7 entornos de trabajo y cómo construir un entorno eficaz para sus empleados

El trabajo no es solo lo que uno hace, sino dónde lo hace. El entorno laboral de un empleado tiene un gran impacto en su satisfacción, interacción y productividad general, lo que, a su vez, afecta los resultados de la empresa y la experiencia del cliente. 

Por eso es importante crear un ambiente de trabajo eficaz para su equipo. De hecho, el 71 % de los líderes señaló que ofrecer entornos híbridos y remotos tuvo un impacto positivo en la felicidad y la satisfacción de los empleados.

Los ejemplos de entornos de trabajo incluyen el tradicional, el remoto, el híbrido y muchos otros, cada uno de los cuales se adapta a las diferentes necesidades de los empleados y a los modelos de negocio. En esta guía, los desglosaremos y compartiremos cómo fomentar un ambiente laboral positivo para su empresa.

¿Qué es exactamente un entorno de trabajo? Es una combinación de todos los elementos del lugar de trabajo, incluida la cultura, las herramientas, el espacio físico y la estructura. Independientemente del tipo, un entorno de trabajo consta de varios componentes: 

• Entorno físico: se refiere al área donde trabajan los empleados, incluyendo el espacio, la distribución, la iluminación, la ergonomía y el nivel de ruido. Un entorno físico cómodo puede influir positivamente en la productividad y la moral de los empleados.
• Profesionalismo y crecimiento: las expectativas claras, las oportunidades de desarrollo profesional y el apoyo para el avance pueden impulsar la motivación y la retención de los empleados.
• Cultura social en el lugar de trabajo: el trabajo en equipo, el respeto y la inclusión pueden influir en la colaboración e innovación de los empleados, lo que a su vez afecta a la experiencia del cliente.
• Herramientas utilizadas: los distintos entornos de trabajo utilizan distintos tipos de herramientas y software. Mientras que un entorno remoto puede depender de herramientas como Zoom Meetings, un entorno presencial probablemente utilice espacios físicos y herramientas audiovisuales como pantallas grandes.

Si bien la mayoría de los lugares de trabajo incorporan estos elementos de alguna manera, hay varios entornos de trabajo, cada uno con sus propias características, beneficios y desventajas.

Ideal para: empresas que requieren estructura o supervisión cara a cara; empleados que prefieren un lugar de trabajo habitual

La mayoría de la gente piensa en un entorno de trabajo tradicional cuando imagina el trabajo: un entorno de oficina presencial compuesto por cubículos o pequeñas oficinas, horarios fijos y una jerarquía de liderazgo que a menudo comunica de arriba hacia abajo. 

Estos entornos ofrecen previsibilidad, rutina y límites claros. En otras palabras, las personas generalmente saben lo que pueden esperar. Pero los entornos tradicionales también pueden carecer de flexibilidad, lo que puede resultar demasiado rígido o asfixiante para algunos empleados. 

Ejemplo: en bufete de abogados corporativo con un horario fijo y un código de vestimenta de trabajo formal

Ideal para: puestos que no requieran estar ligados a una ubicación concreta; perfiles técnicos, creativos o basados en el conocimiento

Un entorno de teletrabajo es una configuración completamente virtual y fuera del sitio donde los empleados se comunican a través de herramientas digitales como videoconferencias o mensajería instantánea. Los teletrabajadores generalmente completan su trabajo desde su oficina en casa o desde un espacio de coworking y los horarios pueden ser flexibles o requerir horas establecidas, dependiendo del tipo de trabajo.

El trabajo remoto reduce el tiempo de desplazamiento y puede mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, la autonomía y la confianza de los empleados. Para los empleadores, el trabajo remoto amplía el acceso a una mayor base de talentos (a veces incluso global), lo que facilita la contratación de los mejores profesionales. 

Por otro lado, el trabajo remoto puede provocar que los empleados se sientan aislados, tengan menos oportunidades de crear lazos afectivos dentro de un equipo y un posible exceso de trabajo, ya que no hay una verdadera separación entre «casa» y «oficina». Además, es necesario contar con excelentes habilidades y herramientas de comunicación. 

