Los eventos en el campus son el corazón de la vida universitaria y ayudan a las instituciones de educación superior a lograr la participación de los alumnos, las familias, los docentes, el personal, los exalumnos y los socios.
Sin embargo, no es necesario que los eventos del campus se celebren en él para unir a su comunidad educativa o construir una cultura universitaria vibrante. De hecho, reinventar los eventos tradicionales en el campus como experiencias virtuales e híbridas le permite llegar a más personas y ofrecer un evento más accesible.
En esta guía, encontrará todo lo que necesita saber sobre la planificación y la celebración de eventos en línea y en campus híbridos con Zoom Events. No importa el tamaño, el formato o la experiencia que esté buscando crear, Zoom Events puede ayudarle a dar vida a su visión.
Antes de que nos sumerjamos en los diferentes tipos de eventos que puede estar buscando organizar, aquí encontrará una rápida visión general de Zoom Events. Piense en Zoom Events como su solución todo en uno para organizar, administrar e informar sobre sus eventos virtuales.
Si está familiarizado con reunir a la gente en Zoom Meetings y Zoom Webinars, Zoom Events se basa en esas soluciones añadiendo hubs de eventos exclusivos, opciones de registro y venta de entradas, y redes de asistentes, que usted gestiona completamente desde la plataforma de Zoom Events.
¿Cuándo debería utilizar Zoom Events en lugar de Zoom Meetings o Zoom Webinars para su evento en el campus? Puede haber ocasiones en las que una reunión o un seminario web sirvan a su propósito.
Pregúntese lo siguiente:
Si ha respondido afirmativamente a alguna de las preguntas anteriores, Zoom Events puede ser la solución adecuada para usted.
Si desea que su evento sea muy especial (piense en el aniversario del centenario, la graduación o la gala de recaudación de fondos), Zoom cuenta con un equipo de servicios para eventos exclusivo que le ayudará a planificar, producir y dar soporte a un evento virtual o híbrido de calidad superior.
Los Servicios de Zoom Events incluyen la consulta de las prácticas recomendadas sobre el desarrollo del evento, la configuración de la producción y el soporte, así como la gestión y la moderación del evento en directo. Nuestro equipo de servicios de eventos también puede ofrecer soporte antes y durante el día del evento con un número de teléfono para que los asistentes y los anfitriones se pongan en contacto.
Un campus universitario típico está repleto de eventos durante todo el año. Desde la semana de orientación hasta las ferias universitarias, pasando por la recaudación de fondos para ex alumnos y las ceremonias de graduación, he aquí algunas maneras de reimaginar su evento como una experiencia virtual.
¡La planificación y ejecución de un evento en el campus es un esfuerzo de equipo! Delegue los roles y las responsabilidades de cada detalle para agilizar las comunicaciones, simplificar la preparación y asegurarse de que está preparado para el día del evento. Deberá tener cubiertas las siguientes bases, incluso si algunos miembros del equipo acaban llevando más de un sombrero.
Sus productores se encargarán de todo lo relacionado con la producción. Desarrollarán un programa que muestre la hora de inicio de cada sesión, las transiciones entre los oradores, las listas de tomas, los descansos entre las sesiones, la música y otros detalles.
El día del evento, el equipo de producción será el encargado de orquestar el evento, y se asegurará de que todo se desarrolle de acuerdo con el plan y el programa.
El equipo técnico supervisa la tecnología de su evento. Los miembros del equipo se encargarán de programar las sesiones virtuales y de asegurarse de que se habilitan las configuraciones adecuadas para características como las preguntas y respuestas, el chat, la transmisión en directo y la grabación. También se asegurarán de que el hardware, como las cámaras, los micrófonos y la iluminación, estén configurados y funcionen correctamente, y trabajarán con los oradores externos a fin de asegurarse de que tienen el equipo adecuado para realizar presentaciones con éxito desde cualquier lugar.
Su equipo de presentación trabajará estrechamente con los oradores del evento (tanto si forman parte de la comunidad de su campus como si son presentadores externos) en la preparación del evento. Ayudarán a reunir los materiales de la presentación, como las diapositivas, y revisarán las biografías de los oradores antes de publicarlas en Zoom Events. Se asegurarán de que los oradores se sientan cómodos usando Zoom para realizar la presentación y estén bien preparados con el equipo adecuado y los consejos para verse y sonar bien en la cámara.
Su equipo de marketing tomará las riendas de la promoción de su evento entre el público adecuado para impulsar la asistencia y alcanzar sus objetivos. Crearán recursos como una página web del evento, folletos, publicaciones en las redes sociales, artículos en el blog y elementos visuales para comunicar por qué la gente querrá asistir, darles la información que necesitan para inscribirse y despertar el entusiasmo por el gran día.
Comience a planificar con antelación y bríndese el tiempo suficiente para crear una base sólida para su evento. Desde la elaboración de todos los detalles en Zoom Events hasta la creación de una experiencia única y agradable para sus invitados, esto es lo que debe hacer en las semanas y días previos a su evento.
