Los eventos virtuales e híbridos han llegado para quedarse: planifíquelos con nuestra guía definitiva

En 2020, los planificadores de eventos tuvieron que aprender rápidamente a pasar de las experiencias presenciales a las virtuales. Pero, ¿qué podemos esperar del sector de los eventos en 2021 y después? Debido a las restricciones en los viajes y a las grandes reuniones, muchos organizadores se decantan por el momento por un formato virtual o híbrido, o tienen previsto incorporar componentes virtuales en el futuro.

La buena noticia es que los planificadores de eventos disponen esta vez de más recursos para ayudarles a crear una experiencia digital increíble que rivalice con la presencial. Con planificación, preparación y una buena dosis de creatividad, se puede diseñar una experiencia que amplíe los límites de lo que cualquiera de nosotros imaginaba que podían ser los eventos virtuales hace un año o dos.

Hemos elaborado La guía definitiva para planificar y organizar eventos virtuales en Zoom que abarca todo lo que necesita saber para organizar eventos en línea de éxito y significativos. A continuación, encontrará algunos de los puntos más destacados y podrá acceder a la guía completa para obtener prácticas listas de comprobación, instrucciones paso a paso y mucho más.

¿Debe organizar el evento en Zoom Meetings o en Zoom Webinars? La respuesta depende de varios factores: el tamaño de su audiencia, el nivel de interacción que desea y hasta qué punto conoce a sus asistentes. Nuestra guía desglosa los mejores casos de uso de cada solución y le ofrece consejos útiles para elegir la mejor para su evento. Además, compartimos algunas integraciones de aplicaciones favoritas para ayudarle a gestionar su evento de manera más eficiente.

Diseñe su evento con oportunidades para interactuar y reducir la tasa de abandono de los asistentes. Aquí tiene algunos consejos de nuestra guía:

• Planifique una agenda abreviada que cautive a su público de principio a fin. 
• Asegúrese de que las sesiones no se limiten a una simple visualización: haga encuestas a su público, responda a preguntas en directo y utilice salas para grupos pequeños o chat. 
• Envíe a su público un paquete promocional para eventos, una tarjeta de regalo para comida a domicilio u otros artículos divertidos que puedan disfrutar en persona.

La planificación de un evento virtual sin problemas conlleva muchas cosas: desde la coordinación del contenido hasta la habilitación de la configuración adecuada para el seminario web. Tenemos listas de comprobación para los equipos de producción, técnicos y de presentación con el fin de asegurarnos de que todos sepan lo que tienen que hacer antes del gran día.

Cree un sitio web o una página de inicio del evento que contenga todo lo que su público necesite saber: fecha, hora, información sobre los ponentes, detalles de las sesiones, información de registro y respuestas a las preguntas más frecuentes. A continuación, difunda su evento a través de correo electrónico, artículos del blog, medios sociales y la divulgación en los medios. No olvide pedir a sus socios, patrocinadores y ponentes que lo compartan también con sus redes. 

Programe un tiempo para que los ponentes y el equipo de producción repasen nuestra lista de comprobación de ensayo general y aborden de antemano cualquier problema técnico o de contenido.

Cuando esté listo para la conexión en directo, tenga a mano nuestra guía de eventos para saber qué elementos de última hora hay que tener en cuenta. Pruebe los micrófonos y las cámaras, abra la sesión con antelación para que los asistentes puedan unirse, y compruebe los ajustes de grabación y transmisión en directo para asegurarse de que funcionen correctamente.

Las acciones que se llevan a cabo después del evento son casi tan importantes como el propio evento. Recopile los comentarios con una encuesta sobre el evento, analice los informes, publique los contenidos grabados y haga un seguimiento de los contactos de marketing. También debe reunirse con su equipo para informarles, evaluar los objetivos del evento y crear planes de mejora.

Encuentre información detallada sobre cada una de las secciones anteriores en nuestra guía, que incluye cómo utilizar algunas de nuestras funciones más conocidas para eventos, como las votaciones, las salas para grupos pequeños y la transmisión en directo.