Ejemplo: una empresa SaaS que opera de forma remota, comunicándose a través de Zoom Team Chat y Zoom Meetings

Ideal para: equipos que buscan flexibilidad y, al mismo tiempo, colaboran presencialmente 

Un entorno híbrido combina aspectos de los entornos tradicionales y remotos. Un horario híbrido suele combinar trabajo presencial y remoto dividiendo la semana; por ejemplo, dos días remotos y tres días en la oficina. Algunas empresas establecen diferentes estructuras, como una semana presencial al mes. 

La ventaja del trabajo híbrido es que ofrece una combinación de estructura y flexibilidad, lo que puede aumentar la moral y la retención de los empleados. También permite que los equipos colaboren en persona y que las empresas tengan más supervisión presencial. 

Sin embargo, el trabajo híbrido también requiere herramientas de comunicación potentes, igual que en el trabajo remoto. Y debido a que los empleados pueden trabajar en diferentes horarios o días presenciales, existe el riesgo de un acceso o una visibilidad desigual para el liderazgo.

Ejemplo: ana agencia de marketing con tres días de trabajo remoto y dos días de oficina

Ideal para: pequeñas empresas o empresas emergentes que necesitan flexibilidad sin altos costes inmobiliarios, autónomos o teletrabajadores que desean mantener una conexión presencial

El coworking implica un espacio de oficina compartido donde trabajadores de varias empresas se reúnen para trabajar. Las empresas pueden alquilar espacios de forma continuada o los empleados individuales pueden reservarlos por unos días de manera puntual. 

Trabajar desde un espacio de coworking ofrece oportunidades de creación de redes y colaboración y puede resultar más rentable que alquilar una oficina completa. Sin embargo, estos espacios pueden carecer de privacidad y pueden ser ruidosos y estar llenos de distracciones. Y como están abiertos a varias empresas, el espacio no se adaptará a la cultura de su empresa.

Ejemplo: una empresa emergente tecnológica que alquila un espacio en una ubicación de WeWork

Ideal para: equipos que necesitan innovar, intercambiar y desarrollar ideas

Los entornos colaborativos suelen ser presenciales, pero no coinciden necesariamente con otros rasgos de un entorno de trabajo tradicional. En lugar de oficinas aisladas y jerarquías, los entornos colaborativos pueden incluir planos de oficinas abiertas, colaboración en equipo y espacio para sesiones de intercambio de ideas. 

Entornos como este fomentan la resolución creativa de problemas y el intercambio de ideas, lo que conduce a una mayor cohesión del equipo. Sin embargo, hay desafíos, como la posibilidad de que haya ruidos, distracciones y falta de privacidad.

Ejemplo: un estudio creativo con espacios abiertos y reuniones diarias

Ideal para: empleados cualificados y automotivados

Los entornos autónomos ponen la responsabilidad del éxito del trabajo directamente en los empleados, dejándoles determinar cuándo, dónde y cómo completar mejor sus tareas. Los empleados generalmente tienen control sobre sus proyectos, horarios flexibles y supervisión mínima. 

Un entorno autónomo puede fomentar la innovación y un alto grado de compromiso, así como atraer a los mejores talentos, expertos en su campo y deseosos de trabajar conforme a ello. Al mismo tiempo, este tipo de entornos de trabajo requieren un alto nivel de disciplina y puede que no haya tanta cohesión de equipo como en otros espacios de trabajo.

Ejemplo: un laboratorio de investigación que permite a los científicos diseñar y gestionar sus propios experimentos

Ideal para: equipos de ventas, redacciones, empresas emergentes 

Un entorno de ritmo rápido no se limita a un solo tipo de empresa, sino que a menudo se encuentra en aquellas que necesitan moverse con rapidez y tomar decisiones con urgencia. Estos entornos pueden experimentar muchos cambios o ambigüedades.

Esto puede ser excelente para quienes se sienten a gusto en un entorno emocionante y dinámico que fomente la adaptabilidad y la automotivación. Pero si un entorno de ritmo rápido se maneja mal, puede llevar al agotamiento, la confusión y los errores.

Ejemplo: un equipo de ventas que mantiene varias reuniones con clientes al día

Independientemente del tipo de entorno, es fundamental promover una cultura laboral positiva. Esta responsabilidad recae tanto en los gerentes como en los colaboradores, cada uno con su propio rol.

Los gerentes deben diseñar e implementar políticas que fomenten un entorno de trabajo saludable. También deben proporcionar el apoyo y la orientación necesarios a sus equipos y fomentar una cultura inclusiva y de colaboración. Los empleados deben mantenerse centrados en el equipo y presentarse con una actitud positiva y motivada. 

