Holen Sie sich unsere Tipps für Zoom Team Chat, um zu kommunizieren, wann und wie Sie möchten, komplexe Projekte mühelos zu verwalten und alltägliche Routinearbeiten zu automatisieren – alles an einem Ort.
10 Minute Lesezeit
Aktualisiert am January 16, 2025
Veröffentlicht am January 16, 2025
Es ist doch gut, die benötigten Informationen zu haben, oder? Nicht, wenn sie in einem Dutzend verschiedener Apps in Form von Chats, E-Mails, Tags und Direktnachrichten auf Sie einstürzen. Informationsüberflutung kann es unmöglich machen, den Überblick zu behalten, und zwingt Sie dazu, nach Möglichkeiten zu suchen, organisiert zu bleiben, effektiv zu kommunizieren und das zu finden, was Sie brauchen.
Hier kann unsere KI-gestützte Chat-LösungZoom Team Chathelfen. Sie ist bereits ohne zusätzliche Kosten in der Zoom Workplace App enthalten, sodass Sie alles, was Sie für die Kommunikation benötigen, wann und wie Sie möchten – an einem Ort. Dank Organisationsfunktionen, die Ihnen die Verwaltung komplexer Projekte erleichtern, erzielen Sie schneller Ergebnisse. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Automatisierung alltäglicher Routinearbeiten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, anstatt sich um den ganzen Ballast zu kümmern.
Sie fragen sich vielleicht, wie Ihnen eine Chat-App dabei helfen kann, all dies zu erreichen. Zoom Team Chat geht über das Senden und Empfangen von Nachrichten hinaus und hilft Ihnen, intelligenter und effizienter zusammenzuarbeiten. Nutzen Sie unsere Tipps unten, um die Grundlagen zu lernen, Ihre Arbeit zu organisieren und Zeit zu sparen.
Für Ihre ersten Schritt mit Zoom Team Chat finden Sie hier einige schnelle Tipps, um Ihre Kommunikation organisiert und effektiv zu gestalten.
Wenn ein Chat sehr angeregt verläuft, kann man schnell den Überblick darüber verlieren, wer auf welche Nachricht reagiert. Wenn Sie unter einer Nachricht auf das Symbol „Antworten“ tippen, antworten Sie direkt auf diese Nachricht. Ihre Antwort wird unterhalb der Nachricht angezeigt, damit die anderen Teilnehmer wissen, auf welches Thema Sie sich beziehen. Die ursprüngliche Nachricht und alle darunter befindlichen Nachrichten werden als „Thread“ der Unterhaltung bezeichnet.
Wenn Sie sich in einem Gruppenchat oder Kanal befinden und eine bestimmte Person auf eine Nachricht aufmerksam machen möchten, markieren Sie sie mit der @-Erwähnung, um ihr eine Benachrichtigung zu senden. Geben Sie einfach das @-Symbol ein, gefolgt von dem Namen der Person, die Sie markieren möchten, und wählen Sie sie dann aus dem Drop-down-Menü aus.
Wenn Sie die Aufmerksamkeit aller auf eine wichtige Nachricht lenken müssen, sendet die Funktion „@alle“ eine Benachrichtigung an alle Mitglieder des Gruppenchats oder Kanals. Achten Sie darauf, diese Funktion sparsam und angemessen zu verwenden, wenn Sie einen Kanal mit Hunderten oder Tausenden von Personen benachrichtigen.
Verzichten Sie auf lange URLs in Ihren Beiträgen, indem Sie die Option „Link hinzufügen“ im Menü „Format“ verwenden, um Ihren Link direkt in den Text einzubinden. Um Klicks zu sparen, verwenden Sie die Tastenkombinationen (⌘+K auf dem Mac oder Strg+K auf Windows), um den Hyperlink hinzuzufügen, nachdem Sie Ihren Text ausgewählt haben. Wenn Sie einen Link in Ihre Zwischenablage kopiert haben, wird er automatisch in das Linkfeld eingefügt.
