Hochschulveranstaltungen sind Herz und Seele des Universitäts- und Fachhochschullebens. Damit können Bildungseinrichtungen Studenten, Familien, Lehrende, Absolventen und Partner ansprechen und einbeziehen.
Hochschulveranstaltungen müssen aber nicht unbedingt vor Ort an der Hochschule stattfinden, um die Bildungsgemeinschaft zusammenzubringen oder eine lebendige Universitätskultur zu schaffen. Wenn Sie herkömmliche Präsenzveranstaltungen stattdessen als virtuelle oder hybride Erlebnisse neu konzipieren, können Sie mehr Leute erreichen als je zuvor und die Veranstaltung insgesamt zugänglicher machen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie zur Planung und Durchführung von Online- und Hybrid-Hochschulveranstaltungen mit Zoom Events wissen müssen. Egal, wie groß, in welchem Format oder was für ein Erlebnis Sie schaffen möchten – Zoom Events hilft Ihnen, Ihre Vision zum Leben zu erwecken.
Bevor wir näher auf die verschiedenen Arten von Veranstaltungen eingehen, die Sie möglicherweise auf die Beine stellen, wollen wir uns kurz Zoom Events widmen. Zoom Events ist die allumfassende Lösung, um virtuelle Events durchzuführen, zu verwalten und auszuwerten.
Sie sind schon damit vertraut, Menschen in Zoom Meetings und Zoom Webinars zusammenzubringen? Zoom Events baut auf diesen Lösungen auf und erweitert sie um eigene Event-Hubs, Registrierungs- und Ticketingoptionen sowie Networking-Möglichkeiten für Teilnehmer. All diese Funktionen verwalten Sie zentral über die Zoom Events-Plattform.
Wann sollten Sie für Ihre Hochschulveranstaltungen Zoom Events statt Zoom Meetings oder Zoom Webinars nutzen? Es mag Gelegenheiten geben, bei denen ein Meeting oder Webinar für Ihre gewünschten Zwecke völlig ausreicht.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, ist Zoom Events vielleicht die richtige Lösung für Sie.
Wenn Sie Ihre Veranstaltung zu etwas ganz Besonderem machen möchten – vielleicht zum Anlass einer Hundertjahrfeier, Abschlussfeier oder Spendengala – steht Ihnen das Event-Serviceteam von Zoom gern für die Planung, Unterstützung und Produktion eines aufwendigen virtuellen oder hybriden Events zur Seite.
Zoom Event Services umfassen eine Best-Practice-Beratung zum Veranstaltungsablauf, zu Produktionsaufbau und -betreuung sowie zum Management und zur Moderation von Live-Events. Unser Event-Serviceteam bietet auch telefonische Unterstützung vor der Veranstaltung oder am Veranstaltungstag, die Teilnehmer und Hosts in Anspruch nehmen können.
An einer üblichen Hochschule finden das ganze Jahr über zahlreiche Veranstaltungen statt. Von der Orientierungswoche über Spendensammlungen für Absolventen bis zu Abschlusszeremonien – hier sind einige Ideen, wie Sie Ihre Veranstaltung als virtuelles Erlebnis neu konzipieren.
Die Planung und Durchführung von Hochschulveranstaltungen ist eine Teamleistung! Delegieren Sie Aufgaben und Verantwortungsbereiche für jedes Detail, damit die Kommunikation klappt, vereinfachen Sie die Vorbereitung und sorgen Sie dafür, dass für den großen Tag alles bereit ist. Sie sollten folgende Rollen klar bestimmen, selbst wenn einige Teammitglieder mehr als eine dieser Aufgaben übernehmen.
Ihre Produzenten sind für alle produktionsbezogenen Dinge verantwortlich. Sie entwickeln einen Veranstaltungsablauf, der skizziert, wann welche Sitzung beginnt und Details wie die Übergänge zwischen Rednern, Sequenzprotokolle, Pausen zwischen Sitzungen, Musik und weitere Einzelheiten plant.
