Comment diriger une session de brainstorming virtuelle efficace ?

Même les dirigeants les plus expérimentés peuvent avoir des difficultés à animer une session de brainstorming virtuelle efficace. Nombreux sont les inconvénients des brainstormings en présentiel — vous savez, quand tout le monde reste silencieux pendant une heure, ou encore quand les voix les plus fortes dans la pièce détournent la conversation. Et bien, ces difficultés prennent encore plus d'importance dans un environnement virtuel, avec des problèmes tels que la latence et la perte des signaux de communication non verbale.

Néanmoins, le brainstorming virtuel offre aussi un potentiel énorme, grâce à la multiplication des outils et plateformes accessibles en quelques clics, ainsi qu'à la capacité de réunir des participants dans le monde entier. L'échange virtuel d'idées est au cœur du programme « Learn, Engage, Accelerate, Disrupt » (LEAD) de la Stanford University Graduate School of Business (GSB).

Delia Davila, responsable de la formation en ligne de la Stanford GSB, et Megan Pearse, directrice associée des cours de gestion en ligne, partagent leurs conseils et connaissances pour que votre prochaine session de brainstorming virtuelle soit plus efficace.

Megan Pearse : Nous avons tellement d'outils à notre disposition que je pense qu'un brainstorming virtuel est plus efficace qu'une session en présentiel à bien des égards. En présentiel, vous pouvez avoir le plaisir de vous retrouver dans un même espace et d'interpréter un peu mieux les indices visuels, mais vous devez vous agglutiner autour d'un tableau blanc et essayer d'y coller vos post-its en vous bousculant les uns les autres. Avec la vidéo, vous pouvez partager votre écran ou passer à une application de type MURAL.

Delia Davila : Dans un environnement virtuel, vous avez Internet à disposition, ce qui vous permet d'effectuer une recherche rapide sur Google et de trouver une vidéo ou un GIF pour illustrer votre idée et l'intégrer à votre document de brainstorming virtuel pour en garder une trace. Pour nos sessions de réflexion conceptuelle en direct, notre corps enseignant utilise Google Slides comme carnets de travail, ce qui permet aux participants d'interagir entre eux en temps réel et de partager des idées, des remarques, des images et des vidéos.

Delia Davila : La connexion Internet peut être un véritable obstacle. J'ai beaucoup de participants en Inde qui rencontrent des problèmes avec Internet, alors nous essayons de les aider à participer au mieux à cette expérience malgré les soucis logistiques, par exemple en utilisant leur téléphone pour l'audio et en ouvrant Google Slides sur leur ordinateur portable pour qu'ils soumettent leurs idées.

Megan Pearse : Nous avons tous connu des sessions de brainstorming où la discussion part dans tous les sens. Un bon animateur sait trouver un équilibre entre aider les gens à garder le thème de réflexion en point de mire et les encourager à lâcher prise et à exprimer leur idées. Vous avez besoin de quelqu'un qui invite les gens à s'exprimer et à travailler ensemble, en particulier dans un espace virtuel.

Megan Pearse : Lancez la session en fixant des objectifs. Si vous réunissez tout un groupe, et plus particulièrement si vous envisagez d'utiliser des salles de breakout pour travailler en petits groupes, assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Définissez un modus operandi et établissez des règles. Si les gens sont en confiance et comprennent ce que vous attendez d'eux, ils seront d'autant plus efficaces.

Delia Davila : Dans le cadre d'un brainstorming, toutes les idées sont valables, mêmes si elles semblent folles ou absurdes. Encouragez les gens à s'exprimer, car leurs idées peuvent constituer la base d'une réflexion. Évitez de refuser une idée ou de la dénigrer au premier abord.

J'aime commencer par une réflexion sans enjeux. Par exemple, je demande à chacun d'imaginer un voyage sur la Lune et de partager le fruit de ses réflexions. Cela rappelle aux participants qu'il n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse, et il est intéressant de voir différents points de vue se dégager tout de suite.

Delia Davila : Si vous savez que certains sont très bavards et que d'autres ont tendance à rester en retrait, vous devez jouer un rôle actif en encourageant tout le monde à participer. Les fonctionnalités non verbales, comme « Oui », « Non » et « Lever la main », vont dans ce sens, ce qui permet à l'animateur de solliciter les participants ou déterminer à quel moment passer d'une idée à l'autre.

Les breakout rooms sont une autre super fonctionnalité pour aider les participants qui ne sont pas très à l'aise pour s'exprimer devant tout le groupe. J'ai vu des animateurs utiliser les breakout rooms de façon très réfléchie, en associant deux ou trois participants afin que tout le monde ait l'opportunité de s'exprimer.

Megan Pearse : Un tour de table peut aussi aider les participants à s'exprimer de manière à peu près équilibrée — vous pouvez définir les attentes dès le début, par exemple en annonçant « Faisons un tour de la salle virtuelle et proposons chacun une idée ».

Megan Pearse : Identifiez les meilleures idées exprimées durant le brainstorming par le biais d'un vote. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de sondage de Zoom pour obtenir les résultats en temps réel. Donnez à chaque participant un certain nombre de votes de manière à pouvoir pondérer ses choix, par exemple « Je ne choisis que mes trois idées préférées ».

Le suivi est un point critique. Envoyez le tableau blanc ou un ensemble de post-its afin que tout le monde puisse s’y référer. Il est tellement plus facile de sauvegarder et de partager les idées virtuellement, pour que chacun puisse les consulter et même continuer d’y contribuer.

Delia Davila : Tout à fait, tout est tellement simple, je n’ai plus à me soucier de prendre une photo des post-its comme je le ferais pendant un brainstorming en présentiel. Je peux simplement revenir et consulter les diapositives ou le tableau blanc. 

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