La automatización de los flujos de trabajo de Zoom le permite crear flujos de trabajo automatizados para tareas comunes como responder a mensajes de chat, lo que permite a su equipo ahorrar tiempo.
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Actualizado el February 19, 2025
Publicado el July 09, 2024
Piense en cuánto tiempo dedica a tareas de trabajo rutinarias, como enviar un mensaje de control semanal o copiar información de una aplicación a otra. Lo que puede parecer solo un minuto por aquí o por allá puede acumularse rápidamente cuando se tienen proyectos más importantes a los que uno preferiría dedicarse. Los flujos de trabajo automatizados pueden ayudarle a recuperar ese valioso tiempo.
Tanto si es un administrador de TI que hace malabarismos con las solicitudes del servicio de asistencia como si es un trabajador de la información que salta de una aplicación a otra, la automatización de procesos empresariales sencillos y comunes le ayuda a ser más eficiente y, en última instancia, a hacer más cosas.
Zoom Workflow Automation facilita la creación de potentes flujos de trabajo que agilizan su trabajo en Zoom Workplace y en aplicaciones de terceros. También puede incluir AI Companion en sus flujos de trabajo, extrayendo información y contexto de la plataforma para impulsar la acción ocupándose de esas pequeñas tareas por usted.
Vamos a ver cómo se manifiesta esto en su jornada laboral, pero antes, aquí le ofrecemos una descripción general de la Automatización de los flujos de trabajo y de cómo funciona.
La automatización del flujo de trabajo es el proceso de utilizar software para automatizar determinadas tareas mediante la creación de reglas o flujos de trabajo entre sistemas. Estas reglas pueden ser condicionales (se activan una vez que se cumplen determinadas condiciones - piense en "si esto, entonces aquello") o secuenciales (se completan en un orden determinado y lineal una vez que se produce un desencadenante).
Con la automatización de flujos de trabajo de Zoom, puede crear flujos de trabajo sencillos con uno o dos pasos, o flujos de trabajo más inteligentes y dinámicos que combinen lógica condicional, bucles, retardos y conmutadores para guiar las acciones por múltiples caminos sin esfuerzo. Le permite automatizar flujos de trabajo comunes en Zoom Workplace y aprovechar las capacidades de AI Companion. También ayuda a reducir el cambio de contexto utilizando integraciones de terceros o desencadenadores webhook para conectar con aplicaciones empresariales como Jira, Google o Microsoft.
Zoom Workflow Automation es fácil de utilizar sin necesidad de conocimientos técnicos. Desde la pestaña Flujos de trabajo de la aplicación Zoom Workplace, simplemente comience con una plantilla preconstruida y personalice cada paso para sus necesidades específicas. O bien, puede crear un flujo de trabajo desde cero, eligiendo de una lista de activadores disponibles y arrastrando y soltando pasos en el flujo según sea necesario.
Siga leyendo para ver cómo puede configurar flujos de trabajo para automatizar las tareas habituales de su jornada laboral, adaptados a su función.
Las reuniones pueden estar repletas de discusiones e ideas, pero una vez que la conversación ha terminado, ¿cómo se responsabiliza a sí mismo y a su equipo para que realmente se lleven a cabo? La automatización del flujo de trabajo puede crear o actualizar automáticamente un documento de Zoom (o un documento de Google o Word) a partir de un resumen de reunión generado por AI Companion una vez finalizada la reunión, ofreciéndole un espacio dedicado para volver a tratar los temas de debate, ampliar las ideas y etiquetar a los compañeros con los siguientes pasos. Incluso puede configurar el flujo de trabajo para compartir automáticamente ese documento con sus compañeros de equipo en un canal de chat seleccionado, manteniendo a todo el mundo al tanto.