Si aún no lo ha hecho, deberá crear un hub, que es una colección de eventos próximos, actuales y pasados.
Puede tener un hub para todos los eventos de la universidad, pero si planea organizar muchos tipos diferentes de eventos para diferentes audiencias a lo largo del año, puede crear varios hubs. Por ejemplo, puede tener un hub para los eventos de los exalumnos, otro para los eventos dirigidos por la administración, como la orientación o la graduación, y hubs para que los diferentes departamentos publiquen sus eventos.
Puede personalizar detalles como los siguientes:
Visite nuestra página de soporte para obtener una guía paso a paso para crear un hub.
Una vez que tenga su hub configurado, puede crear y completar los detalles de su próximo evento. Si tiene varios hubs, puede elegir a cuál de ellos quiere asociar el evento.
Puede añadir los siguientes detalles sobre su evento:
Visite nuestra página de soporte para obtener instrucciones detalladas sobre la creación de su evento.
Recopilar los comentarios durante o al final del evento es una gran manera de lograr la participación de los asistentes y darles la oportunidad de reflexionar sobre el contenido de la sesión mientras aún está fresco. En Zoom Events, tiene la opción de añadir una encuesta que se mostrará al finalizar cada sesión, las sesiones seleccionadas o el evento en general. También puede añadir diferentes formatos de preguntas a la encuesta.
Los organizadores de eventos virtuales e híbridos tienen el listón muy alto para crear una experiencia atractiva e interactiva para los asistentes remotos; al fin y al cabo, pueden realizar fácilmente varias tareas o hacer clic para salir de su evento cuando quieran. Estas son algunas de las características que pueden ayudarle a diseñar una experiencia de la que los asistentes querrán formar parte.
Los participantes registrados pueden conectarse y establecer contactos antes y durante su evento en la antesala de Zoom Events. En el caso de eventos, como una cumbre educativa, una orientación de alumnos o una reunión de exalumnos, puede configurar y promover temas con todos los participantes dos semanas antes del evento para iniciar un diálogo y plantear preguntas que animen a los asistentes a interactuar.
La característica de Preguntas y respuestas permite a los asistentes de un seminario web hacer preguntas que se responden en directo o por escrito durante la sesión. A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo utilizar las sesiones de preguntas y respuestas durante un seminario web:
Reciba comentarios en tiempo real de su audiencia o mida su nivel de comprensión del contenido que presente utilizando la característica Votaciones. Puede configurar las preguntas y opciones de la encuesta antes del evento e iniciar sus votaciones preestablecidas durante la sesión.
Habilite la característica Expo en su evento para que los asistentes puedan establecer contactos entre sí y entrar en los stands para obtener más información sobre determinados temas o patrocinadores. Expo es una característica de Zoom Events que permite a los organizadores de eventos crear una exposición virtual que conecta a los asistentes con los representantes de los stands (patrocinadores, expositores) para conocer sus productos y servicios. Al crear su evento, verá una pestaña llamada «Expo»; en esa pestaña, puede alternar la característica Expo para habilitarla.
Visite nuestra página de soporte para conocer todo lo que necesita saber sobre la configuración de Expo para su próximo evento.
Utilice Zoom Apps, como Kahoot!, Mentimeter o Miro para aportar más diversión, interactividad y colaboración a su evento.
Deje que los asistentes interactúen entre sí en grupos más pequeños durante el evento. Puede asignar asistentes a salas para grupos pequeños en tiempo real, asignar asistentes previamente o permitirles que seleccionen ellos mismos a qué sala quieren unirse y que se muevan libremente entre estas.
Aprenda a crear, asignar y administrar las salas para grupos pequeños.
El ensayo general da al equipo del evento y a los presentadores la oportunidad de pulir y preparar el gran día.
Los equipos de producción, técnicos y de presentación deben trabajar juntos para programar un ensayo general con todos los participantes en el evento tanto entre bastidores como delante de la cámara. Revise el programa del espectáculo, pruebe el equipo y las configuraciones, practique las transiciones y los tiempos, y asegúrese de que las presentaciones funcionen correctamente.
¡Que empiece el espectáculo! El día del evento, la mayor parte del trabajo de preparación habrá quedado atrás. Su atención se centrará en la ejecución de todos sus esfuerzos de planificación y en ofrecer a sus invitados la mejor experiencia posible.
Nuestra característica Backstage para Zoom Webinars ofrece a los anfitriones, coanfitriones y panelistas un área privada de «backstage» o «sala verde» para organizarse y prepararse antes o al ingresar a la sesión activa del seminario web. Desde el backstage, puede ver y escuchar la sesión activa del seminario web (también conocida como «escenario principal») para observar el evento y escuchar las señales que le permitirán saber cuándo debe unirse al escenario principal.
Dé a sus oradores unos 10 o 20 minutos antes del comienzo del evento para que puedan reunirse en el backstage a fin de probar el vídeo y el audio, la característica de uso compartido de pantalla y los fondos virtuales, todo ello sin interrumpir el escenario principal. Desde allí, los anfitriones y los panelistas pueden entrar y salir del escenario principal perfectamente tantas veces como sea necesario.
