文件協作可最大發揮團隊效率

文件協作是什麼？

文件協作是一個流程，多人在單一即時文件上共同合作，以便統籌專案，並在團隊成員之間進行協作。文件協作軟體允許所有成員在同一文件中撰寫、編輯和加註，因而有助於促進團隊合作，提高生產力，還能讓同地辦公或混合工作環境的協作者之間有效率地建立和共享內容。

與其他共用文件協作工具不同，Zoom Docs 將檔案協作更進一步。作為付費 Zoom Workplace 計劃的一部分，它內建了 Zoom AI Companion 功能，可協助您快速建立文件。Zoom AI Companion可以將會議內容拉入 Zoom Docs，讓您可以無縫建立文件，總結會談的重點和行動項目。它還提供預先填入的範本，以及可拖放的表格、圖表和圖片內容區塊，可將簡單的文字文件轉換成引人入勝的協作工具，支援團隊的工作。

文件協作如何提高團隊效率

Zoom Docs 內建的文件協作功能促使團隊能即時共同完成工作，也消弭了過往用電子郵件傳送多種不同文件版本的常見挑戰。Zoom Docs 是 Zoom Workplace 的內建功能，這意味著團隊可以：

快速開始並排程 Zoom 會議或從 Docs 建立活動。
直接在會議或應用程式中建立、共享和共同編輯文件，即時共同作業，讓每個人都掌握一致進度。
在單一文件中嵌入 Zoom Whiteboard 以便整理資訊。
集中一處追蹤文件、維基百科和專案，以便隨時掌握任務內容，並減少資訊超載現象。
只需點擊幾下，即可將文件分享至 Team Chat，讓所有協作者和利益相關人第一時間掌握資訊，提高能見度並減少孤立。
使用 Zoom AI Companion 摘要會議重點、產生文件草稿、進行腦力激盪、調整副本長度等。

使用 Zoom Docs 進行文件協作的好處

Zoom Docs 是靈活且 AI 優先的文件功能，可順應團隊與專案的各種需求，有效提高生產力；也讓團隊成員輕鬆建立並編輯共享文件，還能在不同團隊、位置和時區之間實踐更優良的協作效率。Zoom Docs 內建的文件協作功能協助您：

會議期間，共享既有文件 (或建立新文件)，邀請與會者在同一時間檢視及/或共同編輯文件，以實踐即時的一致掌握度。在同一個即時文件中檢視並編輯，可提升會議的協作效果。

在文件中使用 @ 提及與回應功能以標記協作者和利益相關人，並直接在 Team Chat 共享文件，使對話集中一處順暢進行。指派任務和交期，讓團隊成員當責。

善用 Zoom Docs 的 AI 優先功能，在文件中填入 Zoom Meetings 的討論事項並快速建立新文件。嵌入 Zoom Whiteboard，以便用會議資訊有條理地整理筆記和計畫。

集中一處管理您的文件、檔案、資料夾、待辦事項清單、看板、日曆、專案匯報、維基百科以及更多，以即時掌握專案的最新進度，有效減少資訊超載現象，全部都在 Zoom Workplace 電腦版或行動應用程式中。

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Zoom Docs 提供易於使用的文件協作功能以及可自訂的內容

直接在文件中開始並排程會議。點選視訊圖示以「立即開會」並新增與會者，或「排程會議」以安排會議時間。

快速插入文字、檢查清單、表格、引文、欄位以及更多功能，增加功能性和樂趣。

嵌入影像、音訊、視訊 (包括 YouTube) 和網頁卡片，打造美麗的互動式空間。

在文件中新增評論以改良能見度，使用 @ 提及功能標記協作者並透過電子郵件或 Zoom Team Chat 通知頻道或個人，同時在文件中直接看到其他協作者的編輯結果。

選取預先建立的範本選項，例如會議議程和提案文件，就可以快速建立文件並用正確格式取得內容。

使用專案管理風格的文件格式，讓人員和團隊追蹤任務與日期，包括看板、日曆、時間表以及更多。

使用 Zoom AI Companion 翻譯最多 16 種支援的語言文字，完全無需跳出文件 (再也不需要複製貼上到其他應用程式)。

妥善管理文件的存取權限，只需邀請 Zoom Team Chat 頻道或直接選取特定聯絡人加入，然後設定檢視、評論、編輯等協作的存取權限。

要啟用更順暢的工作流程，降低切換不同應用程式的次數，您只需要一個能從 Zoom Meetings、Zoom Team Chat、Zoom Whiteboard 擷取內容的單一文件。