Am Veranstaltungstag liegt es in der Verantwortung des Produktionsteams, die Veranstaltung zu orchestrieren und dafür zu sorgen, dass alles nach Plan läuft und im Zeitplan bleibt.
Das Technikteam ist für die technische Seite Ihrer Veranstaltung zuständig. Die Mitglieder des Teams kümmern sich darum, Ihre virtuellen Sitzungen einzurichten und die richtigen Einstellungen für Funktionen wie Fragerunden, Chat, Livestreams und Aufzeichnungen zu wählen. Das Team sorgt auch dafür, dass die technische Ausrüstung wie Kameras, Mikrofone und Beleuchtung aufgebaut wird und richtig funktioniert. Außerdem klärt es mit Rednern, die nicht vor Ort sind, dass sie die richtige Ausstattung haben, um zu präsentieren.
Ihr Präsentationsteam arbeitet eng mit den Rednern Ihrer Veranstaltung zusammen, um alles vorzubereiten (egal, ob die Redner selbst an der Hochschule tätig sind oder externe Gastredner sind). Das Team trägt die Vortragsmaterialien wie Präsentationen zusammen und prüft die Rednerbiografien, bevor sie bei Zoom Events veröffentlicht werden. Außerdem stellt das Team sicher, dass die Redner im Umgang mit Zoom für Vorträge vertraut sind und die richtige Ausstattung für ihren Auftritt haben, und gibt Tipps, wie man vor der Kamera gut aussieht und klingt.
Ihr Marketingteam ist dafür zuständig, Werbung für die Veranstaltung zu machen, damit das richtige Publikum teilnimmt und Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung erreichen. Das Team erstellt Materialien wie eine Veranstaltungswebseite, Flyer, Social-Media-Beiträge, Blogartikel und Grafiken, um darzustellen, warum sich die Teilnahme lohnt, die wichtigsten Infos zur Anmeldung zu erklären und kräftig die Werbetrommel zu rühren.
Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung, damit Sie genügend Zeit haben, eine solide Grundlage für Ihre Veranstaltung zu entwickeln. Von der Planung aller Details in Zoom Events bis zur Entwicklung eines einzigartigen und spannenden Erlebnisses für Ihre Gäste – diese Vorbereitungsschritte erledigen Sie in den Wochen und Tagen vor Ihrer Veranstaltung.
Wenn Sie noch keinen Hub erstellt haben, ist das der erste Schritt, denn hier werden Ihre früheren, laufenden
und künftigen Veranstaltungen zusammengefasst.
Sie können einen Hub für alle Ihre Hochschulveranstaltungen verwenden, aber wenn Sie im Laufe des Jahres viele verschiedene Veranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen planen, bietet es sich auch an, mehrere Hubs zu erstellen. Sie können etwa einen Hub für Absolventenveranstaltungen nutzen, einen für administrative Veranstaltungen wie Orientierungen oder Abschlussfeiern sowie Hubs für verschiedene Fakultäten, in denen sie ihre Veranstaltungen planen können.
Passen Sie auf Wunsch zahlreiche Details an, etwa:
Auf unserer Supportseite finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um einen Hub zu erstellen.
Sobald Ihr Hub eingerichtet ist, können Sie Ihr anstehendes Event erstellen und die Details dazu ausfüllen. Wenn Sie mehrere Hubs haben, können Sie wählen, mit welchem Hub das Event verknüpft sein soll.
Sie können folgende Details zu Ihrem Event eingeben:
Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung Ihres Events finden Sie auf unserer Supportseite.
Während oder nach einer Veranstaltung um Feedback zu bitten, ist eine gute Möglichkeit, Ihre Teilnehmer einzubinden und ihnen die Chance zu geben, die Inhalte Revue passieren zu lassen, solange sie noch frisch sind. In Zoom Events können Sie eine Umfrage hinzufügen, die nach Ende jeder Sitzung angezeigt wird, nach Ende ausgewählter Sitzungen oder wenn die Veranstaltung insgesamt vorbei ist. Sie können in der Umfrage verschiedene Frageformate verwenden.
Wenn Sie eine virtuelle oder hybride Veranstaltung planen, ist die Messlatte hoch, um ein reizvolles, interaktives Erlebnis für Remote-Teilnehmer auf die Beine zu stellen – schließlich können sie jederzeit etwas anderes machen oder die Veranstaltung mit einem Klick verlassen. Folgende Funktionen helfen Ihnen, ein Erlebnis zu schaffen, bei dem die Teilnehmer dabei sein möchten.
Registrierte Teilnehmer können sich vor und während Ihrer Veranstaltung in der Zoom Events-Lobby austauschen und Kontakte knüpfen. Für Veranstaltungen wie Bildungsgipfel, Orientierungswochen oder Wiedersehensfeiern können Sie zwei Wochen vor dem Event Themen erstellen und den Teilnehmern vorstellen, um ein Gespräch in Gang zu bringen und die Teilnehmer mit Fragen zum Mitmachen anzuregen.
Über die Funktion Fragen und Antworten können Teilnehmer in einem Webinar Fragen einreichen, die live oder schriftlich während der Sitzung beantwortet werden. Hier sind einige Tipps für den Einsatz von Fragen und Antworten während eines Webinars:
Nutzen Sie die Funktion Umfrage, um von Ihrer Zielgruppe Feedback in Echtzeit zu erhalten oder einzuschätzen, inwieweit die Teilnehmer die von Ihnen präsentierten Inhalte verstanden haben. Sie können Ihre Fragen und Antwortmöglichkeiten vor dem Event zu Umfragen zusammenstellen und diese vorab erstellten Umfragen während der Sitzung starten.
Wenn Sie Expo für Ihre Veranstaltung aktivieren, können Teilnehmer untereinander Kontakte knüpfen und an Ständen vorbeischauen, um mehr über bestimmte Themen oder Sponsoren zu erfahren. Die Expo-Funktion in Zoom Events ermöglicht es Veranstaltern, eine virtuelle Messe einzurichten, die Teilnehmer und Standvertreter (Sponsoren und Aussteller) verbindet, um mehr über ihre Produkte und Dienstleistungen zu erfahren. Wenn Sie Ihr Event erstellen, erscheint dort die Registerkarte „Expo“. Schalten Sie die Option hier ein oder aus.
Auf unserer Supportseite erfahren Sie alles Wichtige zur Einrichtung von Expo für Ihre nächste Veranstaltung.
Verwenden Sie Zoom Apps wie Kahoot!, Mentimeter oder Miro, um mehr Spaß, Interaktivität und Zusammenarbeit in Ihre Veranstaltung zu bringen.
Lassen Sie Teilnehmer während des Events in kleineren Gruppen miteinander interagieren. Sie können Teilnehmer in Echtzeit oder vorab Breakout-Räumen zuweisen oder ihnen erlauben, selbst zu entscheiden, in welchen Raum sie gehen möchten, und sich frei zwischen den Räumen zu bewegen.
Erfahren Sie, wie Sie Breakout-Räume erstellen, zuweisen und verwalten.
Ein Probelauf für Ihr Veranstaltungsteam und Ihre Referenten ist eine Gelegenheit, alles für den großen Tag zu optimieren und vorzubereiten.
Ihre Produktions-, Technik- und Präsentationsteams sollten zusammen einen Probelauf mit allen Beteiligten vereinbaren – ob hinter den Kulissen oder vor der Kamera. Gehen Sie den Veranstaltungsplan durch, testen Sie die Ausrüstung und Einstellungen, üben Sie die Übergänge und den Zeitplan und stellen Sie sicher, dass die Präsentationen wie gewünscht funktionieren.
Die Show kann beginnen! Am Veranstaltungstag liegt der Großteil der Vorbereitung bereits hinter Ihnen. Jetzt geht es darum, Ihre Planung erfolgreich umzusetzen und Ihren Gästen das bestmögliche Erlebnis zu bieten.
Unsere Backstage-Funktion für Zoom Webinars bietet Hosts, Co-Hosts und Diskussionsteilnehmern einen privaten „Backstage“-Bereich oder „Greenroom“, um sich zu organisieren und vorzubereiten, bevor sie der aktiven Webinar-Sitzung oder zwischendurch beitreten. Im Backstage-Bereich können die Beteiligten die aktive Webinar-Sitzung (auch „Hauptbühne“ genannt) weiterhin sehen und hören, damit sie selbst zuschauen können und wissen, wann sie dran sind.
Nennen Sie Ihren Rednern eine Anrufzeit 10 bis 20 Minuten vor Veranstaltungsbeginn, damit Sie sie Backstage begrüßen können und sie Gelegenheit haben, ihre Video- und Audiofunktion, die Bildschirmfreigabe und virtuelle Hintergründe zu testen – das alles unsichtbar für die Hauptbühne. Vom Backstagebereich aus können Moderatoren und Redner nahtlos auf die Hauptbühne gehen bzw. die Bühne verlassen, wie es das Programm verlangt.
Versuchen Sie, Ihre Konferenz oder Ihr Webinar ein paar Minuten vor dem Termin zu starten, damit die Teilnehmer Zeit zum Beitreten haben, bevor das eigentliche Programm beginnt. Wenn Sie eine Begrüßungsmusik abspielen möchten, versichern Sie sich, dass keine Lizenzgebühren anfallen.
Der beste Zeitpunkt zum Überprüfen Ihrer Meeting- oder Webinar-Einstellungen ist während der Beitrittsphase der Teilnehmer. Überprüfen Sie, ob Sie auf der richtigen Plattform aufzeichnen (wie in der oberen linken Ecke angezeigt) und live streamen. Starten Sie den Livestream, sofern er nicht automatisch aktiviert ist. Prüfen Sie auch, ob die „Fragen und Antworten“-Einstellungen richtig aktiviert sind und dass Diskussionsteilnehmer und Co-Hosts über die richtigen Berechtigungen verfügen.
Geben Sie mit ein paar kurzen organisatorischen Ankündigungen den Startschuss für Ihr Event. Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob die Veranstaltung aufgezeichnet wird, wie Fragen eingereicht werden können und worum es im Webinar geht. Vergessen Sie nicht, sich bei den Rednern und Sponsoren zu bedanken.
Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer mit diesen Funktionen vertraut sind, damit sie das Meiste von der Veranstaltung haben und sich mit anderen Gästen austauschen können.
Die Eventlobby ist ein dauerhafter Rahmen, in dem Teilnehmer sich vor, während und nach der Veranstaltung mit anderen Gästen und Sponsoren austauschen können. Gäste können in der Eventlobby problemlos ihre Kontaktdaten austauschen, miteinander chatten und Meetings mit anderen Teilnehmern beginnen. Die Teilnehmer können auch in der Lobby in Live-Sitzungen hereinschauen, bevor sie ihnen beitreten.
Wenn Ihre Veranstaltung aus mehreren Sitzungen besteht, regen Sie Ihre Teilnehmer an, sich in Sitzungs-Chats auszutauschen, um über die Themen jeder Sitzung zu sprechen. Sie können auch die Vortragenden bitten, sich am Sitzungs-Chat zu beteiligen, um Fragen zu beantworten oder näher auf Diskussionspunkte einzugehen.
Expertentipp:
Eventinhaber und ernannte Moderatoren können Nachrichten und Benutzer entfernen – aus den Gruppenchats in der Zoom Events-Lobby. Weisen Sie Veranstaltungsmitarbeitern die Moderatorrolle in Zoom Events zu und lassen Sie Ihr Team den Chat im Blick behalten, um auf störende oder unangemessene Nachrichten zu reagieren.