Mit einer Statusmeldung können Sie in Ihrem Team Chat-Profil einen Hinweis anzeigen, den andere sehen können, wenn sie Ihren Kontakt auswählen oder mit Ihnen chatten. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um mitzuteilen, dass Sie heute nicht im Büro sind oder außer Haus arbeiten – so wissen sie, dass sie mit einer verzögerten Antwort rechnen müssen. Sie können auch Ihren Präsenzstatus einstellen, damit Ihre Teammitglieder auf einen Blick sehen, ob Sie für einen spontanen Chat oder Anruf verfügbar, beschäftigt oder abwesend sind.
Sie kennen nun die Grundlagen des Sendens und Empfangens von Nachrichten. Finden Sie jetzt heraus, wie Sie diese effektiv organisieren können, um den Überblick über Ihre Kommunikation zu behalten und alles, was Sie brauchen, im Handumdrehen zu finden.
Die neue Team Chat-Seitenleiste auf der linken Seite Ihrer Zoom Workplace-Desktop-App bietet Ihnen Flexibilität, wie Sie Nachrichten und Kanäle finden. Über die Registerkarte „Erwähnungen“ können Sie schnell alle Nachrichten finden, in denen Sie markiert wurden, und ein rotes Benachrichtigungsabzeichen für alle neuen, ungelesenen Erwähnungen sehen. Behalten Sie den Überblick über Aktionspunkte, indem Sie Ihre Registerkarte „Meeting-Chats“ überprüfen, um alle fortlaufenden Meeting-Chat-Kanäle anzuzeigen, an denen Sie teilnehmen. Verwenden Sie den Filter „Heute“, um Ihre aktuellsten Chats zu finden, und bitten Sie AI Companion*, Ihre Aufgaben aus jedem Meeting aufzulisten.
Ziehen Sie die verschiedenen Registerkarten per Drag-and-Drop, um Ihre Seitenleistenansicht nach Ihren Arbeitsvorlieben anzupassen. Sie können aus vielen verschiedenen Optionen wählen, unter anderem „Markiert“, „Ordner“ oder „Apps“. Behalten Sie das Wesentliche und entfernen Sie die Registerkarten, die Sie nicht benötigen.
Wenn Sie mit einer Gruppe von Personen chatten möchten, können Sie mit Team Chat einen Kanal oder einen Gruppenchat erstellen. Aber was ist der Unterschied zwischen den beiden?
Chat-Kanäle können für strukturiertere Themen oder langdauernde Zusammenarbeitsforen verwendet werden und sind oft eine gute Wahl für größere Gruppen von Personen. Sie können öffentlich sein (das heißt, Mitglieder Ihres Unternehmens können danach suchen und ihnen beitreten), oder privat (das heißt, ein anderes Mitglied muss sie hinzufügen, um ihnen Zugriff zu gewähren). Sie können in Ihren Team Chat-Unterhaltungen mit einem Tag versehen werden, um die Navigation zu diesem Kanal zu erleichtern, indem Sie ein #-Symbol hinzufügen. Das ist praktisch, wenn Sie Ihr Team zum Beispiel wissen lassen möchten, dass es einen öffentlichen „#IT-Support-Kanal“ gibt, dem es beitreten kann, um ein Computerproblem zu beheben. Kanalbesitzer haben außerdem mehr Kontrolle darüber, wer Mitglieder hinzufügen, Beiträge schreiben und alle Kanalmitglieder markieren kann.
Im Gegensatz dazu lassen sich Direktnachrichten (Direct Message, DM) in Gruppenchats leicht für Ad-hoc-Gespräche starten. Sie können Kollegen einfach zum Gruppenchat hinzufügen, aber sie können nicht nach Direktnachrichten-Chats suchen oder diesen beitreten, und DMs können nicht mit # gekennzeichnet werden. Wenn Sie möchten, können Sie einen DM-Gruppenchat jederzeit in einen Kanal umwandeln, um zusätzliche Möglichkeiten für Einladungen, Moderation und Kontrolle zu erhalten.
Wenn Ihre Zoom Team Chat-Seitenleiste ein wenig unübersichtlich wird, sind Ordner eine großartige Möglichkeit, Ihre Unterhaltungen, Kanäle und Kontakte zu organisieren und zu gruppieren. Erstellen Sie Ordner basierend auf den Projekten, an denen Sie mitarbeiten, oder den Teams, mit denen Sie zusammenarbeiten, damit Sie die Unterhaltungen und Kanäle, die Sie suchen, leicht finden können. Wenn Sie in Ihrer Seitenleiste auf die Registerkarte „Ordner“ klicken, erhalten Sie eine Übersicht über all Ihre Ordner, sodass Sie noch leichter finden, was Sie suchen.
