Cómo combatir la fatiga de las reuniones y el correo electrónico con Team Chat

Las soluciones de comunicación, como el correo electrónico y las reuniones con vídeo, han revolucionado la manera en que nos conectamos y colaboramos a distancia. Pero una agenda muy apretada y una bandeja de entrada desbordada no ayudan a realizar el trabajo real.

Con herramientas de colaboración en tiempo real como Zoom Team Chat, puede evitar la temida reunión del tipo «esto podría haber sido un correo electrónico» y mantener su bandeja de entrada reservada para las comunicaciones de alta prioridad y de larga duración.

Comunicarse con los equipos y mantenerlos al tanto de los proyectos y las campañas en curso es esencial. Sin embargo, las reuniones frecuentes para actualizar el estado, las sesiones de intercambio de ideas y las revisiones con diferentes equipos pueden dejarle poco tiempo para hacer su trabajo.

Aquí presentamos algunas formas de crear espacio en su calendario y recuperar algo de tiempo con Zoom Team Chat: 

• Agilice las reuniones: mediante el uso de canales de chat en equipo, puede acortar sus reuniones de actualización de estado y utilizar ese tiempo para aclarar ciertos temas y responder a las preguntas en lugar de repasar las novedades de las tareas. 

• Empiece con el chat: en lugar de programar una reunión para cada proyecto o tarea, puede iniciar las comunicaciones con un canal de chat o un mensaje rápido. Si usted u otras partes necesitan más aclaraciones o tienen preguntas, puede programar una reunión para más tarde o incluso iniciar una reunión directamente desde el chat utilizando el icono de vídeo.

• Organícese: para sus reuniones de equipos y de proyectos, envíe un orden del día a través de un canal de chat antes de la reunión. De este modo, todos estarán preparados y usted podrá ir directamente al grano cuando comience la reunión y reducirá el tiempo total de esta.

Abrirse paso en una avalancha de correos electrónicos puede consumir un tiempo valioso mientras se desplaza por interminables hilos de correo electrónico e intenta contestarlos. Con el chat, puede hacer clic fácilmente en los mensajes, identificar qué elementos van dirigidos a usted y encontrar rápidamente la información que necesita.

A continuación explicamos por qué el chat es una gran alternativa al correo electrónico:

• Es más rápido y eficaz: utilizar el chat en lugar del correo electrónico es como usar los mensajes de texto en vez de los mensajes de voz para comunicarse. En lugar de tener que revisar largos mensajes para encontrar la información que busca, puede repasar rápidamente los mensajes que van directamente al grano.

• Puede ponerse al día rápidamente: ponerse al día después de estar fuera de la oficina o analizar el progreso de un proyecto desconocido puede ser un proceso arduo, especialmente si se utiliza solo el correo electrónico. El chat le permite ver conversaciones enteras de un vistazo y comprobar exactamente cómo han progresado en el tiempo. Así podrá comprobar rápido el progreso de un proyecto o ponerse al día con el trabajo.

• La organización no supone ningún esfuerzo: agregar correos electrónicos a varias carpetas y hacer un seguimiento de todo lo que hay en su bandeja de entrada es complicado. El chat lo ayuda a mantener el orden con el uso de canales, marcadores y menciones con @ para que pueda encontrar fácilmente lo que busca con el mínimo esfuerzo.

• Puede personalizar sus notificaciones: cuando recibe un correo electrónico, es casi imposible saber qué tan urgente es sin abrir y leer directamente el mensaje. Con el chat, puede personalizar sus notificaciones para que le avisen solo cuando reciba mensajes de determinados canales o personas o cuando reciba una mención con @, lo que lo ayudará a priorizar las tareas y responder rápidamente a esos mensajes importantes.

Con Zoom Team Chat, pueden hacer más cosas juntos mientras recuperan el tiempo importante que necesitan para tener éxito. Para obtener más información sobre cómo Zoom puede ayudarle con sus necesidades de chat y optimizar sus flujos de trabajo, únase a nuestro seminario web mensual.