Campusevenemang är centrala för högskole- och universitetslivet och hjälper institutioner för högre utbildning att engagera studenter, familjer, fakultetsmedlemmar, personal, alumner och partner.
Men campusevenemangen måste inte arrangeras på campus för att kunna sammanföra personer med anknytning till högskolan och skapa en blomstrande universitetskultur. Genom att se på traditionella campusevenemang på ett nytt sätt – som hybrida och virtuella upplevelser – kan ni nå ut till fler personer och erbjuda tillgängligare evenemang.
I den här guiden hittar du allt du behöver veta om att planera och vara värd för online- och hybridevenemang från campus med hjälp av Zoom Events. Oavsett vilken typ av storlek, format eller upplevelse ni vill skapa kan Zoom Events hjälpa er att omvandla visionen till verklighet.
Innan vi går in på alla de olika typer av evenemang ni kan vara värd för ger vi en snabb överblick över Zoom Events. Tänk på Zoom Events som er allt i ett-lösning för att vara värd för, hantera och skapa rapporter om virtuella evenemang.
Du kanske redan har erfarenhet av att samla personer via Zoom Meetings och Zoom Webinars. Zoom Events bygger vidare på dessa lösningar genom att lägga till särskilda evenemangshubbar, registrerings- och biljettalternativ samt nätverksmöjligheter för deltagarna. Allt detta kan hanteras helt och hållet från Zoom Events-plattformen.
När bör ni använda Zoom Events istället för Zoom Meetings eller Zoom Webinars för campusevenemang? Det kan finnas tillfällen då ett möte eller webbinarium passar bäst för det ni vill uppnå.
Ställ er själva följande frågor:
Om du svarade ja på någon av de ovanstående frågorna kan Zoom Events vara rätt lösning för er.
Om ni vill göra evenemanget riktigt speciellt (kanske handlar det om ett hundraårsjubileum, en årsdag, en examensceremoni eller en välgörenhetsgala) har Zoom ett särskilt team för evenemangstjänster som kan hjälpa er att planera, bidra till och producera ett förstklassigt virtuellt eller hybridbaserat evenemang.
Zooms evenemangstjänster omfattar konsultation om bästa praxis för arrangemanget, konfiguration och support för produktionen och livehantering och moderering av evenemang. Vårt team för evenemangstjänster kan även erbjuda support före och under evenemanget med ett telefonnummer som deltagare och värdar kan kontakta dem på.
På ett campus arrangeras vanligtvis en rad evenemang under året. Från introduktionsveckan till karriärmässor, välgörenhetsarrangemang med tidigare studerande och examensceremonier – här är några tips på hur ni kan göra evenemangen virtuella.
Att planera och genomföra ett campusevenemang kräver en laginsats. Delegera roller och ansvarsområden för varenda detalj för att effektivisera kommunikationen, förenkla förberedelserna och se till att ni är redo för evenemangsdagen. Det är bra att ha följande arbetsgrupper, även om vissa teammedlemmar i slutändan ansvarar för mer än en sak.
Producenterna ansvarar för allt som rör produktionen. De tar fram ett program med information om när varje session börjar, övergångar mellan talare, inspelningsplan pauser mellan sessioner, musik och andra uppgifter.
På evenemangsdagen är det produktionsteamet som håller i arrangemanget och ser till att allt går enligt planen och följer tidsschemat.
Det tekniska teamet håller koll på tekniken för evenemanget. Teammedlemmarna ansvarar för att schemalägga de virtuella sessionerna och se till att rätt inställningar har gjorts för funktioner som frågor och svar, chatt, livestreaming och inspelning. De ser även till att hårdvara som kameror, mikrofoner och ljus är på plats och fungerar som de ska och samarbetar med eventuella distanstalare för att säkerställa att de har rätt utrustning för att kunna genomföra sin presentation från där de befinner sig.
Ditt presentationsteam har ett nära samarbete med evenemangstalarna (oavsett om de har anknytning till campus eller kommer utifrån) när det gäller förberedelserna inför evenemanget. De bidrar till att samla in presentationsmaterial, som bildspel, och granskar talarbiografier innan de publicerar dem i Zoom Events. De ser till att talarna känner sig bekväma med att använda Zoom för sina presentationer och är väl förberedda med rätt utrustning för att låta och se bra ut framför kameran.
Marknadsföringsteam står för att marknadsföra evenemanget till rätt målgrupp för att öka antalet deltagare och nå målen. De tar fram resurser som en webbsida för evenemanget, flygblad, inlägg på sociala medier, blogginlägg och visuella tillgångar för att kommunicera fördelarna med att delta, ge folk den information de behöver för att registrera sig och skapa förväntningar inför den stora dagen.
Börja planeringen tidigt för att ha gott om tid att skapa en stabil grund för evenemanget. Från att utmejsla alla detaljerna i Zoom Events till att skapa en unik och positiv upplevelse för gästerna – det här behöver ni göra under veckorna och dagarna fram till evenemanget.
Om ni inte redan har gjort det är det en bra idé att skapa en hubb, som är en samling av kommande, aktuella och tidigare evenemang.