Estos son seis consejos para crear de forma eficaz un entorno de trabajo positivo.

Cree un entorno físico cómodo

Primero, asegúrese de que el espacio físico sea acogedor, accesible y cómodo para todos los empleados. 

Los elementos habituales a considerar incluyen la iluminación (asegúrese de que no sea demasiado tenue, pero tampoco demasiado brillante), los niveles de ruido (o la disponibilidad de espacios tranquilos) y el acceso a equipos ergonómicos. Aunque no es algo esencial, puede ser un toque agradable permitir la personalización de los espacios de trabajo individuales. 

Tenga también en cuenta la accesibilidad para las personas con discapacidad. Por ejemplo, es posible que deba proporcionar acceso a ascensores o rampas para los usuarios de silla de ruedas. 

También es posible proporcionar un entorno cómodo a los empleados remotos que quizá no utilicen el espacio físico de su empresa muy a menudo. Esto puede incluir ofrecer un incentivo o reembolso por equipamiento o mobiliario de oficina en casa, o proporcionar formación o educación sobre ergonomía.

Consejo: Comience con una evaluación ergonómica, que evalúa los riesgos físicos en su entorno. Puede hacerlo observando a los empleados y analizando herramientas, rutinas y puestos de trabajo para comprobar si hay algo que cause movimientos repetitivos o posturas incómodas.

Fomente una cultura de reconocimiento y apreciación

Impulse la motivación y el compromiso alentando el reconocimiento y el apreciación de los empleados. Puede hacerlo desarrollando programas de recompensas, fomentando el elogio por el trabajo bien hecho y ofreciendo reconocimientos en las reuniones a quienes hayan alcanzado hitos o grandes objetivos.

Involucre a los empleados pidiéndoles que envíen comentarios y reconocimientos por los logros de sus colegas.

Consejo: Implemente un destacado mensual para celebrar los esfuerzos y contribuciones de los empleados.

Lidere a su equipo con el ejemplo

Como líder, está en una posición única para modelar el comportamiento que quiere ver en su equipo. Esto significa servir de ejemplo de una sólida ética laboral, una comunicación proactiva y vivir los valores de la empresa. 

También es clave dar el ejemplo de inclusión, equidad y respeto. Asegúrese de tener en cuenta estos principios al interactuar con su equipo y gestionarlo.

Consejo: Comparta actualizaciones transparentes con el equipo, destacando sus propios éxitos y retos.

Priorice una comunicación abierta y respetuosa

Para mantener la comunicación transparente y amable, fomente ciclos de comentarios consistentes para animar a todos a sentirse seguros compartiendo comentarios tanto positivos como constructivos. 

Cuando reciba comentarios o participe en reuniones, adopte una actitud de escucha activa y diálogo positivo. Recuerde ser inclusivo, como pedir comentarios directamente a quienes suelen ser callados en las reuniones.

Consejo: Además de las sesiones para todo el equipo, programe reuniones periódicas individuales con sus subordinados directos. Esto proporciona a los empleados más privacidad y puede ayudarles a sentirse más cómodos compartiendo sus opiniones.

Promueva la conciliación entre vida laboral y personal

Encuentre formas de ofrecer tiempo para que los empleados e tomen un respiro, especialmente para los equipos híbridos con una línea más difusa entre el trabajo y el hogar. Esta conciliación entre el trabajo y la vida personal da a los empleados tiempo para relajarse, centrarse en la familia o en el cuidado personal y recomponerse. 

He aquí algunas formas de mejorar la conciliación entre trabajo y vida privada:

• Permita los horarios flexibles: dar a los empleados autonomía sobre sus horarios demuestra confianza y los capacita para gestionar sus vidas personales.
• Ofrezca un tiempo libre amplio: no se limite a proporcionar PTO, sino que dé ejemplo de que, si alguien está fuera de la oficina, ese límite debe respetarse. También puede considerar la posibilidad de ofrecer otros beneficios para el bienestar, como apoyo para la salud mental.
• Predique con el ejemplo: los líderes deben dar ejemplo siguiendo hábitos saludables y estableciendo límites claros, tanto en lo que respecta al tiempo libre, las jornadas de trabajo interminables o el cuidado personal. 

