Unos sencillos consejos para celebrar reuniones más amenas y productivas

No es usted la única persona que piensa que las reuniones acaparan la mayor parte de su tiempo. Según el científico doctorado en materia de reuniones Joseph Allen, antes de la pandemia, los directivos dedicaban el 75 % de su jornada de trabajo a preparar, organizar y asistir a reuniones, a pesar de que el resultado de más de la mitad de dichas reuniones no era satisfactorio.

Las reuniones pueden ser una potente herramienta cuando tienen un fundamento y una buena planificación y ejecución; no obstante, surge a menudo la idea de que son improductivas o innecesarias. Entonces, ¿por qué seguir celebrando reuniones poco útiles? ¿Cómo podemos mejorarlas? 

Allen participó en Zoomtopia 2020 con Nicole Baer y Philippe Depallens, de Logitech, en una sesión destinada a ofrecer respuestas a estas y otras preguntas. Puede ver su sesión «Tips on Running Mindful Meetings» (Consejos para celebrar reuniones productivas) o descargar nuestra útil lista para mejorar la cultura de celebración de reuniones de su organización.

Estudie rápidamente estas preguntas para evaluar si es absolutamente necesario celebrar la reunión:

• ¿Tiene la reunión un fin u objetivo claro?
• ¿Son la colaboración y el debate abierto elementos fundamentales para conseguir mis objetivos?
• ¿Es necesario establecer un debate sobre información compleja o confidencial?

Si la respuesta es sí, es posible que el mejor formato para conseguir su objetivo sea una reunión; en caso contrario, piense si debe recurrir en su lugar al correo electrónico, a aplicaciones de mensajería instantánea o simplemente hacer una llamada.

¿Desempeñan todas las personas de su lista de invitados una función activa para conseguir el objetivo de la reunión? Si el fin es la colaboración, trate de ceñirse a un grupo de entre cinco y siete personas; de lo contrario, puede suceder que en una llamada con varios participantes solo aporten unos pocos. 

Las agendas sirven para no desviar la conversación y hacer que las reuniones sean más productivas. Prepare la agenda con tiempo y envíela a todos los asistentes, de manera que puedan formular sus ideas y ponerse al día en el tema en cuestión.

Trate de mantener la duración de las reuniones en menos de 45 minutos y evite programar reuniones seguidas para dar tiempo de descanso a los asistentes. Si es necesario dedicar más de una hora (como en el caso de una sesión de planificación), establezca breves descansos para que los participantes puedan relajarse y volver al debate.

Cuando aparezca el recordatorio de que tiene una reunión, deje la tarea que tenga con la que se encuentre y dedique unos minutos a concentrarse en la reunión que va a celebrar. Beba agua, medite, escuche música o dé un paseo; cualquier cosa que le aporte energía y le permita participar sin distracciones.

Dedicar tiempo a establecer conexión personal suele traducirse en un mejor resultado de la reunión. Establezca el tono correcto con un poco de charla acerca del fin de semana o preguntando cómo están los demás antes de abordar temas importantes. 

Los asistentes tendrán un motivo para conectar la cámara si usted hace que la conversación sea activa y que todos tengan oportunidad para hablar. Fomente la participación llamando a todos por su nombre. El cambio frecuente de vistas, como por ejemplo pasar de uso compartido de pantalla a vista de galería o destacada, también puede ayudar a mantener la atención de los asistentes.

Evite hacer varias tareas a la vez o cambiar de una pestaña a otra para agilizar al máximo su capacidad de interacción y participación. Demuestre su interés por la presentación utilizando elementos de reacción en reuniones. Si no desea interrumpir, comparta sus comentarios a través del chat de la reunión.

Cuando la conversación derive hacia otros temas, adopte un tipo de comunicación formal que sirva para retomar el objetivo en cuestión. Sugiera posponer las conversaciones no relacionadas con el tema y continuarlas una vez desconectados para poder mantener el hilo de la reunión.

Las mujeres y las personas de color suelen ser objeto de prejuicios en el trabajo que surgen de forma inconsciente, y las reuniones virtuales pueden aumentar estas desigualdades. Tenga en cuenta quién habla y a quién se le habla, y trate de hacer que no exista ninguna desigualdad a la hora de participar en el debate.

Utilice grabaciones de reuniones, transcripciones y aplicaciones para tomar notas para poder enviar un resumen de elementos importantes a todos los interesados. Así, todos pueden estar informados sin dedicar toda la jornada a asistir a reuniones. 

Al enviar notas o grabaciones, solicite comentarios o aportaciones adicionales. De este modo, se crea un entorno más inclusivo para aquellas personas que no se sientan cómodas al intervenir en una reunión o para quienes no pudieron asistir.

Evalúe las reuniones, sobre todo las que incluyan muchos asistentes, tras su celebración para asegurarse de que siguen cumpliendo su objetivo previsto. En caso contrario, reduzca su duración o frecuencia, o incluso cancélelas. 

Descargue nuestra lista de verificación para reuniones productivas

Revise nuestra biblioteca de vídeos a petición para ver otras interesantes sesiones de Zoomtopia 2020 sobre temas como educación, atención médica, mantener la conexión con Zoom y creación de fabulosos espacios de trabajo.