Ni kan ha en hubb för alla universitetsevenemang, men om ni planerar att vara värd för många olika typer av evenemang för olika målgrupper under året kan ni skapa flera hubbar. Ni kan till exempel ha en hubb för evenemang för alumner, en annan för administrationsstyrda evenemang, som introduktioner och examensceremonier och hubbar för olika fakulteter där de kan publicera sina evenemang.
Ni kan anpassa följande detaljer:
Besök vår supportsida för steg-för-steg-anvisningar om att skapa en hubb.
När ni har konfigurerat hubben kan ni skapa och ange uppgifter om era kommande evenemang. Om ni har flera hubbar kan ni välja vilken hubb evenemanget ska vara kopplat till.
Du kan lägga till följande uppgifter om evenemanget:
Besök vår supportsida för detaljerade anvisningar om att skapa ett evenemang.
Att samla in feedback under eller efter evenemanget är ett bra sätt att involvera deltagarna och ge dem en chans att reflektera över sessionsinnehållet medan det fortfarande är färskt i minnet. I Zoom Events kan du lägga till en enkät som visas när var och en av sessionerna avslutas, när utvalda sessioner avslutas eller när hela evenemanget avslutas. Du kan även lägga till olika frågeformat i enkäten.
Det är en utmaning för organisatörer av virtuella och hybrida evenemang att skapa en engagerande och interaktiv upplevelse för distansdeltagare – när allt kommer omkring kan de göra annat vid sidan av eller klicka för att lämna evenemanget när de vill. Här är några funktioner som kan hjälpa er att utforma en upplevelse som deltagarna vill vara en del av.
Registrerade deltagare kan få kontakt och nätverka innan och under evenemanget i Zoom Events-lobbyn. För evenemang som utbildningsträffar, studentintroduktioner eller alumniträffar kan ni skapa och marknadsföra ämnen till alla deltagare två veckor innan evenemanget för att starta en dialog och ställa frågor som uppmuntrar deltagarna till att interagera.
Frågor och svar-funktionen ger deltagarna i ett webbinarium möjlighet att skicka in frågor och få svar live eller skriftligt under sessionen. Här är några tips på hur ni använder frågor och svar under ett webbinarium:
Få feedback i realtid från publiken eller ta reda på om de förstår det visade innehållet med omröstningsfunktionen. Ni kan skapa frågor och svar för omröstningar innan evenemanget och starta era färdiga omröstningar under sessionen.
Aktivera mässfunktionen för evenemanget för att ge deltagarna möjlighet att nätverka med varandra och besöka montrar för att ta reda på mer om särskilda ämnen eller sponsorer. Mässa är en funktion i Zoom Events som ger evenemangsorganisatörer möjlighet att skapa en virtuell mässa som gör att deltagarna får kontakt med monterrepresentanterna (sponsorer och utställare) och kan ta reda på mer om deras produkter och tjänster. När du skapar evenemanget ser du en flik med texten ”Mässa” – där kan du aktivera mässfunktionen.
Besök vår supportsida där du hittar allt du behöver veta om att konfigurera mässfunktionen för ert nästa evenemang.
Använd Zoom Apps som Kahoot!, Mentimeter eller Miro för att göra evenemanget roligare, mer interaktivt och öka fokuset på samarbete.
Låt deltagarna interagera med varandra i mindre grupper under evenemanget. Du kan tilldela deltagare till grupprum i realtid, förtilldela deltagare eller låta dem välja själva vilka rum de vill gå med i och fritt röra sig mellan rum.
Ta reda på hur du skapar, tilldelar och hanterar grupprum
En testkörning ger evenemangsteamet och talarna möjlighet att finslipa och förbereda sig inför den stora dagen.
Produktions-, teknik- och presentationsteamen bör samarbeta för att schemalägga en testkörning med alla som är inblandade i evenemanget – både bakom kulisserna och framför kameran. Gå igenom programmet, testa utrustning och inställningar, öva på övergångar och timing och se till att presentationerna fungerar som de ska.
Dags att glänsa! På evenemangsdagen är de flesta förberedelserna gjorda. Nu ligger fokus på att utföra allt det ni har planerat inför och att ge deltagarna bästa möjliga upplevelse.
Vår backstagefunktion för Zoom Webinars erbjuder värdar, medvärdar och paneldeltagare ett privat ”backstageområde” eller ”greenroom” där de kan organisera och förbereda sig före eller mellan de aktiva webbinariesessionerna. I backstage-området kan deltagarna fortsätta att se och höra den aktiva webbinarsessionen (även kallad ”huvudscenen”) så att de själva kan titta och veta när det är deras tur och när de ska uppträda på huvudscenen.
Be talarna att vara redo 10 eller 20 minuter innan evenemanget börjar, så att de kan möta dig backstage och testa video och ljud, skärmdelning och virtuella bakgrunder utan avbrott på huvudscenen. Därifrån kan värdar och paneldeltagare smidigt äntra och lämna huvudscenen så många gånger de behöver.
