Diez formas de lograr que la incorporación virtual e híbrida sea un éxito

Las organizaciones de todo el mundo están transformando sus operaciones para satisfacer las necesidades de una plantilla híbrida y garantizar que todos los empleados puedan disfrutar de los mismos recursos, tanto si trabajan in situ o de forma remota. Esto incluye ofrecer un proceso de incorporación completamente digital para que los nuevos empleados puedan acceder desde cualquier lugar. 

Sin embargo, la incorporación de nuevos empleados de forma digital puede presentar algunos desafíos únicos, ya que las organizaciones necesitan crear una experiencia sin problemas, informativa y acogedora, a fin de ayudar a los empleados recién contratados a tener un comienzo sólido en sus nuevas funciones.

De hecho, nuestro equipo de APAC de Zoom aprendió algunas lecciones sobre lo que se necesita a fin de lograr una experiencia de incorporación exitosa para una plantilla en cualquier ubicación, conforme a las restricciones por la pandemia de COVID-19, que están en constante cambio. Ofrecimos una incorporación virtual a los miembros del equipo de APAC para asegurarnos de que todos se sintieran cómodos y pudieran tener un buen comienzo en Zoom.

Estas son las diez lecciones que aprendió nuestra oficina de Sídney sobre cómo hacer que la incorporación virtual sea un éxito:

Al celebrar una sesión de incorporación virtual o híbrida, es importante hacer que todos se sientan incluidos y crear un ambiente en el que los participantes se sientan cómodos para hacer preguntas y puedan aprender de manera eficaz. Si los participantes que asisten de forma remota no pueden ver y oír claramente al presentador y a los demás participantes, pueden sentirse como si estuvieran mirando desde afuera.

Configure su espacio de presentación de manera que tanto los participantes presenciales como los participantes remotos puedan ver claramente al presentador y a los demás para crear un entorno en el que todos se sientan incluidos. También debe asegurarse de que las cámaras y los micrófonos de su espacio cubran adecuadamente el área para proporcionar audio y vídeo nítidos, independientemente del lugar de la sala en el que se encuentre.

También puede aprovechar el hardware que ayuda a crear este entorno de forma automática. Con dispositivos de Neat, como Neat Symmetry,  puede establecer vistas individualizadas de los participantes en la sala. Esto crea una experiencia más inclusiva e inmersiva para los participantes remotos y lleva su sesión de incorporación un paso más allá.  

Si forma parte de una organización global, algunos de sus nuevos empleados pueden no hablar su idioma o pueden hablar un idioma diferente al de otros empleados que asisten a la misma sesión de incorporación. Es fundamental incluir la transcripción de idiomas en las sesiones de formación.

Para las incorporaciones celebradas en Zoom, puede aprovechar la función de transcripción en directo de Zoom a fin de que sus empleados tengan acceso a información oportuna y correcta en su idioma preferido. Durante nuestras sesiones de incorporación para la oficina de Sídney, ofrecimos transcripciones en directo en japonés, mandarín e inglés para que todos puedan entender, independientemente de la región de donde provengan.

Las sesiones de incorporación no solo consisten en compartir información con los nuevos empleados, sino también en conocer a sus compañeros de equipo y de trabajo. Los ejercicios tales como las «sesiones para conocerse» son fundamentales para una incorporación exitosa, ya que ayudan a romper la monotonía del formato de presentación y proporcionan a los empleados la oportunidad de interactuar en un ambiente relajado.

Para las sesiones de incorporación virtuales en Zoom, puede utilizar nuestra función de salas para grupos pequeños a fin de dividir a sus participantes presenciales y remotos en grupos reducidos y que participen en estos ejercicios. Esto crea un espacio independiente, en el que los empleados pueden relacionarse a un nivel más personal y comenzar a establecer esas relaciones que serán fundamentales en el futuro.

Admitámoslo: aunque la información que se presenta durante la incorporación es importante, las horas de presentaciones y el flujo constante de nueva información pueden agotar a cualquiera. Al incluir secciones de juegos de preguntas y respuestas y otro tipo de juegos en su sesión de incorporación, puede crear un ambiente divertido y dinámico en el que los empleados puedan participar y retener la información de manera más eficaz.

En Zoom App Marketplace, puede encontrar más de mil integraciones de aplicaciones para la plataforma Zoom, incluidos muchos juegos que pueden usarse durante las reuniones. Puede incluir sin problemas un poco de diversión en estas sesiones de incorporación con la capacidad de ejecutar estas aplicaciones y juegos dentro de Zoom Meetings, lo que promueve una experiencia divertida e informativa tanto para los participantes presenciales como para los remotos. 

También hemos lanzado recientemente Zoom Apps, que le permite llevar sus aplicaciones favoritas directamente a sus sesiones de incorporación para utilizar juegos, pizarras y mucho más. Además, con la posibilidad de compartir aplicaciones directamente en sus reuniones, puede garantizar que todos puedan participar. 