如何在文件中協作式工作

無論您的團隊是需要規劃新的產品發佈，或準備商業企劃案，您可能好奇，該如何在單一文件中進行協作？請按照下列步驟以開始使用：

開啟新文件

從空白文件開始，從範本中選擇，使用 Zoom AI Companion 從會議中產生文件，或從第三方應用程式匯入文件。
共享文件

邀請協作者檢視、編輯、評論或共同擁有您的文件。以電子郵件、Zoom Team Chat 通知對方或分享連結給他們。
編輯文件

開始創作！多達 100 名協作者可以同時在文件上直接新增內容與評論。

常見問答集

文件協作軟體允許多人即時或非同步處理數位文件。文件協作軟體大致包括：

多人可以同時進行的即時編輯
版本歷史記錄
評論和註釋
存取控制和權限
雲端儲存和同步

衡量該用哪個文件協作軟體時，請選擇可讓您建立文件以協助團隊節省時間、提高生產力的應用程式。例如，Zoom Docs 提供多項內建協作工具、預先填入的範本，以及可插入文件的內容區塊。這個應用程式也允許您使用 Zoom AI Companion 從 Zoom Meetings 擷取摘要和資訊，以直接匯入文件中。

一般提到文件協作或說大家在同一份文件中共同作業，指的是多人在同一時間於單一文件、簡報或工作表中作業。文件協作可讓團隊一起輕鬆地建立、檢閱和改寫文件內容，完全無須擔心版本控制 (用到舊版文件) 或被迫使用電子郵件或其他通訊方式提供意見反應等問題。文件協作流程大幅改善溝通效益與作業效率，也確保每個人的意見都能清楚呈現。

「檔案協作」是「文件協作」的另一個術語，意指允許多人在同一檔案或文件上一起工作以建立單一最終版本的解決方案或流程。檔案協作可以讓位在不同位置和時區的人即時作業，只要透過網路就能存取即時文件，並將變更儲存在雲端。利用檔案協作以及檔案共享流程，能支援非同步通訊並提高可見度，藉此幫助團隊一致掌握專案進度。

許多文件協作工具允許團隊成員從文件內建的「共享」按鈕，或直接從文件標題清單中共享文件。若要在 Zoom Docs 上共享文件以利所有人編輯，請在開啟的文件中點選右上角的「共用」，接著輸入您欲共享文件的聯絡人姓名，在權限設定中將這些人設為「編輯者」。

在 Zoom Docs 中，您可以選擇透過電子郵件、Team Chat 通知文件協作者，或直接複製連結並貼上其他應用程式給對方。

即時線上文件協作指的是多人同時處理數位文件。線上文件協作在部分企業環境較常見，團隊成員散落於不同位置，但需要一起準備一份文件。此時，即時文件 (永遠保持最新且會自動儲存) 允許身處任一個對方的協作者在同一時間作業。

例如，某一行銷團隊擁有位在不同時區的多名遠端工作者，就可以共同編製一份活動企劃文件，由每個成員負責企劃案中的不同部分。在任何時候，其他成員在撰寫和新增內容的同時，您也可以在同一份文件中撰寫文字、新增圖表、表格、圖像、時間表和截止日期。

搭配使用 Zoom Docs 以及 Zoom Meetings，能使協作式文件編輯更輕鬆高效。在文件上作業時，您可以快速地與協作者開會，直接說明需要完成的作業。在會議中可以直接共享文件，讓觀眾當場檢視、編輯、新增內容 (取決於每位與會者的權限設定)。

以下幾個方法引導您搭配使用 Zoom Docs 和 Zoom Meetings，以實現更高效的文件協作。

會議前：在 Zoom Docs 中建立會議議程。接著，從 Zoom Docs 開始會議或排程會議。

會議期間：直接直接在會議或 Zoom Workplace 應用程式中建立、共享和共同編輯文件，以便即時共同作業，讓每個人都掌握一致進度。

會議結束後：在 Zoom Docs 中分享 Zoom AI Companion 產生的會議摘要。