Les meilleures pratiques pour améliorer vos événements virtuels internes

De plus en plus d’entreprises adoptent un mode de travail hybride et il est essentiel que les employés soient stimulés et satisfaits pour garantir l’efficacité de telles équipes. Dans le but de maintenir le lien de ces équipes dispersées ainsi que l’intérêt des employés, beaucoup d’organisations mettent en place des événements virtuels interactifs. 

Cependant, organiser des événements internes que les employés sur site comme les employés à distance vont apprécier et trouver intéressants reste un défi. Voici nos conseils et meilleures pratiques pour créer des événements internes stimulants :

Dans le cas d’équipes hybrides, les employés sont éparpillés entre les bureaux, leur domicile et, potentiellement, les quatre coins du globe. Vous aurez donc besoin d’une technologie facilement accessible, que tout le monde peut utiliser et qui bénéficie des fonctionnalités pertinentes pour capter l’attention de votre audience. En outre, il vous faudra une solution qui répond à vos besoins et procure une expérience de présentation fluide.

Le type d’événement que vous organisez et le type d’expérience dont vous souhaitez faire bénéficier votre audience détermineront le type de solution approprié. Pour nombre d’événements internes tels que les réunions regroupant tout le personnel, les entretiens informels et les réunions publiques, vous voudrez offrir à une ou plusieurs personnes la possibilité d’atteindre un large public. Toutefois, vous tiendrez également à éviter les distractions et les interruptions, par exemple les bruits de fond ou les flux vidéo distrayants des caméras.

Pour ces grands événements où il est important que la présentation ne soit pas interrompue, nous vous conseillons de vous servir de notre solution de webinaires Zoom Webinars. Zoom Webinars vous permet d’animer sans heurt des événements internes d’ampleur en autorisant seulement les hôtes, les co-hôtes et les intervenants à activer leurs caméras et leurs microphones. Nous vous recommandons également d’organiser vos événements Zoom Webinar sur Zoom Events, notre solution de gestion d’événements tout-en-un qui fournit les fonctionnalités et la structure nécessaires pour vous permettre d’animer des événements personnalisés et dynamiques.

Vous pouvez interagir avec les participants même si leur caméra et leur microphone sont éteints ! Zoom Webinars dispose de plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de maintenir le lien avec votre public. Voici différentes façons de créer un événement interne stimulant grâce aux fonctionnalités de webinaire de Zoom :

Partage de contenu : afficher du contenu à l’écran pour appuyer les sujets abordés pendant l’événement permet de maintenir l’attention de l’audience et fournit un élément visuel stimulant. Grâce à la fonctionnalité de partage d’écran, vous pouvez partager des diapositives, des vidéos, des applications, etc., et ainsi personnaliser l’expérience.

Chat : le chat intégré des webinaires permet aux participants de discuter entre eux ainsi qu’avec les intervenants. Chacun peut donc réagir et faire part de ses réflexions en temps réel. Toutefois, si vous préférez que les participants restent concentrés sur l’orateur, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité ou les autoriser à échanger uniquement avec les intervenants.

Main levée : cette fonctionnalité permet aux participants et aux intervenants d’émettre un commentaire non verbal sous la forme d’un emoji de main levée sur leur flux vidéo. Les co-hôtes repèrent ainsi facilement quel intervenant souhaite prendre la parole, ce qui permet de mener une discussion plus dynamique et plus libre.

Sondages, enquêtes et Q. et R. : les sondages prennent la forme de questions et de réponses prédéfinies parmi lesquelles les participants doivent choisir. Les enquêtes se composent d’une liste de questions qui peuvent être à choix multiple ou ouvertes. Les Q. et R., quant à eux, offrent aux participants un endroit précis où poser des questions et y obtenir des réponses.