Presentar la información de forma clara y eficaz durante la incorporación es importante, pero también lo es involucrar a los nuevos empleados, alentándolos a participar en las sesiones. Cree pausas específicas en las que los participantes puedan hacer preguntas o volver a consultar secciones específicas de la presentación.

También puede utilizar la funcionalidad de chat durante la reunión de Zoom para responder a las preguntas en directo sin interrumpir la presentación o crear una sesión dinámica de P y R para los eventos de incorporación más grandes que se organicen en nuestra solución Zoom Webinars. Para los ejercicios interactivos en los que los participantes trabajen con documentos u otros recursos, también puede utilizar la característica de anotación para permitirles marcar un documento. 

Mantener un alto nivel de energía en sus sesiones de incorporación puede ser difícil, especialmente al presentar información densa o detallada durante varias horas. Poner algo de música durante las pausas puede ayudar a las personas a refrescar la mente y a concentrarse durante la siguiente sesión.

Y solo porque algunos de sus participantes estén conectados de forma remota no significa que no puedan disfrutar también de algo de música. Zoom Meetings tiene un modo estéreo de alta fidelidad para nuestra función de uso compartido de pantalla, que le permite compartir música en la reunión sin ningún tipo de compresión, lo que permite que todos puedan disfrutar. Solo asegúrese de haber obtenido todas las licencias necesarias antes de compartir la música públicamente.

Tanto aprendizaje y participación durante la incorporación puede abrir el apetito, y un almuerzo con servicio de catering es una de las características de una sesión exitosa y agradable. Ofrecer un almuerzo a sus empleados no solo demuestra que se preocupa por ellos, sino que también ayuda al grupo a mantenerse concentrado durante la segunda mitad del día. 

Incluso puede llevar el almuerzo a los participantes remotos en su sesión de incorporación. En lugar de enviarles el almuerzo, establezca un límite monetario diario de cuánto pueden gastar en el almuerzo y pídales que lo carguen como gasto a la compañía. De este modo, sus empleados remotos pueden disfrutar de un almuerzo gratuito de su elección y unirse a los compañeros que trabajan de forma presencial. 

La integración de equipos es fundamental para desarrollar las relaciones entre sus nuevos empleados, y ¿qué mejor manera de reunir a las personas que un happy hour? A fin de crear un happy hour para su sesión de incorporación híbrida, simplemente envíe a todos sus participantes una invitación para una reunión de vídeo después del trabajo. Una vez en la reunión, puede organizar juegos, actividades para romper el hielo o incluso simplemente charlar con sus nuevos empleados para conocerlos. 

Para crear ese ambiente de hora feliz en Zoom, puede usar la característica de fondos virtuales para ponerlos a todos en el mismo lugar, o puede usar la característica de filtros para agregar algunos efectos extravagantes y graciosos a su transmisión de vídeo. También puede animar a su equipo de la hora feliz a usar las reacciones en la reunión para expresarse durante los juegos o las actividades.

Para ver más ejemplos de cómo las organizaciones líderes están creando espacios informales para relacionarse con los nuevos empleados, consulte este artículo de Harvard Business School. 

Las sesiones de incorporación suelen abarcar una amplia gama de informaciones, y puede ser difícil recordar todo para los nuevos empleados que no estén familiarizados con su organización. Crear una biblioteca de recursos de fácil acceso que incluya información fundamental para los nuevos empleados les permite encontrar información siempre que la necesiten sin necesidad de preguntar a nadie.

También puede usar la función de grabación en la nube de Zoom para grabar la sesión de incorporación y enviarla a sus participantes a fin de darles la oportunidad de revisarla cuando lo deseen. Dar a los participantes en la sesión de incorporación acceso a otros materiales de formación grabados también les ayuda a ponerse al día más rápidamente.

Una vez que termine su épica sesión de incorporación, es el momento de crear un recuerdo duradero para sus nuevos empleados. Hay varias formas de mostrar su agradecimiento a sus nuevos empleados, independientemente de dónde se encuentren. Puede enviarles productos promocionales de la compañía, como tazas y camisetas, para conmemorar su experiencia de incorporación, o incluso un kit de «bienvenida a la compañía» que incluya regalos como calcomanías, cuadernos, mantas u otros artículos. 

Para crear ese recuerdo perfecto de la sesión de incorporación, puede utilizar la característica de Vista inmersiva de Zoom, que permite reunir a todos en la misma pantalla y tomar una foto del grupo virtual, que luego podrá imprimir y enviar a cada participante. También puede crear un canal de Zoom Team Chat para los nuevos empleados, donde puedan hacerse preguntas o simplemente conocerse mejor. 

Para obtener más información sobre cómo gestionar una plantilla híbrida y cómo crear equidad entre los trabajadores remotos y presenciales, lea nuestro blog sobre el cambio a una plantilla híbrida.