Cómo Zoom Phone contribuye a que las escuelas superen 3 importantes problemas de telefonía

Aunque los centros escolares adopten métodos digitales de enseñanza, aprendizaje y comunicación, la telefonía sigue siendo una parte importante de las comunicaciones en los campus. Los docentes, el personal de administración y los padres son más propensos a utilizar el teléfono que a enviar un correo electrónico cuando se trata de un problema urgente de los alumnos o de una conversación que debe atenderse de inmediato.

No obstante, el antiguo sistema de telefonía digital planteaba una serie de problemas para la Oficina de Educación del Condado de Solano (SCOE), la cual presta servicios, apoyo y programas a los distritos de todo el Condado de Solano (California). Steven Ramos, director de servicios y tecnología de la información de la SCOE, nos explica cómo se solucionaron sus problemas de telefonía con el cambio a un moderno sistema de telefonía VoIP en la nube como Zoom Phone.

«Nuestro antiguo sistema de telefonía digital [local] se estaba quedando obsoleto», explicó Ramos. «Desde el punto de vista técnico, era anticuado, costoso y difícil de mantener. Tuvimos que contratar a un ingeniero de redes para que instalase teléfonos nuevos».

Y eso no es todo, el antiguo sistema de telefonía no era fácil de utilizar. «Era imposible averiguar cómo reenviar una llamada. Tampoco sabíamos cómo consultar el correo de voz sin estar en la oficina», añade Ramos.

Tras una prueba con el departamento de tecnología, los tres componentes del equipo de Ramos implementaron Zoom Phone a 250 usuarios de la sede central de la SCOE y de tres campus escolares. Según Ramos: «no hizo falta desplegar un ejército de técnicos. Todo fue bastante bien. Ya no necesitamos un ingeniero para que se encargue de este sistema de telefonía que resulta ideal para uso escolar».

Cuando los profesores se trasladaban a nuevas aulas o el personal de administración cambiaba de oficina, no existía una forma sencilla de volver a programar los teléfonos para que el personal pudiera mantener sus números de teléfono existentes. 

En palabras de Ramos: «el número de teléfono no se trasladaba con la persona. La movilidad era un aspecto importante. Al cambiar una persona de ubicación, teníamos que efectuar un cambio de número de teléfono y volver a imprimir tarjetas y directorios». 

Según Ramos: «gracias a Zoom Phone, una vez que se asigna a un empleado su número de teléfono, éste es su número definitivo». 

Esto no solo ha resuelto los problemas logísticos relacionados con tarjetas de visita y directorios, sino que también ha permitido a los empleados de la SCOE estar fácilmente en contacto mientras trabajaban a distancia durante la pandemia.

«No tenemos que recordar la ubicación de cada uno ni hacer preguntas sobre qué número debo utilizar, ya que solo hay un número al que llamar», afirma Ramos. «Un solo número para todo. No importa el momento, el sitio ni el dispositivo».

Cuando la SCOE efectuó el cambio a la enseñanza a distancia, los educadores dejaron de tener acceso a sus teléfonos profesionales para ponerse en contacto con padres y alumnos.

Según Ramos: «en las escuelas esto era un gran problema [durante la pandemia de COVID]. Entonces, ¿qué teléfono utilizan? Cuando no se encuentran en el campus, tienen que hacer las llamadas desde un móvil personal. Esto crea problemas relacionados con la asunción de responsabilidades. No siempre es deseable que los alumnos y sus familiares tengan el número privado del docente». 

«[Zoom Phone] ofrece a los empleados una solución al problema de utilizar un móvil personal para llevar a cabo labores administrativas», afirma Ramos. «Esto es muy importante para las escuelas e instituciones públicas. Con Zoom Phone, el número profesional es el que tenga asignado en su trabajo. Es su número de oficina, número para mensajes de texto SMS y número de móvil».

Según Ramos, estas funciones de Zoom Phone son especialmente valiosas a la hora de ayudar al profesorado y al personal a comunicarse y realizar a distancia su trabajo:

• Colas de llamada: «hemos establecido una línea de atención para padres que establece conexión con seis personas de una cola de llamadas para asegurar que les atienda un humano. Esto era imposible con nuestro antiguo sistema de telefonía».
• Identificador de llamada saliente : «no es necesario revelar a nadie su número de móvil personal».
• Mensajes SMS: «cuando los profesores utilizan para trabajar su teléfono móvil personal y comunicarse por SMS, existe la posibilidad de que se revelen todos sus mensajes de texto. Hemos indicado al personal que todos los mensajes enviados y recibidos de alumnos y familiares deben pasar por el canal de Zoom».
• Softphone: «podemos arreglárnoslas con una cuarta parte de los teléfonos de escritorio. Tiene más sentido establecer conversación con un softphone de su ordenador».
• Directorios de Zoom: «no tengo que buscar en un directorio. Descuelgo el teléfono y voy al directorio de Zoom, escribo un nombre y me conecto».
• Delegar llamadas: «antes era necesario que un ingeniero de redes programase nuestro sistema de telefonía digital. La función de delegar llamadas es una de esas opciones fundamentales que funcionan extraordinariamente bien».
• Transferencia a reunión: «la posibilidad de convertir una reunión [con vídeo] y poder compartir pantalla es un gran avance».

Vea nuestro seminario web a petición para obtener más información sobre cómo Zoom Phone puede mejorar las comunicaciones escolares con características de seguridad mejoradas, eficiencia operativa y facilidad de uso.