Comment réduire les coûts informatiques sans impacter la productivité ?

Les budgets et les ressources diminuent, ce n’est pas une nouveauté. Il se peut que vos supérieurs vous aient demandé ces derniers temps de justifier vos dépenses informatiques ou de les réduire d’une manière ou d’une autre. Problème : vos employés utilisent tout un éventail d’applications et de canaux pour communiquer entre eux.

Alors, comment faire fructifier votre argent sans compliquer plus avant vos flux de travail ? Commencez par consolider vos communications.

Réduire les coûts ne signifie pas nécessairement limiter les communications ! Vous pouvez mettre en place des solutions intelligentes permettant de réaliser des économies sans pour autant faire l’impasse sur votre capacité d’adaptation. Vous avez trop d’applications dans votre système ? Trouvez une application multifonction, qui vous fournira le meilleur des deux mondes.

Pour commencer : les applications de chat. Avec la bonne application de chat, vous pouvez centraliser tous vos flux de travail au même endroit et vous connecter à tous les autres moyens de communication utilisés au cours d’une journée de travail. Pour identifier l’application de chat adaptée à vos besoins : 

Les bonnes intégrations : vous devez transmettre dans les plus brefs délais un document important à un membre de votre équipe ? Vous souhaitez accéder à une application tierce performante sans quitter celle que vous avez ouverte ? Trouvez une solution de chat capable de s’intégrer aux applications courantes. Les applications de partage de documents, par exemple, sont devenues incontournables, car elles permettent à un grand nombre d’entre nous de collaborer sur des projets et des ressources importantes. Lorsqu’elles sont pertinentes, les intégrations d’application de chat simplifient les flux de travail et vous font gagner du temps.

Possibilité de prendre des notes, de stocker des documents et d’avoir une bonne organisation : pourquoi utiliser des applications de bloc-notes et de stockage distinctes lorsque vous pouvez tout centraliser ? Les applications de chat avancées doivent vous permettre de prendre des notes, d’envoyer et de stocker des documents clés, et d’enregistrer et d’épingler les messages importants et d’y répondre, dans la même interface. Recherchez la possibilité de définir des rappels et de planifier l’envoi de messages. Ces fonctions vous permettront d’organiser votre travail tout en communiquant lorsque vous êtes en déplacement, ou sur d’autres fuseaux horaires. 

Accès rapide à d’autres types de collaboration : pour approfondir ou démontrer quelque chose, vous devez parfois passer du chat au téléphone ou à une réunion vidéo. Trouvez une application de chat qui améliore votre productivité en vous donnant la possibilité de basculer d’une solution de communication à une autre dans la même interface. Autres avantages : possibilité de lancer une réunion directement dans un canal de groupe, de partager un tableau blanc numérique avec un groupe donné, et d’enregistrer des chats de réunion directement dans votre application de chat habituelle.

Pendant des décennies, le téléphone a été la pierre angulaire des communications professionnelles. Pour autant, il n’est pas devenu obsolète, loin de là. Les communications VoIP restent essentielles dans le monde du travail flexible d’aujourd’hui. Elles vous permettent de communiquer lors de vos déplacements avec vos collègues et vos clients, depuis l’appareil de votre choix. Le bon fournisseur téléphonique VoIP peut vous aider à faire tout cela, et même plus. 

Certaines solutions de téléphonie vous permettent de limiter le nombre d’applications et d’appareils que vous utilisez. Reste à trouver celle qui sera la mieux adaptée à vos besoins. Pour vous y aider, voici quelques conseils : 

Communications homogènes, sans appareils en surnombre : les communications VoIP de premier ordre fonctionnent sur les PC de bureau, les mobiles et les tablettes. Cela ne signifie pas que les téléphones fixes sont devenus inutiles. Ces communications vous donnent simplement la possibilité de communiquer sur l’appareil de votre choix sans avoir à révéler votre numéro personnel. Vous n’êtes donc pas lié à un lieu précis, et n’avez pas non plus à posséder différents appareils pour vos appels professionnels et personnels. Tout ce dont vous avez besoin, c’est d’accéder à l’application téléphonique cloud. 

Possibilité d’envoyer des SMS ou de passer à la vidéo : les solutions de téléphonie d’aujourd’hui doivent être conçues pour donner la priorité à la collaboration, c’est-à-dire permettre de se connecter facilement à des solutions vidéo. Trouvez une solution VoIP qui donne directement accès à la vidéo, de manière à pouvoir basculer de l’un à l’autre dans la même interface. Vous devez également pouvoir envoyer des SMS de votre solution téléphonique, de manière à conjuguer messages écrits et vocaux au même endroit. 

Tableaux de bord de qualité : lorsque vous devez faire les choses à fond, ce n’est pas une bonne idée d’utiliser des tableaux de bord dispersés. Limitez le nombre de solutions d’analyse en recourant à une solution de téléphonie qui intègre un tableau de bord intuitif. Vous devez pouvoir surveiller et dépanner de manière proactive les problèmes liés à la qualité des appels et au réseau, afin de pouvoir les régler rapidement et efficacement. 

Une dernière recommandation : consolidez votre application de chat et votre solution téléphonique dans une seule et même plateforme.

Notre application de chat avancée, Zoom Team Chat, fournit une solution de communication organisée et instantanée, tandis que Zoom Phone ouvre la voie à la collaboration. En combinant les deux, vous pouvez collaborer en un clin d’œil, quelles que soient les modalités, et relever votre niveau de productivité. 

Les deux solutions sont proposées dans le cadre de notre offre Zoom Workplace, laquelle associe le chat, la téléphonie, les réunions, le tableau blanc et bien d’autres fonctions dans une même plateforme transparente. Celle-ci, en centralisant toutes les solutions de communications professionnelles, vous permet d’économiser du temps et de l’argent, et de les réinvestir dans votre activité. Vous évoluez ainsi sans compromis, réinventez votre façon de travailler et faites plus avec moins. 

Pour savoir comment regrouper vos communications avec Zoom, consultez notre dernier webinaire Réflexions de leader.