Metadata impulsa una cartera en proceso medible con Zoom Webinars & Events

Cómo el equipo de marketing eficiente de Metadata convirtió las conferencias virtuales en un generador de ingresos repetible a la vez que mejoraba la experiencia del organizador y del asistente.

Sector:

Tecnología de marketing

Tamaño de la organización

De 25 a 50 empleados

Desafíos:

Organizar eventos atractivos que generen un impacto en los ingresos siendo un equipo pequeño

Productos utilizados

Zoom Webinars & Events cuentan con las características adecuadas para quitarme de encima la carga de trabajo adicional, de modo que pueda centrarme en mejorar nuestros eventos.

James Silvestri Director de Generación de Demanda, Metadata

reducción del tiempo de configuración manual del evento

de acuerdos cerrados con éxito influenciados por eventos

tasas de cierre para acuerdos influenciados por eventos

personas registradas para la conferencia anual de Metadata

Hace varios años, Metadata organizó una conferencia en línea que se cayó a mitad del evento. Los asistentes salieron. El impulso desapareció. James Silvestri, director de Generación de Demanda de Metadata, nunca olvidó ese momento.

Finalmente cambiaron a seminarios web más pequeños, pero el deseo de organizar grandes eventos virtuales no desapareció.

«Los eventos son fundamentales para generar una cartera en proceso a largo plazo para Metadata. Son un escenario para que Metadata sea el líder del sector en este espacio», afirma James.

El problema: Metadata no contaba con una forma escalable de hacer que los eventos en línea fueran un generador de ingresos medible. Al contar con un equipo de marketing con recursos limitados, no tenían un coordinador de eventos, soporte de producción, presupuesto para contratistas de terceros ni tiempo para la solución de problemas técnicos o errores manuales.

Si Metadata iba a revivir grandes eventos virtuales, necesitaba una plataforma confiable con la que pudiera contar.

Volver a incluir los eventos en línea en el programa

Metadata, creador de una plataforma de publicidad digital B2B impulsada por IA, ya usaba Zoom para reuniones y seminarios web. James conocía la interfaz. Confiaba en el tiempo de actividad. Por eso, cuando evaluó Zoom Events, se saltó completamente la fase piloto. A tan solo dos semanas de su evento anual y sin margen para el error, lo añadió a su contrato existente.

Una llamada con el equipo de asesoramiento de Zoom le ayudó a estructurar una conferencia de tres días con más de 20 oradores. El resto lo creó él mismo, apoyándose en el Centro de aprendizaje de Zoom y en la exploración práctica.

«El equipo de Zoom ayudó muchísimo», dijo James. «No habría tenido un ciclo de comentarios si no hubiera sido por ellos».

A pesar del cronograma comprimido, el evento se transmitió en directo sin problemas. Debido a que los oradores y los asistentes ya estaban familiarizados con Zoom, el equipo evitó los inconvenientes habituales de la incorporación y la resolución de problemas. Incluso el soporte de última hora fue sencillo. El segundo día, sacó a dos miembros del equipo de otro departamento para que ayudaran a administrar la sala verde. En una hora, habían dominado los controles para probar el audio y el vídeo, revisar las diapositivas y configurar la configuración.

Lanzamos nuestra primera conferencia en Zoom Webinars & Events sin ningún contratiempo, algo que no habíamos vivido antes con otras plataformas de gestión de eventos en línea.

James Silvestri Director de Generación de Demanda, Metadata

Conectar la interacción con una tasa de cierre 2,5 veces mayor

Más de 4000 personas se registraron en la conferencia anual de Metadata y 1500 asistieron en directo.

El resultado:

La interacción en el chat de la conferencia fue mucho mayor que en los seminarios web
Los invitados disfrutaron de una experiencia de transmisión fluida de varios días
El tráfico del sitio web de Metadata se disparó durante el evento
El equipo no estaba preocupado por las interrupciones de conectividad debido a características como el mecanismo de respaldo automático

Pero el impacto real vino después del evento. Metadata descubrió que el evento influyó en el 23 % de los acuerdos cerrados después de la conferencia. Los acuerdos que incluyeron interacción en el evento se cerraron a una tasa 2,5 veces mayor.

«Estas fueron las métricas más importantes. Confirmaron que las conferencias en línea pueden tener una influencia tremenda en la cartera en proceso», indicó James.

Más eventos con un 95 % de tiempo de configuración manual de eventos

Una vez que la dirección vio estos resultados, cambió la frecuencia del evento de anual a trimestral.

Notamos tal aumento en las visitas al sitio web y las conversaciones durante la conferencia que decidimos realizarla trimestralmente.

James Silvestri Director de Generación de Demanda, Metadata

Organizar eventos trimestrales con un equipo reducido parece insostenible. Para James, se convirtió en lo contrario. Después de la primera conferencia, guardó el evento como plantilla para que el equipo pudiera reutilizarlo rápidamente para eventos futuros. Lo que antes llevaba semanas de producción se convirtió en algo que el equipo podía ejecutar en una fracción del tiempo, sin empezar de cero.

«La preparación fue mucho más fácil y el tiempo de configuración, mucho más rápido», señaló James. «En cuanto hicimos clic en duplicar, conservamos el 95 % del trabajo que habríamos tenido que recrear desde cero».

Lo que cambió no fue solo la eficiencia, fue el rendimiento. Un equipo reducido ahora podía ejecutar un programa de eventos constante sin sacrificar la calidad ni la velocidad.

Hacer que el marketing vuelva a ser divertido

Cada conferencia también se convirtió en una fuente de valor de marketing continuo. Metadata reutilizó nueve horas de contenido de eventos que alimentaron sus campañas digitales pagadas y de IA. A partir de un solo evento, obtuvieron material para meses.

«Desde la perspectiva de la marca, la conferencia generó contenido que continúa generando credibilidad», dijo James.

Por el momento, James ha demostrado que las conferencias en línea de gran repercusión son más que posibles. Pueden ayudar a impulsar las ventas, aumentar el conocimiento de la marca y respaldar iniciativas de marketing a largo plazo. Más que cualquier otra cosa, esta experiencia ha cambiado su trabajo para mejor.

Me estoy divirtiendo más que en años porque vuelvo a encargarme del marketing en lugar de trabajar con hojas de cálculo.

James Silvestri Director de Generación de Demanda, Metadata

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Volver a incluir los eventos en línea en el programa

Conectar la interacción con una tasa de cierre 2,5 veces mayor

Más eventos con un 95 % de tiempo de configuración manual de eventos

Hacer que el marketing vuelva a ser divertido

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