Als Manager wissen Sie, wie schwierig es ist, sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder – insbesondere neue Mitarbeiter – in alle richtigen Gespräche eingebunden sind. Gemeinsame Bereiche im Team Chat beseitigen das Problem, jedes Teammitglied manuell zu jedem Kanal hinzufügen zu müssen. Ein gemeinsamer Bereich ist eine Sammlung von Chat-Kanälen, von abteilungsweiten Kanälen bis hin zu projektbezogenen Gesprächen. Wenn Sie Personen zu Ihrem Bereich hinzufügen, werden sie automatisch den Kanälen hinzugefügt, an denen sie nicht beteiligt sind. In der Seitenleiste können Sie alle gemeinsamen Bereiche anzeigen, an denen Sie beteiligt sind, und in jeden Kanal innerhalb dieses Bereichs klicken.
Dank unserer Funktion für fortlaufende Meeting-Chats können Sie vor, während und nach einem Meeting kommunizieren, indem Sie einen dedizierten Gruppen-Chat in Zoom Team Chat für Meeting-Teilnehmer erstellen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Meeting-Chats in diesem Gruppenchat angezeigt, sobald sie im Meeting versendet wurden. So können Unterhaltungen nach dem Ende eines Meetings fortgesetzt werden. Wenn Sie ein Meeting planen, stellen Sie sicher, dass die Option „Fortlaufenden Meeting-Chat aktivieren“ aktiviert ist. Diese Chat-Kanäle finden Sie ganz einfach, indem Sie in der Seitenleiste Ihres Team Chats auf die Registerkarte „Meeting-Chats“ klicken.
Fortlaufende Meeting-Chats sind im Meetingfenster und im Team Chat zugänglich.
Wenn Sie zahlreiche Nachrichten erhalten, können Sie sich vom Chat leicht überfordert fühlen. Um das zu vermeiden, passen Sie die Benachrichtigungseinstellungen im Team Chat an. Sie können sie so einstellen, dass Sie nur dann benachrichtigt werden, wenn Sie direkt erwähnt werden oder eine Nachricht in einem Einzel- oder Gruppenchat oder in bestimmten Kanälen Ihrer Wahl erhalten. Sie können die Benachrichtigungen auch auf der Registerkartenebene anpassen, um auszuwählen, in welchen Kategorien die Anzahl Ihrer ungelesenen Nachrichten angezeigt wird. Dadurch halten Sie Ihre Chats wesentlich übersichtlicher.
Team Chat ist ein Hub für die Zusammenarbeit, aber zu wissen, wie man ihn effektiv nutzt, hilft Ihnen auch, Ihre eigene Produktivität zu steigern. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie Ihre Arbeitsweise verbessern können.
Anfragen und Aufgaben werden häufig über den Chat gesendet. Sie können eine Liste der Aktionspunkte aus einem bestimmten Chat-Kanal abrufen, indem Sie das AI Companion-Fenster aufrufen. Bitten Sie AI
Companion, Ihre letzten Aktionspunkte für eine personalisierte To-Do-Liste zu identifizieren, oder rufen Sie eine allgemeine Aufgabenliste ab, die enthält, welche Kollegen was zu tun haben. AI Companion ist ohne zusätzliche Kosten in berechtigten kostenpflichtigen Zoom Workplace-Abos* enthalten und fungiert als Ihr persönlicher KI-Assistent, der Ihnen hilft, mehr zu erreichen.
Im Chaos des Arbeitsalltags gehen manchmal wichtige Nachrichten verloren. Anstatt sich darüber zu ärgern, was Sie vielleicht verpasst haben, erhalten Sie eine Erinnerung an wichtige Nachrichten, wenn es für Sie am besten passt. Sie können auswählen, wann Sie erneut über eine eingegangene Nachricht benachrichtigt werden möchten, um sicherzustellen, dass keine Nachrichten vergessen oder vernachlässigt werden. Sie können sogar alle Nachrichten, die Sie zur Erinnerung markiert haben, in der Seitenleiste auf der Registerkarte „Erinnerungen“ sehen.
