilan dari perangkat apa pun yang kompatibel, baik Anda sedang berada di kantor, di rumah, maupun di perjalanan. Anda juga dapat terus menggunakan telepon meja yang kompatibel jika mau, atau memilih telepon meja dan telepon konferensi yang didukung dari mitra perangkat keras terkemuka kami.

Berikut adalah beberapa cara Zoom Phone membantu meningkatkan komunikasi di antara karyawan dan pelanggan Anda:

• Karyawan dapat memanfaatkan AI Companion untuk Zoom Phone guna menghemat waktu dengan merangkum panggilan dan pesan teks, memprioritaskan pesan suara, dan banyak lagi.
• Anda dapat menggunakan alat bisnis favorit Anda bersama dengan Zoom Phone. Solusi telepon kami terintegrasi dengan aplikasi penting seperti Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow, dan HubSpot.
• Menambahkan dan mengelola pengguna di Zoom Phone sangat mudah. Sehingga sangat cocok bagi pemilik usaha kecil yang mungkin menanggung banyak pekerjaan dan tidak memiliki sumber daya TI untuk mengelola solusi yang lebih kompleks.
• Anda dapat mengatur antrean panggilan untuk membantu mengurangi waktu respons. Kelompokkan dan tangani pertanyaan pelanggan dengan mengarahkan panggilan ke kelompok pengguna yang ditentukan, seperti tim penjualan atau dukungan, sehingga orang pertama yang tersedia dapat menjawab telepon.
• Saat sedang berada dalam panggilan telepon, karyawan dapat menggambar sketsa cepat atau membuka dokumen untuk ditinjau dengan orang lain di telepon. Dengan Zoom Workplace, Karyawan dapat dengan mudah beralih dari panggilan telepon ke rapat video jika situasi mengharuskannya, sehingga memungkinkan percakapan yang lebih produktif.

Jika ingin mengetahui tips lainnya untuk menjalankan usaha kecil Anda dengan Zoom, lihat webinar sesuai permintaan kami yang menguraikan 10 fitur Zoom Workplace teratas untuk membantu usaha kecil menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi.