Cómo mantener su reunión de Zoom a salvo de visitantes no invitados

Nos sentimos honrados de que millones de personas de todo el mundo utilicen Zoom Meetings para colaborar y mantenerse en contacto. Sin embargo, si no se toman precauciones, a estas reuniones pensadas para reunir a las personas podrían asistir participantes no invitados. 

Las interrupciones suelen producirse cuando la información de la reunión se hace pública. Un usuario puede publicar el enlace de una reunión privada en las redes sociales, compartir la información de su aula virtual, etc. Cuando estos enlaces están en las redes sociales u otros foros públicos, su reunión es completamente pública, y cualquiera que tenga el enlace puede unirse a ella. 

A continuación, le indicamos algunas formas sencillas de evitar las interrupciones.

• Usar la solución de Zoom que más se adecue a sus necesidades: si desea utilizar Zoom específicamente para organizar un evento virtual con personas a las que quizá no conozca, plantéese usar Zoom Webinars o Zoom Events, productos diseñados expresamente para los eventos digitales, en lugar de Zoom Meetings. 

• Evitar usar su ID personal de la reunión (PMI): su PMI es básicamente una reunión continua, y difundirla permitiría a cualquier persona ajena colarse en su espacio virtual personal una vez que la reunión designada haya finalizado. 

• Administrar el uso compartido de pantalla: evite que cualquier persona de la sesión pública tome el control de la pantalla y comparta contenido no deseado con el grupo. Puede restringirlo tanto antes de la reunión como durante la reunión en la barra de control del anfitrión, de modo que solo usted pueda compartir la pantalla. Si deshabilita el uso compartido de pantalla, el ajuste de pizarra también se deshabilita automáticamente. 

Para evitar que los participantes compartan la pantalla durante una llamada, vaya a los controles del anfitrión en la parte inferior y haga clic en la flecha junto a «Compartir pantalla». Después, vaya a «Opciones de uso compartido avanzado». En «¿Quién puede compartir?», elija «Solo el anfitrión» y cierre la ventana.  

También puede alternar los privilegios de uso compartido en el icono Seguridad de la ventana o cambiar la opción de uso compartido predeterminada en la configuración de Zoom.

• Permitir que solo los usuarios registrados puedan unirse: si alguien trata de acceder a la reunión y no ha iniciado sesión en Zoom con el correo electrónico de invitación, recibirá el mensaje «Esta reunión es solo para participantes autorizados». Es útil si desea controlar la lista de invitados y que acudan solo los que desee que participen en la reunión; por ejemplo, otros alumnos o compañeros del centro educativo.
• Bloquear la reunión: siempre es bueno cerrar bien la puerta de casa, incluso cuando está dentro. Al bloquear una reunión de Zoom que ya haya comenzado, no pueden unirse nuevos participantes, incluso aunque dispongan del ID y la clave de acceso de la reunión. Solo tiene que hacer clic en el icono Seguridad de la parte inferior de la ventana de Zoom. En la ventana emergente, haga clic en el botón Bloquear reunión.
• Solicitar un código de acceso para la reunión: genere un ID de reunión aleatorio al programar la reunión y pida un código de acceso obligatorio para unirse. Puede compartir estos detalles en privado con los respectivos asistentes. 
• Eliminar participantes no deseados o molestos: puede eliminar a alguien de la reunión utilizando el icono de Seguridad o el menú Participantes. En el menú Participantes, puede pasar el cursor sobre el nombre de un participante para que se muestren varias opciones, entre las que se incluye Eliminar. Haga clic en dicha opción para sacar a alguien de la reunión. Al eliminar a una persona, esta no puede volver a unirse a la reunión, pero puede cambiar la configuración para admitir de nuevo a los participantes eliminados en caso de que haya echado a la persona equivocada.
• Deshabilitar vídeo: los anfitriones pueden desconectar el vídeo de un participante. Esta función permite a los anfitriones bloquear en el vídeo gestos no deseados o que desvíen la atención o resulten inadecuados.
• Silenciar a los participantes: los anfitriones pueden silenciar/reactivar el audio de participantes específicos o de todos a la vez. Los anfitriones pueden bloquear los ruidos inadecuados, no deseados o que puedan desviar la atención provocados por otros participantes. También puede habilitar en la configuración la opción «Silenciar al entrar» para evitar la algarabía que se produce en las grandes reuniones.
• Suspender actividades de participantes: los anfitriones y coanfitriones pueden pausar la reunión para eliminar y denunciar a las personas ofensivas, e impedir más interrupciones. Haga clic en el icono Seguridad y seleccione «Suspender las actividades de participantes» para detener temporalmente todos los vídeos, audios, chats de la reunión, anotaciones, pantallas compartidas y grabaciones, y finalizar las salas para grupos pequeños. Puede reanudar la reunión volviendo a habilitar las funciones individuales.
• Desactivar transferencia de archivos: la transferencia de archivos durante la reunión permite a los participantes compartir archivos a través del chat durante la reunión. Desactive esta opción para evitar que se produzca un bombardeo en el chat de imágenes, GIF, memes y otro contenido no solicitado.
• Desactivar anotación: usted y los asistentes pueden garabatear y marcar contenidos de manera conjunta utilizando las anotaciones durante el uso compartido de pantalla. Puede deshabilitar la característica de anotación en la configuración de Zoom para evitar que los demás escriban en las pantallas.
• Deshabilitar el chat privado: Zoom dispone de un chat durante la reunión que los participantes pueden utilizar para enviar mensajes a todo el grupo o entre sí en privado. Puede restringir la posibilidad de que los participantes se comuniquen por chat mientras se desarrolla la reunión y reducir la posibilidad de distracciones. Haga clic en «Chat» en los controles de la reunión y, a continuación, en la parte inferior de la ventana del chat de grupo de Zoom durante la reunión, haga clic en los tres puntos. Desde ahí, puede alternar entre las opciones para establecer quién puede chatear con quién en la reunión. 
• Denunciar a un usuario: los anfitriones y coanfitriones pueden denunciar a usuarios ante el equipo de seguridad y confianza de Zoom, que analizará todo posible uso indebido de la plataforma y llevará a cabo las acciones necesarias. Esta opción se encuentra en nuestro icono Seguridad o en el icono con forma de escudo verde de la esquina superior izquierda de la reunión, donde puede adjuntar capturas de pantalla y otra documentación según sea necesario.

La Sala de espera es una característica importante para proteger una reunión de Zoom. Tal como su nombre indica, la sala de espera es una zona de preparación que retiene el acceso a los invitados hasta usted pueda recibirlos. Es casi igual que la cortina de terciopelo que hay a la entrada de una discoteca, y usted es quien controla a quién deja entrar.

Los anfitriones de reuniones pueden personalizar la configuración de la sala de espera e incluso personalizar el mensaje que se ve al llegar a la sala de espera para que los invitados sepan que se encuentran en el lugar correcto. Este mensaje es de gran utilidad para publicar normas o directrices del evento, como, por ejemplo, las personas a las que va dirigido.

La Sala de espera es una forma eficaz de filtrar a las personas que traten de acceder a la sesión de Zoom y dejar fuera a invitados no deseados. Al deshabilitar «Unirse antes que el anfitrión» en la configuración, una sala de espera acogerá automáticamente a sus invitados hasta que comience la reunión.