Si está en mil millones de canales de chat pero sólo tiene unos pocos en los que debe participar directamente, cree un resumen diario de chat que le ayude a ponerse al día sin verse abrumado por los mensajes. Programe un flujo de trabajo para que comience a una hora determinada del día, especifique qué canales de chat desea resumir y el intervalo de tiempo (por ejemplo, puede extraer los mensajes de las últimas 24 horas), y añada el paso para resumir estos mensajes con AI Companion. Puede elegir que el texto resumido aparezca en un documento de Zoom o enviarlo a un colega o grupo a través del chat de equipo. Después de que se ejecute el flujo de trabajo, podrá leer el resumen del chat para obtener una descripción de lo que se habló, junto con enlaces que le enviarán al mensaje original para que pueda leerlo o responder.
Los mensajes de chat pueden acumularse rápidamente, sobre todo si desempeña una función en la que tiende a recibir las mismas preguntas o comentarios una y otra vez. Puede configurar un flujo de trabajo para asignar una respuesta personalizable a una reacción con emoji.
Por ejemplo, si forma parte de un equipo de diseño de productos, puede establecer que el emoji de corazón responda automáticamente a los comentarios positivos con un mensaje de agradecimiento. Podría configurar el emoji de gafas para responder a preguntas comunes compartiendo un enlace a las preguntas frecuentes sobre el producto.
Si alguna vez ha estado esperando a que su jefe apruebe un documento importante, comprobar si hay actualizaciones puede llevarle mucho tiempo y resultar ineficaz. Tal vez tenga que ir cambiando de pestaña para ver si han comentado el documento, comprobar si hay mensajes nuevos en su correo electrónico o echar un vistazo a su canal de chat para ver si su mensaje ha recibido una reacción de aprobación.
Cree un flujo de trabajo que le permita a su jefe dar fácilmente su visto bueno y lo mantenga informado. Para ello, puede asignar emojis a la persona de la que solicita la aprobación (los emojis de pulgar hacia arriba y pulgar hacia abajo, por ejemplo). Luego, puede crear una condición que active el siguiente paso en el flujo de trabajo: enviarle un mensaje directo cuando se reciba el pulgar hacia arriba, o pedirle más comentarios si se utiliza el emoji del pulgar hacia abajo.
Cuando algo va mal, ya sea una interrupción o un problema técnico, usted quiere que sus equipos de desarrollo se muevan rápidamente para responder. Puede establecer un flujo de trabajo que se active desde una aplicación de terceros para generar un ticket de Jira (si ya dispone de Jira) e iniciar un canal de chat de equipo cuando se marque un informe de incidencia. En función del tipo de incidencia, su flujo de trabajo puede especificar a qué personas incluir en el canal, de modo que se recurra a los miembros del equipo adecuados para resolver el problema.
Gracias a la posibilidad de activar flujos de trabajo mediante webhooks y combinar flujos de trabajo condicionales y secuenciales, podrá crear flujos de trabajo complejos que vayan mucho más allá de nuestras plantillas. Esto le permite integrarse perfectamente con aplicaciones de terceros para ahorrar tiempo y evitar las idas y venidas de crear tickets o documentos en distintas aplicaciones. Puede personalizar estos flujos de trabajo para satisfacer las necesidades de su equipo y de su organización en general.
Como gerente, tiene que estar al tanto de lo que los miembros de su equipo tienen entre manos y conocer el estado de los proyectos en curso. Muchos gerentes lo consiguen con un control semanal, en el que los colaboradores individuales exponen en qué están trabajando en Zoom Team Chat. Pero esta tarea aparentemente rutinaria puede llevarle mucho tiempo a usted y a sus subordinados directos de manera engañosa: primero tiene que acordarse de enviar el mensaje recordatorio, luego su equipo tiene que aportar sus actualizaciones y es posible que tenga que hacer preguntas de seguimiento para obtener los detalles que necesita.
La automatización de este control semanal mediante la Automatización de los flujos de trabajo puede ayudar a mejorar la productividad de todos. Puede crear un flujo de trabajo para enviar un mensaje programado con la frecuencia que elija y añadir un formulario para que a su equipo le resulte más fácil responder con la información adecuada. Será un elemento menos en su lista semanal de tareas pendientes.