Seien wir ehrlich – bei der Flut von Nachrichten, Dateien, Screenshots und vielem mehr, die über die Chat-App übertragen werden, kann es schwierig sein, genau das zu finden, wonach Sie suchen. Aber mit der robusten Suchfunktion von Team Chat können Sie ganz einfach die Objekte finden, die Sie brauchen. Klicken Sie in der Desktop-App auf die Schaltfläche „Suchen“ oben in Ihrer Navigationsleiste. Geben Sie relevante Schlüsselwörter ein, um in der gesamten Zoom Workplace-Plattform, von Team Chat über Meetings, Whiteboard, Docs, Kontakte und mehr, nach Dateien oder Nachrichten zu suchen, die Ihren Suchkriterien entsprechen.
Speichern Sie wichtige Notizen, Ressourcen und Erinnerungen in Ihrem eigenen dedizierten Chat-Kanal, der für andere Benutzer nicht sichtbar ist. Um den persönlichen Chat zu verwenden, klicken Sie auf Ihren Namen in der Registerkarte „Markiert“, geben Sie dann Ihre Nachricht ein und drücken Sie „Senden“. Dies sendet eine Nachricht an sich selbst, auf die Sie später über jedes Gerät zurückgreifen können, mit dem Sie auf Team Chat zugreifen.
Wir alle suchen nach Möglichkeiten, in unserem Alltag Zeit zu sparen. KI, Automatisierungsfunktionen und Integrationen können Ihnen helfen, Zeit zu sparen – hier sind einige Tipps, wie Sie sie nutzen können.
Wenn Sie einen Berg von Team Chat-Nachrichten abarbeiten müssen, hilft Ihnen AI Companion dabei, , lange Chat-Threads zusammenzufassen, damit Sie über die besprochenen Themen und getroffenen Entscheidungen auf dem Laufenden bleiben. Wenn Sie antworten möchten, unterstützt Sie AI Companion beim Verfassen einer Nachricht basierend auf dem Gesprächskontext. Sie können Ton und Länge der Nachricht ändern, um die vorgeschlagenen Antworten anzupassen.
Routineaufgaben, die nur ein oder zwei Minuten in Anspruch nehmen, können sich schnell summieren, sodass Sie weniger Zeit für wichtigere Aufgaben haben. Mit Zoom Workflow Automation können Sie bestimmte Aufgaben in Zoom Workplace automatisieren, z. B. wöchentliche Erinnerungen an Ihr Team senden, um eine Statusaktualisierung durchzuführen oder einen Urlaubsantrag schnell zu genehmigen.
Sie können auch Zeit für wichtige Arbeiten freimachen, indem Sie AI Companion in Ihre automatisierten Workflows integrieren und so den Plattformkontext und umsetzbare Erkenntnisse nutzen. Erstellen Sie Workflows, die automatisch:
Beginnen Sie mit einer unserer vorgefertigten Workflow-Vorlagen oder erstellen Sie Ihre eigene von Grund auf neu. Mit dem No-Code-Builder von Workflow Automation können Sie einfach leistungsstarke Workflows erstellen, die Ihnen Zeit sparen.
Zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, um Informationen weiterzugeben und über Dateien auf dem Laufenden zu bleiben, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Zoom Team Chat lässt sich in Dutzende beliebter Anwendungen integrieren, sodass Sie direkt aus einer Team Chat-Nachricht auf Dateien in Google Drive zugreifen, ein Problem in Jira erstellen oder Figma-Links in der Vorschau anzeigen können. Entdecken Sie unsere Chat-Integrationen im Zoom App Marketplace.
Die oben genannten Tipps können Ihnen helfen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, Ihre Kommunikation zu organisieren und Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Aber wie passt Team Chat eigentlich in Ihren Alltag? Hier sind nur einige Beispiele aus der Praxis.