Nombre de nos clients utilisent également Zoom Events, notre plateforme de gestion d’événements tout-en-un, pour organiser leurs événements internes. Zoom Events est la solution idéale pour créer des événements internes stimulants comprenant plusieurs sessions et divers intervenants comme les sommets commerciaux ou l’orientation des nouveaux arrivants. Les pôles de Zoom Events peuvent aussi servir à organiser des activités en interne telles que les événements des groupes-ressources d’employés. De cette manière, les employés savent précisément où se diriger pour trouver les activités qui les intéressent.  Voici quelques astuces pour l’utilisation de Zoom Events :

Utilisez le pôle d’événements pour une organisation simplifiée : créez un pôle d’événements au sein de Zoom Events afin d’offrir aux participants (vos employés) un accès simple à tous les événements de votre organisation ainsi qu’à tous les enregistrements de ces événements. Vous pouvez également utiliser le pôle d’événements pour accéder à l’analyse des données d’événements, définir des autorisations d’hôte de pôle, personnaliser les pages à vos couleurs, configurer des événements à plusieurs sessions et plus encore.

Personnalisez les pages d’événements, la billetterie et l’inscription : en vous servant du pôle d’événements pour créer et personnaliser des pages de profil pour les événements, vous offrez aux participants un avant-goût de ce qui les attend. Cela peut comprendre des informations sur l’événement, des images pertinentes et des liens vidéo. Vous pouvez également mettre en place un processus d’inscription transparent en paramétrant la billetterie et l’inscription. Vous pouvez ainsi activer les billets gratuits ou payants, proposer des billets pour participant, hôte suppléant ou intervenant et limiter les billets à une liste d’invités ou à certains domaines.

Renforcez l’attention grâce aux comptes-rendus d’événements : obtenez les informations dont vous avez besoin pour accroître l’attention et la participation lors de chacun de vos événements internes grâce au tableau de bord de synthèse d’événement, qui vous fournit des données clés sur les inscriptions, la participation, etc.

Favorisez le networking interne grâce au hall d’événement : Zoom Events est doté d’un hall d’événement permettant aux participants de discuter entre eux et d’en savoir plus sur une session avant d’y prendre part. Les participants peuvent également faire des demandes de chat en direct ou de visioconférence aux autres participants. Ils ont ainsi la possibilité de se détendre et de discuter ensemble avant l’événement.

Zoom Webinars vous permet d’organiser des événements internes dynamiques. Cependant, même les événements les plus stimulants se traduiront par un échec si vous n’êtes pas correctement préparé. Voici quelques principes élémentaires pour vous aider à esquiver les problèmes et à créer des événements stupéfiants :

Faites un essai : pour éviter les surprises, les malentendus ou les problèmes de matériel, nous vous conseillons d’organiser une répétition avec les intervenants et les co-hôtes avant l’événement. Vous pouvez facilement planifier un webinaire d’entraînement auquel seules les personnes concernées peuvent participer. Ce sera l’occasion idéale de vous entraîner pour les transitions, les séquences, etc.

Établissez un programme clair : veillez à présenter le programme à votre audience au début de l’événement. Cela l’aidera à comprendre ce qui va être abordé et lui donnera une raison de rester. Résumer l’événement sur une diapositive au début de la présentation est une bonne technique pour partir du bon pied. Vous pouvez également envoyer un e-mail avant l’événement pour présenter ce dont il va être question.

Servez-vous des co-hôtes pour créer une expérience sans heurt : lors d’un webinaire Zoom, un co-hôte dispose des mêmes capacités que l’hôte, y compris la possibilité de partager du contenu et de rétablir le son des intervenants. En vous appuyant sur un co-hôte en coulisse chargé de rétablir le son des intervenants, de répondre aux questions sur le chat, de faire défiler les diapositives d’une présentation ou de créer un sondage, vous pouvez offrir une expérience fluide aux participants et élever le niveau de production. 

Invitez divers orateurs : proposer divers orateurs et intervenants au cours de votre événement garantit l’originalité du contenu. Plutôt que de prévoir un discours du PDG pendant une heure, demandez-lui de lancer l’événement et de présenter les intervenants qui aborderont différents sujets pour créer une expérience dynamique et stimulante.

Pour obtenir davantage d’informations sur l’utilisation de Zoom Events pour créer des événements internes dynamiques, visitez notre page Zoom Events. Pour en savoir plus sur l’animation d’événements internes stimulants dans votre organisation, regardez l’enregistrement de notre webinaire Comment organiser un événement interne stimulant.