Försök starta mötet eller webbinariet några minuter före utsatt tid för att ge deltagarna tid att gå med innan programmet startar. Om du vill spela välkomstmusik ska du se till att den inte omfattas av royalties.
Medan deltagarna går med kan du passa på att se till att mötes- eller webbinarieinställningarna är korrekta. Kontrollera att du spelar in (det anges i det övre vänstra hörnet av fönstret) och livestreamar till rätt plattformar och starta livestreamen om den inte aktiveras automatiskt. Kontrollera även att inställningarna för frågor och svar är korrekta och att paneldeltagarna och medvärdarna har rätt behörigheter.
Starta evenemanget med ett kort meddelande där du informerar deltagarna om huruvida evenemanget kommer att spelas in eller ej, hur de skickar in frågor och vad webbinariet handlar om. Glöm inte att tacka talare och sponsorer!
Se till att deltagarna känner till de funktioner som ger dem möjlighet att skapa sin optimala evenemangsupplevelse och få kontakt med andra gäster.
Evenemangslobbyn är ett beständigt utrymme där deltagarna kan nätverka med varandra och evenemangssponsorerna innan, under och efter evenemanget. Det blir enkelt för gästerna att utväxla kontaktuppgifter, chatta och ta initiativ till möten med andra deltagare i evenemangslobbyn. Deltagare kan även se livesessioner från lobbyn innan de går med.
Om ditt evenemang omfattar flera sessioner kan du uppmuntra deltagarna till mer fokuserade samtal i sessionschattarna, där de kan prata om ämnen som rör respektive session. Du kan även uppmuntra presentatörerna att delta i sessionschatten för att svara på frågor och erbjuda mer djupgående diskussioner.
Proffstips
Evenemangsarrangörer och utsedda moderatorer har möjlighet att ta bort meddelanden och användare från gruppchattarna i Zoom Events-lobbyn. Tilldela evenemangspersonalen rollen som moderator i Zoom Events och be ditt team att övervaka chatten avseende störande eller olämpliga meddelanden.
Alla gäster kan skapa sin egen anpassade evenemangsplan genom att lägga till sessioner till sin egen dagordning. En dagordning är en central plats där deltagarna kan få en överblick över alla de sessioner de är intresserade av genom en kalenderlayout.
Sessionskatalogen gör det enkelt för deltagarna att söka efter sessioner och filtrera sin vy baserat på ämne, typ av målgrupp och mer därtill.
Ha supportsidorna för Zoom Events, Zoom Webinars eller Zoom Meetings öppna för att snabbt kunna felsöka deltagarnas problem. Om paneldeltagarna stöter på problem kan du chatta enskilt med dem i Zoom-klienten eller med funktionen för privat chatt i sessionen.
Här är några snabba resurser vid vanliga värd- och deltagarproblem:
Grattis till ett lyckat evenemang! När evenemanget är över kan ni hålla kontakten med deltagarna, samla in feedback och djupdyka i rapporter för att analysera deltagande och engagemang.
Besök avsnittet för analyser och kontrollpanel i Zoom Events för att visa och generera rapporter om resultaten från enkäten efter evenemanget. Samla sessionsspecifik och övergripande feedback som en del av era utvärderingsdiskussioner.
Gör evenemangsinspelningarna tillgängliga för alla som registrerade sig, lägg upp inspelningar på webbsidan så att alla kan komma åt dem eller registrera åtkomst till innehållet för att samla in användardata från de tittare som ser dem. Det finns några olika metoder för att hantera evenemangsinspelningar:
Evenemang är jättebra när du vill sammanföra personer med anknytning till campus, men glöm inte att upprätthålla kontakten efter den stora dagen. Skicka e-postmeddelanden till deltagare och bjud in dem att se sessionsinspelningar när de är tillgängliga och följ upp för att berätta om andra relevanta evenemang eller nyheter som de kan vara intresserade av. Skräddarsy innehållet till målgruppen – efter en introduktion för nya studenter kan du exempelvis följa upp med tips för att lyckas med studierna det första året och länkar till olika klubbar och aktiviteter på campus.
Om ni använder Zoom Events kan ni titta på analyserna och kontrollpanelen för att få information om sidanalyser, lobby- och sessionsanalyser, rapportering om evenemangssessioner och analyser om evenemangssponsorer. Ni kan även generera mötesrapporter, som innehåller data om registrering och omröstningar för möten, eller webbinarierapporter, som innehåller data om registrering, deltagare, frågor och svar, omröstningar och evenemangsresultat.
Använd deltagardata och enkätresultat samt feedback från talare och paneldeltagare och spåra engagemanget för innehållet och andra evenemangsfunktioner. Genom att utvärdera vad som fungerade och inte kan ni göra nästa campusevenemang ännu mer verkningsfullt än det senaste.
Zoom Events kan hjälpa er att skapa minnesvärda upplevelser och knyta an till en större del av ditt campuscommunity. Kom igång med en av våra flexibla planer eller titta på vårt webbinarium på begäran för att se vad Zoom Events kan erbjuda er högskola eller ert universitet.
