Réalisez toutes vos tâches grâce à AI Companion : découvrez la gestion automatisée des tâches dans Zoom Workplace

Une petite demande ici, un gros projet là… Avant même de vous en rendre compte, vous vous retrouvez avec une montagne de tâches à accomplir. Garder une trace de ce que vous devez faire, des personnes à contacter et des délais à respecter peut rapidement devenir compliqué à mesure que les demandes s’accumulent.

Désormais, vous n’avez plus besoin de faire d’efforts pour gérer vos tâches. Zoom Tasks est notre nouvelle solution de gestion des tâches basée sur l’IA, intégrée directement à Zoom Workplace, avec AI Companion* pour vous aider à accomplir plus rapidement votre liste de tâches.

Comme il fait partie de Zoom Workplace, Zoom Tasks peut identifier les actions à entreprendre à partir des synthèses de vos réunions et des conversations par chat que vous avez eues tout au long de la journée. Il peut également vous aider à accomplir des tâches à votre place (après vérification et approbation de votre part). En outre, vos équipes disposent des informations nécessaires pour suivre les projets, ce qui améliore la collaboration et le respect des délais.

Les solutions de gestion des tâches sont l’équivalent moderne d’une liste griffonnée sur un post-it. Elles vous aident à ne rien oublier, à savoir quand une tâche doit être effectuée, si elle fait partie d’un projet plus vaste et avec qui vous travaillez. 

Cependant, les logiciels de gestion des tâches vont au-delà de vos propres tâches personnelles. Ils aident les équipes à obtenir la visibilité dont elles ont besoin sur les nombreux éléments d’un grand projet, notamment les fichiers, les mises à jour de statut et les obstacles. Selon une enquête mondiale sur la collaboration menée par Zoom et Morning Consult, un tiers des responsables (34 %) passent une heure ou plus à faire le point avec leurs collaborateurs pour se renseigner sur l’état d’avancement d’un projet ou d’une tâche. Cette heure perdue pourrait coûter aux entreprises environ 16 000 dollars par an et par responsable en perte de productivité**, ce qui justifie d’autant plus l’importance des applications de gestion des tâches dans la collaboration moderne. 

Lorsque vous ajoutez l’IA agentique, la gestion des tâches prend une toute nouvelle dimension. Imaginez que vous n’ayez plus à suivre vos propres tâches : AI Companion s’en charge pour vous. Il fait remonter les demandes qui vous parviennent lors des réunions (et bientôt, il sera également capable d’identifier les tâches issues des e-mails et des discussions par chat), afin que vous ne manquiez aucune action à effectuer. Cela permet de réduire la surcharge d’informations en regroupant vos tâches dans un seul onglet afin de les consulter, les accepter et les partager avec d’autres.

Mais AI Companion ne se contente pas de gérer vos tâches, il vous aide également à les accomplir. Il détecte la prochaine action à effectuer, qu’il s’agisse de planifier une réunion, de rédiger un premier jet ou d’écrire un message instantané, et vous invite à le faire. En un clin d’œil, ces tâches sont rayées de votre liste.

Avec AI Companion qui travaille pour vous en arrière-plan, vous pourrez à la fois gagner en efficacité et donner le meilleur de vous-même. Voici comment cela se présente :

Lorsque vous êtes en réunion toute la journée…

Les réunions consécutives ne vous laissent souvent que peu de temps pour organiser vos notes et consigner vos tâches avant de passer à l’appel suivant. Mais grâce à AI Companion, qui assure le suivi de vos tâches, vous pouvez vous concentrer sur vos rencontres sans vous soucier d’oublier quelque chose. À la fin de la journée, il vous suffit d’accéder à l’onglet Tasks pour voir toutes les choses que vous avez à faire, sans vous demander si vous avez oublié de noter quelque chose. 