Jeder Gast kann seine eigene Veranstaltungsagenda zusammenstellen, indem er Sitzungen auf seinen Zeitplan setzt. Ein Zeitplan ist ein zentraler Ort, an dem Teilnehmer alle Sitzungen, die sie interessieren, als Kalenderansicht auf einen Blick sehen.
Das Sitzungsverzeichnis macht es Gästen leicht, nach Sitzungen zu suchen und ihre Ansicht nach Thema, Publikumsart und mehr zu filtern.
Lassen Sie die Support-Seiten für Zoom Events, Zoom Webinars oder Zoom Meetings offen, um Teilnehmerprobleme schnell beheben zu können. Chatten Sie mit Diskussionsteilnehmern, wenn diese auf Schwierigkeiten stoßen, entweder privat in der Zoom-Anwendung oder über die Funktion „privater Sitzungs-Chat“.
Hier sind einige kurze Artikel zu häufigen Host- und Teilnehmerproblemen:
Glückwunsch zu Ihrer erfolgreichen Veranstaltung! Nach Ihrer Veranstaltung können Sie Ihre Teilnehmer weiter ansprechen, Feedback einholen und Berichte erstellen, um die Teilnahme und das Engagement zu analysieren.
Rufen Sie den Bereich Analysen und Steuerung in Zoom Events auf, um Berichte für die Ergebnisse Ihrer Umfragen nach dem Event zu erstellen. Stellen Sie im Rahmen Ihrer Nachbesprechungen Feedback zu einzelnen Sitzungen oder der Veranstaltung insgesamt zusammen.
Sie können die Aufzeichnungen Ihrer Veranstaltung für alle registrierten Teilnehmer zugänglich machen, auf Ihre Website stellen, sodass jeder sie aufrufen kann, oder die Inhalte zugangsbeschränkt anbieten, damit Sie Benutzerdaten von den Zuschauern erfassen können. Es gibt einige verschiedene Weisen, um Eventaufzeichnungen zu verwalten:
Veranstaltungen sind eine tolle Gelegenheit, um sich mit der Hochschulgemeinde zu verbinden, aber vergessen Sie nicht, Ihr Publikum auch nach Ende der Veranstaltung anzusprechen. Senden Sie Teilnehmern E-Mail-Einladungen, um die Sitzungsaufzeichnungen anzusehen, sobald sie verfügbar sind, oder informieren Sie sie im Nachgang über weitere entsprechende Veranstaltungen oder Neuigkeiten, an denen sie vielleicht interessiert sind. Schneiden Sie diese Inhalte auf die Zielgruppe zu: Nach einer Orientierungswoche für neue Studenten bietet es sich etwa an, Tipps für einen erfolgreichen Studienstart oder Links zu verschiedenen Gruppierungen und Aktivitäten an der Hochschule zu senden.
Wenn Sie Zoom Events nutzen, finden Sie unter Analysen und Steuerung eine Seitenanalyse, Lobby- und Sitzungsanalysen, Berichte zu einzelnen Sitzungen sowie Analysen zu Eventsponsoren. Sie können auch Meetingberichte mit Registrierungs- und Umfragedaten zu Meetings oder Webinarberichte, die Daten zu Registrierung, Teilnehmern, Fragen und Antworten, Umfragen und Event-Durchführung enthalten, generieren.
Nutzen Sie Zuschauerdaten und Umfrageergebnisse sowie Feedback von Ihren Referenten und Rednern, um das Engagement bei Ihren Inhalten und anderen Eventfunktionen zu bewerten. Indem Sie evaluieren, was gut geklappt hat und was eher nicht, können Sie Ihre nächste Hochschulveranstaltung noch besser und wirkungsvoller gestalten.
Zoom Events kann Ihnen helfen, eindrucksvolle Erfahrungen zu schaffen und mehr Ihrer Hochschulmitglieder anzusprechen. Legen Sie mit einem unserer flexiblen Abos sofort los oder schauen Sie sich unser Webinar auf Abruf an, um zu entdecken, was Zoom Events für Ihre Universität oder Fachhochschule leisten kann.