Wechseln Sie zum vorgesehenen Meeting-Chat – Sie finden ihn schnell über die Registerkarte in der Seitenleiste. Senden Sie eine kurze Nachricht, um die anderen darüber zu informieren, dass Sie nicht teilnehmen können. Wenn das Meeting beendet ist, bitten Sie AI Companion, neue Nachrichten aus dem Chat-Kanal zusammenzufassen. Sie können auch die von AI Companion erstellte Meeting-Zusammenfassung lesen, sobald sie im Chat veröffentlicht wird, um über die wichtigsten Diskussionspunkte und Aktionspunkte auf dem Laufenden zu bleiben.
An großen Projekten sind oft viele verschiedene funktionsübergreifende Teams beteiligt. Erstellen Sie einen gemeinsamen Bereich, der alle wichtigen Chat-Kanäle für das Projekt enthält. Wenn Sie ein neues Teammitglied einarbeiten müssen, erhält es sofort Zugriff auf alle wichtigen Kanäle. Sammeln Sie mithilfe eines automatisierten Workflows wöchentliche Statusaktualisierungen von Teammitgliedern und bitten Sie AI Companion, diese Aktualisierungen in einer prägnanten Übersicht zusammenzufassen, die Sie mit der Gruppe teilen können. Nutzen Sie den kontinuierlichen Meeting-Chat-Kanal, um Ihre Agenda vor Projektmeetings zu veröffentlichen und bei Bedarf Folgefragen zu beantworten.
Die Tage der regulären Bürozeiten sind vorbei. Viele Teams arbeiten in verschiedenen Zeitzonen und jonglieren mit flexiblen Arbeitszeiten, was bedeutet, dass Ihre Kollegen möglicherweise nicht zur gleichen Zeit online sind wie Sie. Sie können Chat-Nachrichten so planen, dass sie zu einem Zeitpunkt gesendet werden, der für Ihren Kollegen günstiger ist, oder sich selbst eine Erinnerung setzen, um ein Thema zu einem Zeitpunkt weiterzuverfolgen, zu dem sowohl Sie als auch Ihr Kollege verfügbar sind. Wenn Sie eine komplexere Idee vermitteln müssen, können Sie Screenshots aufnehmen und mit Anmerkungen versehen, ohne Ihr Chat-Fenster zu verlassen, oder eine Sprach- oder Videonachricht aufzeichnen, die Ihr Kollege später abrufen kann.
Chat-Apps bilden eine wichtige Grundlage für organisierte Zusammenarbeit und Produktivität. Mit Zoom Team Chat erhalten Sie einen Zusammenarbeits-Hub, der nicht nur zum Organisieren von Chat-Nachrichten, sondern auch zum Konsolidieren Ihrer anderen Kommunikations- und Produktivitätstools an einem Ort konzipiert ist: die Zoom Workplace-App.
Um mehr darüber zu erfahren, was Sie sonst noch mit Zoom Workplace tun können, sehen Sie sich diese fünf Tipps an, um Ihren Arbeitstag zu verbessern.
*AI Companion ist ohne zusätzliche Kosten in kostenpflichtigen Benutzerkonten von Zoom enthalten. Unter Umständen ist AI Companion nicht in allen Regionen und für alle Branchen verfügbar.
Anmerkung des Herausgebers: Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich im Juli 2023 veröffentlicht und im Januar 2025 mit den neuesten Funktionen und Möglichkeiten von Team Chat aktualisiert.
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Hier erfahren Sie, wie Zoom Workplace – Ihre KI-gestützte Plattform für kollaboratives Arbeiten – Sie im Arbeitsalltag produktiver machen kann.
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Teams können effektiver arbeiten, wenn sie über einen zentralen, vernetzten Ort – wie Zoom Team Chat – verfügen, um Ideen auszutauschen, Maßnahmen zu ergreifen und dafür zu sorgen, dass alle im Flow bleiben.
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Stellen Sie sich vor, Sie erhalten in einem Meeting Projektinformationen von einem Teammitglied. Das Mitglied sendet Ihnen über den Meeting-Chat einen Link zu einer Übersicht, die alles enthält, was Sie zu dem Projekt wissen müssen. Anschließend müssen Sie jedoch dringend das Meeting verlassen, weil eine andere wichtige Konferenz ansteht. In der Hektik vergessen Sie, den Link zu kopieren. Daher öffnen Sie später noch einmal …