Lorsque l’on vous demande de faire le point sur l’avancement d’un projet…

Voici une demande courante qui vous fait perdre votre temps : votre responsable vous demande sur quoi vous travaillez cette semaine ou un collègue veut savoir où vous en êtes dans un projet. Vous devez compiler votre liste de tâches, rédiger une réponse et vérifier que vous n’avez rien oublié dans vos différents outils de gestion. AI Companion peut trouver toutes les tâches liées à un projet ou à effectuer dans un certain délai et rédiger une réponse pour vous en quelques secondes, ce qui permet à tout le monde d’être informé rapidement et sans effort. Vous pouvez également partager des tâches avec vos collaborateurs afin que chacun ait une visibilité sur le travail en cours.

Lorsque vous avez trop de choses à faire…

Revenir de vacances et se retrouver face à une montagne de messages instantanés ou à une pile de tâches en attente peut être décourageant. Diviser ces dernières en étapes plus faciles à gérer peut vous aider à rester sur la bonne voie. Vous pouvez demander à AI Companion de faire la synthèse de vos fils de discussion et d’identifier les tâches à ajouter à votre liste à partir de vos messages. Il vous recommandera ensuite des moyens de mettre en œuvre les prochaines étapes, comme planifier une réunion, rédiger une réponse dans le chat ou par e-mail, ou créer un document. Grâce à AI Companion, qui se charge de rédiger votre première ébauche, vous gagnerez des heures de recherche et de brainstorming, et vous pourrez peaufiner votre message pour communiquer plus efficacement. 

La solution Zoom Tasks avec AI Companion est incluse dans les forfaits Zoom Workplace payants éligibles. Voici comment en profiter :

1. Vérifiez que votre application Zoom Workplace est à jour (version 6.4.3 ou supérieure).
2. Dans les paramètres de votre compte en ligne, accédez à l’onglet AI Companion, puis faites défiler vers le bas jusqu’à la section Tasks. Pour profiter de toutes les fonctionnalités de Tasks avec AI Companion, activez le paramètre permettant à ce dernier de créer des tâches et de les gérer, mais aussi d’en générer à partir des transcriptions des réunions.
3. Cliquez sur l’icône Tasks dans la barre de navigation supérieure pour afficher vos tâches. (Vous ne la voyez pas ? Cliquez sur « Plus ».)

Conseils et astuces pratiques

Une fois que vous avez activé Tasks dans Zoom Workplace, suivez ces conseils et astuces pour commencer à ajouter des tâches et à les suivre.

• À la fin de votre journée ou après plusieurs réunions, consultez vos « Tâches recommandées » pour passer en revue les tâches qui vous ont été attribuées. Cliquez sur « Accepter » pour les ajouter à votre liste Mes tâches. 
• Cliquez sur l’icône en forme d’étoile AI Companion dans votre tâche pour obtenir des suggestions d’actions qui vous permettront de la mener à bien.
• Lorsque des éléments apparaissent dans le chat de groupe ou dans un e-mail et que vous souhaitez les ajouter à l’onglet Mes tâches, faites un clic droit dessus pour les ajouter à votre liste. Vous n’avez plus besoin de marquer les discussions par chat comme non lues pour vous rappeler d’y donner suite ! 
• Vous pouvez ajouter vos propres tâches manuellement en cliquant sur le bouton +.
• En cliquant sur « Afficher les détails », vous obtiendrez plus d’informations sur vos tâches individuelles, y compris un lien vers la source de la tâche, comme une synthèse de réunion ou un message instantané. Vous pouvez également modifier vos tâches pour y ajouter vos propres notes et informations.
• Si vous ne disposez pas d’AI Companion, vous pouvez tout de même utiliser Zoom Tasks comme solution de gestion des tâches, afin de conserver toutes vos choses à faire au même endroit et de rationaliser ainsi votre travail. 

Consultez notre page AI Companion pour en savoir plus sur les compétences d’IA agentique disponibles pour vous aider tout au long de votre journée de travail.

*Zoom AI Companion peut ne pas être disponible dans toutes les régions ni pour tous les secteurs d’activité. Inclus sans frais supplémentaires dans les services payants de votre compte utilisateur Zoom.

** Le calcul par responsable est une estimation reposant sur le salaire moyen appliqué aux postes de responsable, d’après le Bureau of Labor Statistics (Bureau des statistiques du travail) des États-Unis.