Puede utilizar AI Companion en un paso del flujo de trabajo para resumir toda una semana de mensajes de chat del canal de su equipo y añadirlos a un documento de Zoom. A partir de ahí, puede compartir el documento con su equipo y preguntarles qué temas quieren añadir al orden del día de su reunión semanal de equipo. El resumen puede ayudarles a refrescar la memoria sobre las breves conversaciones que mantuvieron a diario y ver qué hilos podrían justificar una discusión más profunda.
La aprobación de solicitudes de viajes de negocios, tiempo libre y gastos puede abarrotar su bandeja de entrada de correo electrónico y complicarle el día con mucho trabajo. La automatización de los flujos de trabajo puede facilitar y agilizar ese proceso para que pueda revisar y aprobar este tipo de solicitudes directamente en el chat en equipo.
Simplemente comience con la plantilla de flujo de trabajo «Solicitudes de tiempo libre», personalícela para adaptarla a sus necesidades y publique el enlace del flujo de trabajo en el canal de chat de su equipo (incluso puede fijarlo a ese canal para que todos puedan verlo fácilmente). Cuando los miembros de un equipo deban recibir su aprobación, basta con que rellenen el formulario: se lo enviaremos automáticamente para que lo revise y, cuando dé su visto bueno, recibirán una notificación.
A los nuevos empleados que se incorporan a un equipo híbrido o remoto les puede resultar más difícil conocer a sus compañeros y sentirse conectados. Si tiene un canal de chat de todo el equipo o departamento, puede configurar un flujo de trabajo para introducir nuevos miembros automáticamente. Hágalo fácil creando un formulario para que lo rellenen en el que figuren sus principales responsabilidades, pasatiempos e intereses.
Una vez que el recién contratado rellene el formulario, se activará un paso que enviará un mensaje al canal de chat del equipo con un breve mensaje de bienvenida y una introducción. También puede ayudar a que los nuevos empleados se sientan bienvenidos con un mensaje automatizado que comparta recursos clave, como un enlace al calendario del equipo. Como siempre, puede personalizar estos mensajes para adaptarlos a la cultura de su equipo.
La Automatización del flujo de trabajo ya está disponible para los usuarios de Zoom de pago sin coste adicional durante el periodo de prueba gratuito (actualice su aplicación Zoom Workplace a la versión 6.3.10 o superior). Administradores y propietarios de cuentas, pueden llevar las ventajas de la automatización a su personal activando la Automatización del flujo de trabajo en su portal de administración. Consulte nuestra página de asistencia para obtener más información sobre cómo empezar a automatizar sus flujos de trabajo.
A los nuevos empleados que se incorporan a un equipo híbrido o remoto les puede resultar más difícil conocer a sus compañeros y sentirse conectados. Si tiene un canal de chat de todo el equipo o departamento, puede configurar un flujo de trabajo para introducir nuevos miembros automáticamente. Hágalo fácil creando un formulario para que lo rellenen en el que figuren sus principales responsabilidades, pasatiempos e intereses.
Cuando el nuevo empleado rellene el formulario, se activará un paso que enviará un mensaje al canal de chat en equipo con un breve mensaje de bienvenida y una presentación. También puede ayudar a que los nuevos empleados se sientan bienvenidos con un mensaje automático que les proporcione recursos clave, como el calendario del equipo. Como siempre, puede personalizar estos mensajes para adaptarlos a la cultura de su equipo.
La automatización de flujos de trabajo ya está disponible para los usuarios de pago de Zoom sin coste adicional durante el periodo beta.* Los administradores y los propietarios de cuentas pueden disfrutar de los beneficios de la automatización activando la automatización de flujos de trabajo en su portal del administrador. Consulte nuestra página de soporte para obtener más información sobre cómo empezar a automatizar sus flujos de trabajo.
*Nota: Es posible que no esté disponible para todas las regiones o sectores de la industria.
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