Consejo: Anime a los empleados a bloquear un tiempo «sin reuniones» en su calendario. Mejor aún, sugiera un día «sin reuniones» para todo el equipo o la empresa cada semana o cada mes. Esto puede dar a los empleados tiempo para centrarse en el trabajo necesario, de modo que no tengan que ponerse al día a deshoras. 

Apoye el crecimiento y desarrollo de los empleados

Ayude a los empleados a crecer, desarrollar y adquirir sus habilidades dándoles amplias oportunidades de aprender. Podría ser en forma de formación interna en la empresa, acceso a seminarios web o formaciones virtuales, o un estipendio educativo. 

Otras vías de crecimiento incluyen un programa de tutoría que relaciona a los empleados con mentores dentro de la empresa, con el acceso a escalafones profesionales detallados y vías de ascenso y con la observación del trabajo.

Consejo: Ofrezca un estipendio educativo o de desarrollo profesional para cursos o certificaciones, conferencias o eventos o material educativo complementario.

Si bien no siempre es posible entender completamente los entresijos de un entorno de trabajo específico hasta que se encuentra en él, hay algunas señales de alerta que hay que tener en cuenta al evaluar una organización. 

A lo largo del proceso de entrevista y de cualquier otra interacción con la empresa, preste atención a la mala comunicación, la alta rotación de personal, las jornadas interminables y la moral decaída. Estos son algunos consejos:

• Identifique una mala conciliación entre la vida laboral y personal: las jornadas interminables, las expectativas poco realistas y la falta de límites crean un ambiente desagradable. Por ejemplo, si su persona de contacto en la empresa le envía correos electrónicos tarde por la noche o los fines de semana, es señal de una mala conciliación.
• Preste atención a la rumorología: Los cotilleos o los sentimientos negativos sobre otros empleados pueden ser evidencia de comunicación tóxica, mala camaradería o insatisfacción generalizada.
• Preste atención a si existe una cultura de culpa: cuando los empleados temen la culpabilización, es probable que se preocupen por cometer un error, lo que repercute en su disposición a probar cosas nuevas y a compartir ideas. Observe cómo se hacen cargo los empleados de su trabajo y lo cómodos que se sienten compartiendo y recibiendo opiniones.
• Fíjese en las habilidades de liderazgo: preste atención a los líderes y gerentes de su equipo; si están ausentes, parecen ineficaces o parecen microgestionar, eso puede ser una mala señal.
• Esté atento a la alta rotación de personal: ¿ve muchas ofertas de trabajo para una empresa en particular? Si bien puede ser una señal positiva de crecimiento, también puede significar una alta rotación de personal, lo que sugiere que los empleados no están contentos ni comprometidos.

Los entornos de trabajo adoptan muchas formas y lo que funciona para una organización o un empleado puede no servir para otro. Un mejor entorno aumenta la interacción de los empleados, la productividad del equipo y, en última instancia, la satisfacción del cliente.

Mejore su entorno de trabajo con Zoom Workplace. Con Zoom, puedes optimizar la comunicación remota o híbrida, incluso para trabajadores presenciales. Además, puedes programar y planificar fácilmente reuniones virtuales y centralizar la colaboración en toda la organización.

¿Qué elementos específicos afectan más la productividad de los empleados en un entorno laboral?

El espacio físico, la cultura laboral, las oportunidades de crecimiento y desarrollo y el reconocimiento son elementos comunes del entorno laboral que afectan directamente a la productividad.

¿Cómo influyen los factores físicos y conductuales en el rendimiento?

Los factores físicos del lugar de trabajo, como la iluminación adecuada, el bajo nivel de ruido y el equipo ergonómico, se traducen en más comodidad y menos fatiga y estrés. Esto, a su vez, conduce a una mayor interacción y moral de los empleados, lo que finalmente redunda en mayor productividad y mayor satisfacción.

¿Cómo puedo evaluar y mejorar mi entorno laboral actual?

Para evaluar y mejorar su entorno laboral actual, empiece por realizar encuestas y sesiones de retroalimentación, así como analizar las métricas de rotación y retención. También puede hacer una evaluación ergonómica para identificar los roles o los equipos que causan problemas musculoesqueléticos a los trabajadores y, a continuación, encontrar la forma de solucionarlos. Evalúe las métricas que desea medir, establezca objetivos e implemente cambios estratégicos de forma gradual a lo largo del tiempo.