Intente iniciar su reunión o seminario web unos minutos más temprano para que los asistentes tengan tiempo de unirse antes de que comience el programa. Si desea poner música de bienvenida, asegúrese de que esté libre de derechos.
Mientras los asistentes se unen, es el momento perfecto para asegurarse de que la configuración de su reunión o seminario web es correcta. Compruebe si está grabando (se indica en la esquina superior izquierda de la ventana) y transmitiendo en directo a las plataformas adecuadas e inicie la transmisión en directo si no está habilitada automáticamente. Asegúrese también de que la configuración de las preguntas y respuestas esté correctamente habilitada y de que los panelistas y los coanfitriones tengan los permisos correspondientes.
Inicie su evento con un breve anuncio que permita a los asistentes saber si el evento se grabará, cómo enviar preguntas y de qué trata este seminario web. No olvide dar las gracias a los oradores y patrocinadores.
Asegúrese de que los asistentes conozcan estas características que les permiten crear su experiencia de evento óptima y conectarse con otros invitados.
La antesala del evento es un espacio continuo donde los asistentes pueden relacionarse entre sí y con los patrocinadores del evento antes, durante y después de este. Los invitados tienen la posibilidad de intercambiar información de contacto fácilmente, chatear e iniciar reuniones con otros asistentes en la antesala del evento. Los asistentes también pueden ver las sesiones en directo desde la antesala antes de unirse.
Si su evento tiene varias sesiones, anime a los asistentes a mantener una conversación más centrada en los chats de las sesiones, donde pueden hablar de temas relacionados con cada una de ellas. También puede animar a los presentadores a participar en el chat de la sesión para responder a las preguntas y proporcionar un debate más profundo.
Consejo de experto
Los propietarios de eventos y los moderadores designados tienen la capacidad de eliminar mensajes y usuarios de los chats de grupo del lobby de Zoom Events. Asigne al personal del evento el rol de moderador en Zoom Events y haga que su equipo supervise el chat en busca de mensajes perturbadores o inapropiados.
Cada invitado puede construir su propia agenda personalizada del evento añadiendo sesiones a su itinerario. Un itinerario es un lugar central donde los asistentes pueden ver todas sus sesiones de interés de un vistazo en un diseño de calendario.
El directorio de sesiones facilita a los asistentes la búsqueda de sesiones y el filtrado de estas en función del tema, el tipo de público, etc.
Mantenga abiertas las páginas de soporte de Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings para solucionar problemas de los asistentes rápidamente sobre la marcha. Si los panelistas se encuentran con algún problema, hable en privado con ellos en el cliente de Zoom o mediante la función de chat privado durante la sesión.
Aquí encontrará algunos recursos rápidos para los problemas más comunes de los anfitriones y los asistentes:
¡Felicidades por el éxito de su evento! Una vez finalizado el evento, puede seguir conectando con los asistentes, recopilando comentarios y consultando los informes posteriores al evento para analizar la asistencia y la participación.
Visite la sección Análisis y panel de control de Zoom Events para ver y generar informes sobre los resultados de las encuestas posteriores al evento. Recopile los comentarios de la sesión y del evento en general como parte de sus debates informativos.
Ponga las grabaciones de su evento a disposición de todas las personas que se hayan registrado, coloque las grabaciones en su sitio web para que sean de acceso general, o bien, haga un seguimiento del contenido para recopilar los datos de los usuarios que acceden a las grabaciones. Hay varias formas de gestionar las grabaciones de los eventos:
Los eventos son excelentes para conectarse con la comunidad universitaria, pero no olvide seguir participando una vez que el día de las festividades haya terminado. Envíe un correo electrónico a los asistentes para invitarlos a ver las grabaciones de las sesiones cuando estén disponibles, y haga un seguimiento para compartir otros eventos o noticias relevantes en los que puedan estar interesados. Adapte su contenido a la audiencia: por ejemplo, después de organizar una orientación para los nuevos estudiantes, haga un seguimiento con consejos para el éxito del primer año y enlaces a diferentes clubes y actividades que se desarrollan en el campus.
Si utiliza Zoom Events, revise su análisis y panel de control para ver los análisis de las páginas, los análisis del lobby y las sesiones, los informes de las sesiones del evento y los análisis de los patrocinadores del evento. También puede generar informes de reuniones, que proporcionan datos sobre registro y votaciones de reuniones, o informes de seminarios web, que proporcionan datos sobre registro, asistentes, preguntas y respuestas, votaciones y rendimiento del evento.
Utilice los datos de los asistentes y los resultados de las encuestas, así como los comentarios de los oradores y los panelistas, y realice un seguimiento del compromiso con su contenido y otras características del evento. Al evaluar lo que ha funcionado y lo que no, podrá hacer que su próximo evento en el campus sea más impactante que el anterior.
Zoom Events puede ayudarle a crear experiencias memorables y a conectar con más miembros de su comunidad universitaria. Empiece con uno de nuestros planes flexibles o revise nuestro seminario web a pedido para ver lo que Zoom Events puede hacer por su colegio o universidad.
